Instructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de raad, de voorzitter van de raad en de individuele leden van de raad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de raad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.

In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.

Artikelsgewijs

Artikel 2

Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning en advisering van de raad, de voorzitter van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen. De griffier is voor de raad en de individuele leden het eerste aanspreekpunt. Tegen deze achtergrond wordt de griffier in dit artikel aangewezen als degene die zorg draagt voor die ondersteuning (eerste lid). Daarnaast wordt de griffier als eerste adviseur van de raad, de voorzitter van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen gepositioneerd (tweede lid). In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en beheersinstrumenten. Als de raad met die voorstellen instemt, is de griffier bovendien verantwoordelijk voor de implementatie daarvan.

Artikel 3

Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de raad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de raad wordt bijgestaan door de griffier. In diens functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester bijgestaan door de gemeentesecretaris.

Daarnaast adviseert de griffier over de vraag of de voorstellen en besluiten die zijn aangeleverd rijp zijn voor besluitvorming en hoe de behandeling in de raad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet- en regelgeving en de door de raad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel doet voor de behandeling van samenhangende stukken.

Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderingen van de raad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorg draagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingen. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de raad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffier advies geeft over de wijze waarop en de volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen.

De griffier zorgt ervoor dat de griffiers van de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen ten aanzien van deze commissies en werkgroepen dezelfde taken uitvoeren zodat ook deze commissies en werkgroepen adequaat worden ondersteund.

Artikel 4

De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het presidium en het seniorenconvent. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.

Artikel 5

De griffier kan de leden van de raad advies geven over de vorm als er inhoudelijke ondersteuning nodig is. Verder stimuleert de griffier dat de leden van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen. Daarnaast kan de griffier desgewenst vanuit een vertrouwensfunctie een klankbordrol voor de leden van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen vervullen.

Artikel 6

De griffier biedt ook ondersteuning aan de raad door overzicht en inzicht te houden over de budgetten van de raad en het contractbeheer te verzorgen met externen zoals leveranciers. Ook hier kan de griffier de raad over adviseren als dat nodig is.

Artikel 7

De griffier ondersteunt de raad en de voorzitter van de raad in het bevorderen van het functioneren van de lokale democratie en de integriteit. Dit gaat onder andere om het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het samenspel tussen de raad en de inwoners. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan het vergroten van de inclusiviteit binnen de raad en de toegankelijkheid van de raad voor inwoners. Daarnaast ondersteunt de griffier bij het borgen van de democratische waarden en de rolzuiverheid van alle betrokkenen in het besluitvormingsproces. Het gaat dan niet alleen om de leden van de raad en het college, maar ook bijvoorbeeld inwoners en ambtenaren. Denk ook aan de positionering van de raad binnen samenwerkingsverbanden en andere interbestuurlijke verhoudingen, waaronder de relatie tot andere overheden. De griffier kan de raad en de voorzitter van de raad hierin desgewenst ook van advies dienen.

Artikel 8

Om de bestuurlijke besluitvorming soepel te laten verlopen is het van belang dat de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester onderling afspraken maken over de bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. De instructie voorziet er daarom in elk geval in dat zij periodiek overleggen in de zogenaamde driehoek. In het verlengde daarvan bevat de instructie ook bepalingen over het periodiek overleg tussen de griffier en de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk. Tot slot is geregeld dat ook periodiek overleg plaatsvindt tussen de griffier en de gemeentelijke accountant en tussen de griffier en de rekenkamer. Met de gemeentelijke accountant vindt overleg plaats over de controle op de jaarrekening en met de rekenkamer over de lopende en geplande onderzoeken en de wensen van de raad ten aanzien van de te onderzoeken onderwerpen. In de bepaling is opgenomen dat de griffier ‘in elk geval’ met deze betrokkenen overlegt omdat vanzelfsprekend ook periodiek overleg met andere betrokkenen mogelijk, en wellicht ook noodzakelijk, is.

Artikel 9

De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de raad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier periodiek over.

In het artikel is overigens geregeld dat de griffier niet alleen hiërarchisch leiding geeft aan de medewerkers van de griffie, maar ook functioneel leiding geeft aan de ambtenaren die de raad of leden daarvan ondersteunen of verzoeken om ambtelijke bijstand uitvoeren. Het doel van deze bepaling is dat de betreffende ambtenaren onafhankelijk van het college kunnen opereren en dat dus recht wordt gedaan aan de dualistische verhoudingen tussen raad en college.

Artikel 10

De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat inwoners worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de raad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en verslagen. Inwoners kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt in dat kader onder andere informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie en kan daarover ook in voorkomende gevallen namens de raad het woord voeren. Bijvoorbeeld door in die gevallen de pers te woord te staan.

Artikel 11

Dit artikel regelt de vervanging van de griffier bij diens afwezigheid. De plaatsvervangend griffier treedt in dat geval op namens de griffier en oefent diens taken en bevoegdheden volledig uit. De vervanging betreft zowel de organisatorische, bestuurlijke als eventuele privaatrechtelijke taken van de griffier. De raad hoeft daarvoor geen afzonderlijk besluit te nemen.

Naast de formele vervanging bij afwezigheid verricht de plaatsvervangend griffier ook bij aanwezigheid van de griffier structureel werkzaamheden op het gebied van de organisatie en bedrijfsvoering van de griffie. Het gaat onder andere om de coördinatie van werkzaamheden binnen het team, voortgangsbewaking, vakinhoudelijke begeleiding van medewerkers en vertegenwoordiging van de griffie in interne of externe trajecten. Ook neemt de plaatsvervangend griffier als informant deel aan gesprekken in het kader van de gesprekscyclus. Deze taken zijn benoemd in het vastgestelde functieprofiel van de plaatsvervangend griffier (16 maart 2023) en worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de griffier.