Beleidsplan (V)IC 2025 -2028

Vanaf 1 januari 2025 is de gemeente Achtkarspelen weer een compleet zelfstandige organisatie. De ambtelijke samenwerking met gemeente Tytsjerksteradiel is beëindigd. Alleen voor de ICT-dienstverlening aan de interne organisatie blijft de (gewijzigde) gemeenschappelijk regeling nog drie jaar bestaan in de vorm van een bedrijfsvoering organisatie. Dit beleids- en controle plan is van toepassing op de bedrijfsvoering binnen de gemeente Achtkarspelen voor de boekjaren 2025 t/m 2028.

1.1 Wettelijke grondslag

Conform artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet dient de gemeente zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheid worden negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden. Zes criteria worden door de accountant afgedekt bij de controle van de getrouwheid op de jaarrekening, dit hoeft niet afzonderlijk vermeld en getoetst te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Vanaf boekjaar 2023 heeft het college een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. In deze verklaring verantwoordt het college zich over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen aan de raad. Dit is gericht op de drie hiervoor rood geschreven onderdelen: de begrotingsrechtmatigheid, het voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik (hierna M&O).

Dit plan richt zich voornamelijk op de borging van de financiële rechtmatigheid. Het is een controleplan gericht op het waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig worden uitgevoerd en ordentelijk zijn geadministreerd.

1.2 Doel van dit beleidsplan1

Dit beleidsplan geeft aan hoe de (verbijzonderde) interne controle voor 2025 en verder bij de gemeente is ingericht en wordt uitgevoerd. Het is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat financiële beheershandelingen rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. De interne controles vinden plaats aan de hand van het jaarlijkse interne controle plan (ICP). Het ICP is een dynamisch document, dat wil zeggen dat er jaarlijks een herziening kan plaatsvinden.

Het is van belang dat deze controles zichtbaar en reproduceerbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, intern voor het management, de interne controleurs en extern voor de accountant. De accountant maakt bij het jaarlijkse controlewerk gebruik van de interne controle (IC) en de Verbijzonderde interne controle (VIC) rapportages voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid van de organisatie als ook om te toetsen of de rechtmatigheidsverklaring van het college getrouw tot stand gekomen is.

De resultaten uit de IC geven informatie over in hoeverre de gemeente beheersing heeft op de bedrijfsvoering, oftewel ‘in control’ is. Een goedwerkend systeem van IC is een belangrijke pijler waarop de gemeente moet kunnen steunen betreffende de rechtmatigheid en de getrouwheid. Maar het levert ook belangrijke informatie over de kwaliteit van processen en managementinformatie. Uit de bevindingen volgen diverse aanbevelingen en worden risico's geconstateerd. Daarmee vormt de IC voor de sturing van de organisatie een belangrijke basis. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de controles in de 1e lijn worden uitgevoerd, dus laag in de organisatie, dicht op de uitvoering van de processen.

Een juiste combinatie van onderstaande pijlers borgen een continue verbetering van het controle proces dat leidt tot aantoonbaar in control zijn. Het geeft de gemeente informatie over de kwaliteit en risico's (zowel juridisch als financieel) van de organisatie en maakt inzichtelijk waar het management mee aan de slag moet.

Het beleidsplan betreft de inrichting en borging van punt 3 t/m 5: AO/IB en de (verbijzonderde) interne controle is mede basis voor de controle op financiële rechtmatigheid en de vertaling daarvan naar de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

In het jaarlijkse ICP is een lijst opgenomen van de bedrijfsprocessen die, na afstemming met de accountant, gemarkeerd zijn als significant voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid. De lijst in de bijlage is voor boekjaar 2025. Het controle jaarplan zal jaarlijks voorafgaand aan het boekjaar worden vastgesteld door het college en de raad wordt hierover geïnformeerd. Naast de financiële rechtmatigheid worden voor de rechtmatigheid steeds meer eisen aan gemeenten gesteld. Dit vormt een dynamisch geheel.

De accountant richt zich vooral op de financiële rechtmatigheid. De gemeenten krijgen in toenemende mate te maken met aanvullende eisen die vaak verder gaan dan de financiële rechtmatigheid. Het controle jaarplan neemt ook deze andere processen mee. Dit sluit aan bij de Gemeente Bredere Risico Analyse (GBRA) die basis voor het beleidskader risicomanagement.

In dit beleidsplan worden achtereenvolgens behandeld:

• –

  De kaders waarbinnen de (verbijzonderde) interne controle plaatsvindt en de samenhang/uitlijning met andere processen.

• –

  De organisatie en inbedding van de interne controle binnen de organisatie en de verantwoordelijkheden.

• –

  De uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle.

• –

  De analyse van de uitkomsten van de interne controle en de wijze van rapporteren.

In dit hoofdstuk worden de kaders waarbinnen de interne controle plaatsvindt beschreven. Daarnaast wordt de samenhang met de administratieve organisatie en het risicomanagement geduid. Het controle gebouw van de gemeente is gebaseerd op het zogenaamde ‘Three lines of defence’ model.

2.1 Wettelijk kader

Vanuit de wet gelden de volgende kaders voor de rechtmatigheidscontrole:

• –

  Gemeentewet (meer specifiek hoofdstuk XIV, administratie en controle);

• –

  Het geldende Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) inclusief eventuele wijzigingsbesluiten;

• –

  Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO);

• –

  Kadernota rechtmatigheid (Commissie BBV);

• –

  Verordeningen en protocollen gemeenten ingevolge artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet.

• –

  Relevante overige wetgeving zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsregels, de Jeugdwet etc.

Naast de externe kaders gelden nog de interne kaders. Deze zijn opgenomen in het jaarlijks door de raad vast te stellen normenkader.

Per significant bedrijfsproces wordt gewerkt met een checklist die de basis is voor de interne controles. Deze checklist en de controlesystematiek worden jaarlijks geëvalueerd. De lijst met processen die worden gecontroleerd zijn opgenomen in het jaarlijkse ICP Het overzicht van te controleren processen voor boekjaar 2025 is in de bijlage bij dit beleids- en controleplan opgenomen. Deze zijn afgestemd met de accountant. De controle met bevindingen vormt een basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.

De controle van de significante bedrijfsprocessen is vooralsnog een gegevensgerichte controle. Hierbij wordt aan de hand van documentatie en de financiële administratie een deelwaarneming gedaan en vastgesteld of de gecontroleerde euro’s/ post getrouw is en rechtmatig is besteed. De ambitie is om procesgericht toetsing in de (nabije) toekomst te ontwikkelen en hierbij gebruik te maken van data-analyse en IT-controles.

3.1 Toetsingscriteria

Voor de interne controles worden de criteria vanuit de geldende Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV gehanteerd.

Bij de grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening geeft het college reeds aan dat de jaarrekening in overeenstemming met het BBV is opgesteld. De accountant verklaart dat de jaarrekening een getrouwe weergave is van de baten en lasten, als de activa en de passiva. Blijven over de laatste drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijke gebruik criterium.

3.2 Foutenevaluatie

Als er fouten worden geconstateerd dient eerst te worden vastgesteld of het onrechtmatige beheershandelingen zijn met een mogelijk financieel gevolg zijn of dat het onrechtmatige beheershandelingen zijn zonder mogelijke financiële gevolgen betreft. Formele fouten zijn wel aandachtspunten voor de AO/IB en worden gerapporteerd, maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Geconstateerde fouten kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld:

Nader onderzoek van fouten geschiedt in overleg met de 2e lijn (concern auditor). Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen, wanneer het een afwijking van interne regelgeving betreft, worden hersteld door de raad of het college. Dit kan als volgt:

• –

  Afhankelijk van het mandaat: de raad of het college stelt een voorwaarde buiten werking, er is dan geen intern en/of extern effect;

• –

  De raad keurt de werkwijze goed (indemniteitsprocedure);

• –

  Middels een hardheidsclausule keurt het college een onrechtmatigheid goed. Dit kan alleen op dossierniveau. Goedkeuring van de gehele massa kan alleen door de raad.

3.3 Single information Single audit (Sisa)

In de jaarrekening wordt de zogenaamde SISA-bijlage toegevoegd waarin de verantwoording wordt gedaan van de SISA-uitkeringen. SISA-uitkeringen zijn doeluitkering van het rijk of provincie. Ten behoeve van de SISA-regelingen zijn er per regeling verplichte rapportageformats beschikbaar. Deze rapportages worden door de gemeente (verantwoordelijkheid team Financiën, Administratie en Belastingen ingediend bij het rijk of de provincie om verantwoording af te leggen. Dit is een separaat onderdeel binnen de interne controle (opzet, bestaan en werking). De accountant controleert de getrouwheid van de ingediende verantwoordingen en rapporteert hierover bij de jaarrekening.

3.4 Bepaling materialiteit/ significant bedrijfsproces

Het materialiteitsbeginsel speelt een steeds belangrijkere rol bij de controle van de jaarrekening. Het materieel belang wordt als volgt omschreven: ‘’De mogelijke afwijking van een post of van een som van posten in een verantwoording (bv. Jaarrekening) is van materieel belang indien kennisname daarvan voor de oordeelsvorming van gebruikers van de verantwoording noodzakelijk is.’’

Het materialiteitsbeginsel geeft dus aan wat de toelaatbare onnauwkeurigheid mag zijn in grootte en samenstelling van het vermogen en resultaat, zonder dat deze onnauwkeurigheid invloed heeft op de oordeelsvorming van belanghebbenden.

Bij het bepalen van de processen wordt op basis van het voorzichtigheidsbeginsel uitgegaan van de totale last van de jaarlijkse begroting.

3.5 Te hanteren goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.

3.5 Intern controle plan (ICP)

Jaarlijks stelt het college het ICP vast. Dit wordt ter informatie gedeeld met de raden. In het ICP wordt bepaald welke processen uit het meerjarig (V)IC-plan onderdeel uitmaken van de jaarlijks uit te voeren IC. De processen voor de controles in 2025 zijn in bijlage 3 opgenomen.

Het uitgangspunt hierbij is die processen in het ICP op te nemen waarvoor geldt dat:

• –

  De risico’s in de processen als hoog zijn ingeschat (jaarlijks controleren);

• –

  Op één of andere wijze significante uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden;

• –

  Registraties en verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voortvloeien;

• –

  Bij eerder controles verbeterpunten zijn geconstateerd.

• –

  Bij niet jaarlijkse processen een frequentie is afgesproken die valt in het betreffende controlejaar.

Daarnaast staat het vanuit de organisatie vrij om themacontroles – niet zijnde 213a onderzoeken - uit te voeren, denk bijvoorbeeld bij incidentele verstrekkingen zoals de energietoeslag of leefgeld opvang ontheemden. De voornoemde uitgangspunten zijn hierbij een indicatie om een specifieke controle te doen.

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de verantwoordelijkheden betreffende de rechtmatigheidsverantwoording momenteel in de gemeente belegd zijn.

4.1 Raad

De opdrachtverstrekking aan de accountant met betrekking tot de controle van de jaarstukken vindt plaats door de raad. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. De raad stelt bij de aanbesteding en het contracteren van de dienstverlening voor de accountantscontrole vast wat de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen zijn;

Jaarlijks worden de goedkeuringstoleranties, de verantwoordingsgrens en de rapportage grens door de raad vastgesteld. Hierbij wordt tevens het normenkader vastgesteld wat een belangrijke basis is voor het voorwaardencriterium. De raad stelt de jaarrekening vast. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving hebben heeft de raad de bevoegdheid om bij voldoende uitleg omtrent deze onrechtmatige handelingen achteraf decharge te verlenen aan college (indemniteitsprocedure4). Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende, dan is de raad verantwoordelijk om het college op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren.

4.2 College

De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur ligt bij het College van B&W. Het College van B&W richt daarvoor de administratie en interne beheersing zodanig in, dat het verantwoording kan afleggen. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan. Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een (verbijzonderd) intern controleplan (VIC). Het College van B&W geeft invulling aan de verplichting om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen bij de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van het getrouwheidsoordeel van de accountant.

4.3 Accountant

De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld van de jaarstukken inclusief de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. Daarnaast rapporteert de accountant zijn constateringen aan het college in een managementletter en aan de raad een rapport van bevindingen. De accountant maakt hiervoor mede gebruik van het (V)IC-plan en de uitgevoerde (V)IC.

4.4 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke uitvoering van de VIC. Een rapportage van alle bevindingen met aanbevelingen over het voorgaande boekjaar wordt eenmaal per jaar aan de directie aangeboden die vervolgens rapporteert aan het college. Daarnaast ontvangt de directie een halfjaar rapportage. De directie is gesprekspartner voor het college als het gaat om de uitkomst van de VIC rapportages en de impact hiervan.

4.5 Concern controller

In onze organisatie is voorzien in een onafhankelijke control functie. De functie concerncontroller ressorteert hiërarchisch onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur en kan vanuit een onafhankelijke positie rechtstreeks aan de directie en/of het college adviseren. De concern controller heeft een eigen verantwoordelijkheid. De concern controller vormt de 3e lijn controle en beoordeeld in die hoedanigheid de kwaliteit van het VIC proces in de organisatie en rapporteert hierover aan de directie. De concern controller adviseert de directie over de rapportages die voortkomen uit de rechtmatigheidsverantwoording en risicorapportages.

De concerncontroller heeft, indien nodig, een rechtstreekse rapportage- en escalatielijn naar het college. Daarnaast is van belang dat de concerncontroller adviseert en een bijdrage levert aan de sturing zowel aan de voorkant als aan de achterkant (kwaliteit interne controles en het toetsen van adviezen of rapportages) van de bedrijfsprocessen.

4.6 Ambtelijke Regie VIC: Team Sturing, control & verantwoording.

De verschillende teams binnen de gemeente zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de eerste lijncontrole voor de eigen processen.

Vanuit het team Sturing, control & verantwoording wordt de 2e lijn verbijzonderde interne controle uitgevoerd en worden de rapportages, inclusief bevindingen en aanbevelingen opgesteld. Ook wordt vanuit dit team de voortgang op de uitvoering van de aanbevelingen/verbetering gemonitord en risicosessies georganiseerd en procesverbeteringen geïnitieerd en vastgelegd. Tevens verzorgt dit team de benodigde controles op basis van de nota Fraude, misbruik, oneigenlijk gebruik.

De ambtelijke regie voor het uit voeren van de (verbijzonderde) interne controle is belegd bij de concern auditor die onderdeel is van het team Sturing, control & verantwoording. De concern auditor zet de steekproeven uit. De concern auditor stelt de jaarlijkse eindrapportage op en de half jaar rapportage voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

De concern auditor stelt op basis van de bevindingen uit de controles de rechtmatigheids-verantwoording op die een plek krijgt in de jaarrekening.

De concern auditor is de opsteller van het controle beleidsplan en zorgt voor jaarlijkse vaststelling door de raad van de goedkeuringstolerantie, de verantwoordingsgrenzen en de rapportagegrenzen en het normenkader. De concern controller toetst het geheel op opzet, bestaan en werking (zie ook paragraaf 4.5 over de rol en verantwoordelijkheid van de concern controller).

4.7 Team Financiën, Administratie en Belastingen

Team Financiën, Administratie en Belastingen is verantwoordelijk voor de analyse op het begrotingscriterium en levert dit aan bij de concern auditor.

Het team zorgt ervoor dat de benodigde toelichting op basis van de verantwoordingsgrens en rapportage grens op de juiste wijze wordt opgenomen in de jaarrekening.

5.1 Planning

De concern auditor voert regie op de totale planning van de (V)IC controle. De afspraken over de frequentie van de controle als ook de uiterste datum van oplevering van controles worden integraal afgestemd met alle betrokkenen, inclusief directie en vastgelegd in een jaarplanning.

5.2 Wijze van rapportage

Het is van belang dat de interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd. Dit is belangrijk voor de reproduceerbaarheid van de resultaten. De lijnfunctionaris die de interne controle uitvoert, documenteert zijn werkzaamheden transparant en eenduidig. Er wordt zoveel als mogelijk op uniforme wijze gerapporteerd voor alle processen.

Per proces wordt inzichtelijk gemaakt:

• •

  Of er al dan niet sprake is van fouten en zo ja, welke fouten er zijn geconstateerd;

• •

  Of de geconstateerde fouten structureel of incidenteel zijn;

• •

  Of er bij geconstateerde fouten een herstelactie/correctie heeft plaatsgevonden.

Per proces wordt een dossier opgemaakt. Het dossier bestaat uit:

• •

  Controleformulier/oplegger gegevensgericht (steekproefmethode);

• •

  Onderliggende (getoetste) documenten;

• •

  Documenten behorend tot het normenkader.

De verschillende deel rapportages worden gedaan volgens een vastgesteld format met oplegger onder regie van de concern auditor. De rapportages worden in concept besproken met de procesverantwoordelijke en/of teamleider, eventuele aan- en opmerkingen worden meegenomen in de definitieve rapportage. Op basis van de rapportages uit de eerste en tweede lijn wordt door de concern auditor een totaalrapportage opgesteld voor de concern controller, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het college.

5.3 Vertaling bevindingen naar rechtmatigheidsverantwoording

De concern auditor vertaalt de bevindingen uit de (V)IC en de bevindingen vanuit de controle op het beleid Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik naar de fouten en onzekerheden die opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij ligt de focus op het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De focus voor het begrotingscriterium ligt bij het team Financiën, Administratie & Belastingen. Zie voor duiding onderstaand schema.

De Commissie BBV geeft in de Kadernota Rechtmatigheid nadere aanwijzingen over de informatie die het college in de paragraaf in de jaarstukken (alsmede in de begroting op te nemen paragraaf) moet en/of kan opnemen12. In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college de volgende onderwerpen behandelen:

• •

  De oorzaken toelichten voor de geconstateerde onrechtmatigheden;

• •

  Een verklaring geven voor de geconstateerde onrechtmatigheden. Er kunnen bijvoorbeeld redenen zijn waarom er afgeweken is van een voorschrift in een regeling. Redenen die wellicht ook al eerder besproken zijn met de Raad. Ook als de rechtmatigheidsfouten lager zijn dan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens kunnen in de paragraaf bedrijfsvoering de wel geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden vermeld. Dit kan verstandig zijn voor de rechtmatigheidsfouten die de accountant op basis van afspraken tussen de raad en accountant in het verslag van bevindingen zal opnemen.

5.4 Opvolging aanbevelingen

De uit de rapportage voorvloeiende aanbevelingen en actiepunten zijn een uitvoeringsverantwoordelijkheid van de proceseigenaren en worden toegevoegd aan de interne verbetermonitor voor periodiek rapportage over de opvolging. De concern auditor voert regie op de verbetermonitor.

5.5 Evaluatie en mogelijke aanpassing Beleidsplan

Dit beleidsplan zal in 2026 intern worden geëvalueerd. Indien nodig wordt het plan geactualiseerd en worden aanpassingen voorgelegd aan college en/of raad. Reden om dit na boekjaar 2025 te doen is de opbouw van de hernieuwde organisatie van de gemeente Achtkarspelen. De verwachting is dat in 2026 beter zicht is op de taken, rollen en verantwoordelijkheden in de hernieuwde organisatie. Dan is er ook een scherper beeld van de ontwikkelingen rondom interne controle en de eventuele aanscherpingen en wijzigingen van de recent ingevoerde verplichte rechtmatigheidsverklaring (commissie BBV).

De rechtmatigheidsverantwoording is recent van kracht geworden. De verwachting is dat op basis van de eerste bevindingen dit mogelijk tot aanpassing zal leiden in de BBV en de BADO. In deze notitie wordt op sommige plekken naar de BADO-notitie en de BBV verwezen. Mochten de wijzigingen van toepassing zijn op hetgeen in deze notitie staat dan wordt de geactualiseerde BBV of BADO leidend omdat dit wettelijk kader is. Ze overschrijven in dat geval automatisch datgene wat in deze notitie staat.

Alleen wanneer de wijzigingen impact hebben op de manier waarop taken, verantwoordelijkheden en processen in deze notitie zijn vastgelegd wordt de notitie geactualiseerd en opnieuw ter besluitvorming voorgelegd.