Geheimhoudingsprotocol gemeente Goirle 2025

Artikel 1 Afkortingen

In dit Geheimhoudingsprotocol wordt verstaan onder:

- AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;

- Rvo: het geldende reglement van orde dat de raad van de gemeente; Goirle op basis van artikel 16 van de Gemeentewet vaststelt;

- Woo: Wet open overheid.

Artikel 2 Geheimhouding als uitzondering

1. In de informatievoorziening van het college of burgemeester naar de raad én in de beraadslagingen tussen college of burgemeester en de raad is openbaarheid de regel en geheimhouding uitzondering.

2. Als uitgangspunt geldt ook het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

3. Geheimhouding kan gelden voor het besprokene en schriftelijke informatie in een besloten vergadering.

4. Als er met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt de verplichting tot geheimhouding voor alle verkregen mondelinge en/of schriftelijke informatie, voor de aanwezigen. Dit geldt ook voor een eventueel verslag c.q. besluitenlijst van deze bijeenkomst (artikel 23 van de Gemeentewet).

5. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.

6. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden genoemd in artikel 5.1 van de Woo (bijlage 1). Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het bestuursorgaan, dat om geheimhouding vraagt, aan welk belang, genoemd in artikel 5.1 van de Woo, prevaleert boven het belang van openbaarheid.

Artikel 3 Wettelijke kaders

1. De Woo geeft in het eerste en tweede lid van artikel 5.1, de gevallen aan waarbij de openbaarheid van bestuur kan worden beperkt.

2. De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 87 t/m 89 van hoofdstuk Va, de regels omtrent de verplichting tot geheimhouding en het opleggen hiervan.

3. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2.5 dat een verplichting tot geheimhouding geldt voor alle gegevens, waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs doet vermoeden.

4. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272, de strafbaarheid van het schenden van geheimen.

5. De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 23 en 24, de regels voor besloten raadsvergaderingen.

Artikel 4 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding

1. In het Rvo worden de regels:

a. voor besloten commissievergaderingen nader uitgewerkt;

b. voor besloten raadsvergaderingen nader uitgewerkt;

c. over het beschikbaar stellen van stukken ten behoeve van themabijeenkomsten en informatieve bijeenkomsten, waarop geheimhouding is opgelegd, nader uitgewerkt.

2. In het Protocol publicatie persoonsgegevens raad Goirle 2021 zijn regels over het publiceren van persoonsgegevens in lijn met de AVG nader uitgewerkt.

Artikel 5 Geheime informatie in raadsvoorstellen

Geheime informatie wordt alleen in of bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie essentieel is voor de besluitvorming. Liever wordt een raadsvoorstel zodanig opgesteld dat geheime informatie hiervan géén onderdeel uitmaakt. Als geheime informatie nodig is om over een voorstel te kunnen beslissen, wordt deze in een bijlage verwerkt. Over het raadsvoorstel wordt in principe in openbaarheid gesproken, maar niet over geheime informatie. Pas als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, dat in een besloten raadsvergadering, waarvoor eveneens geheimhouding geldt, kan worden behandeld indien een meerderheid hierom verzoekt.

Artikel 6 Geheim en vertrouwelijk

1. In het verkeer tussen college of burgemeester en raad wordt de term ‘geheim’ wel en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd, omdat de term ‘geheim’ een wettelijke basis heeft in de Gemeentewet en de term ‘vertrouwelijk’ niet.

2. Informatie van het college of burgemeester aan de raad is óf ‘openbaar’ óf ‘geheim’.

3. Van de geheimhouding op informatie wordt melding gemaakt op de stukken door het plaatsen van de vermelding ‘geheim’ op de voorpagina en de overige pagina’s.

Artikel 7 Opleggen geheimhouding

1. Het college legt geheimhouding op als een belang genoemd in het eerste en tweede lid van artikel 5.1 van de Woo toepasbaar is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

2. Het college legt geen geheimhouding op over een compleet document (brief, voorstel of bijbehorende bijlage) als het ook mogelijk is de geheimhouding te beperken tot specifieke delen of aspecten daarvan.

3. In geval van een gedeeltelijk opgelegde geheimhouding, zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel, levert het college zo mogelijk twee exemplaren van het document aan de raad aan. Eén exemplaar ‘met de geheime delen of aspecten’ én één exemplaar ‘zonder de geheime delen of aspecten’.

4. In geval van opgelegde geheimhouding (geheel of gedeeltelijk) vermeldt het college altijd in zwarte kapitalen bovenaan het document dat hiervan sprake is, onder verwijzing naar de relevante bepaling uit de Gemeentewet.

5. In het raadsvoorstel wordt gemotiveerd waarom en waarop geheimhouding rust. In de motivatie wordt aangegeven welk belang, genoemd in artikel 5.1 van de Woo, prevaleert boven het belang van openbaarheid. Wanneer dit van toepassing is, wordt in het raadsvoorstel ook aangegeven wanneer de geheimhouding door de raad kan worden opgeheven.

6. Het college biedt geheime stukken aan de raad, door tussenkomst van de raadsgriffier, aan.

7. Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd, geldt dat zij openbaar is, met inachtneming van artikel 2:5 van de Awb en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

8. Informatie bevattende persoonsgegevens wordt zorgvuldig behandeld in lijn met het Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens van de gemeente Goirle.

Artikel 8 Nadere regels voor kring van ontvangers van geheime informatie

1. Informatie waarop geheimhouding rust, kan op grond van artikel 88 van de Gemeentewet worden verstrekt door:

a. de raad aan het college, de burgemeester, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet;

b. het college aan de raad, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet;

c. de burgemeester aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet;

d. een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet aan de raad, het college, de burgemeester en de rekenkamer;

2. Zolang de burgemeester, het college of een commissie geheime informatie nog niet heeft gedeeld met de raad, gaan zij zelf over met wie de geheime informatie kan worden gedeeld.

3. Indien (een lid van) de raad een inlichtingenverzoek doet aan het college of leden van het college betreffende geheime informatie, die nog niet met de raad is gedeeld, geven zij, in lijn met artikel 169, derde lid van de Gemeentewet, de raad mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

4. Zodra geheime informatie met de raad wordt gedeeld, gaat de raad over die geheime informatie en de verspreiding ervan.

5. Informatie is onder geheimhouding met de raad gedeeld, wanneer de raad kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van deze geheime informatie.

6. Wanneer geheime informatie wordt gedeeld met een enkel raadslid, wordt deze informatie tevens verstrekt aan alle raadsleden. Voor een goede voorbereiding door de fracties wordt geheime informatie ook gedeeld met de commissieleden; uitzondering op deze regel vormt de geheime informatie over de burgemeesters(her-)benoeming, die alleen de vertrouwenscommissie mag inzien, in lijn met artikel 61 van de Gemeentewet.

Artikel 9 Inzage geheime stukken

Geheime stukken worden zo veel mogelijk digitaal met raads- en commissieleden gedeeld. De raadsgriffier plaatst, voor een bepaalde periode, het betreffende stuk op het raadsinformatiesysteem, op een manier waarop alleen raadsleden en/of commissieleden het stuk kunnen inzien. Op het stuk staat duidelijk aangegeven dat het gaat om een stuk waarop geheimhouding berust. Geheime stukken mogen niet worden gefotografeerd, of op een andere manier worden vermenigvuldigd of gedeeld met anderen. Voor het schenden van de geheimhouding is artikel 10 van dit Geheimhoudingsprotocol van toepassing.

Artikel 10 Schending geheimhouding

1. Geheimhouding geldt voor iedereen, die van de informatie, waarop geheimhouding rust, kennis draagt.

2. Als een raadslid, een commissielid of een lid van een door de raad ingestelde raads-, bestuurs- of andere commissie, zoals bedoeld in Hoofdstuk V van de Gemeentewet, de geheimhouding schendt, dan kan dat raads- of commissielid bij raadsbesluit voor ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt op basis van artikel 89, lid 5 van de Gemeentewet.

3. Onverkort het tweede lid van dit artikel, geldt ook artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht, waarin de strafmaat voor de schending van geheimen, na aangifte, wordt bepaald op een gevangenisstraf van ten hoogste één jaar of een geldboete van de vierde categorie.

4. Naast raadsleden en leden van een door de raad ingestelde commissie geldt het derde lid van dit artikel ook voor iedereen die kennis neemt van de geheime informatie op basis van artikel 89, lid 2 van de Gemeentewet.

Artikel 11 Openbare aankondiging en opening

1. Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c lid 1 van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.

2. In het Rvo zijn de regels voor een besloten deel van een openbare vergadering uitgewerkt.

Artikel 12 Het sluiten van de deuren

1. Op verzoek van tenminste een vijfde deel van het aantal aanwezige leden dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten, zoals artikel 23 van de Gemeentewet voorschrijft.

2. Als de deuren worden gesloten, mogen in ieder geval de raads- of commissieleden, de raadsvoorzitter en de raadsgriffier de vergadering blijven bijwonen. De raad kan toestemming geven aan leden van het college, (betrokken) ambtenaren en eventueel andere betrokkenen om de besloten vergadering bij te wonen.

3. Als de deuren worden gesloten, zorgt de raadsgriffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer is te volgen en niet wordt opgenomen.

4. De raadsgriffier maakt van het besloten deel een apart, geheim verslag, dat op het raadsinformatiesysteem wordt geplaatst zodat het alleen zichtbaar is voor de deelnemers. In dit verslag dienen de namen van alle aanwezigen te worden opgenomen. De vaststelling van dit verslag dient eveneens achter gesloten deuren plaats te vinden, tenzij dit zonder aanmerkingen, in een openbare vergadering kan gebeuren.

Artikel 13 Vergaderen met gesloten deuren

1. Nadat conform artikel 12 de deuren zijn gesloten, stelt de voorzitter eerst voor met gesloten deuren te vergaderen en brengt dit in stemming; alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiermee instemt, wordt daadwerkelijk met gesloten deuren vergaderd; zo niet, dan zullen de deuren weer worden geopend.

2. Op het besprokene en de schriftelijke informatie in een besloten raadsvergadering rust van rechtswege de verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding duurt voort tot de raad die opheft op basis van artikel 23, lid 5 van de Gemeentewet.

3. Op het besprokene in een besloten raadsvergadering over de benoeming, herbenoeming of ontslag van een burgemeester rust van rechtswege de verplichting tot geheimhouding op basis van artikel 61c van de Gemeentewet. Deze geheimhouding kan niet door de raad worden opgeheven.

Artikel 14 Besloten vergaderingen raads-, bestuurs- en andere commissies zoals bedoeld in Hoofdstuk V van de Gemeentewet

1. Nadat de deuren zijn gesloten, stelt de voorzitter eerst voor om met gesloten deuren te vergaderen en brengt dit in stemming; als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiermee instemt, zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd; zo niet, dan zullen de deuren weer worden geopend.

2. Op het besprokene in een besloten raadsvergadering rust van rechtswege de verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding duurt voort tot de raad deze opheft op basis van artikel 23, lid 5 van de Gemeentewet).

3. Op het besprokene in een besloten raadsvergadering over de benoeming, herbenoeming of ontslag van een burgemeester (artikel 61c van de Gemeentewet) rust van rechtswege de verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding kan niet door de raad worden opgeheven.

Artikel 15 Gronden voor besloten vergaderingen

1. Bij het verzoeken om met gesloten deuren te vergaderen (artikel 10, lid 1 van de Gemeentewet) en bij de besluitvorming over een voorstel om met gesloten deuren te vergaderen (artikel 11, lid 1 van de Gemeentewet) kunnen de leden van de raad(scommissie), artikel 5.1 van de Woo in acht nemen als beoordelingskader.

2. Op basis van artikel 24 van de Gemeentewet kan in een besloten vergadering niet worden besloten over:

a. de toelating van nieuw benoemde leden;

b. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening;

c. de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen,

d. de benoeming en het ontslag van wethouders.

Artikel 16 Lijst geheime stukken

1. De gemeentesecretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

2. De raadsgriffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overgelegd en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd en alle geheime informatie die aan de raad is verstrekt.

3. Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven, de zogenaamde ‘horizonbepaling’.

Artikel 17 Jaarlijkse controle

1. De gemeentesecretaris controleert jaarlijks de horizonbepaling van de stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en welke niet aan de raad zijn verstrekt en draagt zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college over het al dan niet handhaven of opheffen van de geheimhouding.

2. De raadsgriffier controleert jaarlijks de horizonbepaling van alle besloten raadsvergaderingen, van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd en alle geheime informatie die aan de raad is verstrekt en zorgt, na overleg met het college en het fractievoorzittersoverleg, dat er een voorstel wordt voorgelegd aan de raad over het al dan niet handhaven of opheffen van de geheimhouding.

Artikel 18 Opheffing geheimhouding

1. Hoofdregel is dat geheimhouding in acht moet worden genomen, totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer heeft opgeheven.

2. Op deze hoofdregel bestaan twee uitzonderingen. De eerste uitzondering doet zich voor als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld. In dat geval is de raad altijd als enige bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Om deze reden dient een Woo-verzoek ook te worden ingediend of doorgeleid naar de raad, omdat de raad beslist op het verzoek om de geheimhouding op te heffen en dus ook of de informatie waarop het Woo-verzoek ziet al dan niet openbaar wordt gemaakt. De tweede uitzondering is de situatie waarin een commissie de geheimhouding heeft opgelegd. In dat geval kan de geheimhouding niet alleen worden opgeheven door de commissie die de geheimhouding heeft opgelegd, maar ook door het orgaan dat die commissie in de zin van artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet, heeft ingesteld, zie artikel 89, derde en vierde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 19 Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen, draagt de raadsgriffier zorg dat, zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken, de desbetreffende stukken op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem worden geplaatst, onder vermelding van genoemd besluit.

Artikel 20 Themabijeenkomsten en informatieve bijeenkomsten

1. Themabijeenkomsten en informatieve bijeenkomsten, zoals bedoeld in het Reglement van orde zijn, in beginsel openbaar.

2. Als het college, de burgemeester, de raad, of een door de raad ingestelde commissie in de zin van Hoofdstuk V van de Gemeentewet, een themabijeenkomst of informatieve bijeenkomst in beslotenheid wenst, dan kan dat alleen als een meerderheid van de fracties hiermee instemt. In dat geval zal de bijeenkomst openbaar worden aangekondigd op het raadsinformatiesysteem met de mededeling dat het een besloten themabijeenkomst of informatieve bijeenkomst is, waarbij het onderwerp van deze bijeenkomst wordt vermeld.

Artikel 21 Vergaderingen van overige commissies van de raad

1. Vergaderingen van andere commissies van de raad (artikel 84-commissie), niet zijnde raadscommissies in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet én niet zijnde bestuurscommissies in de zin van artikel 83 van de Gemeentewet, zijn geheim, tenzij de raad anders beslist.

2. Vergaderingen zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, hebben geen politiek karakter, maar zijn technisch, procedureel en/of huishoudelijk van aard.

3. Verslagen van genoemde vergaderingen die naar de raad worden gezonden zijn, in principe, wel openbaar en worden op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd, tenzij de desbetreffende commissie in meerderheid, om gewichtige redenen, oordeelt dat dit niet van toepassing is.

Artikel 22 Strekking vertrouwelijke bijeenkomsten

1. In voorkomende gevallen kan het college, de raad vertrouwelijk informeren over actualiteiten en/of ontwikkelingen, die van belang zijn om haar taken naar behoren te kunnen uitvoeren.

2. Voor deze bijeenkomsten geldt niet de plicht tot geheimhouding, zoals bedoeld in artikel 23 van de Gemeentewet, maar wordt uitgaan van het vertrouwen dat de verkregen mondelinge en/of schriftelijke informatie tijdens deze vertrouwelijke bijeenkomsten, niet met anderen dan de aanwezigen tijdens deze vertrouwelijke bijeenkomst wordt besproken en gedeeld.

3. Deze vertrouwelijke bijeenkomsten, op initiatief van het college, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, zijn niet openbaar, worden niet uitgezonden, worden niet opgenomen en worden niet aangekondigd op het raadsinformatiesysteem.

4. Van een vertrouwelijke bijeenkomst wordt geen verslag en/of besluitenlijst opgesteld.

Artikel 23 Uitleg protocol

In de gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit protocol, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter c.q. de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 24 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit protocol treedt in werking op de dag na de bekendmaking daarvan.

2. Dit protocol wordt aangehaald als: Geheimhoudingsprotocol gemeente Goirle 2025.