Nadere regels “subsidieregeling evenementen gemeente Middelburg 2025 – 2028”

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a.

  ASV: Algemene subsidieverordening Middelburg 2022;

• b.

  APV: Algemene Plaatselijke Verordening Middelburg 2025;

• c.

  Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• d.

  Beschikking: een besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht dat niet van algemene strekking is, met inbegrip van de afwijzing van de aanvraag daarvan;

• e.

  Binnenstad: het gebied binnen de Veste en het Kanaal door Walcheren;

• f.

  Communicatie/marketing: werkzaamheden die organisatoren uitvoeren ten behoeve van communicatie dan wel promotie van het desbetreffende evenement;

• g.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg;

• h.

  Milieukosten/duurzaamheid: maatregelen die organisatoren nemen ten behoeve van het duurzaam organiseren van het evenement in lijn met de ‘Duurzame evenementen' onder het Evenementenbeleid Middelburg 2025 - 2028;

• i.

  Evenementenbeleid Middelburg 2025 - 2028: vastgesteld door de gemeenteraad op 13 maart 2025;

• j.

  Evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van de bepalingen zoals opgenomen in de APV van de gemeente Middelburg.

• k.

  Evenementenseizoen: de periode waarin de meeste evenementen plaatsvinden. In de gemeente Middelburg is dat in het voorjaar en de zomer: juni, juli, augustus en september.

• l.

  Evenementenvergunning: een toestemming van de gemeente dat het evenement mag worden uitgevoerd volgens de in de vergunning opgenomen voorwaarden;

• m.

  Inclusie: In een inclusief Middelburg is iedereen van waarde en krijgt iedereen de kans om mee te doen aan de samenleving. Verschillen en overeenkomsten worden gewaardeerd, geaccepteerd en eenieder voelt zich veilig en gerespecteerd. Je mag in Middelburg zijn wie je bent;

• n.

  Mobiliteit: maatregelen die organisatoren nemen ten behoeve van veilige doorstroom/instroom/uitstroom van het desbetreffende evenement;

• o.

  Overlastbeperking: maatregelen die organisatoren treffen ten behoeve van het beperken van overlast van omwonenden in de directe omgeving van het desbetreffende evenement;

• p.

  Projectmanagement: werkzaamheden die organisatoren uitvoeren ten behoeve van het organiseren van het desbetreffende evenement;

• q.

  Raad: de gemeenteraad van de gemeente Middelburg.

• r.

  Sociaal maatschappelijk betrokken evenement: activiteiten die het draagvlak in de stad kunnen versterken. Voorbeelden zijn buurtgebonden initiatieven of evenementen die inzetten op het zoeken naar verbinding met de stad, haar instellingen en haar bewoners;

• s.

  Subsidieplafond: het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift;

• t.

  Tendersysteem: een verdelingswijze van een subsidieplafond waarbij de aanvragen voor een bepaalde datum moeten zijn ingediend, waarna op grond van kwalitatieve criteria een rangorde kan worden bepaald;

Artikel 2 Doel en resultaat van de regels

Deze subsidieregeling heeft tot doel het bevorderen van evenementen die worden georganiseerd in de gemeente Middelburg en die aansluiten bij het evenementenbeleid:

• •

  De gemeente Middelburg zet in op een onderscheidend evenementenbeleid een jaarrond: Evenementen moeten bijdragen aan de herkenbaarheid van de gemeente. Een onderscheidend evenementenaanbod wordt gestimuleerd door thema’s die bijdragen aan de versterking van het Middelburgs profiel, met name cultuur(historie), eten & drinken, sport en mensenrechten. Niet alleen in het voorjaar en de zomer, maar jaarrond.

• •

  Evenementen voor álle inwoners: Evenementen dienen ter ontspanning en vermaak, brengen inwoners samen en stimuleren ontmoeting, maar worden ook vaak door inwoners en ondernemers uit de gemeente georganiseerd. Dit geldt zelfs voor de grootschalige evenementen in Middelburg. Zo dragen ze bij aan de sociale cohesie en levendigheid, met aandacht voor de leefbaarheid van de gemeente.

• •

  Passende en kwalitatief goede dienstverlening: De gemeente zorgt voor een passende en kwalitatief goede dienstverlening. De organisatiekracht zit in de Middelburgse samenleving. Dat wil zeggen dat de verantwoordelijkheid voor de organisatie van een evenement primair bij de organisator zelf ligt. De gemeente neemt een faciliterende en stimulerende rol.

• •

  Veilige evenementen: Evenementen dienen te voldoen aan alle aspecten op het gebied van openbare orde en veiligheid, zoals bouwveiligheid, brandveiligheid, verkeersveiligheid, milieubepalingen geluidsrichtlijnen en alcoholwetgeving.

• •

  Duurzame evenementen: De gemeente werkt toe naar duurzame evenementen. Zo wordt gewaarborgd dat Middelburg ook in de toekomst een evenementengemeente kan blijven.

Artikel 3 Reikwijdte

• 1.

  Er kan een eenmalige subsidie, een jaarlijkse of een meerjarige subsidie, zoals beschreven in artikel 6 van de ASV, worden aangevraagd.

• 2.

  De bepalingen in de ASV zijn leidend. Deze regeling geeft aanvullende of afwijkende bepalingen.

Artikel 4 Omschrijving van de activiteiten

• 1.

  Subsidie op grond van deze regeling kan worden verstrekt aan organisaties die evenementen organiseren die bijdragen aan de doelen zoals omschreven in artikel 2.

• 2.

  Aanvragen dienen betrekking te hebben op het uitvoeren van professionele evenementen in het kader van het volgende:

• a.

  Een onderscheidend evenementenaanbod jaarrond:

• •

  Thema’s moeten het Middelburgs cultuur (historisch) profiel versterken:

• •

  Moderne cultuurvormen die aantrekkelijk zijn voor een jong publiek.

• •

  Een nadrukkelijke rol voor het thema eten & drinken (foodfestivals maar ook lokale horeca)

• •

  Sportevenementen

• •

  Bijdragen aan Middelburg mensenrechtenstad; bescherming, bevordering en naleving van mensenrechten op lokaal niveau (inclusief beleid, bewustwording & educatie, samenwerking met organisaties, bescherming van kwetsbare groepen, actieve deelname van inwoners).

• •

  Evenementen vinden jaarrond gespreid plaats: Een extra subsidie is beschikbaar voor evenementen die plaatsvinden buiten het reguliere evenementenseizoen, met als doel het stimuleren van evenementen in de winter en het najaar. Zie hiervoor artikel 10 van deze regeling.

• b.

  Evenementen zijn voor álle inwoners:

• •

  Evenementen moeten toegankelijk zijn voor alle inwoners van de gemeente. Geen enkele groep mag worden uitgesloten. Deze evenementen moeten bijdragen aan de sociale cohesie en levendigheid, met speciale aandacht voor de leefbaarheid van de gemeente.

• •

  Het is wenselijk als er extra aandacht is voor jongeren. Dit kan door in te zetten op thema’s die aantrekkelijk zijn voor jongeren, zoals muziek en sport.

• •

  Het is wenselijk als het evenement een gezonde omgeving biedt zodat inwoners gezonde keuzes kunnen maken. Dit kan door het aanbieden van gezonde voeding en dranken, maar ook een rookvrije omgeving, gratis zonnebrandcrème of schaduwplekken, watertappunten en bewustwording rondom verantwoord alcoholgebruik.

• c.

  Passende en kwalitatief goede dienstverlening. Dit moet blijken uit de zakelijke kwaliteit van de activiteiten. Denk hierbij aan;

• •

  De organisatie en uitvoering: Wordt het evenement professioneel en succesvol uitgevoerd? Wordt er voldoende rekening gehouden met praktische randvoorwaarden (veiligheid, inclusiviteit, toegankelijkheid en duurzaamheid)?

• •

  Het innovatief vermogen en onderscheidend karakter

• 3.

  Het college kan een aanvraag die niet valt onder één van de categorieën genoemd in lid 2 in behandeling nemen als met de aanvraag wordt voldaan aan het doel en resultaat zoals genoemd in artikel 2 van deze regeling.

Artikel 5 Duurzaamheid

Evenementen die voldoen aan de richtlijnen voor duurzame evenementen van de gemeente Middelburg is een aanvullende subsidie beschikbaar boven op de reguliere evenementensubsidie. Of een organisatie in aanmerking komt voor deze duurzaamheidssubsidie is afhankelijk van het resultaat van de ingevulde duurzaamheidschecklist en beoordeling volgens de richtlijnen duurzame evenementen gemeente Middelburg. Bij een positief advies kan de aanvrager een aanvullende subsidie ontvangen.

Artikel 6 Subsidiabele kosten

• 1.

  Voor subsidie komen uitsluitend die kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement. Subsidiabele kosten zijn de kosten die betrekking hebben op:

• a.

  kosten die redelijk en noodzakelijk zijn en direct gerelateerd zijn aan de betreffende subsidiabele evenementen of het project dat in de aanvraag is beschreven waaronder overlastbeperking en communicatie/ marketing;

• b.

  indien ze aantoonbaar door de organisator worden gemaakt en worden betaald;

• 2.

  Duurzaamheid; kosten voor duurzaamheidsmaatregelen komen in aanmerking voor een bijdrage uit de subsidie duurzame evenementen zoals bedoeld in artikel 5.

Artikel 7 Niet voor subsidie in aanmerking komende kosten

In aanvulling op de bepalingen uit hoofdstuk 3 van de ASV en artikel 6 van deze regeling komen de volgende kosten niet in aanmerking voor subsidiëring:

• 1.

  Evenementen waarvan de primaire insteek is om geld in te zamelen voor een goed doel;

• 2.

  Kosten voor consumpties, catering, representatiekosten en -vergoedingen en uitstapjes;

• 3.

  Kosten die gemaakt zijn voorafgaand aan het besluit op de aanvraag waarvoor de subsidie wordt verleend;

• 4.

  Kosten die in rechtstreeks verband staan met commerciële activiteiten;

• 5.

  Congressen en beurzen met een business to business karakter, in besloten kring en in een binnenlocatie;

• 6.

  Tentoonstellingen van musea en voorstellingen van theaters, die tot het reguliere aanbod van deze instellingen behoren;

• 7.

  Reguliere sportwedstrijden;

• 8.

  Markten, zoals bedoeld in de Marktverordening Middelburg 2023;

• 9.

  Kosten voor het opstellen van de subsidieaanvraag;

• 10.

  Kosten van gerechtelijke procedures, boetes en sancties;

• 11.

  Alle kosten die voortvloeien uit schade ontstaan door calamiteiten, voor zover deze kosten niet of niet volledig door een verzekering worden vergoed.

Artikel 8 Samenloop subsidie

Indien voor het evenement ook bij andere overheden subsidie wordt aangevraagd, dient het activiteiten- en dekkingsplan een opgave te bevatten van de bij anderen aangevraagde subsidies ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

Artikel 9 Subsidieplafonds en begrotingsvoorbehoud

• 1.

  Het college stelt de subsidieplafonds vast voor evenementensubsidies, onder voorbehoud van het daadwerkelijk beschikbaar stellen van de middelen door de gemeenteraad.

• 2.

  Subsidie kan worden gevraagd voor de volgende categorieën:

Artikel 10 Aanvraag

• 1.

  Een aanvraag voor een eenmalige subsidie kan ingediend worden door een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, maar ook door natuurlijke personen en rechtspersonen zonder volledige rechtsbevoegdheid zoals een eenmanszaak (zzp).

• 2.

  Aanvragers dienen:

• a.

  In de gemeente Middelburg actief te zijn op het gebied evenementen op Middelburgs grondgebied;

• b.

  Statutair een doelstelling te hebben op het gebied van het organiseren van evenementen.

• 3.

  Natuurlijke personen kunnen een aanvraag indienen voor een maximaal bedrag van € 10.000.

Artikel 11 Nieuwe activiteiten

• 1.

  Een aanvraag kan gedaan worden voor: nieuwe initiatieven in het voor- en naseizoen die bijdragen aan de uitvoering van het evenementenbeleid, voorbeeld stellend en navolgbaar zijn door anderen. Te subsidiëren activiteiten binnen deze categorie sluiten aan bij de doelstellingen in artikel 2 van deze regeling. Artikel 6 en 7 uit deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing. Daarnaast wordt verstaan onder 'nieuwe initiatieven':

• a.

  Een evenement dat voor het eerst wordt georganiseerd, nog niet eerder binnen de gemeente Middelburg heeft plaatsgevonden en qua opzet en inhoud aantoonbaar verschilt van eventuele soortgelijke evenementen in de gemeente.

• b.

  Een bestaand evenement kan alleen in aanmerking komen door subsidie in deze categorie wanneer het format in de basis aantoonbaar is aangepast, uitgebreid of heruitgevonden.

Artikel 12 Aanvraagtermijn

• 1.

  Subsidies voor nieuwe evenementeninitiatieven in het voor- en naseizoen kunnen vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het evenement een aanvraag indienen met inachtneming van een behandeltermijn van 10 weken.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid geldt dat indien voor dezelfde activiteit behalve een subsidie bij het college ook een subsidie bij de provincie Zeeland, het Rijk of een Europees orgaan is aangevraagd en de desbetreffende voorwaarden of verplichtingen afwijken van de toepasselijke bepalingen van deze nadere regels, dan kan voor de verstrekking van de gemeentelijke subsidie de afwijkende, door de Provincie Zeeland, het Rijk of het Europees orgaan opgelegde voorwaarden en verplichtingen toegepast worden.

Artikel 14 Aanvraag

• 1.

  Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie kan alleen ingediend worden door rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid.

• 2.

  Aanvragers dienen:

• a.

  In de gemeente Middelburg actief te zijn op het gebied van evenementen op Middelburgs grondgebied;

• b.

  Statutair een doelstelling te hebben op het gebied van het organiseren van evenementen.

Artikel 15 Aanvraagtermijn

• 1.

  Jaarlijkse subsidies voor evenementen kunnen vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het evenement een aanvraag indienen met inachtneming van een behandeltermijn van 10 weken.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid geldt dat indien voor dezelfde activiteit behalve een subsidie bij het college ook een subsidie bij de provincie Zeeland, het Rijk of een Europees orgaan is aangevraagd en de desbetreffende voorwaarden of verplichtingen afwijken van de toepasselijke bepalingen van deze nadere regels, dan kan voor de verstrekking van de gemeentelijke subsidie de afwijkende, door de Provincie Zeeland, het Rijk of het Europees orgaan opgelegde voorwaarden en verplichtingen toegepast worden.

Artikel 15 Aanvraag

• 1.

  Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie kan alleen ingediend worden door rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid.

• 2.

  Aanvragers dienen:

• a.

  In de gemeente Middelburg actief te zijn op het gebied van evenementen op Middelburgs grondgebied;

• b.

  Statutair een doelstelling te hebben op het gebied van het organiseren van evenementen.

• 3.

  Subsidie kan verstrekt worden voor een periode van drie achtereenvolgende kalenderjaren, waarbij de subsidie jaarlijks wordt vastgesteld onder voorbehoud van goedkeuring van de begroting.

• 4.

  Om voor een meerjarige subsidie als bedoeld in dit artikel in aanmerking te komen dient de aanvrager te voldoen aan de volgende aanvullende eisen:

• a.

  Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie kan alleen ingediend worden door rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid.

• b.

  In de gemeente Middelburg actief te op het gebied van evenementen op Middelburgs grondgebied

• c.

  Heeft statutair een doelstelling op het gebied van het organiseren van evenementen.

• d.

  Er wordt subsidie aangevraagd voor meer dan € 25.000,- per jaar;

• e.

  De aanvrager dient een bestendige relatie met de gemeente Middelburg en de gemeenschap te hebben waaronder in ieder geval wordt verstaan dat er een reeds bestaande subsidierelatie voor dezelfde subsidiabele activiteiten met de gemeente is van meer dan 3 jaar.

• 5.

  Voor meerjarige evenementen wordt ook een meerjarenplan aangeleverd, waarin de organisator aangeeft hoe het evenement zich qua inhoud, innovatie en financiën gaat ontwikkelen. De meerjarenbegroting dient jaarlijks te worden geactualiseerd.

Artikel 16 Aanvraagtermijn

• 1.

  Een subsidieaanvraag voor meerjarige subsidie kan alleen worden aangevraagd in het tijdvak voorafgaand aan de driejarige subsidieperiode. Deze periode start in 2026 en aanvragen dienen vóór 1 november 2025 ingediend te zijn.

• 2.

  In aanvulling op artikel 17 wordt bij de aanvraag in het activiteitenplan extra opgenomen:

• a.

  wat de overkoepelende doelstellingen van de organisatie zijn;

• b.

  een specificatie van het activiteitenplan per jaar binnen de periode waarover de subsidie wordt verstrekt en hoe het betreffende evenement zich qua inhoud, innovatie en financiën gaat ontwikkelen;

• c.

  de wijze waarop de effecten van de activiteiten worden gemeten en gerapporteerd.

Artikel 17 Activiteitenplan

• 1.

  Een subsidieaanvraag wordt overeenkomstig artikel 10 van de ASV ingediend. Voor wat betreft het activiteitenplan wordt naast de vereisten overeenkomstig artikel 10 lid 2 sub b opgenomen:

• a.

  Welke activiteiten worden uitgevoerd (NB: hier wordt specifiek gevraagd om de evenementen waarvoor subsidie wordt aangevraagd; niet om omschrijving van de organisatie in het algemeen);

• b.

  Hoe de activiteiten aantoonbaar bijdragen aan de doelen en resultaten die met de activiteiten worden nagestreefd zoals bedoeld in artikel 2 van deze regeling;

• c.

  Inzage in zakelijke kwaliteit van de aanvrager zoals benoemd in artikel 4, lid 2, sub c.;

• d.

  Inzage in de betekenis van de activiteiten voor inwoners van de gemeente Middelburg;

• e.

  Een korte reflectie op het actuele activiteitenplan. De reflectie bevat de bevindingen in het huidige jaar en hoe de organisatie die gebruikt of meeneemt in de plannen voor het jaar daarop;

• f.

  De activiteiten in context plaatsen; Hoe ziet de organisatie zichzelf binnen het Middelburgse landschap (de sociale en economische impact op de stad en de promotionele voordelen)? Welke rol vervult de organisatie daarbinnen en worden specifieke samenwerkingsverbanden opgezocht?

Artikel 18 Verplichting

De aanvrager is verplicht na het einde van het evenement een beknopte inhoudelijke reflectie aan het college te verstrekken over de uitvoering en het effect van het evenement.

Artikel 19 Weigeringsgronden

• 1.

  De subsidie kan, naast de weigeringsgronden genoemd in artikel 4:25, tweede lid, artikel 4:35 Awb, en artikel 13 van de ASV worden geweigerd als:

• a.

  de aanvraag niet minimaal 60% behaalt van de score zoals bedoeld in bijlage 1, 2 en 3;

• b.

  de aanvraag buiten de gestelde termijn van artikel 18 is ingediend.

Artikel 20 Verdeling subsidieplafond

• 1.

  De aanvragen worden beoordeeld aan de hand van het beoordelingskader uit bijlagen 1 en 2 door de coördinator en een nader te bepalen intern aangewezen tweede beoordelaar.

• 2.

  Het college rangschikt de aanvragen op een lijst aan de hand van de behaalde punten op basis van de criteria zoals genoemd in bijlage 1 en 2.

• 3.

  Indien na toepassing van het eerste lid van dit artikel meerdere aanvragen op dezelfde plaats op de lijst worden gerangschikt en het subsidieplafond wordt overschreden dan geldt het volgende: het eerst in aanmerking komt die aanvraag die op dat moment het meest bijdraagt aan pluriformiteit op het gebied van publieksbereik en spreiding in het jaar binnen het totaal van de te honoreren aanvragen.

• 4.

  Overschrijding van een subsidieplafond levert een verplichte weigeringsgrond op.

• 5.

  Als de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Awb de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van indiening van de aanvraag de datum waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen.

Artikel 21 Besluitvorming

De besluitvorming op de aanvragen op grond van deze subsidieregeling geschiedt volgens de volgende procedure:

• 1.

  Aanvragen worden beoordeeld door minimaal twee beoordelaars, waarvan één beoordelaar geen directe relatie met de aanvrager heeft.

• 2.

  Iedere beoordelaar vult individueel per aanvrager een beoordelingsformulier in.

• 3.

  De beoordelaars stellen de totaalscores per aanvraag vast en vervolgens rangschikken

• 4.

  Ter zake de beoordeling van het criterium sub 1 van dit artikel kan het college zich laten adviseren door een onafhankelijke door het college ingestelde commissie bestaande uit tenminste drie personen.

• 5.

  De beoordelaars brengen advies uit aan het college over de afhandeling van de ingediende aanvragen.

Artikel 22 Verantwoording

De verantwoording vindt plaats zoals beschreven in hoofdstuk 5 van de ASV.

Artikel 23 Inwerkingtreding en overgangsrecht

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

• 2.

  Deze regeling heeft een looptijd van drie jaar en is van toepassing op aanvragen voor eenmalige subsidies vanaf het tijdvak 2026 en voor aanvragen voor jaarlijkse subsidies in het tijdvak 2026, 2027 en 2028. Daarna zal de regeling geëvalueerd worden en is er een mogelijkheid tot verlenging van deze regeling.

• 3.

  De regeling wordt aangehaald als: Nadere regels “subsidieregeling evenementen gemeente Middelburg 2025-2028”.