Nadere regel evenementen gemeente Utrecht

Ondertekening

Informatieve toelichting bij Nadere regel evenementen gemeente Utrecht

Algemeen

Evenementen horen bij Utrecht. Ze dragen bij aan een levendige en leefbare stad. De gemeenteraad Utrecht heeft de uitgangspunten die daarbij horen op 6 juni 2024 vastgesteld met de Beleidsnota Locatiebeleid evenementen.

Deze Nadere regel evenementen gemeente Utrecht (hierna: nadere regel) is een uitwerking van het raadsbesluit over de Beleidsnota Locatiebeleid evenementen. Bij besluitvorming maakte deze nadere regel als concept deel uit van het besluitvormingsproces en is de gemeenteraad hierop geconsulteerd. Deze nadere regel is vooral gericht op buitenevenementen en de spreiding van buitenevenementen, geluid bij buitenevenementen en een eerlijke verdeling van ruimte voor evenementen. Uitsluitend voor de verdeling (Hoofdstuk 3) van ruimte voor evenementen is deze regeling ook van toepassing op binnenevenementen.

Op basis van onderzoek, participatie en ervaring bij vergunningverlening, toezicht, handhaving en beheer zijn regels opgesteld, waarnaast in de beleidsnota een aantal uitgangspunten zijn opgenomen. Deze zijn in de nadere regel uitgewerkt.

De onderverdeling van de nadere regel bestaat uit 3 inhoudelijke Hoofdstukken. Hoofdstuk 2 gaat in op geluid, Hoofdstuk 3 op het proces van de reserveringskalender evenementen (hierna: reserveringskalender) en het aanmelden van een evenement voor de reserveringskalender en Hoofdstuk 4 op de locatieprofielen. De toelichting op deze Hoofdstukken maakt onderdeel uit van deze algemene toelichting. Daarna volgt een Artikelsgewijze toelichting.

Algemene toelichting Hoofdstuk 2 Geluidsnormen en tijden versterkt geluid buitenevenementen

Evenementen kunnen geluidsoverlast met zich meebrengen, helemaal als het muziekevenementen zijn. Daarom geldt voor evenementen een maximaal geluidsniveau in dB(A) en dB(C) om overlast voor de omgeving te beperken en ervoor te zorgen dat die overlast niet onduldbaar wordt voor de directe omgeving van het evenement. Voor muziekevenementen geldt standaard een hogere maximale geluidsnorm dan voor evenementen die het ten gehore brengen van muziek niet als hoofdactiviteit hebben. De grootte van het evenement is hierbij niet bepalend, het gaat om de activiteit. Dit is om onnodige belasting van de omgeving te voorkomen.

In Hoofdstuk 4 Locatieprofielen worden voor 10 locaties aanvullende kaders gesteld voor het aantal evenementendagen met versterkt geluid. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen categorieën van een evenement en het maximale geluidsniveau dat daarbij is toegestaan. Voor andere locaties gelden de maximale geluidsniveaus uit Artikel 2, inclusief de mogelijkheden om hiervan af te wijken.

Voor de locatieprofielen is voor het onderwerp versterkt geluid een adviesrapport opgesteld door het adviesbureau Peutz, d.d. 12 januari 2024. Daaruit komt naar voren dat ondervonden hinder niet alleen wordt veroorzaakt door het geluidsniveau van een evenement. Ook de duur van een evenement, het aantal evenementen per jaar, de periode tussen evenementen, waarborging dat aan de geluidsnormen wordt voldaan en informatieverschaffing over het evenement hebben invloed op de manier waarop een evenement (en de hinder daarvan) wordt ervaren door de omgeving. Veel van deze zaken worden al uitgevoerd door de evenementenorganisatie en/of de gemeente. Dit onderzoek heeft ertoe geleid dat in de locatieprofielen geluidsnormen aan categorieën van evenementen zijn gekoppeld. We hebben ervoor gekozen om een iets andere invulling te hanteren van de categorieën, met de daaraan gekoppelde geluidsniveaus, dan in het advies van Peutz. Zo is er voor minder evenementendagen versterkt geluid toegestaan. Daarnaast is de geluidsnorm voor stads- en volksfeesten niet automatisch onbegrensd op meer dan 80 dB(A) gesteld, maar wordt per activiteit beoordeeld of dit noodzakelijk is. Bovendien is een afwijking in ieder geval begrensd tot maximaal 90 dB(A) en 105 dB(C).

Ook zijn niet alle geluidnormen overgenomen en is voor muziekevenementen aangesloten bij de al geruime tijd in Utrecht gehanteerde geluidsnorm van 80 dB(A) en 95 dB(C). De basis van deze geluidsnorm is de ‘oude’ Beleidsregel geluidsnormen bij buitenevenementen, die met de vaststelling van de nadere regel is ingetrokken. Voor de locatieprofielen in Hoofdstuk 4 is op basis van het adviesrapport van Peutz gekomen tot bij een maximaal aantal evenementdagen op een locatie per categorie, zodat onduldbare overlast wordt voorkomen.

Algemene toelichting Hoofdstuk 3 Reserveringskalender evenementen

Een organisator kan de burgemeester jaarlijks verzoeken een evenement op de reserveringskalender te plaatsen voor het komende evenementenjaar. Daarmee draagt de reserveringskalender bij aan een goede spreiding van verschillende evenementen, zowel binnen- als buitenevenementen. Deze spreiding is om een aantal redenen van belang: het voorkomen van wildgroei van evenementen in kwantitatieve zin, het waarborgen van een goede kwaliteit en het spreiden van evenementen in de stad en over het gehele jaar of voor buitenevenementen “het seizoen”, dat over het algemeen loopt van medio april tot en met oktober.

In eerste instantie worden verzoeken voor een aanmelding beoordeeld op basis van de geschiktheid van de locatie (aard en omvang van evenement). In Hoofdstuk 4 is voor tien locaties uitgewerkt wat er maximaal toegestaan is en met name hoe vaak evenementen gehouden kunnen worden en of er een rustperiode wordt gehanteerd. Ook kan door of namens de burgemeester op voorhand worden aangegeven dat een evenement niet op de reserveringskalender wordt geplaatst.

Als er geen strijd is met een andere aanmelding voor de reserveringskalender, het locatieprofiel en openbare orde of veiligheid, dan wordt het evenement op de reserveringskalender evenementen geplaatst. Van strijd met een andere aanmelding kan sprake zijn als er meer aanmeldingen voor dezelfde datum en locatie zijn of dat die worden gedaan binnen een voor die locatie geldende rustperiode. Dat kan ook zo zijn als er meer aanmeldingen worden gedaan voor een bepaalde categorie dan dat er evenementendagen zijn.

Als er meer aanmeldingen worden gedaan dan dat er plek is dan wordt eerst gekeken of aanmelders de aanmelding willen wijzigen zodat er geen vergelijkende toets nodig is. Daarna volgt plaatsing op de reserveringskalender en voor zover nodig advies van de commissie toetsing op kwalitatieve criteria evenementen (hierna: commissie). Deze commissie bestaat uit experts op het gebied van de criteria die staan in Artikel 7.

Het resultaat van de in dit Artikel beschreven procedure is een reserveringskalender die als advies wordt voorgelegd aan de burgemeester. Op de reserveringskalender worden ook de aangemelde binnenevenementen vermeld. De burgemeester zal in principe het advies van de commissie volgen, tenzij er redenen zijn om af te wijken van dit advies. Die reden zullen veelal zijn op grond van openbare orde en veiligheid.

Algemene toelichting Hoofdstuk 4 Locatieprofielen

Het doel van een locatieprofiel is het bieden van duidelijke kaders voor evenementen zodat organisatoren, bewoners en bezoekers weten waar ze aan toe zijn. Dit wordt bereikt door voor 10 belangrijke locaties voor evenementen uit te werken wat de grenzen zijn ten aanzien van aantal, omvang en muziekgeluid bij evenementen. Ook worden er rustperiodes tussen grote(re) evenementen bepaald. Het is voor organisatoren, bewoners, bezoekers en gemeente Utrecht wenselijk om hierbij eenduidig te werk te gaan. Dit draagt bij aan duidelijkheid en uitlegbaarheid van de locatieprofielen. Daarnaast is dit wenselijk zodat een waterbedeffect wordt voorkomen op locaties waarvoor geen locatieprofiel is opgesteld.

De locatieprofielen zijn opgesteld op basis van onderzoek, participatie en ervaring. Dat heeft geleid tot een basis voor draagkracht, de omgeving en de balans van leefbaarheid en levendigheid in de omgeving en de stad. Dit draagt ook bij aan de ruimtelijke afweging voor locaties waar het omgevingsplan (nog) geen kaders bevat voor evenementen.

Het uitgangspunt van de locatiefprofielen is dat voor vergelijkbare locaties vergelijkbare kaders gelden, waardoor evenementen zo goed als mogelijk gespreid kunnen worden over de stad. Daarbij is een onderscheid gemaakt op basis van plek in de stad, omvang van een locatie en type ondergrond. Zo geldt bijvoorbeeld voor verharde locaties in de binnenstad zoveel mogelijk een vergelijkbaar profiel. Datzelfde geldt voor de locaties buiten de binnenstad, in wijken of aan de randen van de stad. Ook locaties die geschikt zijn voor grote en zeer grote evenementen hebben vergelijkbare kaders. Vergelijkbare kaders dragen bij aan de uitlegbaarheid van de locatieprofielen.

De kaders van een locatieprofiel gelden alleen voor die locatie en niet op andere plekken in de stad. Wel zijn ze van belang voor de directe omgeving van het profiel. Het evenement kan namelijk daar ook van invloed op zijn. De mate van invloed op de directe omgeving hangt enerzijds af van het evenement op het locatieprofiel en anderzijds van een evenement dat (direct) naast het locatieprofiel wordt gehouden. Als in dat laatste geval het evenement van invloed is op het locatieprofiel of op een evenement dat daar gehouden wordt dan moet het evenement tot het locatieprofiel worden gerekend. De locatieprofielen zijn niet van toepassing op straatfeesten, zoals bepaald in Artikel 5:32 van de APV.

Artikel 1 Definities

Onderdeel d

Evenementendag: een evenement duurt vaak niet de hele dag (24 uur), maar een deel daarvan. Dit wordt gezien als een evenementendag. Evenementen mogen in bepaalde situaties doorgaan tot 01.00 uur op de volgende kalenderdag, vandaar dat dit in de definitie is opgenomen. Hiermee wordt aangesloten op de tijdsblokken in de ‘oude’ Beleidsregel geluidsnormen bij buitenevenementen, waarin het mogelijk was om tot 01.00 uur een (muziek)evenement te organiseren. Een evenement met versterkt geluid dat bijvoorbeeld start om 17.00 uur op 1 maart en eindigt op 2 maart om 01:00 uur telt als 1 evenementendag. De soundcheck voor een evenement die eerder wordt gehouden dan het evenement zelf geldt niet als evenementendag.

Onderdeel e

Huldiging: een huldiging ziet op een bijzondere prestatie, vaak is dit voor een sportgebeurtenis, zoals het winnen van een EK of WK. Meestal is de huldiging vlak van tevoren bekend, waardoor de burgemeester eventueel gebruik zal maken van de bevoegdheid om op een locatie ruimte te maken voor de huldiging. Hier mee wijkt de burgemeester mogelijk af van de reserveringskalender of de locatieprofielen, bijvoorbeeld vanwege het maximaal aantal evenementendagen of het aantal rustdagen tussen evenementen.

Onderdeel f

Maximaal aantal bezoekers: per locatie is berekend hoeveel bezoekers gelijktijdig aanwezig kunnen zijn om tot een bepaalde categorie te behoren. Dit is een theoretisch maximum waarbij geen rekening is gehouden met de tijdelijke inrichting van het terrein (zoals podiums en verkooppunten) en andere objecten op de locatie (zoals bomen, straatmeubilair, etc.). Dit betekent dat er minder bezoekers op een terrein aanwezig kunnen zijn als het evenement daar beschikbare ruimte van gebruikt. Het daadwerkelijke toegestane aantal bezoekers wordt vastgelegd in de evenementenvergunning.

Onderdeel g

Muziekevenement: dit zijn evenementen waar de hoofdactiviteit is muziek ten gehore brengen. Het evenement is er (in communicatie) op gericht dat bezoekers komen voor de muziek en om publiek zoveel mogelijk toe te laten om te luisteren naar de muziek of daarop te dansen. Hier is de inrichting van het evenement en de locatie en het programma op gericht. Hoe meer nevenactiviteiten naast de muziek, hoe eerder sprake is van een evenement dat niet gezien kan worden als een muziekevenement. Zo zijn evenementen die muziek ten gehore brengen voor de sfeer, bijvoorbeeld optredens bij een foodtruckfestival of een festival waar eten en drinken voorop staat, geen muziekevenement. Een evenement waar de inrichting grotendeels ziet op andere activiteiten is per definitie geen muziekevenement. Bij muziekevenementen zal muziek voorop staan en zal het grootste gedeelte van het terrein ingericht zijn om het bezoekers mogelijk te maken om te genieten van de muziek. Dit kan bijvoorbeeld door een groot publieksvak voor een podium of een tent die volledig is ingericht om muziek te beluisteren en de daarbij behorende voorzieningen op het gebied van sanitair, eten en drinken. Door dit onderscheid te maken, blijft er voldoende (geluids)ruimte voor evenementen die vanwege de beleving afhankelijk zijn van een hoger maximaal geluidsniveau.

Onderdeel h

Onverharde ondergrond: in parken liggen niet alleen grasvelden en grasweides, maar ook aangelegde paden, wegen en andere verhardingen. Als alleen hiervan gebruik wordt gemaakt bij een evenement dan wordt dit evenement gezien als een evenement op verharde ondergrond en niet op onverharde ondergrond. Een sportevenement in een park waarbij alleen op de paden in het park wordt gelopen en de start- en finishlocatie ook op een verharde ondergrond zijn wordt gezien als een evenement op verharde ondergrond. Dat heeft als gevolg dat er geen rustperiode geldt voor andere evenementen voor of na dit specifieke evenement.

Onderdeel k

Verharde ondergrond: naast de ondergronden met een verharding, zoals stenen en beton, valt een ondergrond dat speciaal geschikt is gemaakt voor evenementen hier ook onder, dat zijn de evenementenvelden. Het veld is aangepast zodat in de maanden waarop veel neerslag te verwachten is weinig tot geen schade ontstaat een de ondergrond en de bodem. Bijvoorbeeld door een half-verharding van grind. Een evenement dat gebruik maakt van verharde ondergrond en van onverharde ondergrond geldt als een evenement op onverharde ondergrond.

Onderdeel l

Versterkt geluid: dit is (muziek)geluid dat met elektronische middelen ten gehore wordt gebracht. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een optreden van een band of DJ bij een muziekevenement of om een omroepspeaker bij een sportevenement.

Artikel 2 Geluidsnormen buitenevenementen

Eerste lid

Voor een muziekevenement geldt een maximaal geluidsniveau van 80 dB(A) en 95 dB(C). Deze geluidsnorm wordt gemeten aan de dichtstbijzijnde geluidsgevoelige gevel(s) rondom de locatie. Vaak gaat het dan om woningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van een evenement en het aantal podiums. Bij muziekevenementen zijn er vaak meerdere podiums waardoor meerdere meetpunten worden aangehouden. Om die reden wordt gesproken over gevel(s). Daarnaast kan de gemeente bij muziekevenementen extra meetpunten opleggen ter bescherming van het woon- en leefklimaat. In een geluidsplan komen deze meetpunten vaak al naar voren, omdat het evenement wordt ingericht aan de hand van dit geluidsplan. Dit kan onderdeel zijn van de aanvraag zodat de gemeente bij het proces van vergunningverlening al kan meekijken of het evenement zich aan de maximale geluidsniveaus kan houden of dat hier extra maatregelen voor nodig zijn.

Vanwege een spreiding van evenementen en balans van leefbaarheid en levendigheid in de stad is ervoor gekozen om na 23.00 uur minder geluidsruimte te bieden aan evenementen met de hoogste geluidsnorm. Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat de meeste mensen rond die tijd gaan slapen en dat daarom een beperking van luidruchtige evenementen na deze tijd redelijk is ter bescherming van de nachtrust en het woon- en leefklimaat.

Evenementen met (muziek)geluid mogen wel plaatsvinden tot 01.00 uur, maar dan met een lager geluidsniveau vanaf 23.00 uur. De enige uitzondering hierop is de viering van Koningsdag in de binnenstad van Utrecht. De vrijmarkt start traditioneel gezien om 18.00 uur op de dag voor Koningsdag en die duurt 24 uur. Andere festiviteiten starten ook om 18.00 uur en duren uiterlijk tot 01.00 uur. Zie ook lid 6 en Artikel 3, lid 2.

Tweede lid

Naast muziekevenementen zijn er veel andere soorten evenementen die versterkt geluid ten gehore brengen en muziek niet als hoofdactiviteit hebben (zie de toelichting van de definitie). Muziek brengt in dat geval sfeer op het evenement, maar het is niet de hoofdreden dat bezoekers naar het evenement komen. Ook zijn er theatervoorstellingen met versterkt geluid of een omroepinstallatie bij een sportevenement. Bij dit soort evenementen geldt een lagere geluidsnorm dan bij muziekevenementen het geval is, om overlast voor de omgeving te beperken. Hier is een maximaal geluidsniveau aan gekoppeld van 70 dB(A) en 85 dB(C).

Derde lid

Voor het goede verloop van een evenement kunnen niet-muziekevenementen ook meer dan 70 dB(A) en 85dB(C) nodig hebben. Bijvoorbeeld voor een omroepinstallatie bij een sportevenement op een doorgaande weg met woningen daarnaast, bij een culturele voorstelling op een pleintje of bij een foodtruckevenement met een muzikale programmering. De beoordeling van de vraag of er sprake is van een muziekevenement wordt uiteindelijk gemaakt op basis van de vergunningaanvraag, voor de reserveringskalender wordt een inschatting gemaakt op basis van de aanmelding en de ervaring met eerdere edities van het evenement.

Organisatoren van niet-muziekevenementen met versterkt geluid, op locaties met een locatieprofiel of het (tijdelijke deel van het) omgevingsplan, moeten motiveren waarom een geluidsnorm van 70 dB(A) en 85 dB(C) onvoldoende is. Bij een passende onderbouwing kan van lid 2 en het locatieprofiel of het Omgevingsplan worden afgeweken

Op basis van de op de reserveringskalender gestelde categorie wordt het evenement beoordeeld. Een niet muziekevenement met een hoge geluidsnorm telt om die reden mee in de hoogste categorie en gaat ten koste van dagen in deze categorie.

Vierde lid

Bij geluidsmetingen wordt voor de beoordelingsduur een Leq (equivalent of gemiddeld geluidsniveau) aangehouden van 3 minuten. Dit zorgt ervoor dat rekening gehouden kan worden met de variabele aard van de geluidbron en een geluidstechnicus voldoende tijd heeft om bij te sturen, zonder dat forse ingrepen nodig zijn op de geluidemissie om binnen de grenswaarden te blijven. Het laat enige dynamiek toe, maar geen excessen.

Bij evenementen met drie of meer podiums wordt een Leq van 5 minuten aangehouden, omdat het bij dit soort evenementen lastiger is om te bepalen welk podium bijdraagt aan een mogelijke overschrijding van de geluidsnormen. Anders gezegd, het duurt wat langer om te bepalen welk podium dominant is in het geluidsniveau. Door 5 minuten aan te houden heeft de geluidstechnicus van het evenement meer ruimte om bij te sturen, bijvoorbeeld bij de wisseling van artiesten of bij veranderende weersomstandigheden.

Voor het uitvoeren van de geluidmetingen wordt zoveel mogelijk de aansluiting gezocht bij het reken- en meetvoorschrift uit Bijlage IV van de aanvullingsregeling geluid (Omgevingsregeling - BWBR0045528). Hierbij wordt een aantal afwijkingen in acht genomen voor de beoordeling van evenementengeluid. Bij het vaststellen van de hierboven genoemde Leq wordt geen rekening gehouden met een meteocorrectie-term, vanwege de korte duur van een evenement. Ook wordt geen bedrijfsduurcorrectieterm toegepast en wordt geen toeslag voor muziekgeluid toegepast, in aansluiting op het adviesrapport van Peutz.

Vijfde lid

Voor de viering van koningsnacht en Koningsdag geldt in de binnenstad van Utrecht voor muziekevenementen een hogere maximale geluidsnorm van 90 dB(A) en 105 dB(C), in afwijking van de geluidsnorm die ‘standaard’ geldt voor muziekevenementen op grond van lid 1. De reden hiervoor is dat de viering van koningsnacht en Koningsdag bijzondere evenementen zijn waar op veel plekken in de binnenstad muziekevenementen plaatsvinden, al dan niet binnen elkaars invloedssfeer. Het objectief meten van geluidniveaus is daardoor ondoenlijk, zo niet onmogelijk. Voor andere stads- en volksfeesten geldt in principe het geluidsniveau van lid 1 en 2, afhankelijk van het soort evenement. Bij uitzondering kan een vergunning worden verleend voor een hogere geluidsnorm van 90 dB(A) en 105 dB(C) als dit noodzakelijk is en uit een geluidsplan, opgesteld door een deskundig geluidsbureau, blijkt dat het evenement zonder deze hogere norm niet door kan gaan of zeer ernstig belemmerd wordt in de uitvoering. In beginsel ligt een andere indeling of een geluidssysteem volgens de laatste stand van de techniek meer voor de hand om toe te passen dan een hogere geluidsnorm, dit moet dus als laatste mogelijkheid gezien worden.

Artikel 3 Tijden versterkt geluid buitenevenementen

Eerste lid

Per buitenevenement mag maximaal 12 uur per evenementendag versterkt (muziek)geluid ten gehore worden gebracht. Dit geldt voor alle soorten evenementen. Deze indeling sluit voor wat betreft de duur aan bij de tijdsblokken die tot dusver al werden gehanteerd op grond van de Beleidsregel geluidsnormen bij buitenevenementen, maar biedt meer flexibiliteit - vooral voor niet muziekevenementen - in de ochtend om versterkt (muziek)geluid ten gehore te brengen. De maximale duur van geluidhinder is gelijk gebleven aan de tijdsblokken. Een beperking op 09.00 uur is de Zondagswet die onverkort geldt naast deze regel, waardoor er normaal gesproken voor 13.00 uur op zondag geen versterkt (muziek)geluid te gehore mag worden gebracht.

Tweede lid

De burgemeester kan een vergunning verlenen waarbij tot 01.00 uur versterkt (muziek) geluid ten gehore mag worden gebracht. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met lid 1 en Artikel 2, lid 1. In Artikel 2, lid 1, is bepaald dat een muziekevenement - dat veelal de hoogste geluidnorm gebruikt - stopt om 23.00 uur voor wat betreft het hoogste geluidsniveau en eventueel door kan gaan tot 01.00 uur met een lager geluidsniveau. Dit is mogelijk voor de vrijdag op de zaterdag, de zaterdag op de zondag en de dag voorafgaand aan een nationale feestdag. Daarnaast gelden de voorwaarden voor de maximale aaneengesloten tijdsblokken uit lid 1.

Artikel 4 Aanmelden reserveringskalender evenementen

Eerste lid

De mogelijkheid voor organistoren om zich aan te melden voor de reserveringskalender is van 1 augustus tot en met 31 augustus. Aanmeldingen die op of na 1 september binnenkomen worden niet meer in behandeling genomen. Organisatoren die zich niet of niet tijdig aanmelden kunnen na vaststelling van de reserveringskalender wel een aanvraag om een evenementenvergunning indienen voor een locatie en datum, waarbij organisatoren die wel op de reserveringskalender staan voorgaan gelet op Artikel 5:37, lid 3, onderdeel d van de APV. Als er nog ruimte is in een locatieprofiel dan kan ook daar een aanvraag voor een vergunning worden ingediend. De reserveringskalender geeft nadrukkelijk niet het totaal van het aantal evenementen weer dat gehouden gaat worden in het komende kalenderjaar. Er kunnen nog evenementen bij komen die geen reservering hebben gedaan, maar ook van de reserveringskalender afgaan als het evenement niet doorgaat.

Tweede lid

In de bekendmaking wordt aangegeven welke data en tijdstippen gereserveerd zijn voor specifieke evenementen. Het gaat om stads- en volksfeesten, zoals opgenomen in het Locatiebeleid evenementen, herdenkingen, vieringen en huldigingen. De gemeenteraad heeft in het locatiebeleid namelijk aangegeven voor welke evenementen er altijd een plek zou moeten zijn.

Daarnaast kan de burgemeester op grond van 5:36, lid 5, van de APV locaties en data reserveren. Dit zal veelal zijn vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid, maar ook om stadsbrede bijzondere evenementen die een langdurige voorbereiding hebben mogelijk te maken, zoals een wielerevenement of voor een internationale conferentie, waarvoor veel van hulpdiensten gevraagd wordt. Door vroegtijdig deze locaties, data en tijdstippen bekend te maken wordt voorkomen dat onnodig knelpunten ontstaan met aanmeldingen voor andere evenementen.

Met het aanwijzen van de datum en locatie voor bepaalde activiteiten is niet altijd bepaald wie het evenement zal organiseren. De organisator dient nog steeds een aanmelding te doen voor de reserveringskalender. Wanneer bekend is dat een bepaalde locatie niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege groot onderhoud, dan wordt dit ook vermeld in de bekendmaking.

Derde lid

Organisatoren kunnen hetzelfde evenement één keer aanmelden. Als er meerdere aanmeldingen worden gedaan, om bijvoorbeeld een tweede locatie achter de hand te hebben als de eerste locatie afvalt, dan wordt alleen de eerst ingediende aanmelding behandeld. Hiermee wordt ongewenste vervuiling van de reserveringskalender voorkomen, waardoor spreiding van evenementen minder goed mogelijk is, omdat gereserveerde evenementen voorgaan.

Een evenement in een reeks op dezelfde locatie kan dit in één aanmelding doen, als het evenement per editie inhoudelijk niet verschilt qua inhoud en opzet van het evenement; er is sprake van hetzelfde evenement alleen op een andere datum. Als bijvoorbeeld op een locatie dansavonden gehouden worden met telkens dezelfde opzet van het evenement dan kan daar één aanmelding voor worden gedaan, dat hoeft dan niet apart per dag. Mocht een van de dagen botsen met een andere aanmelding dan geldt alleen voor die dag de vergelijkende toets. De andere dagen kunnen op de reserveringskalender worden geplaatst.

Eenzelfde evenement in een reeks evenementen op verschillende locaties of een evenement op meerdere locaties wordt niet gezien als hetzelfde evenement waarvoor één aanmelding kan worden gedaan. Deze evenementen moeten wel per evenement en/of locatie worden aangemeld. Wordt dit niet gedaan, dan wordt de aanmelding niet in behandeling genomen, zie ook Artikel 5. Een meerdaags evenement op één locatie past wel binnen één aanmelding.

Een locatie uitsluitend gebruiken voor het plaatsen van (promotie/reclame) uitingen zonder publieksfunctie of activiteiten, voldoet niet aan de definitie van evenementen. Hiervoor is een vergunning ingebruikname openbare grond (IOG) nodig en kan geen aanmelding op de reserveringskalender worden gedaan.

Artikel 5 Indieningsvereisten voor aanmeldingen

Aanhef en onderdeel a

Voor de aanmelding wordt gebruik gemaakt van het vastgestelde aanmeldformulier. Hierdoor is de aanmelding goed te beoordelen en goed te vergelijken met andere aanmeldingen. Een onjuiste aanmelding of een aanmelding op een andere wijze dan via het formulier kan tot en met 31 augustus worden aangevuld of op juiste wijze worden gedaan. Aanmeldingen die na die datum nog niet juist zijn ingediend of aangevuld worden niet in behandeling genomen. De reden hiervoor is dat het gaat om een procedure waarbij concurrerende evenementen met elkaar vergeleken moeten kunnen worden. Daarvoor is een ‘harde’ einddatum nodig. Daarnaast is het noodzakelijk om na de sluitingsdatum snel en zorgvuldig een proces te kunnen doorlopen om uiteindelijk voor 1 december de definitieve reserveringskalender te kunnen vaststellen. Aanpassingen van aanmeldingen na de sluitingsdatum verhinderen dit, zie ook Artikel 7.

Artikel 6 Beoordeling van aanmeldingen

De burgemeester kan op grond van de in Artikel 6 genoemde punten besluiten om een aanmelding niet op de reserveringskalender te zetten. De burgemeester hoeft dit niet te doen, omdat er reden kunnen zijn om van deze regels af te wijken.

Aanhef en onderdeel a

Hiermee wordt aangesloten bij de weigeringsgronden voor het verlenen van een evenementenvergunning. Als er aanleiding bestaat om een evenementenvergunning te weigeren, bijvoorbeeld vanwege het verloop van een eerdere editie, dan is het ook logisch om dit evenement geen plek op de reserveringskalender bezet te laten houden. Als de burgemeester op grond van de aanmeldingen al gemotiveerd kan aangeven dat voor het betreffende evenement of aan de organisator van dat evenement naar verwachting geen evenementenvergunning zal worden verleend dan wordt de aanmelding niet op de reserveringskalender gezet. Wel kan op een later moment, met de nodige aanpassingen, een aanvraag worden ingediend, er geldt dan alleen geen reservering.

Aanhef en onderdeel d

De burgemeester kan ervoor kiezen om een evenement niet op de reserveringskalender te zetten als het vermoeden bestaat dat het evenement een risico vormt of kan vormen voor de openbare orde en veiligheid. Bij een aanvraag om een evenementenvergunning, waar de planvorming van het evenement pas beoordeeld kan worden, kan dit risico beter inzichtelijk worden gemaakt. Zo nodig op advies van de hulpdiensten. Het toepassen van dit lid is een preventieve maatregel om het evenement geen plek bezet te laten houden als er op voorhand (te)veel vraagtekens zijn over het verloop van het evenement.

Aanhef en onderdeel f

Het beleidsuitgangspunt is dat evenementen zo veel mogelijk verspreid over de stad en gedurende het jaar plaatsvinden om te zorgen voor een goede balans tussen rust en reuring. Voor de tien locaties met een profiel geldt daarom een rustperiode tussen grote(re) evenementen, een maximale duur van de evenementen en een maximale duur van op- en afbouw van het evenement. Bij het vaststellen van de reserveringskalender wordt hier rekening mee gehouden. Voor evenementen met de hoogste categorieën is de ruimte in de stad beperkt. Zij zijn aangewezen tot een beperkt aantal locaties die geschikt zijn, waaronder de locatieprofielen. Om die reden kunnen deze evenementen voorrang krijgen in een locatieprofiel als een kleiner evenement in categorie 1, 2 of 3 dit grote(re) evenement ‘in de weg’ zit. De kleine(re) evenementen kunnen namelijk eenvoudiger op een andere locatie plaatsvinden, ook buiten de locatieprofielen, omdat er voor dit soort evenementen gewoonweg meer ruimte in de stad is.

Aanhef en onderdeel g

De burgemeester kan beslissen om een aanmelding van een evenement niet op de reserveringskalender te plaatsen als de aanmelder in het voorgaande evenementenjaar geen gebruik heeft gemaakt van zijn reservering. Hiermee wordt voorkomen dat reserveringen de verdeling van evenementen beperken door wel een reservering te doen, maar geen evenement te organiseren en daarmee andere organisatoren te belemmeren. Vaak is het voor andere organistoren niet meer mogelijk om kort van tevoren nog een evenement te organiseren op de locatie die dan vrijkomt, omdat dit veel meer voorbereidingstijd vraagt. Deze regel sluit aan bij Artikel 5:37, derde lid, onder e van de APV waarin is bepaald dat een vergunning kan worden geweigerd als een organisator gedrag heeft vertoond of heeft gehandeld op een manier waaruit blijkt dat hij geen goed organisator is. Een organisator kan nog wel een evenement organiseren, er blijft namelijk ruimte over, maar hij moet dan rekening houden met andere evenementen die wel een reservering hebben. De maatregel geldt voor één evenementenjaar.

Artikel 7 Verdelingsprocedure voor aanmelding

Eerste lid

De aanmeldingen die voldoen aan Artikel 4 en 5 worden in behandeling genomen voor een plek op de reserveringskalender. Als er meerdere aanmeldingen zijn voor bijvoorbeeld dezelfde locatie op hetzelfde moment, in elkaars rustperiode of op- en afbouwperiode dan zijn de aanmeldingen niet gelijk in strijd met elkaar of met het locatieprofiel. Eerst zal een vergelijkende toets gedaan moeten worden om te bepalen welk evenement op grond van het advies van de commissie toetsing op kwalitatieve criteria evenementen voorrang hoort te krijgen op de reserveringskalender. In dat geval moet een vergelijkende toets en het advies van de commissie uitwijzen welk evenement op de kalender wordt geplaatst. Zie ook Artikel 6, aanhef, en onder f.

Tweede lid

Aanmeldingen voor evenementen die vallen binnen de verdelingsprocedure worden afgehandeld op grond van lid 3 tot en met lid 7. Dat gaat om evenementen die zijn aangemeld voor hetzelfde tijdstip en dezelfde locatie of zodanig op elkaar van invloed zijn dat ze niet los van elkaar beoordeeld kunnen worden. Binnen de locatieprofielen gaat het, naast de voorgaande redenen, om evenementen die vallen in elkaars rustperiode of om teveel aanmeldingen voor een categorie. Het aantal evenementendagen per categorie is namelijk beperkt om de balans tussen rust en reuring te houden. Zijn er meer aanmeldingen dan dagen beschikbaar dan volgt de verdelingsprocedure.

Derde lid

Voordat een vergelijkende toets wordt uitgevoerd wordt eerst gekeken of er nog mogelijkheden zijn om te schuiven met tijdig ingediende aanmeldingen zodat meer aanmeldingen op de reserveringskalender gezet kunnen worden. Om te voorkomen dat aanmelders elkaar gaan vragen om hun aanmelding aan te passen worden er geen mededelingen gedaan over aanmeldingen voor de reserveringskalender, tenzij alle aanmelders van de concurrerende aanmeldingen aangeven dat zij hiermee instemmen. Zo kunnen ze proberen er onderling uit te komen. De gemeente is hier geen partij in en hanteert de aanmelding als uitganspunt. Mocht een aanpassing volgen dan kan dit alleen schriftelijk en binnen de termijn van twee weken worden aangegeven, zie ook lid 4.

Vierde lid

Aanmelders die een concurrerende aanmelding hebben gedaan moeten een digitaal formulier voor de vergelijkende toets invullen. Hiervoor krijgen zij een week (zeven dagen) de gelegenheid. Dit formulier wordt aan hen verzonden en dient tijdig en volledig ingevuld te worden. Wordt een formulier niet (tijdig) ingediend dan stopt voor die aanmelder de aanmeldprocedure. Zo nodig kan in deze periode de aanmelding ook nog worden aangepast, waardoor er geen sprake meer is van een concurrerende aanvraag. In dat geval hoeft het formulier van de vergelijkende toets niet meer ingevuld te worden om een plek te kunnen krijgen op de reserveringskalender. De aanpassing moet schriftelijk worden gedaan.

Vijfde lid

Algemeen

De beoordelingscriteria zijn gebaseerd op het Locatiebeleid evenementen. In dat beleid is bepaald dat er evenwicht moet worden gezocht tussen levendigheid en leefbaarheid. Als er keuzes gemaakt moeten worden tussen aanmeldingen van evenementen dan worden deze aanmeldingen getoetst aan de hand van de in dit Artikel opgenomen criteria. De beoordeling vindt plaats op basis van de aanmelding en het formulier voor de vergelijkende toets. Per criterium wordt één score gegeven waarbij de verschillende onderdelen (sub-criteria) en de samenhang daartussen tot één score op het criterium leiden.

Vijfde lid, onder a

De commissie beoordeelt de aanmelding per criterium, waarbij het criterium waarde voor de omgeving en de stad een drempelvereiste is in de vergelijkende toets, voor evenementen die strijdig met elkaar zijn. Als het oordeel in de vergelijking is dat een of meerdere van de evenementen die met elkaar worden vergeleken geen voldoende scoren op criterium I dan valt/vallen dat/die evenement(en) af in de vergelijkende toets. Scoren alle evenementen geen voldoende, dan volgt alsnog een vergelijkende toets tussen die evenementen. Dit is een gevolg van het amendement “Bij Schaarste criteria anders toepassen”, dat is aangenomen in de raadsvergadering over de vaststelling van het Locatiebeleid evenementen. De score is een weging van de verschillende onderdelen bij alle criteria. Komt het tot een gelijke score tussen evenementen dan is de score bij waarde voor de omgeving en stad leidend. Is die score gelijk tussen evenementen dan geeft de commissie dit aan in het advies aan de burgemeester, zie ook lid 6.

Vijfde lid, onder b

Criteria worden beoordeeld van onvoldoende tot goed, zie Artikel 7, lid 5, onder a voor de punten.

De uitwerking wordt gekwalificeerd als onvoldoende als de commissie vaststelt dat de organisator geen, een niet uitgewerkte, onvolledige of onduidelijke toelichting op dit criterium heeft aangeleverd. De uitwerking wordt gekwalificeerd als matig/zwak als de commissie vaststelt dat de aanmelding geen duidelijk overzicht van maatregelen bevat of geen beeld gevormd kan worden welke concrete bijdrage wordt geleverd aan de doelstelling. De uitwerking wordt gekwalificeerd als voldoende als de commissie vaststelt dat de organisator een duidelijke beschrijving geeft op het criterium, en dat kan worden vastgesteld dat een bijdrage wordt geleverd aan de doelstelling. De uitwerking wordt gekwalificeerd als goed als de commissie vaststelt dat de organisator een duidelijke eigen visie en beschrijving geeft op het criterium, en dat kan worden vastgesteld dat een grote en concrete bijdrage wordt geleverd aan de doelstelling.

Criterium I: De mate waarin het evenement van waarde is voor omgeving en de stad.

Het belangrijkste criterium is dat evenementen waarde toevoegen aan de directe omgeving (wijk of buurt) en stad. Bij de beoordeling van dit criterium wordt beoordeeld welke toegevoegde waarde of betekenis het evenement heeft voor de locatie waar dat evenement plaatsvindt, de wijk of de stad. Die beoordeling bestaat uit twee delen: allereerst gaat het hierbij om de positieve effecten voor, tijdens en na het evenement, bijvoorbeeld door het betrekken van bewoners en van lokale ondernemers, instellingen of bedrijven. De waarde kan zowel economisch zijn als sociaal-maatschappelijk. Daarnaast telt de binding die een evenement heeft met juist deze locatie, de omgeving, de buurt of de stad. Het gaat hierbij om de mate waarin het evenement is verbonden met de identiteit van de plek, een datum of locatie. Richt het evenement zich op de bewoners en/of partners van een specifieke buurt, wijk of stad en moet het daarom juist op deze plek plaatsvinden of kan dat ook op een andere plek?

Criterium II, De mate waarin het evenement bijdraagt aan een pluriform aanbod voor een breed publiek

Het is waardevol voor Utrecht dat er in de stad een passend aanbod van evenementen is met voor ieder wat wils. Bij de beoordeling van dit criterium wordt daarom gekeken op welke wijze het evenement bijdraagt aan een gevarieerd evenementenaanbod voor verschillende (groepen) mensen. De beoordeling bestaat uit twee delen die met elkaar samenhangen: allereerst gaat het om de doelgroep van het evenement. De beleidsdoelstelling is dat ruimte wordt gegeven aan evenementen die doelgroepen bereiken waarvoor geen of weinig aanbod is. Dit betekent dat wanneer er gelijksoortig aanbod is op een specifieke locatie of in het jaar, de voorkeur uitgaat naar ander of nieuw aanbod dat deze doelgroepen bereikt. Hierdoor ontstaat een breder evenementenaanbod.

Daarnaast wordt gekeken naar de pluriformiteit van evenementen. Dat kan zijn voor de locatie of een vergelijking met het totaalaanbod van evenementen in de stad. Daarbij is de grootte van het evenement leidend: bij kleine evenementen (categorie 1, 2 en 3 van de locatieprofielen) wordt gekeken naar een pluriform aanbod in de wijk/buurt en bij grote evenementen (categorie 4 en hoger van de locatieprofielen) naar de stad. Een pluriform aanbod ziet ook toe op de uniciteit van het evenement: is dit evenement uniek in het evenementenlandschap of zijn daar al meerdere (varianten van) evenementen van. Hoe unieker het evenement, hoe meer voldaan wordt aan dit criterium. De culturele sector in Utrecht maakt gebruik van het Culturele Doelgroepenmodel om inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van verschillende groepen Utrechters. Informatie uit dit model kan worden toegepast bij de beoordeling van dit criterium.

Criterium III: De mate van toegankelijkheid en inclusiviteit

Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken naar hoe Utrecht een meer inclusieve en toegankelijke stad kan zijn, waarin alle inwoners kunnen meedoen. De beoordeling bestaat uit twee delen waarbij allereerst wordt gekeken hoe een evenement bijdraagt aan een inclusief evenementenaanbod in de stad, waarbij iedereen zich welkom kan voelen om het evenement te bezoeken. Het gaat daarbij om een zo breed mogelijke representatie van achtergronden en perspectieven van de Utrechtse bevolking in deelname aan evenementen, los van leeftijd, sekse, gender, seksuele oriëntatie, beperking, religie, afkomst, identiteit, neurodiversiteit, sociaaleconomische status, opleiding of taalniveau. Dit wil niet zeggen dat elk evenement alles voor iedereen moet doen, er kunnen keuzes worden gemaakt. Het gaat hier om de extra inspanning tot inclusiviteit binnen de doelgroep waar het evenement zich op richt.

Ten tweede wordt gekeken naar de mate waarin maatregelen worden genomen voor personen met een beperking bij de inrichting van een locatie of de communicatie over een evenement zodat het evenement voor hen (ook) toegankelijk(er) wordt. Daar kan ook het wegnemen van financiële drempels onder worden verstaan, bijvoorbeeld door het bieden van gratis toegang of een aangepaste toegangsprijs voor bepaalde doelgroepen.

Criterium IV: De mate van duurzaamheid van het evenement

Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken naar hoe een evenement bijdraagt aan een duurzame, toekomstbestendige en gezonde stad en welke maatregel daarvoor wordt genomen. Evenementenorganisatoren kunnen hieraan bijdragen door de ecologische voetafdruk van het te organiseren evenement te verkleinen. Dit vraagt om concrete maatregelen die aantoonbaar leiden tot verandering. Hiervoor gelden vijf onderdelen die allen even zwaar meewegen. De maatregelen zijn onderverdeeld in: hergebruik van materialen (circulair) voor de opbouw en aankleding van het evenement, het verminderen van afval en/of stimuleren van hergebruik, verkleinen van ecologische voetafdruk door gebruik van energie en water; stimuleren van duurzame mobiliteit van bezoekers en deelnemers en het aanbod van duurzaam geproduceerd en aangeboden eten en drinken. Al deze elementen dragen bij in de mate van duurzaamheid van een evenement. De score wordt per onderdeel bepaald aan de hand van de criteria in lid 5 onder a. De totaalscore voor dit criterium is het gemiddelde van de vijf onderdelen.

Zesde lid

Zo nodig vindt een loting plaats tussen gelijk scorende evenementen die met elkaar in een vergelijkende toets zitten. Een notaris draagt zorg voor het lotingproces. De loting zelf is een besloten procedure, zodat dit zorgvuldig en onafhankelijk kan plaatsvinden.

Zevende lid

Bij het besluit tot vaststelling van de reserveringskalender wordt rekening gehouden met Artikel 6 en de aanmeldingen die op grond daarvan niet op de reserveringskalender (kunnen) worden geplaatst. Daarnaast beoordeelt de burgemeester het advies van de commissie, en zo mogelijk de uitkomst van een loting. Hierover neemt de burgemeester een besluit tot vaststelling van de reserveringskalender.

Negende lid onder a en b

Als een organisator van een evenement dat op de reserveringskalender staat heeft laten weten dat hij geen evenementenvergunning aan zal vragen dan kan een organisator die geen plek heeft kunnen bemachtigen een aanvraag indienen, mits dit past binnen de regels, bijvoorbeeld de rusttijden in een locatieprofiel. Van deze situatie is pas sprake als de organisator schriftelijk heeft aangegeven dat hij zijn reservering niet zal gebruiken.

Als niet tijdig een aanvraag is ingediend, dat is 12 weken voor de start van het evenement op grond van de Artikelen 5:26 en 5:37 van de APV, dan is de reservering komen te vervallen. De burgemeester hoeft dan geen rekening meer te houden met de reservering ten opzichte van andere aanvragen om een evenementenvergunning.

Artikel 8 Algemene regels voor locatieprofielen

Eerste lid

Bij de beoordeling van een aanmelding voor de reserveringskalender of vergunningaanvraag is de hoogste categorie bepalend voor de indeling in het locatieprofiel. Dit heeft bijvoorbeeld als gevolg dat een evenement dat groot is in aantal bezoekers, maar zonder versterkt geluid in de hoogste/hogere categorie groot valt. Dit betekent ook dat een klein evenement in omvang met een hoog geluidsniveau van (80 dB(A) en 95 dB(C) in de hoogste categorie valt.

Tweede lid

Als bij het aanmelden van de reserveringskalender blijkt dat er minder evenementen worden aangemeld dan dat er maximaal zijn toegestaan in een bepaalde categorie dan kan deze ruimte worden gebruikt om evenementen uit een lagere categorie ruimte te bieden, als in die lagere categorie geen evenementendagen meer over zijn. Zo kan een categorie 3 evenement evenementendagen gebruiken van een categorie 4 of hoger evenement. Deze mogelijkheid geldt niet voor categorie 1 en 2 evenementen, omdat die gemakkelijker op een andere locatie een plek kunnen vinden en niet beperkt worden door rusttijden tussen evenementen. Het gebruik van dagen in een hogere categorie betekent ook dat de regels van die categorie van toepassing (kunnen) zijn, met uitzondering van de regels over geluidsnormen in Artikel 2.

Derde lid

Voor alle locaties zijn kaders opgesteld om de toegankelijkheid van de locatie en de bescherming van de ondergrond te waarborgen. De maatregelen hebben betrekking op de op- en afbouw, de belasting van bodem en afsluiting van het gebied. Het is van belang dat het reguliere gebruik van een locatie niet onnodig wordt belemmerd door evenementen. Om die reden wordt de duur van de op- en afbouw begrensd en de tijd dat een locatie in totaal in gebruik mag zijn voor een evenement. Er geldt een maximale termijn van 14 dagen voor het gebruik van een locatie. Die maximale duur voor het afsluiten van een locatie heeft betrekking op de beperking van het normale gebruik van het park of het plein, voor het opbouwen, houden en het afbouwen van een evenement. Een locatie kan wel langer in gebruik zijn als een locatie niet wordt afgesloten voor het normale gebruik, bijvoorbeeld voor een tentoonstelling.

De reden voor een maximale duur heeft te maken met verschillende factoren. Het gaat onder meer om de spreiding van evenementen, het beperken van overlast op en rondom een locatie en het creëren van een balans van tussen levendigheid en leefbaarheid, een verdeling tussen rust en reuring en het laten herstellen van ondergronden. Uit onderzoek naar bodem dat is gedaan door adviesbureau Cobra voor de Beleidsnota Locatiebeleid evenementen is gebleken dat er schade kan ontstaan na 14 dagen aaneensluitend druk op een ondergrond. Om die reden wordt de op- en afbouw meegerekend bij de maximale tijdsduur dat onverharde ondergrond belast mag worden.

Een locatie is in gebruik voor op- en afbouw als hier werkzaamheden plaatsvinden om het evenement voor te bereiden waardoor het normale gebruik van een locatie duidelijk hinder ondervindt. Zo wordt het plaatsen van een enkel object aan de randen van een locatie voordat de dag erna daadwerkelijk met de opbouw gestart kan worden of dat de dag erna het object kan worden opgehaald niet tot de op- en afbouw van een evenement gerekend. De locatie is dan niet of niet meer “in gebruik” voor op- en afbouw. Datzelfde geldt voor minimale voorbereidende werkzaamheden op een locatie voordat daadwerkelijk met de opbouw wordt begonnen. Het gaat er vooral om dat de locatie (nog) normaal gebruikt kan worden en toegankelijk is en dat zal in de twee voorgaande, en vergelijkbare gevallen, vaak het geval zijn.

Vierde en vijfde lid

Evenementen die hieronder vallen gaan niet ten koste van evenementendagen in een hogere categorie. Duurt de geluidsbelasting van het evenement langer dan 120 minuten dan telt dit evenement mee als een volledige evenementendag bij een locatieprofiel en geldt voor het gehele evenement de geluidsnorm zoals bepaald in de Nadere regel evenementen. Los daarvan is het aantal bezoekers leidend voor de indeling van de categorie. Er wordt dan geen uitzondering gemaakt.

Zesde lid

De afweging voor een goede verdeling van evenementen over het jaar kan worden gedaan bij het vaststellen van de reserveringskalender evenementen en op basis van vergunningaanvragen. De bescherming van een locatie is een reden om af te wijken van de bepalingen in Hoofdstuk 4. Dit is het geval indien een locatie of omgeving er baat bij heeft dat een locatie langer wordt afgesloten of er meer tijd nodig is voor op- en afbouw. Dit is een uitzonderingsbevoegdheid waar zeer terughoudend mee wordt omgegaan en slechts bedoeld is voor omstandigheden die ten tijde van het opstellen van de reserveringskalender niet waren te voorzien. Voorbeelden hiervan zijn slecht weer, schade aan de locatie waardoor er aanvullende maatregelen moeten worden genomen, demonstraties, het behoud van flora en fauna of dierenwelzijn.

Ook bij evenementen, data en locaties die in de bekendmaking, op basis van Artikel 4, lid 2, zijn opgenomen, stads- en volksfeesten en (onvoorziene) gebeurtenissen zoals huldigingen en (nieuwe) herdenkingen kan bij het vaststellen van de reserveringskalender en vergunningverlening worden afgeweken van Hoofdstuk 4. Dit ziet veelal op de rusttijden en een kortere termijn daarvan, omdat bijvoorbeeld tussen Koningsdag en Bevrijdingsdag geen rustperiode van 21 dagen wordt aangehouden.

Artikel 9 tot en met 17 Locatieprofielen

De 10 locaties waarvoor een locatieprofiel is opgesteld zijn op 24 maart 2023 vastgesteld door B&W van de gemeente Utrecht en gekozen op basis van de participatiebijeenkomsten in 2018 en 2019, de inspraak op de concept-locatieprofielen in 2020, de aantallen en omvang van evenementen op deze locaties, ecologische en archeologische waarde en de ervaringen bij Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. Dit laat onder andere zien dat op deze locaties de behoefte aan kaders het meest urgent is voor omgeving en organisatoren.

Domplein, Griftpark en Stadhuisplein zijn drie locaties waar verhoudingsgewijs het aantal evenementen in combinatie met het normale gebruik van de locatie, aandacht vraagt voor de balans van leefbaarheid en levendigheid. Ook kan met de locatieprofielen invulling gegeven worden aan de Omgevingsvisie Binnenstad 2040 door evenementen beter te spreiden. Op het Domplein kan met de werkwijze reserveringskalender evenementen rekening gehouden worden met de ambities uit het, niet vastgestelde, gebiedsprofiel.

Julianapark, Lucasbolwerk, Park Lepelenburg en Wilhelminapark zijn vier locaties met een gemeentelijke en/of rijks monumentale status en met veel groen en een belangrijke ontmoetingsfunctie voor de buurt. Daarbij worden deze locaties gekenmerkt door een intensief recreatief gebruik, waaronder een aantal (grote) evenementen. Op deze locaties dienen de locatieprofielen bij te dragen aan het behoud van de verschillende kwaliteiten van een plek. Voor het Lucasbolwerk is ook gekozen vanwege de samenhang met de impact van de Nobelstraat op de leefomgeving waarbij verbinding wordt gelegd met de gemeentelijke aanpak Nobelstraat.

Park Transwijk en Recreatieterrein Strijkviertel zijn twee locaties waar (zeer) grote evenementen kunnen plaatsvinden. Met de locatieprofielen wordt hier ruimte aan geboden en de totale impact van evenementen op de omgeving begrensd. Op deze locaties is de afgelopen jaren het aantal evenementen toegenomen, als gevolg van beperkingen op andere locaties in de stad. Een locatieprofiel op deze plekken stelt kaders en geeft duidelijkheid aan omwonenden van deze locatie die, met de nieuwe woningen in de Merwede Kanaalzone en de woonwijk Rijnvliet, ook een steeds prominentere recreatieve functie zal krijgen.

Maximapark (activiteitenveld) is een locatie in (een gebied in) ontwikkeling waar de afgelopen jaren zowel woningen als evenementen zijn toegevoegd maar waar ook de levendigheid verder versterkt kan worden door het faciliteren van passende evenementen.

Winter en rustperiode

De rustperiode tussen evenementen is vastgesteld op basis van ervaring en onderzoek. Dit is uitsluitend voor evenementen met meer dan 1000 bezoekers. Geluidsonderzoek adviseert een rustperiode van 10 dagen na de dag met evenementengeluid. Om te voorkomen dat de rustperiode een onevenredige impact heeft op de mogelijkheid om een evenement op weekenddagen te organiseren, en te voorkomen dat er ieder weekend een evenement is, is de rustperiode tussen evenementen, op verharde locaties, 12 dagen.

De rustperiode op onverharde locaties is vastgesteld op basis van onderzoek naar bodem en flora en fauna. Voor de belasting van die locaties wordt bij grote evenementen met meer dan 1000 bezoekers bij deze evenementen een rustperiode gehanteerd die start nadat de afbouwwerkzaamheden voor een evenement zijn geëindigd. Hierbij wordt op basis van besluitvorming in de gemeenteraad op 6 juni 2024 onderscheid gemaakt waarbij de rustperiode tussen 15 april en 15 juli (het broedseizoen) 21 dagen is en gedurende de rest van het jaar 18 dagen.

De reden dat er bij verharde en onverharde locaties een verschil is in het meerekenen van de op- en afbouw tijd, heeft met het verschil in ondergrond te maken. Voor onverharde locaties geldt dat er sneller verdichting of schade kan ontstaan naarmate daar langer wordt gewerkt op en rondom een evenement. Voor verharde locaties is dat niet of nauwelijks het geval. Hierom is er voor gekozen de op- en afbouw voor een evenement op onverharde locaties mee te wegen bij het stellen van extra voorwaarden in het locatieprofiel. Wanneer er voor een evenement in een park alleen gebruik gemaakt wordt van het verharde deel van de evenementenlocatie, gelden de regels voor verharde ondergrond.

Voor een goede spreiding van evenementen over het jaar zijn, vooruitlopend op de in het locatiebeleid evenementen aangekondigde winterstop, op onverharde locaties (die in gemeentelijk eigendom zijn) twee evenementendagen (met meer dan 1.000 bezoekers) in de winterperiode toegestaan. Dit aantal wordt berekend per kalenderjaar en start daarom op 1 januari en loopt tot 31 maart waarna deze weer begint op 1 november tot en met 31 december. Voor de verharde locaties en Strijkviertel geldt deze begrenzing van het aantal evenementen in de winterperiode niet.

Gehouden dieren

Op verschillende locaties waar evenementen plaatsvinden is ook plaats voor gehouden dieren. Zo is in het Griftpark en park Transwijk een kinderboerderij en heeft het Julianapark een dierenweide. Op deze locaties worden de standaard regels van de locaties voor het gebruik hiervan in relatie tot dieren gehanteerd. Naar de effecten van muziek evenementen op gehouden dieren is onderzoek gedaan door Adviesbureau Tauw. Uit het onderzoek ‘Monitoring van dieren in dierenweiders tijdens festivals’ van 16 oktober 2024 komt naar voren dat dieren hun gedrag niet noemenswaardig aanpassen tijdens de evenementen die onderdeel waren van dit onderzoek. Er is dan ook geen reden om aan te nemen dat evenementen een blijvend negatief effect hebben op de gezondheid van dieren in de kinderboerderijen, die onderzocht zijn.

Monumenten en historisch karakter

Met het opstellen van de locatieprofielen is onderzocht of locaties met een monumentaal karakter geschikt zijn voor evenementen. Op basis van de uitkomsten daarvan zijn de locatieprofielen opgesteld. Om het monumentale en historische karakter van de locatie te beschermen kunnen in de vergunningvoorschriften, op basis van de vergunningaanvraag, voorwaarden aan het organiseren van een evenement worden gesteld ter bescherming van het historische karakter van een locatie en de omgeving hiervan.

Stadsevenementen

Locaties kunnen onderdeel zijn van (de ruimte voor) (zeer) grote stadsevenementen als deze evenementen op meerdere locaties worden georganiseerd, bijvoorbeeld tijdens Koningsdag of een internationaal wielerevenement. Als een evenement op meerdere locaties tegelijkertijd plaatsvindt, geldt dat per locatie de omvang en impact van het evenement wordt bepaald. Het evenement telt per locatie mee en wordt meegeteld in de locatietabellen. De aanmelding voor de reserveringskalender worden in samenhang met elkaar beoordeeld.

Doorstroomevenementen kunnen evenementen zijn met een grote impact op de dagelijkse gang van zaken in de stad, vooral als langdurig delen van de stad worden afgezet. Voor de systematiek van de locatieprofielen geldt dat de start- en finishlocatie meetelt en een andere plek waar meer plaatsvindt dan alleen doorstroming van deelnemers. Het feit dat een doorstroomevenement een ander evenemententerrein passeert op de route betekent niet dat hier ook een evenement “plaatsvindt”. Het gaat in dat geval dan om een kortstondige afsluiting (niet langer dan 120 minuten per dag) en het passeren van een evenemententerrein. De route en de mate waarin deze afgesloten wordt voor overig verkeer, is wel heel bepalend voor de mogelijkheid om op die datum eventueel ook andere evenementen te kunnen organiseren.

Kleine evenementen

Aan evenementen zonder versterkt geluid en waar tegelijkertijd minder dan 500 bezoekers aanwezig zijn stellen de locatieprofielen geen eisen. Ten aanzien van de duur van deze evenementen geldt dat een tijdelijk bouwwerk maximaal 30 dagen mag staan.

Artikel 18 Locatieprofiel Strijkviertel

Voor het gebruik van het recreatieterrein Strijkviertel dienen afspraken gemaakt te worden met de eigenaar van het terrein. De voorwaarden die zijn opgenomen over de duur en omvang van de op- en afbouw van het evenement maken onderdeel uit van deze toestemming, naast het maximale aantal bezoekers, de duur in evenementendagen en de maximale geluidsbelasting. Omdat de eigenaar een eigen afweging maakt over het beheer, herstel van eventuele schade en de mate waarin het gebied toegankelijk is voor de omgeving zijn hierover in het locatieprofiel geen voorwaarden opgenomen. Wel geldt er een rustperiode tussen de evenementen. Het maximaal aantal bezoekers bij zeer grote evenementen is gebaseerd op bezoekers op het land (en niet het water). Het aanbrengen van voorzieningen op het water kan in overleg met de terreineigenaar en kan leiden tot een groter aantal maximaal toegestane bezoekers.

Ter voorkoming van een te grote cumulatie van evenementen zijn op deze locatie evenementen samengevoegd in categorie 4, die op andere locaties in de categorie 3, 4 en 5 vallen. Gelet op de omvang van het recreatieterrein Strijkviertel zijn binnen deze categorie tussen de 1.000 en 10.000 bezoekers mogelijk.

Artikel 19 Hardheidsclausule

Deze hardheidsclausule geldt naast de algemene afwijkingsbevoegdheid van de burgemeester uit Artikel 8. Het kan voorkomen dat bij de toepassing van deze nader regel een situatie ontstaat waarbij de uitkomst zo onredelijk is dat de regel buiten toepassing moet blijven om het evenement door te laten gaan en/of de situatie mogelijk te maken. Hier wordt niet lichtvaardig mee omgegaan. Het gaat om schrijnende gevallen die niet of slecht te voorzien waren.

Bijlagen

Onderstaande afbeeldingen geven de locatie van het locatieprofiel en de directe omgeving aan. Op de website van de gemeente Utrecht (Buitenlocaties | gemeente Utrecht) staan de plattegronden van de locaties inclusief actuele informatie over onder andere inrichting, gebruik, flora en fauna. In de evenementenvergunning worden de regels gesteld over de locatieafbakening per evenement.

Legenda: De in onderstaande afbeelding weergegeven lijn met stip betreft het gedeelte op basis waarvan de maximale bezoekerscapaciteit is gebaseerd en is het gebied waar de meeste evenementen op de locatie plaatsvinden. De buitenste lijn op afbeeldingen voorzien van een * geeft de grens van het totale park aan. De invloed van een evenement kan deze grens overschrijden. Om die reden worden evenementen die in de directe omgeving van het locatieprofiel liggen (naast de buitenste lijn) tot het locatieprofiel gerekend.

Locatie Domplein(Artikel 9)

LocatieStadhuisplein(Artikel 10)

LocatiePark Lepelenburg*(Artikel 11)

Locatie Lucasbolwerk*(Artikel 12)

Locatie Griftpark activiteitenveld (Artikel 13)

Locatie Wilhelminapark* (Artikel 14)

Locatie Julianapark* (Artikel 15)

Locatie Maximapark activiteitenveld (Artikel 16)

Locatie Park Transwijk* (Artikel 17)

Locatie Recreatieterrein Strijkviertel* (Artikel 18)