Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit inkoop jeugdhulp ten behoeve van Jeugdhulpteam zorgintensieve locaties gemeente Hengelo

• 1.

  Aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Hengelo (hierna: aanbestedende dienst) mandaat, volmacht en machtiging te verlenen om mede namens Deelnemer als de aanbestedende dienst in deze aanbesteding op te treden.

• 2.

  De betrokken gemeenten zijn: Hengelo, Borne, Hof van Twente en Enschede. De gemeente Hengelo is penvoerder voor deze samenwerking en zal daarom ook de aanbestedingen op zich nemen.

• 3.

  De aanbestedende dienst is bevoegd onder-volmacht te verlenen aan haar eigen inkoper of aan de inkoper van een andere aan de aanbesteding deelnemende gemeente.

• 4.

  Deelnemer neemt deel aan het gehele aanbestedingstraject, dat wil zeggen: vanaf het moment van ondertekening van dit mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit tot en met het namens alle deelnemers ondertekenen van de overeenkomst(en), alsook besluiten tot verweer in een juridisch geschil of klachtprocedure.

• 5.

  Dit mandaatbesluit is mede gericht op het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten ten behoeve van de inkoop jeugdhulp voor Jeugdhulpteam (JHT).

• 6.

  Deelnemer verleent aan de aanbestedende dienst de benodigde vertegenwoordigingsbevoegdheden om namens Deelnemer op te treden als aanbestedende dienst en het aanbestedingsproces te begeleiden. Onder het begeleiden van het aanbestedingsproces wordt onder andere verstaan:

  • a.

    het opstellen van de aanbestedingsdocumenten (zoals programma van eisen, bestek, selectieleidraad, overeenkomst, etc.);

  • b.

    het opstellen en bewaken van de planning;

  • c.

    de wettelijk voorgeschreven publicaties op de daarvoor bestemde platforms (websites);

  • d.

    het (eventueel) uitzetten van de door inschrijvers gestelde vragen, inclusief het coördineren en publiceren van de antwoorden;

  • e.

    het formuleren en opstellen van de beoordelingsprocedure (beoordelings- en gunningssystematiek) en de uitvoering daarvan;

  • f.

    het opstellen van een proces-verbaal van aanbestedingen en het ter kennisgeving versturen aan Deelnemers;

  • g.

    het versturen van de aanbestedingsuitslag aan inschrijver(s) (gunningsbeslissing);

  • h.

    het – al dan niet, geheel of gedeeltelijk - van toepassing verklaren van de algemene inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst;

  • i.

    het als enige aangewezen persoon voeren van correspondentie met (potentiële) inschrijver(s);

  • j.

    voor zover nodig het besluiten tot en het feitelijke voeren van verweer tegen partijen die een onmiddellijke voorziening bij voorraad verzoeken met betrekking tot de gunningsbeslissing (juridisch geschil) of in een klachtenprocedure;

  • k.

    het aangaan en ondertekenen van de overeenkomst(en).

• 7.

  De voorbereiding en de uitvoering van de aanbesteding, beslissingen omtrent het staken of voortzetten van de aanbesteding en de (inhoudelijke) beoordeling van de inschrijvingen door toetsing van de (gunnings-)criteria en eisen/voorwaarden die in de aanbestedingsdocumenten zijn opgenomen, worden gedaan c.q. genomen in overeenstemming met een hiervoor gezamenlijk in het leven geroepen werkgroep waarvan de aanbestedende dienst deel uitmaakt. In de werkgroep is in principe namens iedere aan de aanbesteding deelnemende gemeente een vertegenwoordiger aanwezig die beschikt over voldoende bevoegdheden om deze rol op een voortvarende wijze te kunnen vervullen. Indien Deelnemer afziet van deelname in de werkgroep zal Deelnemer dit vooraf schriftelijk te kennen geven aan aanbestedende dienst. Binnen de werkgroep worden besluiten op basis van consensus genomen.

• 8.

  Deelnemer verstrekt tijdig de door de aanbestedende dienst gevraagde c.q. benodigde informatie en voorkomt dat het aanbestedingstraject vertraging ondervindt als gevolg van het uitblijven van aan Deelnemer gevraagde informatie.

• 9.

  Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie.

• 10.

  De kosten van een eventuele juridische procedure, zoals bijvoorbeeld griffierechten en advocaatkosten, worden aan Deelnemer naar rato van de eigen ingebrachte omzetprognose van deze aanbesteding door de aanbestedende dienst in rekening gebracht.

• 11.

  Deelnemer zal aan de aanbestedende dienst actief medewerking verlenen in (juridische) geschillen met inschrijvers en zich onthouden van zelfstandige voegingen, tussenkomsten en uitingen.

• 12.

  Deze volmacht van Deelnemer geeft de aanbestedende dienst geen toestemming voor het treffen van een financiële schikking met inschrijvers.

• 13.

  Door de rechter gehonoreerde schadeclaims die voortvloeien uit deze aanbesteding worden door Deelnemer in beginsel naar rato van de eigen ingebrachte omzetprognose (in €) verrekend. Indien er sprake is van een door de rechter gehonoreerde schadeclaim die zijn oorzaak vindt in het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie door Deelnemer, dan dient Deelnemer de schadeclaim in zijn geheel zelf te dragen. Dit laatste geldt ook voor kosten van juridische dienstverlening als bedoeld in onderdeel 8.

• 14.

  Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het contractbeheer, leveranciers- en contractmanagement en de contractadministratie van de overeenkomst(en).

• 15.

  Deelnemer zal zich uitdrukkelijk onthouden van het maken van afwijkende afspraken met de winnaar(s) van de aanbesteding.

• 16.

  De ondertekening van eventuele besluiten luidt:

‘Het college van burgemeester en wethouders van Enschede,

namens deze,

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo’

gevolgd door de handtekening van de burgemeester of een wethouder van de gemeente Hengelo.

• 17.

  De ondertekening van overeenkomsten luidt:

‘de burgemeester van Enschede,

namens deze,

de burgemeester van de gemeente Hengelo’

gevolgd door de handtekening van de burgemeester.

• 18.

  Indien ondervolmacht is verleend, als bedoeld in artikel 3 luidt de ondertekening:

‘de burgemeester van Enschede,

namens deze,

de burgemeester van de gemeente Hengelo

namens deze,’

gevolgd door de naam, functie en handtekening van de functionaris.

• 19.

  Bij feitelijke handelingen waarbij machtiging aan de orde is, zijn bij ondertekening artikel 16 en 17 van overeenkomstige van toepassing.

• 20.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 21.

  Dit besluit wordt aangehaald als “Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit inkoop jeugdhulp ten behoeve van Jeugdhulpteam zorgintensieve locaties gemeente Hengelo”.