Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2024

1. Gemeentesecretaris: de persoon conform artikel 102 van de Gemeentewet, tevens de algemeen directeur en de hoofdbudgethouder;

2. Directie: De gemeentesecretaris samen met de directeur(en);

3. Hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

4. Ambtelijk opdrachtgever: degene die opdracht verstrekt aan de budgethouders voor de uitvoering. Samen met de directie en de concerncontroller vormen zij het managementteam.

5. Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever: degene die namens de ambtelijk opdrachtgever op onderdelen opdracht verstrekt aan de budgethouders voor de uitvoering.

6. Budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

7. Budgetbeheerder: degene die bevoegd is om bestellingen te doen en daarmee financiële verplichtingen aan te gaan na akkoord budgethouder en facturen in de financiële administratie te registreren en te voorzien van een boekingscombinatie;

8. Boekingscombinatie: de combinatie van een kostendrager, kostensoort en taak zoals gehanteerd in het financiële systeem;

9. Financiële verplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente De Bilt tot het doen van een uitgave;

10. Verplichting: een inkooporder geregistreerd in de financiële administratie;

11. Bestelling: een inkooporder binnen een raamcontract;

12. Taakveld: eenheden waarin het programma (als bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)) of de eenheden in overzichten en bedragen in het programma(plan) zijn onderverdeeld;

13. Budget: de middelen die beschikbaar zijn gesteld om een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken te realiseren;

14. Krediet: de middelen die beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren;

15. Beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de taakveld.

1. Budget wordt ter beschikking gesteld door het college aan de hoofdbudgethouder na:

• a.

  vaststelling van de programmabegroting door de raad;

• b.

  vaststelling van wijzigingen op de programmabegroting door de raad.

2. Het ter beschikking gestelde budget wordt zodanig gespecificeerd dat per kostendrager tenminste de kosten- en opbrengstensoort zichtbaar is.

1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor en dus aanspreekbaar op tijdige, volledige en rechtmatige besteding van alle budgetten zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffier, deze vallen rechtstreeks onder de bevoegdheid van de raad. De hoofdbudgethouder is ambtelijk eindverantwoordelijk voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen, binnen de kaders van de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het college over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel.

2. De budgethouders worden aangewezen door de hoofdbudgethouder middels een ondertekend formulier.

3. De hoofdbudgethouder kan het aanwijzen van budgethouders delegeren aan de ambtelijk opdrachtgever.

4. Toekenning van de functie van budgethouder wordt in een register (budgethouderslijst) bijgehouden dat onderdeel uitmaakt van de geautomatiseerde financiële administratie.

5. De budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  het aanwijzen van één of meerdere budgetbeheerders waarbij geldt dat er maximaal één budgetbeheerder per FCL aangewezen kan worden;

• e.

  het aangaan van financiële verplichtingen binnen de aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten en kredieten;

• f.

  het tijdig, juist en volledig laten aanmaken van een financiële verplichting bij het aangaan van een financiële verplichting ten laste van de aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten en kredieten;

• g.

  een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• h.

  het laten controleren van de factuur en het laten vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

• i.

  het vooraf informeren van de ambtelijk opdrachtgever indien er afwijkingen optreden in de aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten.

• j.

  het afleggen van verantwoording aan de directie en het college over het beheer van de hem/haar ter beschikking gestelde budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar in de P&C-producten en in overeenstemming met de jaarplanning van de P&C-producten.

6. Een budgethouder is bevoegd tot het goedkeuren en betaalbaar stellen van facturen, indien door een ander dan de budgethouder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken.

7. De beschikkende functie van budgethouder is principieel niet verenigbaar met de functie van budgetbeheerder van hetzelfde budget, de registrerende functie en met rollen in het betaalproces.

8. De budgethouder is bevoegd een financiële verplichting aan te gaan ten laste van specifieke budgetten om de daarbij behorende doelen, producten, taken en prestaties te realiseren of de geraamde baten te realiseren mits:

• a.

  de verplichting de ter beschikking gestelde budgetten en/of kredieten niet overstijgt;

• b.

  de verplichting conform de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente De Bilt is aangegaan;

• c.

  vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het geldende Mandaatbesluit van de gemeente De Bilt en het bepaalde in deze regeling wordt voldaan.

9. Indien de budgethouder een verplichting wil aangaan die zijn budget te boven gaat dan kan de ambtelijk opdrachtgever dit toestaan mits binnen hetzelfde taakveld dekking is. In alle andere gevallen kan dit pas na goedkeuring van het college en de raad.

1. De budgetbeheerder wordt aangewezen door de budgethouder met inachtneming van eventuele geldende kaders en beperkingen binnen het financieel systeem en tevens geldt dat de budgetbeheerder is opgeleid door team P&C.

2. Een budgetbeheerder is bevoegd om binnen een raamovereenkomst een financiële verplichting aan te gaan ten laste van specifieke budgetten of kredieten mits:

• a.

  goedgekeurd door de budgethouder;

• b.

  conform de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente De Bilt en

• c.

  vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het geldende Mandaatbesluit van de gemeente De Bilt en het bepaalde in deze regeling wordt voldaan.

3. De budgetbeheerder plaatst geen bestelling binnen een raamcontract als er geen budget beschikbaar is, tenzij hiervoor vooraf specifiek toestemming is gegeven zoals beschreven in artikel 3 , negende lid, van deze regeling .

4. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de juiste en correcte afhandeling van de aangegane financiële verplichting, zo:

• a.

  Registreert de budgethouder de overeenkomst of de bestelling in de systemen;

• b.

  Bewaakt de budgetbeheerder de termijnen en de levering;

• c.

  Stelt de budgetbeheerder vast dat de uitvoering conform de overeenkomst heeft plaatsgevonden en bevestigt dit in een prestatieverklaring in het financiële pakket;

• d.

  Stelt de budgetbeheerder vast dat de factuur in overeenstemming is met de overeenkomst en onderneemt actie naar de leverancier indien dat niet het geval is;

5. De budgetbeheerder verzorgt dat de verplichting en/of factuur in het financiële administratie is geregistreerd;

6. De budgetbeheerder accordeert de levering en codeert de factuur na vaststelling van de levering op het juiste budget.

7. De budgetbeheerder biedt de factuur ter goedkeuring aan bij de budgethouder.

8. De budgetbeheerder legt de levering van de verplichting vast in een prestatieverklaring.

9. De registerende en controlerende (prestatieverklaring) functie van budgetbeheerder is principieel niet verenigbaar met de beschikkende functie van de budgethouder, met rollen in het betaalproces of als deze functie extern wordt ingevuld.

10. De budgetbeheerder kan geen externe zijn.

1. In geval van afwezigheid van een budgethouder oefent een andere budgethouder, die door hem als plaatsvervanger is aangewezen, diens bevoegdheden uit. Daarbij dient uitgegaan te worden van de volgende voorkeursvolgorde:

• a.

  Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders als eerste keus;

• b.

  Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder als tweede keus;

2. De aanwijzing als plaatsvervangend budgethouder wordt geregistreerd in de budgethouderslijst zoals bedoeld in artikel 3, vierde lid, van deze regeling.

3. Een budgethouder kan niet tegelijkertijd optreden als budgetbeheerder van de aan hem toegewezen budgetten.

1. Deze regeling treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 september 2024.

2. Op het moment dat deze regeling in werking treedt, wordt de “Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2020” ingetrokken.

3. De regeling kan worden aangehaald als de “Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2024”.