Inkoopbeleid gemeente Haarlemmermeer 2025

Met het inkoopbeleid Gemeente Haarlemmermeer 2025 bouwen wij verder aan rechtmatig, doelmatig, duurzaam, sociaal en lokaal en regionaal inkopen en aanbesteden. Het geeft sturing aan de inkoop binnen de gemeente en biedt de kaders waarbinnen dit plaatsvindt. Achtereenvolgens zijn de inkoopdoelstellingen, verantwoordelijkheden en kritieke prestatie indicatoren (kpi’s) beschreven. In de bijlage zijn definities opgenomen.

Wij opereren in een dynamische inkoopmarkt waar vraag en aanbod samenkomen. Onze focus ligt op kwaliteit en professionaliteit en dat verwachten we ook van marktpartijen. Dit vormt de basis voor een verantwoorde en controleerbare besteding van gemeenschapsgeld, zeker bij schaarste. Inkoop ondersteunt zo de gemeentelijke prestaties en voegt waarde toe. Onze twee hoofddoelen zijn:

• •

  een aantrekkelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn;

• •

  maatschappelijk verantwoord inkopen.

2.1 Wij zijn een aantrekkelijke en professionele inkoper en opdrachtgever

Wij kopen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend in. Wij besteden op bewuste en zakelijke wijze aandacht aan onder andere het inrichten van een uitgavenanalyse, inkoopstrategieën en het verstevigen van contractbeheer en contractmanagement. Wij vinden het essentieel om op de hoogte te zijn van de kennis en ontwikkelingen in de markt en de markt te betrekken bij toekomstige aanbestedingen door bijvoorbeeld het houden van marktconsultaties. Continu wordt geïnvesteerd in inkoopkennis en onderzoeken wij de toepassingsmogelijkheden van kunstmatige intelligentie bij aanbestedingsprocedures. Tijdens de aanbestedingen stemmen wij vraag en aanbod in optimale concurrentiestelling op elkaar af en streven wij naar de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Wij beperken zoveel mogelijk de administratieve lasten voor zoveel de gemeente als de marktpartijen. Wij doen dit onder andere door zoveel mogelijk uniforme documenten te gebruiken en aan te sluiten bij landelijke contractstandaarden en inkoopvoorwaarden. En waar van toegevoegde waarde besteden wij gezamenlijk aan met bijvoorbeeld andere gemeenten of via de Verenging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Wij streven in de aanbestedingen naar functioneel specificeren om de kennis en expertise van de marktpartijen zo optimaal mogelijk te gebruiken. Bovendien kan een marktpartij nieuwe technologieën of oplossingen inbrengen waardoor innovatie mogelijk is.

Algemene beginselen

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast nemen wij de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  gelijke behandeling: gelijke gevallen mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is;

• •

  non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;

• •

  transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;

• •

  proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Wij passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Integriteit

Onze gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde wetgeving en gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Wij willen uitsluitend zakendoen met integere bedrijven. Een toetsing van de integriteit van bedrijven is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden.

Onafhankelijkheid ten opzichte van de contractpartner

Wij willen voorkomen dat er een dusdanige afhankelijkheid van opdrachtnemers ontstaat, dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen. Wij streven dus naar onafhankelijkheid ten opzichte van opdrachtnemers, zowel tijdens als na de contractperiode. Daarnaast achten wij het van belang dat opdrachtnemers niet afhankelijk worden van onze gemeente als opdrachtgever en een gezonde marktwerking bevorderd blijft.

Wij hanteren onderstaande wet- en regelgeving (of toekomstige versies daarvan):

• •

  Aanbestedingswet 2012 en Aanbestedingsbesluit;

• •

  Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2016;

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Haarlemmermeer 2025;

• •

  GIBIT-voorwaarden van de VNG (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij ICT) 2023

• •

  De Nieuwe Regeling (DNR) 2011 met herziene standaardafwijkingen Haarlemmermeer 2021;

• •

  Uniforme administratieve voorwaarden (UAV): UAV 2012 (versie 2025) en de UAV-GC2025;

• •

  Klachtenreglement bij aanbesteden Gemeente Haarlemmermeer (collegebesluit 11632951);

• •

  Archiefwet 1995;

• •

  landelijk opgestelde algemene voorwaarden voor specifieke branches met eventueel afwijkende bepalingen van onze gemeente.

Bepalen aanbestedingsprocedure

De te hanteren aanbestedingsprocedure bepalen wij op basis van de totale opdrachtwaarde, de complexiteit van de opdracht en of sprake is van grensoverschrijdend belang. Wij ramen de opdracht vooraf inclusief eventuele opties en verlengingen exclusief btw. Per opdracht wordt vastgesteld welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is en dit wordt vanaf meervoudig onderhands vastgelegd in het startformulier. De raming gebruiken wij ook om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Wij hanteren onderstaande tabel om op basis van de opdrachtwaarde de aanbestedingsprocedure te bepalen.

*De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe drempelwaarden vast.

2.2 Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

In de aanbestedingstrajecten hebben wij als uitgangspunt Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en wij stimuleren duurzaamheid en Social Return (SR). Dit sluit aan bij het manifest MVOI (2022.0002005) met de gedeelde MVOI-ambities van Nederlandse overheden. Wij stellen in dit inkoopbeleid kpi’s vast op deze thema’s. Naast de ambities die wij vertaald hebben in kpi’s blijven wij ook de volgende ambities nastreven:

• •

  een energieneutrale gebruiksfase en/of exploitatiefase bij de ontwikkeling/renovatie van gebouwen;

• •

  het stimuleren van opdrachtnemers om bij te dragen aan een inclusieve en diverse organisatie;

• •

  het stimuleren van inkopen bij sociale ondernemingen.

2.3 Kritieke prestatie indicatoren

Onze MVOI-ambities en het stimuleren van lokaal en regionaal aanbesteden zijn vertaald naar vijf kpi’s die wij onderstaand nader toelichten. In de jaarrekening rapporteren wij over de behaalde resultaten.

Indicatoren duurzaamheid

Wij hebben twee indicatoren duurzaamheid. Wij meten het percentage van de totale aanbestedingswaarde van kansrijke aanbestedingen waarbij de betreffende duurzaamheidsindicator daadwerkelijk in de overeenkomst is opgenomen.

• •

  Circulariteit: het zo lang mogelijk in de kringloop houden van grondstoffen door het inzetten op levensduurverlenging en ervoor zorgen dat producten en materialen aan het einde van de gebruiks- of levensduur opnieuw worden ingezet. Cruciaal is waardebehoud van producten en materialen. Onze gemeente wil een bijdrage leveren aan de circulaire economie door een optimale benutting van grondstoffen en een reductie van afvalstromen. Wij streven ernaar overeenkomsten af te sluiten waarin het gebruik van hergebruikte grondstoffen en producten wordt gestimuleerd evenals het op hoogwaardige wijze opnieuw inzetten na gebruik.

• •

  Klimaat- en/of milieubewust

  • o

    Klimaatbewust: het voorkomen of minimaliseren van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen. Wij zetten in op energiebesparing en op de transitie naar duurzame brandstoffen en energiebronnen en decentrale opwekking en opslag. Denk hierbij aan energiezuinigere apparatuur, plaatsing van zonnepanelen en elektrisch vervoer en transport.

  • o

    Milieubewust: het voorkomen of minimaliseren van een negatieve impact op het milieu, of het leveren van een positieve bijdrage aan het milieu. Dit omvat ook biodiversiteit. De gemeente zet in op milieubewust inkopen.

Social Return

Wij hebben twee indicatoren SR. Wij meten bij de eerste SR-indicator het percentage van de totale aanbestedingswaarde van kansrijke aanbestedingen waarbij de SR daadwerkelijk in de overeenkomst is opgenomen. Wij hebben vervolgens een indicator waarbij het aantal geplaatste kandidaten per jaar gemeten wordt.

Wij willen zo veel mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden die SR biedt om maatschappelijke impact te genereren op het gebied van arbeidsparticipatie. SR maakt het mogelijk dat investeringen die de gemeente doet naast het ‘gewone’ rendement ook sociaal rendement opleveren. Voor het invullen van SR maken wij gebruik van de bouwblokkenmethode. Dit is niet alleen gericht op het (duurzaam) uitplaatsen van bijstandsgerechtigden, arbeidsbeperkten en niet-uitkeringsgerechtigden, maar ook op het op creatieve wijze invulling geven aan SR door opdrachtnemers. Wij beogen hiermee een proportionele, realiseerbare en voor alle partijen zinvolle en duurzame invulling te geven aan SR. Per kansrijke aanbesteding hanteren we voor SR het uitgangspunt 5% van de opdrachtwaarde.

Inkoop bij lokale en regionale marktpartijen

We hebben één indicator inkoop lokale en regionale marktpartijen. Wij meten het percentage van de totale beïnvloedbare inkoopuitgaven die ingekocht zijn bij lokale en regionale ondernemingen.

Wij willen waar dit kan gebruik maken van lokale en regionale marktpartijen. Conform aanbestedingsrecht kunnen wij enkelvoudig en meervoudig onderhands lokale en regionale marktpartijen gericht uitnodigen. Indien er bij onderhandse aanbestedingen geen lokale of regionale marktpartijen worden uitgenodigd, dient dit gemotiveerd te worden.

Het college draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbestedingen van goederen, werken en diensten (eerst wijziging Financiële verordening) Haarlemmermeer 2023, 11373188). De verantwoordelijkheid voor inkoop is decentraal belegd in de lijnfuncties. Het centrale team inkoop adviseert over inkoop. Daarnaast begeleidt en/of is team inkoop betrokken bij de Europese, Nationale en complexere meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. Wij willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.