Financiële verordening Openbaar Lichaam Sociaal

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het openbaar lichaam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het openbaar lichaam, om te komen tot een goed inzicht in:

  • a.

    de financieel-economische positie;

  • b.

    het financiële beheer;

  • c.

    de uitvoering van de begroting;

  • d.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • e.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  rechtmatigheidsverantwoording: De rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• d.

  openbaar lichaam: Gemeenschappelijke Regeling Sociaal.

Artikel 2 Programmabegroting en jaarstukken

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt de taakvelden en de beleidsopgaven per begrotingsprogramma vast.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt per begrotingsprogramma of beleidsopgave de beleidsindicatoren vast.

• 4.

  In de jaarstukken legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over de uitvoering van de begroting en de rechtmatigheid.

Artikel 3 Kaders en verantwoording

• 1.

  Het Financieel kader wordt uitgewerkt in een Uitgangspuntennotitie. De notitie legt de regionale en lokale uitgangspunten en beleidskeuzes vast en vormt de basis van de begroting. Jaarlijks wordt de notitie opgesteld en in januari voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Het opstellen van de notitie is een gezamenlijk proces met gemeenten, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid. De gemeenten brengen hun wensen inzake lokaal beleid in.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 30 april aan het Algemeen Bestuur de ontwerp-begroting voor het volgend begrotingsjaar met een meerjarenraming. Het Dagelijks Bestuur zendt de ontwerp-begroting uiterlijk twaalf weken voor het vaststellen van de ontwerp-begroting door het Algemeen Bestuur toe aan de raden van de Gemeenten. De ontwerpbegroting wordt gelijktijdig toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting en meerjarenraming vast vóór 30 september.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 15 april de concept-jaarstukken over het voorliggende boekjaar ter informatie aan de raden van de Gemeenten. De concept-jaarstukken worden tegelijkertijd aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken vast vóór 15 juli. Indien er bij de concept-jaarstukken voorstellen worden gedaan voor het bestemmen van resultaat die meer dan 250.000 euro bedragen, dan wordt er een officiële zienswijzeprocedure gelopen richting de raden van de Gemeenten.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten alsook de stortingen en de onttrekkingen aan reserves per programma.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de daarin opgenomen vervangingsinvesteringen.

• 3.

  Voor investeringen waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussentijdse bestuursrapportages in het Algemeen Bestuur doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten en investeringskredieten, en voor het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 5 Actualisatie begroting en tussentijdse bestuursrapportage

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van twee tussentijdse bestuursrapportages die de vorm hebben van een voorjaarsbrief en najaarsbrief.

• 2.

  De voorjaarsbrief bevat de feitelijke actualisatie van de begroting van het lopende boekjaar en het concept gaat gelijktijdig de route in met de begroting van het volgende jaar.

• 3.

  De najaarsbrief bevat een uiteenzetting over de uitvoering en gaat in op afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel wat betreft lasten en baten, investeringen, risico’s als realisatie.

• 4.

  De voorjaarsbrief wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden voor definitieve vaststelling gelijktijdig met de begroting van het volgende jaar. De najaarsbrief wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden voor definitieve vaststelling uiterlijk in de maand december.

• 5.

  De voorjaarsbrief wordt door het Dagelijks Bestuur aan de raden van de Gemeenten toegezonden voor zienswijze.

• 6.

  De najaarsbrief wordt niet voor zienswijze aangeboden.

Artikel 6 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van het openbaar lichaam, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 125.000 nader toegelicht.

Artikel 7 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur uiterlijk in december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 8 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3.

  Bij de investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b.

    er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c.

    de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage (voorjaarsbrief of najaarsbrief).

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 6.

  Onderschrijdingen van lasten of investeringsprojecten, en/of onderschrijding en/of overschrijding van de baten ten opzichte van de laatste in het verslagjaar door het Algemeen bestuur geautoriseerde begrotingswijziging worden in het kader van begrotingsrechtmatigheid als tijdige melding aangemerkt als deze gemeld en toegelicht worden in de jaarrekening.

Artikel 9 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Artikel 10 Waarderen en afschrijving vaste activa

De regels omtrent waarderen en afschrijven van vaste activa zijn in een aparte nota “Activabeleid” vastgelegd.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur tenminste eens in de vier jaar een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt het risicomanagement, risico-inventarisatie, rapportage over risico's en beleid inzake weerstandsvermogen en vorming en besteding van reserves.

Artikel 12 Incidentele baten en lasten

Het grensbedrag voor het opnemen van de incidentele baten en lasten in het verplichte overzicht incidentele baten en lasten in jaarrekening en begroting bedraagt € 100.000.

Artikel 13 Overhead

• 1.

  Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

• 2.

  Het takenpakket van een functie is de basis om het onderscheid te bepalen tussen toerekening aan het primaire proces of overhead.

• 3.

  De volgende indeling van overhead wordt voor de organisatie gehanteerd:

  • a.

    Personeel: Directie, Control inclusief concerncontroller, Strategie, de opgavemanagers van de vijf Opgaven. Het PIOFACH deel van de formatie en inhuur van de opgaven Dienstverlening en Bedrijfsvoering en het organisatieonderdeel Drechtwerk, voor zover niet toe te rekenen aan het primaire proces.

  • b.

    Materieel: Huisvestingskosten en facilitaire kosten van de kantoorpanden en het werkplein, personeelsgerelateerde budgetten, generieke ICT kosten, accountantskosten, bijdrage aan de Servicegemeente Dordrecht en bureau- en afdelingskosten.

• 4.

  Voor het naar rato toerekenen van de personeelslasten aan verschillende taakvelden, wordt een ondergrens gehanteerd. De ondergrens voor het medewerkers niveau is 25%. De ondergrens voor het niveau van een organisatieonderdeel is 10% van dit onderdeel.

• 5.

  De overheadsverdeling geldt vanaf de begroting 2026.

Artikel 14 Financieringsfunctie

Het financieringsstatuut bevat de meerjarige kaders voor de financieringsactiviteiten. Dit statuut bevat tevens de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie. Het Dagelijks Bestuur beziet eens in de twee jaar of er aanleiding is het statuut te actualiseren.

Artikel 15 Financiering

In de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken worden de verplichte onderdelen van het Besluit Begroting en Verantwoording opgenomen. Tevens wordt het beleid uit het financieringsstatuut opgenomen.

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1.

  De kaders over het financieel risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen alsmede de gewenste weerstandscapaciteit worden vastgelegd in de nota over het risicomanagement en het weerstandsvermogen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang, en de (financiële) impact gerelateerd aan de omvang en de inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Risico’s worden opgenomen die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De ondergrens van een materieel risico bedraagt € 100.000.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit, en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

• 4.

  Afwijkingen van importantie op de risico's of de weerstandscapaciteit worden vermeld in de tussentijdse bestuursrapportages zoals bedoeld in artikel 5.

Artikel 17 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken geeft het Dagelijks Bestuur een toelichting op de geconstateerde onrechtmatigheden zoals die in de jaarrekening zijn gepresenteerd en geeft een verklaring hiervoor alsmede maatregelen ter voorkoming hiervan in de toekomst.

Artikel 18 Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf Verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten provincies en gemeenten opgenomen.

Artikel 19 Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval de voortgang van het geplande onderhoud aan kapitaalgoederen op.

Artikel 20 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren voor de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten van het gevoerde beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 21 Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.

Artikel 22 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van het openbaar lichaam en een eenduidig toewijzing van de taken van het openbaar lichaam aan de organisatieonderdelen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden en beleidsopgaven;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 23 Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het openbaar lichaam met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 24 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2024.

• 2.

  De Financiële verordening Openbaar Lichaam Sociaal, zoals vastgesteld op 14 september 2024, wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 25 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Financiële verordening Openbaar Lichaam Sociaal'.