Verordening Auditcommissie Waterschap Brabantse Delta

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. commissie: de commissie Financiën, Bedrijfsvoering en Digitalisering;

• b. het algemeen bestuur: algemeen bestuur van Waterschap Brabantse Delta;

• c. het dagelijks bestuur: dagelijks bestuur van Waterschap Brabantse Delta;

• d. accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant;

• e. auditcommissie: de door het algemeen bestuur als zodanig ingestelde werkgroep in de zin van art. 35 van het reglement van orde voor commissies en werkgroepen waterschap Brabantse Delta.

Artikel 2 Instelling en doel

• 1. Er is een werkgroep die door het algemeen bestuur wordt ingesteld voor de duur van de bestuursperiode en wordt aangeduid als auditcommissie.

• 2. Het doel van de auditcommissie is om vanuit de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur, de daartoe benoemde rapportages en aandachtsgebieden financieel-technisch te doorgronden, te beoordelen en (diepgaander) te bespreken en daarover a-politiek te adviseren aan de commissie.

Artikel 3 Taken

De auditcommissie:

• 1. Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 109 van de Waterschapswet en brengt advies uit over de benoeming aan de commissie.

• 2. Is het eerste bestuurlijke aanspreekpunt voor de door het algemeen bestuur benoemde accountant, heeft periodiek overleg met de accountant en laat zich informeren over acties die voortkomen uit de accountantscontrole en informeert en adviseert de commissie hierover.

• 3. Adviseert aan de commissie over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring, het accountantsverslag en de door het dagelijks bestuur afgegeven verklaring omtrent rechtmatigheid.

• 4. Adviseert de commissie over de financieel technische uitgangspunten bij de begroting.

• 5. Adviseert de commissie over de opzet en doorontwikkeling van het P&C-systeem en instrumentarium.

• 6. Bespreekt het jaarlijkse interne auditplan en beoordeelt de systematiek c.q. werkwijze ten aanzien van het monitoren van de voortgang van de door het algemeen bestuur overgenomen aanbevelingen van de rekenkamer.

• 7. Adviseert de commissie ten aanzien van nieuwe financiële wet- en regelgeving voor het waterschap.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

• 1. De auditcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden vanuit de commissie. De leden worden door het algemeen bestuur benoemd.

• 2. Bij de benoeming van de leden van de auditcommissie vormt hun expertise, ervaring, affiniteit en interesse op het gebied van de taken van de auditcommissie een belangrijk criterium.

• 3. De auditcommissie wijst uit haar midden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 4. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van lid van de commissie, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van het algemeen bestuur.

• 5. Bij een vacature start het algemeen bestuur de procedure op om daarin opnieuw te voorzien. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet het algemeen bestuur onverwijld in de ontstane vacature aangezien de auditcommissie anders niet meer kan functioneren.

• 6. De commissie kent vier vaste adviseurs, namelijk het lid van het dagelijks bestuur met de portefeuille financiën, de secretaris-directeur of diens plaatsvervanger, de concerncontroller en de manager Juridische Zaken, Financiën, Inkoop & Vastgoed. Indien dit noodzakelijk wordt geacht kunnen voor specifieke onderwerpen andere medewerkers gevraagd worden deel te nemen aan de bespreking van dat onderwerp. Dit altijd in overleg met de secretaris-directeur of diens plaatsvervanger.

Artikel 5 Secretaris

De secretaris-directeur draagt zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris en een plaatsvervangend ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris zorgt in afstemming met de voorzitter voor de planning, agenda’s, uitnodigingen en stukkenstroom, actie en toezeggingenlijst en de adviezen aan de commissie.

Artikel 6 Vergaderingen en werkwijze

• 1. De auditcommissie vergadert in beginsel vier keer per jaar. Als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen kan er een extra vergadering worden belegd.

• 2. De vergaderingen van de auditcommissie worden opgenomen in de reguliere vergaderkalender van de commissies van het algemeen bestuur.

• 3. De voorzitter belegt de vergaderingen. De secretaris draagt in opdracht van de voorzitter zorg voor dat de uitnodigingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

• 4. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden. Slechts bij uitzondering worden stukken nagezonden.

• 5. De secretaris maakt een actie- en toezeggingenlijst van elke vergadering en formuleert de aan de commissie uit te brengen adviezen.

• 6. De auditcommissie stelt voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar een jaarplan vast voor het komende kalenderjaar met daarin de specifieke onderwerpen en aandachtsgebieden voor dat jaar. Het concept jaarplan wordt afgestemd met de commissie voordat dit door de auditcommissie wordt vastgesteld.

Artikel 7 Adviezen

• 1. Adviezen van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van de aanwezige leden.

• 2. De secretaris stelt ter vergadering het advies op en daar wordt direct door de auditcommissie over besloten.

• 3. De secretaris, biedt namens de voorzitter van de auditcommissie, de adviezen aan de voorzitter van de commissie aan om op de agenda van de commissie te plaatsen.

Artikel 8 Bevoegdheden

• 1. De auditcommissie is bevoegd aan de commissie over de in artikel 3 genoemde taken adviezen uit brengen.

• 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 genoemde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met leden van het dagelijks bestuur, de accountant en de organisatie. Ook kunnen zij externe deskundigen zoals de accountant uitnodigen om deel te nemen aan de beraadslagingen over specifieke onderwerpen.

• 3. De auditcommissie is bevoegd voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van een accountant.

Artikel 9 Besloten vergaderingen

• 1. De auditcommissie vergadert in beslotenheid, wel kan de auditcommissie besluiten een openbare bijeenkomst te beleggen. De actie en toezeggingenlijst en haar adviezen aan de commissie zijn openbaar.

• 2. Leden van het algemeen bestuur en burgerleden kunnen desgewenst de vergaderingen van de auditcommissie bijwonen als toehoorder.