Nota Inwonersparticipatie

1.1 Vertrekpunt | Hoe we nu participeren

Inwoners zijn energiek en assertief. Noordwijk heeft een rijk en levendig sport-, cultuur- en verenigingsleven. Met die energieke inzet leveren we topkwaliteit en diversiteit, onderscheiden we ons van andere kustplaatsen en werken we samen aan een aantrekkelijke en gezonde leefomgeving.

We hebben de afgelopen jaren ervaring opgedaan met participatie bij het maken van nieuw beleid, zoals bijvoorbeeld bij de Omgevingsvisie, de Woonvisie en de Retail- en Horecavisie. Voor de uitvoering van beleid zoeken we naar het goede gesprek. Zo wordt er bijvoorbeeld door inwoners meegedacht over de (her)inrichting van de openbare ruimte van de wijk Zeeburg. We maken daarbij steeds vaker gebruik van digitale middelen. We zien dit als een positieve ontwikkeling met veel potentie die we doorzetten.

In Noordwijk weten we elkaar goed te vinden en zijn we graag open en snel in gesprek, wanneer we starten aan nieuw beleid of een project. Die houding levert ons veel op en is een goed vertrekpunt voor de doorontwikkeling van inwonersparticipatie in Noordwijk. Deze directe aanpak heeft echter ook een keerzijde. Wanneer we vooraf onvoldoende scherp hebben gemaakt waar het gesprek wel en waar het ook niet over gaat lijkt alles mogelijk. De creativiteit van inwoners kan ons overvallen. Gedurende het gesprek kan blijken dat het vraagstuk meer nodig heeft, of dat er juist minder mogelijk is dan wat er in het goede gesprek ter sprake komt.

Quick Scan Lokale Democratie

Met de Quick Scan Lokale Democratie is er eind 2020 onderzoek gedaan naar het democratische samenspel tussen inwoners, bestuurders en ambtenaren. Daarin zijn vragen gesteld zoals; Hoe worden besluiten genomen en uitgevoerd? Luistert de gemeente goed naar de mening van inwoners? Hebben inwoners voldoende invloed op hun leefomgeving? Vanuit het onderzoek zijn drie aandachtspunten benoemd. De nota inwonersparticipatie biedt structuur en handvatten om samen aan deze aandachtspunten te werken.

1.2 Perspectief | Hoe we gaan participeren

Het goede gesprek

De gemeente Noordwijk wil inwoners uitnodigen om mee te doen; dit doen we door met elkaar het goede gesprek te voeren. Inwonersparticipatie is geen doel, maar de manier waarop we samenwerken. Dat is hard nodig want we staan ook voor lastige en complexe opgaven, als gemeente willen en kunnen we daar niet alleen beleid op maken. In het goede gesprek zoeken we naar win-win situaties. We zoeken daarbij naar een diverse vertegenwoordiging en ook naar de stem van een mogelijke ‘stille meerderheid’. Inwonersparticipatie is als volgt gedefinieerd:

Waarom het goede gesprek?

We zien steeds intensievere samenwerkingen in de Noordwijkse netwerksamenleving. Een mooie ontwikkeling die past bij onze hechte gemeenschap en verenigingsleven. Meer directe betrokkenheid bij het maken van beleid en het uitvoeren vergroot de gedeelde ambitie en eigenaarschap, dat hebben we hard nodig voor de opgaven van vandaag en morgen.

Alleen ga je sneller, samen kom je verder. Participatie gaat in essentie over samenwerking. Dit past in de Nederlandse democratie en traditie van ‘polderen’. Iedereen heeft een belangrijke mening en iedere stem telt. Inwoners zijn de expert van hun eigen leven en leefomgeving. We zoeken als netwerk samen naar beste oplossingen.

Duurzaamheid is de rode draad bij alles wat wij in onze leefomgeving doen, en wordt steeds vaker onderdeel van het goede gesprek. De kennis en betrokkenheid van het netwerk is erg waardevol om de menselijke maat te behouden en te versterken. Door met elkaar het goede gesprek te voeren komen we tot beleid en plannen met hogere kwaliteit die beter aansluiten bij wat de inwoners willen en wat goed is voor Noordwijk.

Het mes snijdt aan twee kanten. Naast het beter benutten van de kracht van het Noordwijkse netwerk, hebben de goede gesprekken en samenwerkingen ook een positief effect op de mens en het netwerk zelf. Wat goed is voor de sociaal economische vitaliteit van onze samenleving.

Hoe voeren we het goede gesprek?

Dat doen we door inwoners laagdrempelig en vroegtijdig te betrekken in het (maak)proces. We combineren online- en offline, we spannen ons in om alle genodigden te bereiken en de mogelijkheid te bieden deel te nemen.

Tijd is kostbaar, we bereiden ons goed voor, we zoeken balans tussen inhoud en het proces. De inhoud en kaders moeten helder zijn. Participatie heeft daarom een praktische insteek. We voeren het gesprek in logische én overzichtelijke stappen. De aanpak is flexibel en geen blauwdruk, er moet altijd ruimte zijn om bij te kunnen sturen.

Alleen ga je sneller, samen kom je verder. Maar hoe voorkomen we dat we onnodig veel of lang participeren? Dit doen we door onszelf vooraf een aantal kritische checkvragen te stellen. Participeren kan in allerlei vormen en gradaties. ‘Meer’ participatie levert niet altijd automatisch ‘meer’ waarde op. Door vooraf een duidelijk participatiekader stellen, waarbij de relevantie en de beoogde meerwaarde van het gesprek centraal staan, zijn we in staat kansen te benutten en verwachtingen naar elkaar uit te spreken.

Participatie versterkt de democratie

Participatie moet ons bestaande democratische systeem versterken. De rol van de volksvertegenwoordigers is daarbij onmisbaar voor goede en eerlijke participatie. Voordat we het goede gesprek voeren geeft het bestuur het kader mee. Dit doet het bestuur met het beleid of aanvullend in het participatiekader. Gedurende het goede gesprek hebben het college en de gemeenteraad een ‘waarnemende’ rol. Zij kunnen het kader toelichten maar ‘doen’ zelf niet inhoudelijk mee aan het goede gesprek. Dit doen zij bewust niet omdat zij goed en neutraal luisteren naar alle belangen aan tafel. Na het goede gesprek moeten zij als ‘beslissers’ in de besluitvorming een goede afweging kunnen maken. Daarom is het belangrijk dat alle belangen en opbrengsten transparant en navolgbaar zijn. In het bijzonder voor de inwoners en bestuurders die geen onderdeel zijn geweest van het goede gesprek.

De opbrengsten van de participatie kunnen leiden tot geheel nieuwe inzichten en verrassingen. Het is de uitdaging voor het bestuur om goed blijven luisteren naar diverse belangen, standpunten en twijfels. Dit vraagt om een open houding en lef om te experimenteren met het onbekende.

1.3 Uitgangspunten | Wat we belangrijk vinden

De uitgangspunten voor het voeren van het goede gesprek hebben we opgesteld vanuit onze eigen praktijkervaringen. Hiermee worden geleerde lessen verzilverd. We zullen in de toekomst nog veel meer lessen leren. De genoemde uitgangspunten zijn daarom niet uitputtend. Wat we belangrijk vinden moeten we daarom blijven evalueren en actualiseren.

2.1 Context | Meedoen en afbakening

‘Mee’ doen als inwoner

Participatie kan op vele manieren worden opgevat en gebruikt. In de breedste zin van het woord gaat het over ‘meedoen’. Wanneer je als individu participeert dan doe je mee. Meedoen vinden we belangrijk om vele redenen, deze redenen sluiten elkaar niet uit. De motivaties om mee te doen verschillen per individu en per onderwerp. Zo kan meedoen een goed gevoel geven omdat je bijdraagt aan gemeenschappelijke doelen. Meedoen kan het gevoel geven er bij te horen. Meedoen kan uit interesse en zorg voor de omgeving en voor elkaar. Het helpt om elkaar beter te begrijpen. En zo zijn er nog veel meer redenen te noemen. Om bewuster te participeren hebben we een scherpe afbakening, definities en een gemeenschappelijke taal nodig. Ten eerste maken we een onderscheid tussen inwonersparticipatie en overheidsparticipatie. Het vertrekpunt en de verantwoordelijkheden met betrekking tot participatie tussen beide vormen van participatie zijn wezenlijk verschillend.

Afbakening

Er is bewust voor gekozen ons in deze nota te focussen op inwonersparticipatie. Dat wil niet zeggen dat er in Noordwijk geen sprake is van overheidsparticipatie of dat we dat niet belangrijk vinden. Integendeel, de Noordwijkse visie en ambitie met betrekking tot overheidsparticipatie is duidelijk geformuleerd in de strategische organisatie visie. Een visie en werkwijze voor inwonersparticipatie is nu noodzakelijk, omdat wij als gemeente graag het goede voorbeeld geven in hoe we met elkaar het goede gesprek organiseren en voeren.

Hoewel we ons willen ontwikkelen richting meer overheidsparticipatie, zullen we als gemeente altijd taken en verantwoordelijkheden hebben waarvoor beleid nodig is. Beleid is er voor ons allemaal. Het is noodzakelijk voor onze opgaven en om te kunnen sturen op ambities en doelen. Beleid kan een grote impact hebben op de levens en leefomgeving van de inwoners. We zijn als gemeente daarom continu in gesprek met onze inwoners. De nota inwonersparticipatie heeft als doel het ‘meedoen’ van inwoners te borgen in onze werkwijze.

2.2 De participatieladder | De 5 treden van ‘mee’

De participatieladder is er om het gespreksdoel en de rollen vroegtijdig vast te leggen. De participatieladder helpt ons om hier op duidelijke en eenduidige wijze over te communiceren. De vraag hoe je een ‘participatietrede’ kiest wordt beantwoord in het Kader (zie H3). De participatieladder richt zich primair op de rollen in het participatieproces voor besluitvorming.

Participatie is een aanvulling op ons democratisch systeem. De ‘opbrengst’ van het goede gesprek moet op democratische wijze door het bestuur (college of gemeenteraad) worden vastgesteld. Het bestuur staat altijd op de trede ‘beslissen’. Het participatieproces en de participatieladder hebben invloed op het besluitvormingsproces. In de regel; hoe hoger de participatietrede, hoe groter de invloed van inwoners op de opbrengst en daarmee op het besluit. Voor het bestuur is het daarom belangrijk vooraf een kader te stellen. Op die manier kan het bestuur verwachtingen en richting meegeven.

Wanneer het participatieproces heeft geresulteerd in een breed gedragen plan, wordt de bewegingsvrijheid van de ‘beslissers’ kleiner. Meedoen schept verwachtingen. Het voorgestelde beleid of plan sluit beter aan bij de leefwereld van de participanten, en dat is precies de bedoeling. Het bestuur moet in de besluitvorming het algemeen belang bewaken. Hiervoor moet de opbrengst van het goede gesprek helder en transparant zijn. Om als beslisser te kunnen ‘meedoen’ moet de opbrengst en het proces navolgbaar zijn; wie hebben deelgenomen en welke belangen en tegenstrijdigheden zijn er besproken? Het bestuur heeft daarbij altijd de mogelijkheid om door te vragen naar meer informatie.

Meebeslissen is de meest vergaande vorm en daarmee de hoogste trede op de participatieladder. De gemeente laat de ontwikkeling over aan de inwoners. De opbrengsten uit het participatieproces zijn bindend: de gemeente neemt de opbrengst rechtstreeks over. Denk bijvoorbeeld aan het meebeslissen over een speelvoorziening en de inzet van subsidies voor het organiseren van wijkactiviteiten.

Meebepalen de inwoners werken samen met de gemeente in co-creatie aan het beleid of (project)plan. De deelnemers bepalen binnen de kaders de inhoud en zijn bepalend voor de gezamenlijke opbrengst en het voorstel. Het bevoegd gezag (college of gemeenteraad) blijft beslissend in de besluitvorming.

Meewerken de gemeente vraagt inwoners om mee te werken en zoekt daarbij verdieping in het goede gesprek. De dialoog helpt met name bij het kwalitatief beter maken van de plannen en het uitvoeren van de plannen.

Meedenken aan de inwoners wordt gevraagd mee te denken over problemen en oplossingen. De gemeente inventariseert meningen, ervaringen, ideeën en belangen.

Meeweten hierbij worden inwoners enkel geïnformeerd en is er geen sprake van ‘het goede gesprek’. Het beleid of de plannen worden opgesteld zonder dat inwoners daar aan meedoen. Dat wil overigens niet zeggen dat zij bij deze participatietrede geen invloed kunnen hebben. Inwoners kunnen altijd reageren. De gemeente staat altijd open voor de ideeën of wensen van inwoners. Dit kan via reguliere communicatiekanalen (bijvoorbeeld per brief of mail) en via de reguliere procedures (inspraak of zienswijze).

2.3 De spelers | De rollen en verantwoordelijkheden

In een participatieproces zijn er verschillende ‘spelers’ met ieder een eigen rol. Zoals beschreven in de vijf treden van ‘mee’ van de participatieladder, verschillen de rollen en verantwoordelijkheden per trede. In deze paragraaf definiëren we de spelers die bijna altijd meedoen.

We streven naar een divers en representatief speelveld. Omdat we zo goed mogelijk de verschillende perspectieven en belangen in kaart willen brengen. Dit is nodig om uiteindelijk een goede afweging te kunnen maken voor het algemeen belang. Inwonersparticipatie doen we daarom op een vooraf afgebakend speelveld.

Het goede gesprek over beleid is er op drie niveaus of beleidsfases; visie, beleid en uitvoering. We zijn ons ervan bewust dat voor spelers de interesse en relevantie per niveau kan verschillen. Hoewel we vaak werken aan een plan of product dat thuis hoort in een van de drie fases, schakelen we tijdens het goede gesprek tussen de verschillende niveaus. Abstracte inhoud maken we concreet, concrete projecten koppelen we aan onze visie en beleid.

De inwoners

De inwoners zijn de deelnemers van het goede gesprek. In de nota inwonersparticipatie is er voor gekozen om deze diverse groep van: bewoners, belanghebbenden, ondernemers, bedrijven, vertegenwoordigers, ketenpartners, verenigingen, ervaringsdeskundige, af te korten als ‘inwoners’. Uitganspunt is dat wij alle inwoners zien als gelijkwaardig. In het maatwerk participatiekader worden de verschillende type inwoners wel als aparte spelers benoemd en geplaatst op de participatieladder. Onder de inwoners verstaan we ook onze ‘vaste gesprekspartners’. Hiermee wordt op reguliere basis overlegd over zaken die niet direct zijn te koppelen aan een nieuwe visie, beleid of een project. De gemeente Noordwijk kent een rijk verenigingsleven en heeft een groot netwerk van vaste gesprekspartners waaronder de wijk- en belangenverenigingen.

Omdat we streven naar een divers speelveld en we alle inwoners als gelijkwaardige gesprekspartners zien, voeren we nooit het goede gesprek over een visie, beleid of project met maar één ‘vaste gesprekspartner’. Natuurlijk kan nieuw beleid of een project wel ter sprake worden gebracht (geagendeerd) in een regulier overleg met een vaste gesprekspartner. We zullen dan voorstellen het gesprek voor te zetten en uit te breiden. De Noordwijkse aanpak wordt gebruikt om het goede gesprek vorm te geven en ook de vaste gesprekspartners een positie te geven op het ‘speelveld’ (zie H3).

Wanneer we alle inwoners van Noordwijk willen vragen om over een thema mee te denken schakelen we de hulp in van het inwonerspanel. Dit is geen ‘vast panel’; iedere inwoner is welkom om mee te doen. Dit doen wij op eenduidige en laagdrempelige wijze op het digitale participatieplatform Samen.Noordwijk.nl (zie H4).

De wijkverenigingen

De wijkverenigingen zijn er voor en door de inwoners. De activiteiten en doelen kunnen per wijkvereniging verschillen. Voor de gemeente zijn de wijkverenigingen belangrijke knooppunten in het netwerk, ze zijn de ogen en oren van de wijk. Als belangrijke knooppunt zijn wijkverenigingen een belangrijke speler om uit te nodigen en mee samen te werken in lokale participatietrajecten.

De belangenverenigingen

De belangenverenigingen zijn of worden opgericht om bepaalde belangen of waarden te behartigen en vertegenwoordigen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Vereniging de Oude Dorpskern (DOD), Vereniging Dorpsbehoud Noordwijkerhout en de Noordwijkse Ondernemers Vereniging (NOV). De overleggen met belangenverenigingen hebben doorgaans geen vaste agenda en worden in overleg naar behoefte gepland. Zo hebben bijvoorbeeld de Covid-maatregelen tijdelijk geleid tot een intensivering van het overleg tussen de gemeente en de NOV.

De gemeenteraad

De gemeenteraad is als algemeen bestuur het hoogst beslissende orgaan. Het is de gekozen volksvertegenwoordiging. De gemeenteraad als representatieve democratie is en blijft beslissend. De participatieve democratie en de opbrengsten van het goede gesprek zijn een belangrijke aanvulling. De participatieve democratie moet zich op de juiste manier verhouden tot de representatieve volksvertegenwoordiging en andersom. De vraag die dan opkomt is; wat is de juiste verhouding en wat is de rol van de gemeenteraad ten opzichte van de deelnemers van het goede gesprek?

Deze verhouding en rol zijn niet statisch. De gemeenteraad stelt met de nota inwonersparticipatie een algemeen participatiekader. De gemeenteraad stuurt en controleert met dit algemene kader op democratische kwaliteit van inwonersparticipatie. Echter omdat participatie altijd maatwerk is maken we per beleids- of projectinitiatief een op maat gemaakt ‘participatiekader’. Het college heeft als dagelijks bestuur de bevoegdheid dit maatwerk-participatiekader vast te stellen.

Het college consulteert de gemeenteraad over het participatiekader wanneer het participatietraject gaat over: 1) nieuwe beleidskaders waarvoor de gemeenteraad bevoegd gezag is, 2) projecten met een grote impact, of 3) projecten die politiek of maatschappelijk gevoelig zijn. De gemeenteraad heeft dan de mogelijkheid aanvullingen te doen en dient in te stemmen met het participatiekader.

De gemeenteraad heeft gedurende een participatietraject drie verschillende rollen

• 1.

  Kaderstellend: nog voordat het participatietraject start is de gemeenteraad kaderstellend met beleid dat zij reeds heeft vastgesteld. Relevante beleidskaders worden opgenomen in het gesprekskader.

• Indien de gemeenteraad wordt geconsulteerd heeft de gemeenteraad de mogelijkheid aanvullende bestuurlijke kaders op te nemen in het participatiekader.

• 2.

  Volksvertegenwoordigend: de gemeenteraad heeft de belangrijke rol om in de besluitvorming een afweging te maken in het belang van alle inwoners en belanghebbenden en kijkt daarbij breder dan de participatie opbrengst. In de besluitvorming heeft de gemeenteraad een verbindende rol door toelichting en uitleg te geven op de afweging die is gemaakt.

• Indien de gemeenteraad wordt geconsulteerd heeft de gemeenteraad de mogelijk in het participatiekader aanvullingen te doen over de beoogde deelnemers en hun rol in participatietraject.

• 3.

  Controlerend: in de besluitvorming toetst de gemeenteraad of het participatietraject en de opbrengst voldoen aan het gemeentelijk beleid en het participatiekader. Om de deelnemers en de creatieve ruimte in het goede gesprek niet te beïnvloeden hebbend raadsleden en wethouders in het goede gesprek een waarnemende rol, en kan verduidelijkende vragen stellen. De raad heeft een belangrijke controlerende taak met betrekking tot de diversiteit of representativiteit van de participatie opbrengst. De gemeenteraad kan gedurende het proces of in de besluitvorming, dit als aanvullende informatie navragen.

We bewegen ons als gemeente steeds meer naar een ondersteunende en faciliterende rol. We hechten veel waarde aan burgerinitiatieven en overheidsparticipatie. De balans zal daarmee steeds vaker in het voordeel van de ‘participatieve democratie’ uitslaan. De gemeenteraad draagt samen met het college de verantwoordelijkheid deze ontwikkeling eerlijk en democratisch te laten verlopen.

Het college Burgemeester & Wethouders

Het college vormt het dagelijks bestuur en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en de voorbereiding van de besluitvorming die daar voor nodig is. De exacte taken en bevoegdheden van het college liggen vast in de Gemeentewet. Het college heeft uitvoerende taken en is daarmee de bestuurlijk verantwoordelijke voor het opstellen en uitvoeren van beleid (projecten). Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de nota inwonersparticipatie. Het college consulteert de gemeenteraad over het maatwerk-participatiekader wanneer de gemeenteraad bevoegd gezag is, projecten met grote impact of wanneer deze politiek of maatschappelijk gevoelig zijn. De gemeenteraad heeft dan de mogelijkheid te reageren op het voorgestelde participatiekader en het aan te passen. Het college is hierna verantwoordelijk voor de verdere invulling en uitvoering inclusief de in te zetten communicatie- en participatiemiddelen.

Adviesorganen

De wetgever heeft ten behoeve van goede democratische besluitvorming een aantal adviesorganen in de wet vastgelegd. Daarnaast heeft het bestuur de mogelijkheid lokale adviesorganen in te stellen. Deze adviesorganen zijn er om de gemeenteraad en het college onafhankelijk te adviseren (zie H6.3). Om dat onafhankelijke advies goed te waarborgen maken we een onderscheid tussen deze adviesorganen en de andere deelnemers van het goede gesprek.

In de regel worden adviesorganen gevraagd mee te denken over nieuw beleid of nieuwe plannen aan bestaand beleid te toetsen. De adviesorganen worden doorgaans om advies gevraagd op een (eind)voorstel of product, vlak voor of tijdens de besluitvormende fase. Daarnaast hebben veel van de adviesorganen de mogelijkheid het bestuur ongevraagd te adviseren.

De projectleider, beleidsmedewerker en de ambtelijke organisatie

De projectleider of beleidsmedewerker is in opdracht van het college de trekker van het participatieproces. De nota inwonersparticipatie biedt medewerkers praktische handvatten om dit participatieproces vorm te geven. Dit doen we in vier stappen volgens de Noordwijkse aanpak (zie H3). De medewerker betrekt inwoners en partijen in het participatietraject en de daarop volgende besluitvorming. Dit is een belangrijke rol en vereist naast goede communicatieve vaardigheden inzicht in de verschillende belangen en verhoudingen tussen de inwoners, het ambtelijke apparaat en de politiek. De projectleider of beleidsmedewerker staat hierin niet alleen en is onderdeel van de gemeentelijke organisatie die daarbij ondersteuning biedt. De projectleider of beleidsmedewerker is er verantwoordelijk voor dat de processtappen goed worden doorlopen en bespreekt deze vooraf met de verantwoordelijk bestuurder(s). Het kan voorkomen dat de gemeente niet de benodigde kennis of capaciteit in huis heeft voor het beoogde participatieproces. Of dat een onafhankelijk procesbegeleider wenselijk is. De ambtelijke organisatie heeft in dat geval de mogelijkheid hulp in te schakelen van externe experts.

3.1 De Noordwijkse aanpak | 4 Stappen

Participeren doen we met een helder doel. We starten het goede gesprek pas na het ‘checken’ van de randvoorwaarden. Eén van de succesfactoren van goede participatie is een duidelijk speelveld en kader. Wie doen er ‘mee’; en hoe doen zij ‘mee’? Wat is de ‘creatieve speelruimte’? Waar liggen de grenzen? Wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden? Hoe ziet het proces en planning er op hoofdlijnen uit? Antwoorden op deze vragen vormen samen het participatiekader. De gemeente is de trekker en stelt het participatiekader op. In de uitnodiging en in het goede gesprek kan het participatiekader worden gedeeld en toegelicht. We geven daarbij een tijdspad aan wanneer het goede gesprek wordt afgerond en de opbrengst wordt afgewogen in de besluitvorming.

De Noordwijkse aanpak in 4 stappen

Participatie dient vele doelen. Al deze doelen zijn belangrijk maar de maximale meerwaarde op alle doelen bereiken is vaak niet realistisch. Het maken van het participatiekader vraagt om strategische keuzes. Bij de start van een beleids- of projectinitiatief maken we vooraf duidelijk en concreet wat het hoofddoel van het participatieproces is. We maken duidelijke afspraken over de mate van invloed van de spelers.

Hoofddoel van de participatie

Het goede gesprek voeren dient meerdere doelen. In de Noordwijkse aanpak onderscheiden we daarbij drie hoofddoelen:

• ▪

  Vergroten van steun voor het beleid of project

• ▪

  Verhogen van de kwaliteit van het beleid of project

• ▪

  Inwoners activeren en het eigenaarschap vergroten

Het ene doel sluit het andere doel niet uit. Door vooraf onze participatiedoelen te prioriteren ontstaat er één hoofddoel. Dit hoofddoel helpt bij het maken van de juiste keuzes bij het inrichten van het participatieproces. Het hoofddoel helpt bovendien om de opbrengsten in de besluitvorming op waarde te schatten. Het bestuur kan toetsen of met de participatie opbrengst het vooraf gestelde hoofddoel is behaald.

Vergroten van steun

Wanneer de prioriteit ligt bij het vergroten van de steun, dan moeten zo veel mogelijk inwoners (kwantitatief) gehoord worden in het goede gesprek. Denk daarbij aan toegankelijke informatie-, inloop-, of debatavonden.

Verhogen van de kwaliteit

Wanneer de prioriteit ligt op het verhogen van de kwaliteit, zijn andere participatievormen, doorgaans in kleinere gezelschappen, geschikter. Denk daarbij aan klankbord- en werkgroepen. Deze gespreksvormen zijn er op gericht om inwoners bij elkaar te brengen, van de benodigde informatie te voorzien, waarna we met de deelnemers inhoudelijk het beleid of plan verbeteren.

Inwoners activeren

Wanneer het hoofddoel is om inwoners te activeren en het eigenaarschap te vergroten of te delen, vragen we inwoners zelf een inspanning in de uitvoering te leveren. Dit past het beste bij concrete projecten in de beleidsfase ‘uitvoering’. Hierbij horen intensieve participatievormen en vergaande samenwerkingen; denk daarbij aan samenwerkingsovereenkomsten of convenanten, bijvoorbeeld het Sportakkoord.

3.2 Stap 1 | Randvoorwaarden voor het goede gesprek

Inwoners willen vaak vroegtijdig en meer betrokken worden. Dit kan soms bijten met de wens om zaken daadkrachtig en snel voor elkaar te krijgen. Het ene initiatief leent zich meer voor participatie dan het andere. Het is daarom belangrijk dat participatie een bewuste keuze is en gericht wordt ingezet. De eerste stap is daarom een check op de onderstaande randvoorwaarden:

• ✓

  Creatieve ruimte | Biedt het beleids- of projectinitiatief voldoende creatieve ruimte voor een goed gesprek?

• Wanneer inwoners meedoen moeten zij substantiële bijdragen leveren of keuzes kunnen maken. Beperkende factoren kunnen zijn: wet- en regelgeving van hogere overheden, eigen beleid of regelgeving, financiële beperkingen of gebrek aan commitment op onverwachte opbrengsten van het bestuur. Belangrijk is om dit commitment vooraf middels het participatiekader te bespreken en vast te leggen.

• ✓

  Is het relevant | Is er aanleiding voor een goed gesprek?

• Het onderwerp moet van belang voor de inwoners, de meerwaarde en relevantie van het goede gesprek moet voor inwoners helder zijn.

• ✓

  Tijd | Is er voldoende tijd voor een goed gesprek?

• Een goed gesprek neemt tijd in beslag, is deze tijd er ook? Mogelijk ligt er zoveel druk op de besluitvorming dat er geen tijd is voor het goede gesprek.

• ✓

  Capaciteit | Is er voldoende capaciteit?

• Het organiseren en begeleiden van het goede gesprek is arbeidsintensief. Er moet voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar zijn.

• ✓

  Budget | Is er voldoende budget?

• Er moet voldoende budget beschikbaar zijn voor het voorgestelde participatieproces.

3.3 Stap 2 | Participatiekader Checklist

Bezint eer ge begint

De participatiekader-check doen we altijd voordat we het goede gesprek voeren. De check bestaat uit een vast aantal vragen (zie H6.1). Met het beantwoorden van deze vragen wordt het participatiekader opgesteld. Indien gewenst kan worden besloten dit uit te breiden met een communicatie- en participatieplan. Het is aan te raden hier als projectleider of beleidsmedewerker vroegtijdig met de verantwoordelijk wethouder(s) over in gesprek te gaan. Voordat we het goede gesprek starten (stap3) stellen we het participatiekader bestuurlijk vast in combinatie met de bestuursopdracht, een plan van aanpak of startnotitie.

3.4 Stap 3 | Het goede gesprek

De uitnodiging

Na het opstellen van het participatiekader is het tijd om alle spelers uit te nodigen. In de uitnodiging is duidelijk verwoord waarom het gesprek relevant is. Wanneer het participatietraject bestaat uit meerdere ‘gesprekken’, geven we prioriteit om eerst het gesprek te voeren met direct omwonenden of belanghebbenden. We vinden het belangrijk dat zij de informatie van de gemeente Noordwijk uit eerste hand krijgen. Het kan zijn dat er meerdere gespreksmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van het beleid of plan. De duur en de gevraagde inspanning worden vooraf duidelijk en tijdig gecommuniceerd. We communiceren inclusief en via meerdere (online en offline) kanalen. We volgen het communicatiebeleid en maken daarbij gebruik van de communicatie- middelenmix.

Het gesprek

We voeren het gesprek zo mogelijk op de locatie waar het plan of beleid over gaat. We gebruiken duidelijk beeldmateriaal om het verhaal en vraagstuk over te brengen. De deelnemers krijgen de ruimte om hierop te reageren. We zoeken in het goede gesprek naar de verschillende belangen, bezwaren, zorgen of ideeën. We zijn op zoek naar gezamenlijke belangen. Met behulp van het participatiekader geven we zo direct als mogelijk aan wat we kunnen doen met de opbrengsten, hoe kansrijk die zijn en waarom. Zo ligt bijvoorbeeld vaak het budgettair kader vast, zijn er al eerdere besluiten genomen of is er wet- en regelgeving waar we ons aan moeten houden.

Het verslag

Om ervoor te zorgen dat de participatie onze democratische besluitvorming versterkt moet het proces voor deelnemers én niet deelnemers van het goede gesprek transparant en navolgbaar zijn. We maken daarom van het goede gesprek altijd een participatieverslag. Omdat we uitgaan van maatwerk is het participatieverslag ‘vormvrij’, wel moeten er altijd een aantal vaste ‘bouwstenen’ in zijn terug te vinden.

Het vervolg

We blijven communiceren, ook het vervolgproces en de uitvoering. We delen het participatieverslag met de deelnemers van het goede gesprek en geven uitleg over het (bestuurlijke) vervolg.

3.5 Stap 4 | De opbrengst

De opbrengst van het goede gesprek wordt meegewogen in de besluitvorming en ingebracht via de college- of raadsvoorstellen. De opbrengst is daarin terug te vinden in de participatieparagraaf.

Hierin staat wat de opbrengst is van het participatieproces en wat daarmee is gedaan in het voorliggende besluit. De participatieparagraaf bevat een korte samenvatting van het participatieverslag en een toelichting op het participatiekader. Indien het een uitgebreid participatietraject betreft kunnen het participatiekader en het participatieverslag als bijlage worden toegevoegd.

Het kan voorkomen dat het bestuur (gemeenteraad en/of college) een andere richting kiest. Er is altijd een kans dat het besluit leidt tot teleurstelling bij de deelnemers van het goede gesprek, of bij andere inwoners. Dat wil niet zeggen dat het participatietraject niet zinvol of goed is geweest. Dat het bestuur de mogelijkheid heeft een andere keuze te maken, moet vooraf duidelijk zijn. Door gedurende het proces duidelijk te communiceren over de gekozen trede van de participatieladder worden verrassingen hierin voorkomen. Via de reguliere procedures in de besluitvorming is het altijd mogelijk zienswijze kenbaar te maken, dit is geen onderdeel van de nota inwonersparticipatie.

4.1 ‘Anders’ werken | Houding en gedrag

Participatie vraagt wendbaarheid en verbinding om integraal ‘van buiten naar binnen’ te denken en te werken. Inwoners hebben namelijk van nature een integraal perspectief op hun omgeving. Het vraagt bepaalde kwaliteiten en vaardigheden om het ‘goede gesprek’ te begeleiden en voeren. Het vraagt om een open blik en open houding en goede communicatieve vaardigheden. Participeren doen we als projectleider of beleidsadviseur niet alleen, we zoeken daarbij samenwerking op met collega’s. Het goede gesprek kan soms ook een lastig gesprek zijn, hiervoor moet je veerkrachtig zijn en sterk in je schoenen staan. Veerkrachtig zijn want incasseren hoort daar soms bij. De vier kernwaarden uit de strategische organisatie visie (2018) zijn voor ons leidend.

4.2 Evalueren | Leren in de praktijk

Zoals eerder benoemd is participatie niet goed te vatten in één theorie of vaste aanpak. Het is maatwerk en dat vereist vakmanschap. Dit vakmanschap ontwikkelen we in de praktijk door het veel te doen en te leren van successen en fouten. In de waan van de dag moeten we niet vergeten om te evalueren, dat doen we op drie verschillende manieren;

Traject evaluatie (intern)

Ieder participatietraject heeft een duidelijke start en einde. Het traject wordt afgesloten met een participatieverslag. Na afloop van ieder traject vindt er een interne evaluatie plaats met behulp van een standaard intern evaluatieformulier (zie H6.2). In het kader van ‘lerend besturen’ worden de resultaten van de evaluaties na afronding van de besluitvorming altijd gedeeld met het college en de gemeenteraad / commissie.

Inwoner evaluatie (extern)

Het evalueren van het participatieproces doen we zo veel mogelijk al tijdens het goede gesprek. We willen de inwoners niet overvragen door hen na het participatieproces nog meer te vragen in een evaluatie. Wanneer er in een traject veel leerpunten zijn kan ervoor gekozen worden toch een aanvullende evaluatie te doen en de deelnemers te bevragen naar hun ervaringen.

Beleidsevaluatie

Minimaal één keer per bestuursperiode wordt het participatiebeleid in zijn geheel geëvalueerd. Dit doen we samen met de inwoners van Noordwijk en op basis van een analyse van de traject- en inwoner evaluaties. Op basis van de gemeentelijke evaluatie kan worden besloten het beleid aan te passen op onderdelen.

4.3 Benodigdheden en aanbevelingen | Kennis en middelen

Benodigd: participatieleergang

De Noordwijk Academie is het platform waar trainingen, opleidingen en cursussen worden aangeboden aan medewerkers. Het aanbod van de Noordwijk Academie past zich aan op de behoeften van de medewerkers en de organisatie. Om de ‘andere’ manier van werken eigen te maken is er naast praktijkervaring een leergang participatie nodig. De Noordwijk Academie biedt hiervoor al een aantal passende trainingen zoals de trainingen; ‘Het goede gesprek’ en ‘Gastvrij Communiceren’.

Aanbevelingen

• ▪

  Onderzoek tijdens het evalueren van participatietrajecten de leerbehoefte van medewerkers.

• ▪

  Ontwikkel het vakmanschap participatie met een participatieleergang in de Noordwijk Academie.

Benodigd: één digitaal platform (samen.noordwijk.nl)

We willen onze inwoners op een eenduidige en laagdrempelige manier betrekken. Dit platform is het online voorkeurskanaal voor participatie. Digitale participatie helpt om het ‘meedoen’ laagdrempelig en behapbaar te maken. De digitale mogelijkheden zijn eindeloos. Om herkenbaar, vindbaar en voorspelbaar te zijn is er één digitaal platform; Samen.Noordwijk.nl

Het platform is voor en door inwoners, het is volledig transparant en werkt niet anoniem. Meekijken kan altijd zonder registratie, mee doen kan met een account; enkel voornaam en achternaam zijn zichtbaar voor andere bezoekers van het platform.

De kracht van het platform is dat inwoner- en overheidsparticipatie (fysiek en sociaal) er digitaal kunnen samenkomen. Doordat de ‘goede gesprekken’ gemakkelijk op één digitale plek te vinden zijn kunnen inwoners zelf kiezen aan welke goede gesprekken zij online deel willen nemen.

Aanbevelingen

• ▪

  Doorontwikkeling van het participatieplatform Samen.Noordwijk.nl tot dé plek waar we digitaal participeren.

• ▪

  Borg het beheer en het eigenaarschap van het platform in de organisatie.

• ▪

  Neem uitleg en trainingen over het gebruik van Samen.Noordwijk.nl op in de Noordwijk Academie.

• ▪

  Promoot het platform via diverse communicatiekanalen.

Benodigd: Inwonerspanel in plaats van burgerpanel

Via het platform Samen.Noordwijk.nl wordt inwoners gevraagd deel te nemen aan het inwonerspanel, voorheen burgerpanel. Dit inwonerspanel kan een aantal keer per jaar geheel transparant worden bevraagd op diverse thema’s en opgaven. Voormalige deelnemers aan het burgerpanel worden het eerste jaar individueel gevraagd deel te nemen aan het inwonerspanel op Samen.Noordwijk.nl

Aanbeveling

• ▪

  Verplaats het bestaande burgerplatform naar Samen.Noordwijk.nl, maak deelname mogelijk voor alle inwoners.

Gemeente Noordijk | Coalitieakkoord 2019 – 2022: BETROKKEN, HELDER EN DAADKRACHTIG

Gemeente Noordwijk | Communicatiebeleidsplan Van ambitie naar doen 2013 – 2018

Gemeente Noordwijk | Strategische visie op de organisatie van de nieuwe gemeente Noordwijk (raadsbesluit 12-04-2018)

Vereniging Nederlandse Gemeenten | Quick Scan Lokale Democratie 2020

6.1 Participatiekader Checklist

De Noordwijkse Aanpak

Randvoorwaarden: is het goede gesprek wel mogelijk?

• □

  Er is voldoende creatieve ruimte voor het goede gesprek

• □

  Het belang voor inwoners om mee te doen is duidelijk

• □

  Er is voldoende tijd

• □

  Er is voldoende capaciteit

• □

  Er is voldoende budget

1. Wat is het hoofddoel? Prioriteer in de participatie doelen. Nummer van 1 tot 3.

• □

  Vergroten van steun voor het beleid of project

• □

  Verhogen van de kwaliteit van het beleid of project

• □

  Inwoners activeren en het eigenaarschap vergroten

2. In welke beleidsfase* voeren we het goede gesprek met inwoners?

• □

  Visievorming

• □

  Beleidsvorming

• □

  Uitvoering (projecten)

3. Binnen welke beleidskaders (bestaand beleid) voeren we het goede gesprek?

4. Is het budgettair kader bekend?

• □

  NEE*, het beleid of project doet aanvullend beroep op budgettaire kaders, het budget moet in de besluitvorming nog worden vastgesteld

• □

  JA, het beleid of project moet plaatsvinden binnen reeds vastgestelde budgettaire kaders.

5. Bepaal de betrokkenheid van het beleid of project. Wat is de kring van betrokkenheid bij het beleid of project?

• □

  Regio

• □

  Gemeente

• □

  Kern

• □

  Wijk

• □

  Straat

• □

  Perceel

6. Hoe groot is de impact van het beleid of project op de gezondheid en omgevingskwaliteit?

• □

  Klein, beleid of project heeft geringe positieve of negatieve impact op gezondheid en/of omgevingskwaliteit.

• □

  Groot*, beleid of project heeft grote positieve of negatieve impact op de gezondheid en/of omgevingskwaliteit.

7. Is het onderwerp politiek of maatschappelijk gevoelig

• □

  Nee

• □

  Ja*

8. Wat is de duur van het participatietraject? Wanneer is de geplande besluitvorming?

Het participatietraject loop van …………… tot………...

9. Aanvullend bestuurlijke kader

De mogelijkheid voor het college en de gemeenteraad (in consultatie) nog aanvullende bestuurlijke kaders vast te stellen.

10. Hoe? Maak hierbij gebruik van de Noordwijkse communicatie – middelenmix. Vraag hierbij tijdig advies aan een communicatieadviseur over de communicatie- en participatieaanpak.

• □

  JA, er is advies vanuit communicatie

• □

  NEE*, er is (nog) geen advies vanuit communicatie gegeven/noodzakelijk

Eventuele toelichting gebruik communicatie- middelenmix:

11. Het speelveld, de spelers en de participatielader

Wie worden er uitgenodigd om mee te doen?

Bepaal de rol, plaats de spelers in het onderstaand figuur.

6.2 Participatie Evaluatie Formulier (intern)

6.3 Adviesraden en wijkverenigingen