Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende vervanging van de archiefbescheiden voor de door het college van de gemeente Veenendaal gemandateerde taken aan de Omgevingsdienst regio Utrecht

Geldend van 08-07-2025 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2025

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende vervanging van de archiefbescheiden voor de door het college van de gemeente Veenendaal gemandateerde taken aan de Omgevingsdienst regio Utrecht

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal;

overwegende dat:

de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) zich inzet voor duurzaam en toegankelijk informatiebeheer in een situatie waarin volledig digitaal en zaakgericht wordt gewerkt;

analoge archiefbescheiden al gedigitaliseerd worden voor verwerking, maar in hun papieren vorm van de Archiefwet nog wel bewaard moeten blijven;

dit een ‘hybride archief’ veroorzaakt dat lastiger te beheren is en extra opslagkosten met zich meebrengt;

gelet op:

artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

besluit:

vast te stellen het Besluit vervanging archiefbescheiden voor de door het college van de gemeente Veenendaal gemandateerde taken aan de Omgevingsdienst regio Utrecht

Artikel 1

1. In het kader van de uitvoering van de aan de Omgevingsdienst regio Utrecht gemandateerde taken worden de analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2. De digitale reproductie van archiefbescheiden is van toepassing op de processen zoals beschreven in het register, dat als bijlage is toegevoegd aan het 'Handboek Vervanging' van de Omgevingsdienst regio Utrecht.

Artikel 2

1. De digitale reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het 'Handboek Vervanging' van de Omgevingsdienst regio Utrecht, welk als bijlage bij dit besluit is gevoegd en onderdeel van dit besluit uitmaakt.

2. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden vindt éénmaal per kwartaal plaats, binnen een cyclus zoals beschreven in het 'Handboek Vervanging' van de Omgevingsdienst regio Utrecht.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemandateerde taken aan Omgevingsdienst regio Utrecht.

Ondertekening

Veenendaal, dinsdag 3 juni 2025

Burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal

Namens deze,

Anna Roosendaal

Teamleider Facilitair