Kaderstellende evenementennota

Inleiding

De gemeente Lingewaard heeft ruim 5 jaar gewerkt met het Evenementenbeleid gemeente Lingewaard 2012. Hierin is een kader geschetst voor een uitvoeringsnota van het college. Destijds is met het oog op bezuinigingen de faciliterende rol van de gemeente beperkt. Dit houdt in dat commerciële evenementen sindsdien niet meer gefaciliteerd werden door de gemeente.

De raad heeft aan het college de opdracht gegeven om het beleid te evalueren in samenspraak met evenementenorganisaties en andere geïnteresseerden om zo te komen tot een breed gedragen kaderstellende evenementennota.

Waarom een kaderstellende evenementennota?

Door het opstellen van een kaderstellende evenementennota heeft de gemeente de regie op de organisatie van evenementen en kunnen in de uitvoeringsnota bepalingen opgenomen worden over bijvoorbeeld de opstelling van geluidsinstallaties, duur van de evenementen, evenementenlocaties, proces van vergunningverlening, veiligheid e.d.

Grofweg kan het beleid rondom evenementen opgesplitst worden in twee delen:

• -

  De kaderstellende evenementennota wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Dit bevat op hoofdlijnen de algemene kaders: visie, doel, facilitaire ondersteuning en de rol van de gemeente en organisator.

  De uitvoeringsnota evenementen wordt vastgesteld door het college. Dit geeft een concrete uitwerking van de kaderstellende evenementennota. In de uitvoeringsnota is vastgelegd waar aanvragen om evenementenvergunningen aan worden getoetst. Aan de hand hiervan is het mogelijk om op een transparante en eenduidige manier vergunningen te verlenen (of vergunningsaanvragen te weigeren) en klachten te behandelen.

Afbakening

Evenementen komen in verschillende verordeningen en beleidsstukken aan de orde. Verordeningen belichten evenementen bijvoorbeeld vanuit openbare orde, leges en subsidies. In beleidsnota's wordt dit verder uitgewerkt. Deze kaderstellende evenementennota is gebaseerd op de artikelen in de APV en is dus gebaseerd op de openbare orde. Hoewel bijvoorbeeld leges en subsidies van groot belang zijn voor organisatoren van evenementen, vormt dit dus geen onderdeel van deze nota.

Visie op evenementen

Evenementen zijn erg populair. Lingewaard is op het vlak van evenementen een levendige gemeente. Zo zijn er in 2016 156 vergunningsplichtige evenementen en 84 meldingsplichtige evenementen (dit zijn kleine evenementen zoals buurtfeesten) georganiseerd. Veel van deze evenementen worden georganiseerd door verenigingen in Lingewaard. Het bezoekersaantal loopt over het geheel erg uiteen: van twintig bezoekers tot vele duizenden bezoekers tijdens bijvoorbeeld de Huissense Dag, Kersenfeest Gendt, de Bemmelse Dweildag en de Nijmeegse Vierdaagse.

Imago

Door de vele evenementen die in Lingewaard georganiseerd worden, kent de gemeente een grote traditie van evenementen die zorgen voor de eigen identiteit van Lingewaard en voor dynamiek en leefbaarheid. De diversiteit aan evenementen draagt bij aan de levendigheid en aantrekkelijkheid van de gemeente voor inwoners, bezoekers en bedrijven. Daarnaast vergroten evenementen de maatschappelijke betrokkenheid en is het goed voor de economie. De gemeente Lingewaard heeft dan ook een groot belang bij het behouden van evenementen.

De slogan 'Lingewaard bloeit!' sluit aan bij het imago voor evenementen in Lingewaard. Deze slogan staat voor de kwaliteiten, het karakter en de ambities van Lingewaard. Het actieve verenigingsleven, vele vrijwilligers, een rijke cultuurhistorie en een goed ondernemers- en woonklimaat staan daarbij voorop. 'Lingewaard bloeit!' straalt dus de levendige gemeente Lingewaard uit.

Balans

Evenementen kunnen worden gecategoriseerd op basis van de bezoekersaantallen, geluidsproductie, aard van het evenement of mogelijke risico's. De gemeente Lingewaard wil evenementen toestaan en ondersteunen die positief bijdragen aan de leefbaarheid in de gemeente, de invloed op het imago en de bekendheid van de gemeente en de werkgelegenheid. Maar de vele evenementen kunnen natuurlijk ook voor overlast zorgen voor omwonenden. Daarnaast speelt ook veiligheid een steeds grotere rol bij evenementen. Ook hier wordt rekening mee gehouden, zie hierover meer bij de vergunningverlenende taak van de gemeente.

Met deze kaderstellende evenementennota wordt een balans gezocht tussen enerzijds de aantrekkingskracht van evenementen op bezoekers/toeristen, de werkgelegenheid en omzet en anderzijds de leefbaarheid, overlast en (verkeers)veiligheid.

Doelen

De doelen van de gemeente om de visie tot stand te doen komen, worden hieronder omschreven:

• -

  Profilering van de gemeente door de continuiteit van bestaande evenementen te waarborgen en het stimuleren van nieuwe evenementen die voldoen aan de visie van de gemeente;

• -

  Bezoekers aantrekken tot de gemeente Lingewaard door evenementen te bevorderen;

• -

  Facilitaire ondersteuning te bieden aan evenementenorganisaties door het beschikbaar stellen van aanwezige middelen;

• -

  Duurzame initiatieven stimuleren en hierin de evenementenorganisatie adviseren;

• -

  Bevorderen van het gemeenschapsgevoel en de sociale interactie;

• -

  Een evenwicht vinden tussen de toeristische attractiewaarde van een evenement en de openbare orde, veiligheid, leefbaarheid, milieu en gezondheidszorg rondom een evenement.

Facilitaire ondersteuning

Om de organisatoren van evenementen de ruimte te blijven geven om evenementen te kunnen organiseren, wil de gemeente de organisatoren van evenementen ondersteunen door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële organisatoren.

Bij facilitaire ondersteuning kan gedacht worden aan het ter beschikking stellen van dranghekken, verkeersborden, kliko's (miniafvalcontainers), bouwhekken, afzethekken, verkeershesjes, vlaggetjes, geleidebakens, afzetkegels en afzetpalen.

Hierbij geldt dat de gemeente de zaken faciliteert die zij in huis heeft. Dit betekent dat de gemeente:

• -

  niet faciliteert als materiaal, materieel of menskracht moet worden ingekocht of ingehuurd (zoals het huren van toiletten, grote containers e.d.), met uitzondering van de veegwerkzaamheden.

• -

  de huidige voorraad blijft behouden: indien materiaal kapot is, wordt dit vervangen.

Indien de gemeente niet kan voorzien in materiaal, zorgt de organisator hier zelf voor. De kosten zijn voor de organisator.

Daarnaast beschikt de gemeente over een podium en tribune. Deze worden voor evenementen gebruikt. Gelet op de Wet Markt en Overheid worden het podium en de tribune buiten het beheer van de gemeente gesteld.

Regierol van de gemeente

De rol die de gemeente op zich neemt ais het gaat om evenementen is het coördineren van de afstemming van actoren die in het kader van hun verantwoordelijkheid een rol hebben bij de organisatie van een evenement. Hierbij heeft de gemeente zijn eigen (wettelijke) verantwoordelijkheid waaronder de reguliere toezichthoudende taak, beheer van de openbare ruimte en vergunningverlening.

Vergunningverlening

Op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening is de burgemeester bevoegd een vergunning te verlenen voor een evenement. Aan deze vergunning kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden. Degene aan wie de vergunning wordt verleend, is verplicht de daaraan verbonden voorschriften en beperkingen na te komen ter bescherming van de (verkeers)veiligheid, de volksgezondheid, het milieu en de openbare orde.

Naast dat een evenement veel positieve effecten met zich meebrengt, kunnen er ook negatieve effecten aan kleven. Evenementen kunnen namelijk ook leiden tot overlast, zoals geluidsoverlast, verminderde bereikbaarheid, tijdelijke vermindering van parkeerplaatsen en vervuiling. Deze belangen worden beschermd door middel van voorschriften in de vergunning.

Het vergunningentraject is afhankelijk van de risicocategorie van het evenement. Voor alle vergunningsplichtige evenementen wordt advies gevraagd aan de politie, brandweer, de verkeerskundige en de VGGM om zo zicht te krijgen op de risico's van het evenement en daarvoor passende maatregelen te kunnen stellen in de vergunning.

Ze worden verdeeld in de volgende categorieën:

• -

  Meldingsplichtige evenementen: dit zijn de kleine evenementen, veelal buurt- en straatfeestjes.

• -

  Reguliere evenementen (A): dit zijn de evenementen die een beperkte omvang hebben waarbij het risico voor verstoring van de openbare orde en veiligheid minimaal geacht wordt. Hierdoor kan volstaan worden met de standaard maatregelen voor het houden van een evenement.

• -

  Aandacht evenementen (B): dit zijn evenementen die door bepaalde omstandigheden of kenmerken (bezoekersaantal, geschiktheid locatie) meer risico met zich brengen.

• -

  Risico-evenementen (C): dit zijn grootschalige evenementen met een verhoogd risico op ordeverstoringen of een mate van overlast die de leefbaarheid kan aantasten (bijv. gevaarlijke activiteit).

Deze categorieën zijn regionaal afgestemd met alle gemeenten binnen de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM).

Bij risicovolle evenementen zal de gemeente een overleg organiseren waarbij diverse afdelingen van de gemeente, de hulpdiensten en de organisator samen overleggen over de mogelijke risico's van een evenement, de maatregelen om deze risico's te voorkomen en de handhaving hiervan. Ook deze afspraken worden vastgelegd in de vergunning, in de vorm van voorwaarden.

Daarnaast vraagt veiligheid bij evenementen door veranderende regelgeving en nieuwe inzichten bijvoorbeeld naar aanleiding van calamiteiten steeds meer aandacht van de gemeente, bij zowel haar vergunningverlenende als toezichthoudende taak. Om de veiligheid van het evenement te bevorderen zal de gemeente onder andere rekening houden met de locatie/opstelling van het evenement, het aantal personen, de professionaliteit van de evenementenorganisatie en het eventueel aanwezige publiek. Crisissituaties zoals bij de Monstertruck in Haaksbergen wil de gemeente graag voorkomen.

Rol van de organisator

De organisator is verantwoordelijk voor alles wat bij of door het organiseren van of het houden van een evenement plaatsvindt. Zo dient de organisator ervoor te zorgen dat indien een vergunning voor het evenement nodig is, deze tijdig bij de gemeente is aangevraagd.

De gemeente neemt de primaire verantwoordelijkheid van de organisator voor het evenement steeds als uitgangspunt. Om de organisator hierbij van dienst te zijn heeft het college in 2016 organisatoren van evenementen op de hoogte gebracht over het afsluiten van verzekeringen voor evenementen en in 2017 over de mogelijke aansprakelijkheid bij evenementen en hoe de organisatoren daarop kunnen anticiperen. De gemeente fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak voor de organisatoren. De gemeente is bereid om de organisator te informeren en te begeleiden indien nodig, maar de organisator blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het evenement.