Instructie voor de eilandgriffier van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020

1. De eilandgriffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de eilandsraad, en door de eilandsraad ingestelde eilandsraadscommissies.

2. De eilandgriffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt digitaal, mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.

3. De eilandgriffier zorgt er voor dat de leden van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in de wet en in het voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020 voorziene bevoegdheden en initiatieven van de eilandsraadsleden.

4. De eilandgriffier is het aanspreekpunt voor eilandsraadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie.

1. De eilandgriffier draagt zorg voor een goede logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen van het presidium, de eilandsraad en de eilandsraadscommissies.

2. De eilandgriffier ondersteunt bij het vaststellen van de agenda van de vergaderingen van de eilandsraad, zijn commissies en het presidium en beheert hun agenda en de lange termijnagenda.

1. De eilandgriffier staat de voorzitter van de eilandsraad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de eilandsraad.

2. De eilandgriffier staat de voorzitter van het presidium terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van het presidium.

3. De eilandgriffier draagt zorg voor de ondersteuning van de voorzitters van de eilandsraadscommissies door de daartoe aangewezen commissiegriffiers en fungeert als klankbord bij hun gemeenschappelijke zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen en andere activiteiten van de eilandsraadscommissies.

4. De eilandgriffier ziet toe op de naleving door eilandsraadscommissies, -voorzitters en –griffiers van de door de eilandsraad vastgestelde afspraken, de reglementen van orde van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies, en stelt interpretatieverschillen, zonodig, aan de orde in het presidium.

5. De eilandgriffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. .

6. De eilandgriffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de eilandsraad en de eilandsraadscommissies. Zo nodig adviseert de eilandgriffier de eilandsraad ten behoeve van de door de eilandraad te nemen besluiten.

7. De eilandgriffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

8. De eilandgriffier draagt zorg voor het toetsen van de compleetheid van vergaderstukken en bewaakt de in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020 gestelde termijnen.

1. De eilandgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

1. De eilandgriffier geeft leiding aan de griffie.

2. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de eilandgriffier.

3. Hij heeft de verantwoordelijkheid voor:

• a.

  de kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame medewerkers.

• b.

  de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• c.

  de begeleiding en ontwikkeling van de griffiemedewerkers en voert daartoe functionerings- en beoordelingsgesprekken.

• d.

  het beheer van de aan de griffie en de eilandsraad op basis van de begroting toegedeeldebudgetten.

1. De eilandgriffier voert regelmatig overleg met de eilandsecretaris en gezaghebber (driehoeksoverleg) over:

• a.

  zaken die het verkeer tussen bestuurscollege en eilandsraad en tussen de organisatie en griffiebetreffen en maakt daar afspraken over;

• b.

  het verloop en de kwaliteit van de bestuurlijke procesvoering;

• c.

  organisatorische aangelegenheden;

• d.

  de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan de eilandsraad;

• e.

  aangelegenheden die de eilandsraad betreffen.

2. De eilandgriffier voert twee keer per jaar overleg met de gezamenlijke rekenkamer.

1. Indien de eilandsraad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 160 van de WolBES instelt, ondersteunt de eilandgriffier of een onder zijn verantwoordelijkheid functionerende griffiemedewerker deze commissie.

2. Indien een andere commissie van de eilandsraad wordt ingesteld als bedoeld in artikel 118 van de WolBES, draagt de eilandgriffier zorg voor de ambtelijke ondersteuning vanuit de griffie en/of de ambtelijke organisatie.

1. Als de eilandgriffier meer dan één week verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet de eilandgriffier hiervan tijdig mededeling aan het presidium.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de eilandgriffier vervangen door een daartoe door de eilands-raad, met ondersteuning van de eilandgriffier, aangewezen plaatsvervanger. De plaatsvervangend eilandgriffier treedt in alle bevoegdheden van de eilandgriffier bij diens vervanging.