Instructie voor de griffier van de gemeente Rotterdam 2025

Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden

• 1. De griffier draagt zorg voor een adequate, onpartijdige en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad, de commissies en het presidium.

• 2. De griffier adviseert onpartijdig de gemeenteraad, de commissies en het presidium, de voorzitter van de raad, de voorzitters van de commissies. de fracties en de individuele leden van de gemeenteraad.

• 3. De griffier overlegt periodiek met de burgemeester, de gemeentesecretaris, de accountant, de directeur rekenkamer en de Ombudsman, over het functioneren van de gemeenteraad.

Artikel 3 Taken besluitvorming

• 1. De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de commissies en het presidium over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

• 2. De griffier adviseert de gemeenteraad over de kwaliteit van de aangeleverde voorstellen en besluiten en over de wijze van behandeling.

• 3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan de positionering van de gemeenteraad.

• 4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

• 5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, toezeggingen en schriftelijke vragen en tijdige reacties op initiatiefvoorstellen en verzoeken van de gemeenteraad en de adviescommissies.

• 6. De griffier adviseert de gemeenteraad over hoe de raad zich verhoudt tot gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 4 Verslaglegging en informatiehuishouding

• 1. De griffier is verantwoordelijk voor een correcte en tijdige verslaglegging van vergaderingen.

• 2. De griffier is verantwoordelijk voor het beheer en de toegankelijkheid van informatie van de gemeenteraad.

Artikel 5 Taken en verantwoordelijkheden financiën en griffie

• 1. De griffier legt jaarlijks verantwoording af aan de werkgeverscommissie over het gevoerde beleid ten aanzien van de ondersteuning van de raad en de organisatie van de griffie.

• 2. De griffier beheert en bewaakt de budgetten van de gemeenteraad en de griffie, binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders en legt hierover jaarlijks verantwoording af aan het presidium.

• 3. De griffier treedt op als bestuurder als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden en overlegt periodiek met de personeelsvertegenwoordiging van de griffie.

Toelichting: conform de Verordening op de werkgeverscommissie voert de werkgeverscommissie gesprekken met de griffier over het functioneren van de griffier, de voortgang van de werkzaamheden van de griffie en eventuele voorstellen over de inrichting van de griffie.

Artikel 6 Raadscommunicatie en voorlichting

• 1. De griffier draagt zorg voor de communicatie door en over de gemeenteraad.

• 2. De griffier geeft voorlichting over de gemeenteraad in algemene zin en over de mogelijkheden tot participatie.

Artikel 8 Verhindering en vervanging

• 1. Indien de griffier meer dan vijf aaneengesloten werkdagen verhinderd is diens ambt te vervullen, doet deze daarvan indien mogelijk vooraf mededeling aan de voorzitter van de raad en aan de werkgeverscommissie.

• 2. Bij afwezigheid van de griffier worden de taken en bevoegdheden van de griffier als volgt uitgeoefend:

  • a.

    de bestuurlijke zaken worden waargenomen door de eerste plaatsvervangend griffier;

  • b.

    de zaken in het kader van de bedrijfsvoering worden waargenomen door de plaatsvervangend griffier die belast is met de bedrijfsvoering;

• 3. De eerste plaatsvervangend griffier wordt, indien nodig, vervangen door de tweede plaatsvervangend griffier;

• 4. De plaatsvervangend griffier bedrijfsvoering wordt indien nodig vervangen door de eerste plaatsvervangend griffier.

Artikel 11 Slotbepaling

• 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met, afhankelijk van welke bevoegdheden het betreft, de voorzitter van de raad, het presidium of de werkgeverscommissie.

• 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na publicatie in het gemeenteblad.