Handboek Vervanging VRZHZ

De VRZHZ wil zoveel mogelijk digitaal werken. Om succesvol digitaal te werken en een minimale papierstroom over te houden is van cruciaal belang dat de informatiehuishouding van de VRZHZ goed is ingericht op zowel gebied van inrichting en gebruik van archief-bevattende systemen, als op gebied van omzetten van fysieke documenten naar digitale documenten.

Het vervangen van fysieke archiefbescheiden biedt de volgende praktische voordelen:

• •

  Een volgende stap in de richting van volledig digitaal werken.

• •

  Het bespaart kosten. Bij de VRZHZ is sprake van een hybride situatie, omdat er zowel digitaal als fysiek informatie wordt beheerd, waarbij fysieke archiefbescheiden digitaal ontsloten worden via het zaaksysteem en gekoppelde doelapplicaties. Dit betekent dat er dubbele kosten worden gemaakt, omdat er sprake is van dubbele opslag. Zonder vervanging hebben digitale reproducties nog niet de waarde van de gescande papieren originelen en moeten zowel de fysieke archiefbescheiden als de digitale scans worden opgeslagen. Door vervanging worden de kosten voor fysieke opslag minimaal, omdat de fysieke documenten na scanning slechts drie maanden bewaard blijven.

We spreken van vervanging of substitutie als we daarna de fysieke documenten vernietigen en de digitale documenten als origineel beschouwen. Het doel van dit Handboek is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. Dit Handboek is onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem voor informatiebeheer van de VRZHZ. Het beschrijft wat tijdens en rondom het vervangings- en/of informatiebeheerproces gecontroleerd wordt. Het Handboek is daarmee het toetsingskader voor (de inrichting van) het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving.

De archivaris (gemeentearchivaris van Dordrecht) is verantwoordelijk voor het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden. Met betrekking tot het overbrengen van digitale archiefbescheiden zullen nadere afspraken gemaakt worden met de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Dordrecht. Bij de totstandkoming van dit handboek zijn inhoudelijke opmerkingen van de archiefinspecteur meegenomen. De archivaris heeft een positief advies gegeven ten aanzien van het besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden.

Om tot het vervangingsproces over te kunnen gaan is een besluit nodig tot vervanging. Het Dagelijks Bestuur van de VRZHZ moet dit besluit nemen. Het Vervangingsbesluit is van toepassing op alle permanent te bewaren en op termijn vernietigbare archiefbescheiden voor zover deze opgenomen worden in de doelapplicaties, genoemd in bijlage 1 van dit Handboek Vervanging. Met het nemen van het vervangingsbesluit, wordt tevens een machtiging voor de doorlopende vervanging van de papieren documenten door digitale documenten vastgesteld - zie Bijlage 8.

2.1 Inleiding

VRZHZ heeft een breed takenpakket. Het Dagelijks Bestuur draagt als zorgdrager de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de informatie die de organisatie bij de uitvoering van haar taken opmaakt en ontvangt.

Volgens de Archiefwet 1995, artikel 7, heeft de zorgdrager de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties. Zowel vernietigbare als permanent te bewaren archiefbescheiden mogen worden vervangen. Als voorwaarde stelt het Archiefbesluit 1995, artikel 6, dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Dit handboek beschrijft de juiste procedures voor de vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties.

Bij de samenstelling van dit handboek vervanging is mede uitgegaan van de bestaande praktijk van digitalisering bij VRZHZ. Deze wordt voortgezet voor zover in overeenstemming met de eisen die dit handboek stelt aan vervanging, inclusief de daarbij horende digitalisering van analoge archiefbescheiden. Het besluit vervanging (incl. het handboek vervanging als bijlage) wordt geagendeerd in het Dagelijks Bestuur. Het handboek beschrijft het geheel aan werkwijzen zoals die vanaf de startdatum vermeld in paragraaf 1.7 Reikwijdte gelden voor de vervanging van analoge archiefbescheiden bij VRZHZ.

Dit handboek vervanging dient de volgende drie doelen:

• •

  Het onderbouwen van het vervangingsbesluit en aantonen dat VRZHZ zorgvuldig omgaat met haar bevoegdheid tot vervanging;

• •

  Het mogelijk maken van een objectieve toetsing van het vervangingsproces;

• •

  Het onderbouwen in hoeverre de vervanging kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.

Bij het samenstellen van dit handboek is onder meer gebruikgemaakt van de Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0, een uitgave van Archief 2020.1

2.2 Aanleiding

Vervanging houdt in het in overeenstemming met de wettelijke voorschriften vervaardigen van digitale reproducties van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke fysieke bescheiden, die – op een aantal uitzonderingen na – verplicht worden vernietigd.

De VRZHZ wil alle registratie- en archiefwaardige fysieke documenten waar mogelijk vervangen door digitale documenten om:

• •

  Zoveel mogelijk digitaal te kunnen werken, wat een positief effect heeft op kwaliteit, doorlooptijd en efficiëntie;

• •

  Thuiswerken mogelijk te maken; digitaal werken is een voorwaarde om thuis te kunnen werken;

• •

  Dienstverlening naar burgers en organisaties te optimaliseren, zoals het online beschikbaar stellen van informatie;

• •

  Het verval van fysieke documenten – en dus informatieverlies – te voorkomen;

• •

  Op termijn te behalen operationele voordelen, zoals een overgang van fysieke naar uitsluitend digitale vernietiging;

• •

  Minder fysieke opslagruimte te hoeven benutten.

Dagelijks worden er organisatiebreed documenten ontvangen en opgemaakt; steeds minder in fysieke vorm, maar toenemend digitaal, zoals e-mails en webformulieren. Aansluitend op het doel om zoveel mogelijk digitaal te werken, worden overige papieren documenten voor steeds meer processen digitaal vervangen.

2.3 Doel

De overheid communiceert steeds meer digitaal met inwoners, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat is een logisch uitvloeisel van de huidige dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en de digitalisering van de samenleving als geheel.

Bij een digitale overheid hoort digitale informatie. Vrijwel alle informatie die de overheid produceert en/of gebruikt, is digitaal. Hetzelfde geldt voor informatie die de overheid ontvangt. Niettemin komt er via het analoge kanaal nog steeds post binnen. Omdat de overheid niemand mag uitsluiten door haar manier van werken, blijven fysieke loketten en papieren documenten vooralsnog onvermijdelijk.

In het informatiebeheer wordt in een hoog tempo de digitale archiefvorming leidend. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze gescand, nu nog fysiek bewaard. Belangrijk nadeel van een hybride situatie is dat deze dubbele beheerlasten met zich meebrengt: zowel papieren als digitale informatie moet worden beheerd.

Om digitaal te kunnen werken, kiest ook VRZHZ voor het scannen van analoge documenten bij binnenkomst. Zo kunnen ook fysieke documenten worden opgenomen in het digitale werkproces. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans.

Het is in deze situatie mogelijk om papieren archiefbescheiden ook formeel te vervangen door digitale reproducties. Vervanging is digitalisering met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel vervangingsbesluit. Als gevolg van de Wet revitalisering generiek toezicht zijn overheden sinds 1 januari 2013 zelf volledig bevoegd en verantwoordelijk voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. De juridische grondslag daarvoor ligt in artikel 7 Archiefwet 1995 in combinatie met artikelen 2 en 6 Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3a van de Archiefregeling 2014.

Dit handboek gaat over vervanging in de betekenis van het formeel en feitelijk plaatsmaken van papieren voor digitale archiefbescheiden. Bij het opstellen van het handboek is rekening gehouden met de wet- en regelgeving en interne beleidsstukken.

2.4 Leeswijzer

Dit complete Handboek Vervanging oogt wellicht als een beperkter en lichter raamdocument dan gangbaar. In de bijlagen zijn alle dynamische procedures vastgelegd. Vanuit het oogpunt van onderhoud draagt deze werkwijze bij aan de eenmalige vaststelling van het Handboek Vervanging en een eenvoudiger periodieke actualisatie van de in de bijlagen opgenomen beschrijvingen en procedures.

2.5 De te vervangen archiefbescheiden

Dit handboek beschrijft de vervanging van de analoge archiefbescheiden door VRZHZ die op grond van de geldende selectielijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen (afgezien van de uitzonderingen benoemd in paragraaf 2.6 en Bijlage 3). Dit handboek is ook van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de Veiligheidsregio en andere overheden of privaatrechtelijke organisaties waarbij de Veiligheidsregio de zorgplicht heeft voor de informatie.

Op basis van artikel 2, lid 1, onder c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van de archiefbescheiden rekening moeten worden gehouden met de waarde voor het culturele erfgoed en het belang van gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. De archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en opmaakt uit hoofde van haar taken, zijn, naast bovengenoemde onderwerpen, van waarde voor toekomstige beleidsvorming. De Veiligheidsregio maakt gebruik van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen.

De vernietiging van originele archiefbescheiden heeft geen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek, in zoverre de digitalisering van die originele archiefbescheiden op een kwaliteitsvolle en betrouwbare manier plaatsvindt en de gedigitaliseerde archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. Dit wordt gewaarborgd door de verschillende procedures ten aanzien van digitalisering en beheer die in dit handboek zijn beschreven.

Documenten die digitaal zijn opgemaakt of ontvangen worden direct digitaal gearchiveerd en vallen daarom niet onder de vervanging.

2.6 Uitzonderingen

Om de waarde voor het culturele erfgoed te bewaren, heeft VRZHZ een aantal criteria gesteld die bepalen of analoge archiefbescheiden eventueel wel worden gedigitaliseerd, maar niet vervangen:

• 1)

  Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer deze historische overeenkomsten, samenwerkingsverbanden bevatten.

• 2)

  Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer er twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

• 3)

  Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer de vormgeving daarbij verloren zou gaan (speciaal ingebonden documenten), de archiefbescheiden te kwetsbaar zijn of waarbij vervanging leidt tot een dermate kwaliteitsverlies van de archiefbescheiden dat een digitale reproductie niet gelijkwaardig is.

• 4)

  Archiefbescheiden worden niet vervangen wanneer deze bijvoorbeeld, maar niet gelimiteerd tot, akten, brondocumenten en oorkonden bevatten.

Wanneer bovenstaande archiefbescheiden worden gedigitaliseerd, dan blijft het digitale document een kopie. Het originele, analoge document blijft het archiefstuk. Wanneer het niet mogelijk is de archiefbescheiden te digitaliseren vanwege bovengenoemde redenen, dan wordt er door de medewerkers op dossierniveau in het betreffende systeem een verwijzing naar het analoge stuk gemaakt.

Een specifieke lijst met archiefbescheiden die de VRZHZ uitzondert van vervanging is opgenomen in Bijlage 3.

2.7 Reikwijdte vervanging

2.8 Afwegingen voor vervanging

Bij de vervanging van de papieren archiefbescheiden zijn verschillende wettelijke regelingen betrokken:

Archiefwet 1995

De zorgdrager is op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995, bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties om de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Na vernietiging nemen deze reproducties dan de plaats in van de originelen en worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4°). Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.

Ten tijde van het schijven van dit handboek is er een voorstel voor een nieuwe archiefwet ingediend bij de Tweede Kamer. In artikel 4.3 van de wettekst zoals op 17 november 2021 ingediend wordt vervanging van archiefbescheiden behandeld. De verdere uitwerking hiervan wordt in de nieuwe archiefregeling en het nieuwe archiefbesluit opgenomen. Bij majeure wijzigingen wordt het handboek aangepast en opnieuw ter vaststelling aangeboden. Zie voor het beheer van het handboek ook hoofdstuk 9.

Archiefbesluit 1995

Artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat er in een vervangingsbesluit met de volgende aspecten rekening gehouden moet worden:

• •

  de taak van het overheidsorgaan;

• •

  de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• •

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• •

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

In Artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 staat ook vermeld dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Artikel 6, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld bij Archiefbesluit 1995 artikel 6, eerste lid) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en d (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek).

Artikel 6, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling.

Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt blijvend bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten. Voor de vervanging van te bewaren archiefbescheiden is geen machtiging van Gedeputeerde Staten meer vereist, wel een positief advies van de archivaris.

Archiefregeling 2014

Artikel 17.d van de Archiefregeling 2014 geeft aan dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten, zoals vervanging. Op grond van Archiefregeling 2014 artikel 19, tweede lid, moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden. Artikel 20 vereist een zodanig toegankelijke staat dat de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden en leesbaar of waarneembaar zijn.

Artikel 26b van de Archiefregeling 2014 geeft aan dat in een vervangingsbesluit, voor zover dat besluit archiefbescheiden betreft die door een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht gegeven moet worden in de hieronder vermelde onderdelen a t/m h. In de tabel hieronder staat vermeld in welk hoofdstuk van dit handboek elk onderdeel behandeld wordt.

De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden zijn beschreven en vastgesteld in de Archiefverordening VRZHZ 2021 en in het Besluit Informatiebeheer VRZHZ 2021.

Het Dagelijks Bestuur is volgens de Archiefwet (artikelen 40, lid 1, en 41, lid 1) verantwoordelijk voor de zorg voor de informatie binnen de organisatie. De Algemeen directeur is verantwoordelijk voor het beheer van de informatie. Het toezicht op de informatie van de organisatie is de verantwoordelijkheid van de Archivaris.

In het kader van het vervangingsproces zijn taken en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt verdeeld:

3.1 Overzicht Functies en bijbehorende verantwoordelijkheden en taken

VRZHZ

Externe partijen

2.2 Overzicht activiteiten en bijbehorende verantwoordelijke

4.1 Eisen aan de beeldkwaliteit van de scans

In het Archiefbesluit 1995, artikel 6, is beschreven dat een reproductie een “juiste en volledige weergave” dient te zijn van het originele stuk. In de Archiefregeling 2014, artikel 26b, is beschreven welke aspecten beschreven dienen te worden in een besluit tot vervanging zodat alle gegevens na vervanging op de juiste wijze weergegeven en bewaard kunnen worden.

De volgende eisen en aanbevelingen worden gesteld aan de technische infrastructuur die gebruikt wordt voor het scannen ten behoeve van vervanging (met verwijzingen naar Handreiking vervanging, versie 2.0):

• •

  Het apparaat scant naar bestandsformaat PDF/A;

• •

  Standaardresolutie is minimaal 300 dpi, mede ten behoeve van tekstherkenning indien van toepassing (vgl. Handreiking vervanging, p. 27, 55);

• •

  Minimale scherpte is 5 lp/mm, mede ten behoeve van tekstherkenning indien van toepassing (vgl. Handreiking vervanging, p. 27, 55);

• •

  Het apparaat scant standaard in kleur;

• •

  De grootte van de scan komt automatisch overeen met de grootte van het gescande stuk (vgl. Handreiking vervanging, p. 64). Als er meerdere apparaten gebruikt worden voor het scannen, hoeven niet alle apparaten de maximale grootte te kunnen scannen;

• •

  Het A4-profiel is als standaard ingesteld. Dit profiel wordt toegepast op alle A4-documenten in kleur of zwart-wit.

• •

  Indien doorzoekbaarheid van de hele tekst gewenst is: het apparaat scant met Optical Character Recognition (OCR);

• •

  Er wordt gescand zonder compressie (Handreiking vervanging 5.1 en 5.2.4).

• •

  Er wordt gescand zonder automatische (na)bewerkingen en correcties (Handreiking vervanging 4.2.6)

Zie verder bijlage 5.

4.2 Gemaakte afwegingen en keuzes

Voor de gemaakte keuzes voor de beeldkwaliteit is gebruikgemaakt van de richtlijnen zoals deze zijn beschreven in de Handreiking vervanging archiefbescheiden van Archief 2020. De bestaande inrichting van de organisatie en technische infrastructuur die gebruik wordt (voor digitalisering) door VRZHZ zijn mede uitgangspunt geweest bij het schrijven van dit handboek. Waar nodig zijn aanpassingen gedaan om te kunnen voldoen aan de eisen en voorwaarden voor vervanging van archiefbescheiden.

Bij het formuleren van de kwaliteitseisen zijn de volgende afwegingen gemaakt:

• •

  Kleur is een bepalend element van een aanzienlijk deel van de te vervangen archiefbescheiden. Om eenduidig werken te bevorderen en vergissingen te voorkomen wordt standaard alles in kleur gescand volgens één ingesteld profiel. Automatische kleurherkenning wordt niet gehanteerd om te voorkomen dat pagina’s verschillend zijn gescand (kleur- of zwart-wit);

• •

  Voor de correcte toepassing van OCR-tekstherkenning wordt scanning in kleur met een minimale resolutie van 300 ppi aanbevolen;

• •

  Voor beeldmateriaal (o.a. foto’s, identiteitsbewijzen) levert kleur een beter resultaat;

• •

  Het scanprofiel is ingesteld op de kwaliteitseisen voor de vervanging van te bewaren archiefbescheiden;

• •

  Een gemiddeld kwaliteitsniveau is niet te belastend voor de opslagcapaciteit en de performance van het systeem.

De technische inrichting is verder uitgewerkt in Hoofdstuk 5 en bijlage 5.

4.3 Toetsing van de beeldkwaliteit

De beeldkwaliteit dient op verschillende momenten getoetst te worden, zoals beschreven in paragraaf 7.2 en Bijlage 4 en 7. De instellingen van de apparatuur dienen te voldoen aan de minimale eisen en worden regelmatig gecontroleerd, zodat de beeldkwaliteit wordt geborgd.

Wanneer een document gescand is, wordt gecontroleerd of de reproductie een juiste en volledige weergave is van het origineel. Dit gebeurt door te beoordelen of:

• •

  het document in volledigheid is gescand;

• •

  alle bijlagen zijn gescand;

• •

  de pagina’s in de juiste volgorde zijn gescand;

• •

  er geen lege (blanco) pagina’s zijn gescand;

• •

  de pagina’s recht en in de juiste stand (portrait of landscape) zijn gescand;

• •

  de afmetingen overeenkomen met het origineel;

• •

  het kleinste detail leesbaar gescand is;

• •

  de scherpte van de scan vergelijkbaar is met het origineel;

• •

  er met voldoende contrast gescand is (incl. of barcodes goed worden weergegeven);

• •

  er geen valse vouwen zijn gescand in tekeningen waardoor er lijnen verkort of vervormd zijn of dat er door de vouw nieuwe lijnen zijn toegevoegd die niet in het origineel staan;

• •

  er geen randen toegevoegd zijn;

• •

  de Optical Character Recognition (OCR) geslaagd is.

Ook wordt de kwaliteit van de reproductie beoordeeld op:

• •

  vlekken;

• •

  onleesbare delen;

• •

  weggevallen tekst;

• •

  horizontale of verticale strepen;

• •

  pixelverstoringen;

• •

  weerspiegelingen;

• •

  verlies van scanlijnen of herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans;

• •

  wazige tekst;

• •

  verspringingen en andere vervormingen (golfbeweging, kromming);

• •

  kleurafwijkingen;

• •

  zwart-wit gescand terwijl het een kleurpagina is.

Wanneer er fouten in het gescande document worden geconstateerd, wordt afhankelijk van de omvang ervan, één pagina of het hele document opnieuw gescand.

5.1 Hardware

Het scannen ten behoeve van vervanging door de VRZHZ vindt intern plaats. De apparaten die beschikbaar zijn en (mogen) worden gebruikt voor het scannen, staan vermeld in Bijlage 5, evenals instellingen van deze apparatuur. Wil de VRZHZ andere dan de daar genoemde apparaten in gebruik nemen voor het scannen ten behoeve van vervanging, dan dienen deze te voldoen aan de minimumeisen en wordt het overzicht in Bijlage 5 geactualiseerd.

5.2 Software

De scansoftware van de apparatuur verzorgt de scaninstellingen. In Bijlage 5 wordt de gebruikte software opgesomd die door de VRZHZ gebruikt wordt. Wil de VRZHZ andere dan de daar genoemde software in gebruik nemen in het kader van het vervangingsproces, dan dient met deze software te kunnen worden voldaan aan de minimumeisen en wordt het overzicht in Bijlage 5 geactualiseerd.

De digitale reproducties worden opgeslagen en geregistreerd in het zaaksysteem van de Veiligheidsregio of, indien van toepassing, in andere applicaties van de VRZHZ. Deze applicaties worden benoemd in Bijlage 1 - Doelapplicaties.

5.3 Gebruikte bestandsformaten

De ontvangen papieren documenten worden gescand naar een PDF/A-bestand en vervolgens in dat formaat opgeslagen in de daarvoor bestemde applicatie. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor archivering van documenten. Het is geschikt voor duurzame opslag. PDF/A is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.

5.4 Locatie reproducties en back-ups

Scans die worden gemaakt door de informatiebeheerders worden volgens interne regels binnen de Veiligheidsregio in de juiste applicatie opgeslagen en geregistreerd. Dit kan het zaaksysteem zijn of een ander systeem.

Scans die worden gemaakt door zaakbehandelaars/ medewerkers van VRZHZ buitenom team I&A worden volgens interne regels binnen de Veiligheidsregio in de juiste applicatie opgeslagen en geregistreerd. Dit kan het zaaksysteem zijn of een ander systeem. Daarnaast worden de analoge documenten aangeboden aan team I&A.

De doelapplicaties die gebruikt worden voor de opslag van de scans bevinden zich in de Cloud. Voor elke doelapplicatie geldt dat een back-up wordt gemaakt van de inhoud, en dat daarover afspraken zijn gemaakt in de betreffende dienstverleningsovereenkomst.

5.5 Onderhoud

Er vindt periodiek onderhoud plaats op de scanapparatuur (Handreiking vervanging 6.2.4). De hierbij te volgen procedure is opgenomen in Bijlage 4.

5.6 Autorisaties

Toegangsbeleid en -procedures m.b.t. digitale documenten van VRZHZ zijn vastgelegd in de binnen de organisatie geldende afspraken met betrekking tot autorisaties. De organisatie maakt voor de toegang tot de digitale documenten gebruik van autorisatiegroepen gebaseerd op het proces en de plaats die de medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn de rechten t.a.v. raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties beschreven.

6.1 De inrichting van het vervangingsproces

Het proces van vervangen bestaat uit het aanmaken van digitale reproducties van fysieke documenten en de vernietiging van de oorspronkelijke documenten. Met de vernietiging van het fysieke document komt de vervanging, zoals omschreven in artikel 7 van de Archiefwet 1995, tot stand. Zonder vernietiging is er geen sprake van vervanging. Een goede procesinrichting voor het digitaliseren van de informatiestromen is noodzakelijk voor het correct en controleerbaar vervangen van fysieke informatie.

In Bijlage 4 worden de procedures van de postbehandeling en de registratie vastgelegd en wordt beschreven hoe de technische infrastructuur voor het scanproces is ingericht. De prestaties van de hardware en de kwaliteit van de reproducties zijn afhankelijk van de hele infrastructuur die rond het vervangingsproces is ingericht. Daarom is het ook essentieel om de instellingen voor de apparatuur op elkaar af te stemmen en te beschrijven.

Het proces van inkomende papieren informatie ziet er als volgt uit:

• 1.

  selectie: de informatie wordt beoordeeld op registratiewaarde;

• 2.

  voorbereiding op scannen;

• 3.

  het daadwerkelijke scannen;

• 4.

  kwaliteitscontrole;

• 5.

  ontvangst: de digitale informatie wordt ontvangen in het zaaksysteem;

• 6.

  interne kwaliteitscontrole;

• 7.

  registreren;

• 8.

  routeren;

• 9.

  het daadwerkelijke na-/bijscannen;

• 10.

  opbergen (analoge) archiefbescheiden in weekdozen en verwerking van uitzonderingen.

Bovenstaande handelingen worden uitgevoerd door medewerkers van Team I&A, team Informatiebeheer. Reproductie kan, afhankelijk van de situatie, plaatsvinden per batch of per stuk. De Informatiebeheerder en de Informatiespecialist zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole op het vervangingsproces en het selecteren voor vernietiging van papieren archiefbescheiden.

Voor de stappen van het scanproces is een procedure opgesteld. Het volgen van de stappen in deze procedure is een verplichting om vervanging van papieren archiefbescheiden mogelijk te maken. Deze procedure is als Bijlage 4 van dit handboek opgenomen.

6.2 Metadata

VRZHZ baseert zich voor de vast te leggen metadata op de landelijke standaard MDTO.

In het kader van vervanging is het wenselijk dat een registratie van archiefbescheiden minimaal de volgende metadata bevat:

• •

  een documentnummer (MDTO: attribuut Identificatie)

• •

  een documentrichting (MDTO: attribuut Event, bijv. Event type Ontvangst, Verzending)

• •

  het documenttype (MDTO: attribuut Classificatie (voor zover in gebruik) of attribuut Informatiecategorie, verwijzend naar de Selectielijst)

• •

  een documentnaam (MDTO: attribuut Naam)

• •

  de documentdatum (MDTO: attribuut Event, bijv. Event tijd 2022-07-13T17:00:00 bij Event type Digitalisering)

• •

  de datum van ontvangst of verzending (MDTO: attribuut Event, bijv. Event tijd 2022-07-13T17:00:00 bij Event type Ontvangst, Verzending)

• •

  de afzender of ontvanger (MDTO: attribuut Betrokkene, bijv. Type relatie Afzender, Actor VRZHZ)

De wettelijke context voor het gebruik van een metadataschema is vastgelegd in de Archiefregeling 2014, artikelen 17 en 19; en NEN-ISO 23081-1: 2006 en NEN-ISO 23081-2:200712.

In het kader van vervanging wordt verder vastgelegd (Handreiking vervanging, 5.2.6):

• •

  dat het gaat om een vervanging;

• •

  het nummer/kenmerk van het vervangingsbesluit;

• •

  wanneer de vernietiging van de originelen heeft plaatsgevonden.

Deze drie zaken hoeven niet per se op het niveau van het individuele document te worden beschreven. Ze worden vastgelegd in de verklaring van vervanging (zie Bijlage 2).

Een overzicht van documenten die wel zijn gedigitaliseerd, maar vanwege een uitzonderingsgrond niet vervangen, wordt toegevoegd als bijlage bij de verklaring van vervanging. Op het niveau van het individuele document wordt beschreven welke uitzonderingsgrond(en) is (zijn) toegepast.

VRZHZ beschikt over een format mapping metadataschema dat ingezet kan worden bij de inrichting van de applicaties die voor het vervangingsproces worden ingezet. Dit metadataschema, in ontwikkeling en onderdeel van het op te stellen Handboek Kwaliteit, is op basis van MDTO. In het kader van vervanging kunnen ook aanvullende metadata worden vastgelegd. Zie voor een overzicht van metadata die specifiek in het kader van digitalisering ten behoeve van vervanging worden vastgelegd ook Bijlage 4.

7.1 Risico’s in het vervangingsproces

Tijdens het gehele proces van vervangen bestaan er risico’s. Hieronder worden per processtap de risico’s beschreven en hoe deze risico’s verminderd kunnen worden.

Documentselectie

Scannen van analoge documenten

Registratie van de gedigitaliseerde documenten

Risico’s na registratie

Vernietiging

Risico’s bij wijzigingen in de organisatie

7.2 Controles binnen het vervangingsproces

VRZHZ toetst de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale documenten. Dit gebeurt door controles tijdens het proces van digitaliseren en opslaan van de archiefbescheiden, en door periodieke steekproefsgewijze controles. Het kwaliteitssysteem voor vervanging is bedoeld om controle te houden op het proces en omvat zowel interne (controles binnen het proces) als externe (controles op het proces als zodanig) controlemechanismen.

Voor de controles die binnen het vervangingsproces plaatsvinden, zie bijlage 4 en 8.

De vorm en grootte van steekproeven en foutmarges wordt beschreven in Bijlage 4

7.3 Audit op het vervangingsproces

Om het jaar zal een controle/audit uitgevoerd worden: ‘Repressief Toezicht’. Deze doet verslag over de uitgevoerde interne controle/audit in een twee jaarlijkse rapportage aan de zorgdrager. Bij Repressief Toezicht wordt er achteraf gecontroleerd op de naleving van gemaakte afspraken, beleid en wet- en regelgeving. Door het uitvoeren van kwaliteitsaudits zorgt de Veiligheidsregio ervoor dat er een betrouwbare informatievoorziening ontstaat, die de dagelijkse bedrijfsvoering en primaire processen in de organisatie optimaal ondersteunen.

Het onderzoek wordt afgenomen door de archiefinspecteur. De archiefinspecteur doet verslag over de uitgevoerde kwaliteitsaudit in een twee jaarlijkse rapportage aan de Archivaris en het Algemeen Bestuur. Het verslag wordt doorgenomen met het verantwoordelijke hoofd I&A en daar waar mogelijk wordt het vervangingsproces aangepast.

De uitvoering van het vervangingsproces, de kwaliteitszorg en het up-to-date houden van het vervangingsproces/handboek is een continu en cyclisch proces. Het maakt onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. De wijzigingsprocedure is bedoeld om het handboek tussentijds te actualiseren in geval van veranderende wet- en regelgeving, interne beleidswijzigingen en wijzigingen in procedures en processen.

8.1 Wijze van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

De te vervangen papieren documenten worden na digitalisering, registratie en kwaliteitscontrole minimaal drie maanden opgeslagen, met minimaal een datum van binnenkomst of scanning en een registratiekenmerk. Het doel van deze periode van drie maanden is dat de originele archiefbescheiden beschikbaar zijn wanneer in de vervangingsprocedure blijkt dat reproducties onjuist of onvolledig zijn.

Eens per kwartaal wordt er door de Informatiespecialist steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole uitgevoerd, waarbij de digitale en papieren originelen vergeleken worden (zie bijlage 4). Er vindt geen uitlening plaats op deze fysieke documenten. Inzien van de documenten kan alleen bij Informatiebeheer plaatsvinden.

De scandatum wordt vastgelegd op de archiefdozen voor tijdelijke bewaring en de documenten daarin én als metagegeven bij de scan. Doordat de scandatum als metagegeven bij de scan is vastgelegd, kan uit de betreffende applicatie worden afgeleid van welke documenten het papieren origineel voor vernietiging (in het kader van vervanging) in aanmerking komt. De vernietigingsdatum is minimaal drie maanden na de scandatum. Het akkoord door de Informatiebeheerder op de steekproef is tegelijkertijd het akkoord op de vernietiging van alle analoge originelen waarop de steekproefsgewijze controle is uitgevoerd. De betreffende papieren originelen kunnen worden vernietigd mits de vastgestelde controles hebben plaatsgevonden en eventuele correcties zijn afgerond. De scans worden immers door vervanging de originele archiefstukken, waarmee de fysieke stukken hun waarde als archiefstuk verliezen.

De vernietiging vindt plaats door de inhoud van de archiefdozen in een afgesloten papiercontainer te legen. Deze papiercontainers worden periodiek opgehaald door een bedrijf gecertificeerd in documentvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden.

8.2 Opname van de verklaring van vervanging

Vervanging vindt feitelijk pas plaats wanneer de originele archiefbescheiden vernietigd worden. Nadat de lijst met archiefbescheiden waarvan de originelen voor vernietiging in aanmerking komen door de bovengenoemde functionarissen is gecontroleerd, stelt de Informatiespecialist een verklaring van vervanging op (zie bijlage 2 van dit handboek en bijlage 8 uit de Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0 van Archief 2020). Hierin is opgenomen dat de bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen. Deze verklaring wordt gearchiveerd.

9.1 Evaluatie van de controles binnen het vervangingsproces

De interne controles leveren informatie op over de uiteindelijke kwaliteit van de scans en de vervanging, en over de werking van de processen die daartoe leiden. Deze informatie wordt op twee manieren gebruikt:

er wordt direct op geacteerd als er fouten in de scans of de vervanging worden geconstateerd en

er wordt een logboek bijgehouden van de geconstateerde zaken. Hierin worden alle fouten aangetekend die bij alle controles (inclusief de periodieke steekproefsgewijze controle) worden geconstateerd.

Per kwartaal wordt het logboek nagekeken door de Informatiespecialist en de Informatiebeheerder. Die kijken naar terugkerende fouten of afwijkingen. De Informatiespecialist en de Informatiebeheerder analyseren deze en geven aan waar de oorzaken liggen.

Dit kunnen zijn:

• •

  technische fouten (hardware, software, infrastructuur);

• •

  procesfouten (werkwijzen).

De oorzaken kunnen divers zijn (niet uitputtend):

• •

  technische storingen, softwarebugs, kapotte of niet onderhouden apparatuur, veranderingen in de infrastructuur en onderliggende algemene software;

• •

  processen zijn niet bekend, niet duidelijk, er ontbreken stappen, etc.;

• •

  processen worden niet goed uitgevoerd vanwege gebrek aan tijd of medewerkers, of omdat medewerkers zijn niet goed opgeleid.

De Informatiespecialist en de Informatiebeheerder constateren trends en lossen onderliggende problemen op. Ook geconstateerde trends en oplossingen voor onderliggende problemen worden aangetekend in het logboek. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de scans en de vervanging geborgd, zowel op het moment van constatering van afwijkingen of fouten, als voor de toekomst. In het logboek wordt eveneens opgenomen welke documenten in het kader van de periodieke steekproefsgewijze controle worden gecontroleerd.

9.2 Wijzigingen in het handboek

Om regie te voeren en te houden op de wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces van documenten, de reikwijdte van de vervanging, de kwaliteitseisen en de digitale beheeromgeving kan het nodig zijn om het handboek aan te passen of te actualiseren. Aanpassing is niet gebonden aan vaste momenten, maar gebeurt wanneer nodig. Daarnaast vindt periodiek een controle plaats of het handboek aangepast dient te worden.

Voorstellen voor wijzigingen van de in het handboek vastgelegde organisatorische en technische beheerprocedures, reikwijdte, kwaliteitseisen en beheeromgeving worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de beleidsadviseur Informatie management. Hij toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum-kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid en wet- en regelgeving. Hierover wordt overleg gepleegd met de Archivaris van Dordrecht.

Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen leiden tot een wijziging van procedures en werkwijzen, reikwijdte, kwaliteitseisen en beheeromgeving. Deze hebben mogelijk betrekking op de vervanging van documenten en afspraken zoals vastgelegd in dit handboek. Bij wijzigingen van majeure aard, wordt daarom direct actie ondernomen ter beoordeling of deze effect hebben op het vervangingsproces en de in dit handboek beschreven werkwijze.

Voorbeelden van majeure wijzigingen zijn:

• •

  Verandering in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld.

• •

  Opheffing van organisatieonderdelen die actief zijn binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag. (Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname van dezelfde verantwoordelijkheden valt binnen de change management routine.)

• •

  Migratie naar een ander softwareplatform. (Updating, upgrading en uitbreiding van het bestaande softwaresysteem zijn geen majeure wijzigingen.)

• •

  Migratie naar een ander hardwareplatform voor zover dat gevolgen heeft voor de minimum-kwaliteitscriteria en resultaten. (Hieronder valt ook een wijziging van gebruikte apparatuur.)

• •

  Conversie naar een ander bestandsformaat. (Een nieuwere PDF-versie kan wel binnen de change management procedure worden opgelost, een geheel ander formaat als ODF, XPS enz. niet.)

• •

  Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces.

Bij majeure wijzigingen nemen de Informatiespecialist en de Beleidsadviseur Informatiemanagement als verantwoordelijken voor het beheren en aanpassen van het handboek in overleg met de Archivaris en de archiefinspecteur de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd. Het Dagelijks Bestuur kan vervolgens een nieuw vervangingsbesluit nemen.

Kleine wijzigingen op het Handboek vervanging, die geen betrekking hebben op de feitelijke manier van vervangen van archiefbescheiden, de hardware of de software, worden zonder verdergaande besluitvormingsprocedure in het handboek doorgevoerd. De wijzigingen worden bijgehouden in het logboek in Bijlage 10 – Logboek kleine wijzigingen.

Voorstellen en besluiten met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen (al dan niet vast te stellen / vastgesteld door het Dagelijks bestuur) worden als bijlage aan dit handboek toegevoegd en genoemd in de versiegeschiedenis van dit handboek. Ook de wijzigingen zelf worden aan dit handboek toegevoegd na accordering en bijgehouden in de versiegeschiedenis van dit handboek. Eventuele documentatie wordt als bijlage bij dit handboek opgenomen.

De Archivaris en eventuele andere auditors kunnen op basis van de documentatie beoordelen of de VRZHZ ook na de wijzigingen voldoet aan wet- en regelgeving en het normenkader dat de organisatie zelf hanteert.