Besluit van de Regeringscommissaris van 15 september 2020 No 885/GEZ in plaats van de eilandsraad tot vaststelling van de Verordening van de eilandsraad van openbaar lichaam Sint Eustatius houdende bepalingen over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020 (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning eilandsraad openbaar lichaam Sint Eustatius 2020)

Ondertekening

Toelichting

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning eilandsraad openbaar lichaam Sint Eustatius 2020.

Algemeen

Artikel 35 van de Wet Openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (hierna: WolBES) bepaalt dat de eilandsraad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de eilandsraad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de eilandsraad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 35 van de WolBES laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de eilandsraad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle eilandsraadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de eilandgriffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de eilandgriffier is de ondersteuning van de raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de eilandgriffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de eilandgriffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als medewerker, eilandsraadsadviseur of eilandsraadscommissiegriffier) vallen wel onder het gezag van de eilandgriffier. De eilandsraadscommissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als eilandsraadscommissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de eilandgriffier.

De eilandgriffier vervult via de eilandsecretaris ook de rol van schakel tussen de eilandsraadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de eilandsraad over een eilandgriffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de eilandgriffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de eilandsecretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de eilandsecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de eilandsecretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet BES worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip ‘ambtenaar’. Hier is voor gekozen om onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, die onder het gezag van het bestuurscollege valt en de medewerkers van de griffie, die onder het gezag van de eilandsraad vallen.

Artikel 3. Verzoek om informatie

Eilandsraadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 171, tweede en volgende leden, van de WolBES tot het bestuurscollege te richten.

In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de eilandgriffier moeten doen. In het eerste lid is voor de goede orde toegevoegd dat het uitsluitend gaat om documenten waarop geen geheimhouding rust. De eilandgriffier moet immers zelf een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als een eilandsraadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan moet de eilandgriffier hem doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De eilandgriffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt vervolgens de informatie binnen 30 dagen (tweede lid). Als zij echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te komen aan het verzoek kan door de eilandgriffier en via de eilandsecretaris gekeken worden of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de eilandgriffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 4. Verlenen van ambtelijke bijstand

Ook verzoeken om ambtelijke bijstand moeten aan de eilandgriffier gericht worden. Als de griffiemedewerkers de ondersteuning niet kunnen leveren, overlegt de eilandgriffier met de eilandsecretaris over de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 5. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Het is aan de eilandsecretaris om te beoordelen of één van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Dit artikel regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de gezaghebber; de eilandgriffier of het betreffende eilandsraadslid kunnen namelijk na weigering de gezaghebber verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de gezaghebber hierover overleg voert met de eilandsecretaris, de eilandgriffier en indien nodig ook het betrokken eilandsraadslid. Uiteraard kan de eilandsraad via de gebruikelijke weg hierover de gezaghebber verzoeken verantwoording af te leggen (op grond van artikel 182 van de Wol-BES).

Artikel 6. Geschil over ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen kan de gezaghebber ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie geleverde ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de gezaghebber ook hier een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de gezaghebber maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

Artikel 7. Omvang en register ambtelijke bijstand

Er is voor gekozen het recht op door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen ambtelijke bijstand te beperken (eerste lid). Enerzijds om te zorgen dat deze ook daadwerkelijk geëffectueerd kan worden, anderzijds ook om enige grip te houden op de omvang van deze werkzaamheden. De beperking geldt dus niet voor de ambtelijke bijstand die door de griffie geleverd wordt en ook niet voor het verstrekken van informatie.

Het door de eilandsecretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan in welke mate er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie (tweede lid). Tevens kan het een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

Artikel 8. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het bestuurscollege op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte te blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het bestuurscollege functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen eilandsraad en het bestuurscollege is het logisch dat hem op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen eilandsraad en bestuurscollege terecht komt. Als een eilandsraadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het bestuurscollege. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door bestuurscollegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een eilandsraadslid is in het tweede lid bepaald dat gedeputeerden of de gezaghebber zich voor informatie direct tot het betrokken eilandsraadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het bestuurscollege dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.