Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020

Ondertekening

Toelichting

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020

De wettelijke grondslag voor dit reglement van Orde is gelegen in artikel 17, van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (hierna: WolBES). Dit artikel schrijft voor dat de eilandsraad van Sint Eustatius een reglement van orde vaststelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden.

Met het dualisme wordt enerzijds een versterking van de kaderstellende en controlerende taken van de eilandsraad beoogd en aan de andere kant een concentratie van bestuursbevoegdheden bij het bestuurscollege.

De eilandgriffier is de eerste adviseur van de eilandsraad en ondersteunt de eilandsraad met de op de griffie werkzame ambtenaren.

Aangezien de WolBES enige veranderingen heeft ondergaan en gezien het feit dat het reglement aan moet sluiten bij de handelingen van de eilandsraad moet het Reglement van orde worden aangepast. De inhoud van de verordening sluit altijd aan bij de in de WolBES neergelegde voorschriften voor de eilandsraad. Binnen het door de WolBES gegeven kader is de eilandsraad Sint Eustatius vrij om naar eigen goeddunken, maar altijd in lijn met de WolBES, zijn Reglement van Orde op te stellen.

Artikelsgewijs

Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In artikel 1 worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich.

Artikel 2. De Voorzitter

Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ staat vermeld dat de gezaghebber voorzitter is van de eilandsraad. Artikel 10 van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (hierna: WolBES) schrijft dit dwingend voor. In artikel 204, eerste lid, van de WolBES is bepaald dat de rijksvertegenwoordiger is in ieder geval belast met: het voorzien in de waarneming van de gezaghebber indien hij dat in het belang van het openbaar lichaam nodig oordeelt. De gezaghebber heeft het recht op grond van artikel 22 van de WolBES in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Hij is echter géén lid van de eilandraad en neemt dan ook niet deel aan de stemmingen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 3. Het presidium

De eilandsraad bepaalt zelf zijn agenda en heeft daarvoor een eilandsraadspresidium ingesteld die conceptagenda’s voor eilandsraad en eilandsraadcommissies voorbereid. De in het presidium zitting hebbende eilandsraadsleden/ fractieleiders zijn de enige stemgerechtigden, de gezaghebber die ingevolge dit artikel voorzitter is van het presidium is niet stemgerechtigd. Uitgangspunt is dat beslissingen voor zoveel mogelijk worden genomen bij consensus.

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de eilandsraad inzake de organisatie en het functioneren van de eilandsraad). Het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het eilandsraadswerk dient een ondergeschikte rol te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de eilandsraad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, wat niet strookt met de wet, die het primaat immers expliciet bij de eilandsraad legt.

Het presidium als zodanig kan niet ook optreden als werkgeverscommissie.

De samenstelling van het presidium is te vergelijken met een seniorconvent, waaraan vertrouwelijke mededelingen kunnen worden gedaan c.q. waar politiek gevoelige zaken kunnen worden besproken.

Hierdoor zijn de vergaderingen van het presidium besloten. Het presidium heeft voornamelijk een procedurele rol (vaststellen voorlopige agenda, uitnodigen externen, wijzigen vergadermomenten e.d.). Men zou er voor kunnen kiezen de regie van enkele interne of organisatorische kwesties bij het presidium neer te leggen.

Het gaat in het presidium van de eilandsraad niet om primair politieke zaken; een politieke inhoudelijke discussie kent binnen het presidium geen plaats. Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de eilandsraadsvergaderingen vergroten.

De eilandgriffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig, omdat de eilandgriffier voor de ondersteuning van de eilandsraad zorgt. De eilandgriffier moet weten hoe de agenda eruit zal zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de eilandsecretaris kan ook gewenst zijn, omdat de eilandsecretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Overeenkomstig artikel twee, het tweede lid kan de voorzitter derden, onder wie de eilandsecretaris, uitnodigen.

Het presidium vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de eilandsraadscommissies en de eilandsraad. Het presidium stelt de voorlopige agenda's van de eilandsraadscommissies en de eilandsraad vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de eilandsraadscommissies en de eilandsraad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering.

Het presidium heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de eilandsraad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. In het openbaar lichaam Sint Eustatius wordt gewerkt met jaaroverzichten waarbij specifieke vergaderingen lang van te voren bekend zijn. Denk hierbij aan de begroting en jaarrekening.

In het geval het openbaar lichaam deelneemt in een gemeenschappelijke regeling is van belang dat het presidium de vergadercyclus van deze besturen kent. Het kan nodig zijn dat de eilandsraad voorafgaand aan een vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de gemeentelijke vertegenwoordiger informatie of opvattingen wil meegeven. Ook de begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regeling is relevant voor het presidium zodat de eilandsraad tijdig noodzakelijke informatie kan leveren. Het is aan het presidium om de planning in te vullen maar ook om deze te bewaken.

Hetzelfde geldt met betrekking tot andere organisaties waar de gemeente mogelijk in vertegenwoordigd is (stichtingen, vennootschappen). Ook deze vergadercycli kunnen voor het presidium aanleiding zijn om deze te agenderen voor een eilandsraads- of eilandsraadscommissievergadering, zodat er informatie uitgewisseld kan worden tussen de vertegenwoordiger van het openbaar lichaam en de eilandsraad.

Ingevolge artikel 18 van de wet WolBES vergadert de eilandsraad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de eilandsraad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met het presidium. Op deze wijze houdt het presidium ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat eilandsraadsleden het eilandsraadslidmaatschap dikwijls combineren met een andere (on)betaalde functie.

Door vast te leggen dat het presidium tenminste twee maal per jaar overleg met de voorzitters van de commissies voert, kan worden voorzien in een grondslag voor het overleg tussen het presidium en de voorzitters van commissies.

Artikel 4. De eilandgriffier

De eilandsraad is verplicht een eilandgriffier te benoemen (artikel 130 van de WolBES). De eilandgriffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de eilandsraad (eerste lid). De eilandgriffier is in principe in elke vergadering van de eilandsraad aanwezig (tweede lid). De wet eist dat de eilandsraad de vervanging van de eilandgriffier regelt (artikel 133, eerste lid, van de WolBES). In het derde lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 23 van de WolBES (verschoningsrecht) is in het vierde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de eilandgriffier aan de beraadslaging.

Artikel 5. Goedkeuring benoeming griffie

Dit artikel komt overeen met hetgeen in artikel 135 van de WolBES geschreven staat. De besluiten tot benoeming, bevordering, schorsing en ontslag van ambtenaren behoeven de goedkeuring van de rijksvertegenwoordiger. Krachtens artikel 168, derde lid, van de WolBES, geldt dit voor alle ambtenaren die door het bestuurscollege worden benoemd, maar evenzeer voor de ambtenaren die door de eilandsraad worden benoemd, te weten de eilandgriffier en de op de griffie werkzame ambtenaren. De benoemings-, schorsings-, bevorderings- en ontslagbesluiten krijgen pas rechtskracht op het moment dat ze zijn goedgekeurd door de rijksvertegenwoordiger.

Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging eilandsraadsleden

Voordat er een nieuwe eilandsraad kan worden geïnstalleerd, dienen een aantal procedurele stappen te worden gezet. Ten eerste dienen de leden van de eilandsraad te worden gekozen middels verkiezingen. Deze verkiezingen verlopen langs de procedure opgenomen in de Kieswet. Nadat de uitslag van de verkiezingen bekend is geworden, stelt de voorzitter van het centraal stembureau de verkozen persoon hiervan schriftelijk in kennis. Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de eilandsraad of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Deze documenten zijn terug te vinden in artikel V3 van de Kieswet.

Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 16, derde lid, artikel 53, tweede lid, van de WolBES) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties (artikel 14, WolBES). De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de eilandsraad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe eilandsraad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de eilandsraadsverkiezingen beslist de eilandsraad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. De nieuwe eilandsraad treedt aan met ingang van de dag waarop de leden van de eilandsraad in oude samenstelling aftreden (artikel 19 van de WolBES).

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de eilandsraad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd (eerste lid).

Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude eilandsraad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe eilandsraad na de eilandsraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten.

Het vijfde lid ziet op de specifieke taak die de eilandsraad heeft na de eilandsraadsverkiezingen. Na de eilandsraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de eilandsraad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De eilandsraad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de eilandsraad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van het openbaar lichaam, bij één of meer specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de eilandsraad een dergelijk besluit kan baseren.

Het ligt niet voor de hand dat besloten wordt tot een hertelling waarvan tevoren duidelijk is dat deze niet tot een andere samenstelling in de eilandsraad kan leiden. Ook een verschil in zetels tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag is geen reden om over te gaan tot hertelling. Het feit dat een fractie een klein aantal stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.

Na een eilandsraadsverkiezing moeten de toegelaten eilandsraadsleden op de eerste vergadering van de eilandsraad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 15 van de WolBES de eed of verklaring en belofte afleggen. Het afleggen van de eed is constitutief: het is een noodzakelijke voorwaarde voor het kunnen uitoefenen van de functie. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid).

De tekst van de eed of verklaring en belofte die een eilandsraadslid bij het aanvaarden van het eilandsraadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 15 van de WolBES vastgelegd. Artikel 15, tweede lid van de WolBES staat toe dat de eed ook in het Engels of Papiaments kan worden afgelegd. Het gaat bij de eedaflegging om een combinatie van de zuiveringseed en de ambtseed (zesde lid).

Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de eilandsraad over de toelating van het betrokken eilandsraadslid plaatsvinden (zevende lid).

Artikel 7. Benoeming gedeputeerden

Artikel 7 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van eilandsraadsleden voort. Aangezien de gedeputeerde geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een gedeputeerde maar niet op welk moment deze getoetst worden.

Het ligt voor de hand om voor het benoemen van gedeputeerden ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid). De formele eisen om als gedeputeerde te worden benoemd zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het eilandsraadlidmaatschap (artikel 39 van de WolBES). Bij de benoeming van een gedeputeerde zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode integriteit voor de leden van het eilandbestuur van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020 speelt hierbij een rol. Daarnaast is een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) gevraagd. De eilandsraad kan aangeven dat zij deze procedure wil volgen bij de benoeming van gedeputeerden. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de eilandsraad over de benoeming tot gedeputeerde (derde lid).

De kandidaat- gedeputeerden kunnen in opdracht van de gezaghebber voor aanvang van iedere ambtstermijn aan een integriteitstoets worden onderworpen. De gezaghebber brengt over de uitkomsten daarvan verslag uit aan de eilandsraad. De uitkomsten van het onderzoek en het verslag zijn niet openbaar (vierde lid).

Artikel 7 is ook van toepassing als er geen gedeputeerde van buiten maar uit de eilandsraad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een eilandsraadslid dat benoemd wordt tot gedeputeerde mag eilandsraadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 40, tweede lid sub b, van de WOLBES).

Artikel 8. Mededeling aannemen benoeming

Gebaseerd op Artikel V 2 van de Kieswet. Het artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 9. Geloofsbrieven, verklaring openbare betrekkingen en nevenfuncties

Gebaseerd op Artikel V 3 van de Kieswet

De in het gewaarmerkt afschrift uit de basisadministratie persoonsgegevens dienen opgenomen gegevens in dit afschrift zonder schrijf- of tikfouten, of andere verschrijvingen te worden vermeld.

In verband met de mogelijke tegenstrijdigheid van belangen is openbaar making door leden van de eilandsraad van hoofd-en nevenfuctie(s) geboden. Het begrip functie dient in dit verband ruim te worden opgevat. Het betreft alle nevenfuncties en nevenwerkzaamheden die naast het lidmaatschap van de eilandsraad worden uitgeoefend.

Artikel 10 . Fracties

Na het vaststellen van de uitslag van de verkiezingen vindt de eerste zitting van de nieuwe raad plaats.

In artikel 35, tweede lid, van de WolBES wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de eilandsraad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). Op grond van artikel 35, derde lid van de WolBES dient een eilandsverordening te worden vastgesteld waarin ook de onderwerpen “ambtelijke bijstand” (van de leden van de eilandsraad) en fractieondersteuning zijn opgenomen. Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe eilandsraad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid).

De fractie gebruikt in de vergadering van de eilandsraad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de eilandsraad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid).

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de eilandsraad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit zo spoedig mogelijk aan de voorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een eilandsraadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een eilandsraadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen (vierde lid).

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 28 van de WolBES, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de eilandsraad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving.

Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de eilandsraad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De eilandsraad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de eilandsraad is voldoende. De eilandsraad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

• -

  kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het eilandsraadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet;

• -

  personen die tussentijds van partij veranderen hun eilandsraadslidmaatschap niet verliezen;

• -

  als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het eilandsraadslid uit de eilandsraad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractiefaciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de eilandsraadszaal, bezetting in eilandsraadscommissies en eventueel de bezetting in eilandsraadscommissies door burgereilandsraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een eilandsraadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

De fractie kan besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. De eilandsraad heeft geen zeggenschap over de naamvoering en kan hier geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de eilandsraad van de naamsverandering is voldoende. De eilandsraad dient met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie. In de regel vindt twee keer een mededeling plaats: door de persoon zelf (bij verder gaan als zelfstandige fractie) en door de fractie (vijfde lid).

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde; als een politieke partij zich voor het eerst wil laten registreren gebeurt dit ook. Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke partij die al geregistreerd is voor de verkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam.

Hoofdstuk 2. Eilandsraadsvergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 11. Vergaderfrequentie

Ingevolge artikel 18, eerste lid, WolBES vergadert de plenaire eilandsraad zo vaak als hij daartoe heeft besloten. De vergaderingen – oordeelvormend, meningvormend en besluitvormend- van de eilandsraad vinden in de regel plaats op een door de eilandsraad gekozen vaste dag van de maand en vast tijdstip, de vergaderingen worden gehouden in de vergaderzaal van het bestuurskantoor. Het presidium doet hierover een aanbeveling aan de eilandsraad.

Uitgangspunt is dat de eilandsraad zo vaak vergadert als hij daartoe besloten heeft. Nu met de dualisering het zwaartepunt van de bestuurslast bij het bestuurscollege ligt, zal dit van invloed zijn op de vergaderfrequentie van de eilandsraad.

De vergaderfrequentie van de eilandsraad (besluitvormende eilandsraad) zal voorts mede worden beïnvloed door de eventuele aanwezigheid van door de eilandsraad ingestelde commissies ex artikel 117, eerste lid, die de besluitvorming (oordeelvormend -, meningvormend commissie vergaderingen) van de eilandsraad voorbereiden. Als de eilandsraad van die bevoegdheid gebruik maakt, zal dit de agenda van de plenaire eilandsraad ontlasten.

Het tweede lid van artikel 11 van dit reglement geeft een aanvullende regeling die ziet op de vergaderfrequentie van de eilandsraad door aan te geven dat de voorzitter van de eilandsraad in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur kan bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg in het presidium, tenzij er sprake is van bijzondere gevallen. Van bijzondere gevallen (verschillend van spoedeisende gevallen zoals in de artikelen 12 en 44 van dit reglement), is in dit artikel uitsluitend sprake bij calamiteiten zoals bij een grote ramp of andere onverwachte gebeurtenis die grote schade of letsel veroorzaakt.

Artikel 12. Oproep en voorlopige agenda

In artikel 12, eerste lid, van dit reglement is bepaald dat de voorzitter van het presidium de leden van de eilandsraad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

Het presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, indien de eilandsraad dit wenst, de oproep en stukken per elektronische weg te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van het openbaar lichaam zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).

Als omtrent stukken op grond van artikel 26, eerste of tweede lid, van de WolBES geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de eilandgriffier en verleent deze de eilandsraadsleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Het vierde lid heeft tot doel om de eilandsraad een actievere rol te geven in de opstelling van de eilandsraadsagenda. Enerzijds kunnen individuele eilandsraadsleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de eilandsraadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren.

Daarmee kan het individuele eilandsraadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Het vijfde lid regelt dat de eilandsraad de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen.

Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende eilandsraadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 33, vierde lid, van de WolBES logischerwijs niet van toepassing en geldt artikel 3, vijfde lid, van de WolBES.

Artikel 13. bestuurscollege voorstellen

Artikel 13 heeft betrekking op het agenderingsrecht van de eilandraad. De eilandsraad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het bestuurscollege heeft voorbereid kan agenderen. Als het bestuurscollege het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het bestuurscollege het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het bestuurscollege van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De eilandsraad moet hier toestemming voor geven (eerste lid).

Indien de eilandsraad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de eilandsraad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het bestuurscollege zenden. Deze bepaling vloeit voort uit de verplichting van het bestuurscollege om de eilandsraad van voldoende informatie te voorzien. De eilandsraad kan het bestuurscollege bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De eilandsraad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het bestuurscollege verder voorbereid is, opnieuw wordt behandeld. De eilandsraad kan dit in dezelfde eilandsraadsvergadering regelen, maar de eilandsraad kan dit ook aan het presidium overlaten.

Artikel 14. Extra vergadering van de eilandsraad

Naast de reguliere eilandsraadvergadering kan de voorzitter van de eilandsraad, alsook één vijfde van de leden van de eilandsraad, om een extra vergadering verzoeken (artikel 18 lid 2 van de wet WolBES).

In dringende spoedeisende gevallen worden de oproepbriefjes ten minste 24 uur van te voren bij de leden bezorgd. De bepalingen van dit reglement zijn van toepassing op de extra vergadering.

Artikel 15. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken die ter toelichting van onderwerpen of voorstellen op de agenda, in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. Daarnaast, als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de eilandsraadsleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving (eerste lid).

Naast de fysieke terinzagelegging op de griffie, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de website van het openbaar lichaam Sint Eustatius.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur BES

Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal, maar ook alle van buiten komende stukken. Ook ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.

Onder de ‘stukken’ als bedoeld in het derde lid van dit reglement worden verstaan: geheime stukken, waaronder de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in eilandsraadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.

De eilandgriffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de eilandsraad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de eilandsraadsvergadering en die geheim moeten blijven bij de eilandgriffier ter inzage gelegd. Op verzoek van de eilandsraadsleden kan de eilandgriffier inzage aan hen verlenen (derde lid).

Artikel 16. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 20, tweede lid, van de WolBES.

De agenda van de vergadering en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van stukken die geheim zijn, dienen op grond van artikel 20, eerste lid van de WolBES ter inzage worden gelegd.

Voor wat betreft de wijze van publicatie wordt geregeld in dit artikel. In het eerste lid wordt bepaalt dat de vergadering door aankondiging in een dag-, nieuwsblad en op de voor afkondiging op het openbaar lichaam Sint Eustatius gebruikelijke wijze en/of door plaatsing op de website van het openbaar lichaam Sint Eustatius openbaar wordt gemaakt (eerste lid).

Het is wel van belang dat de stukken gedurende een dusdanige periode en op een zodanige plaats ter inzage liggen, dat de ingezetene ook werkelijk toegang tot de stukken heeft. Vanuit het oogpunt van efficiëntie en service aan de burger kan elektronische beschikbaarstelling gewenst zijn ( tweede lid).

De openbare kennisgeving dient de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering te vermelden. Daarnaast dient de wijze waarop en de plaats waar de stukken kunnen worden ingezien te worden vermeld.

Paragraaf 2. Orde der vergadering

Artikel 17. Presentielijst

Daarom zorgt de eilandgriffier voor het bijhouden van de presentielijst. De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 21 van de WolBES. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd (eerste lid).

De eilandgriffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de eilandsraad nodig heeft. Daarom stelt de eilandgriffier samen met de voorzitter de presentielist vast en ondertekent dit document. Dit lid bepaalt daartoe dat ieder lid bij binnenkomst in de vergaderzaal van de eilandsraad de presentielijst dient te tekenen. De handtekeningen op de presentielijst dient te waarborgen dat het vergaderquorum aanwezig was. Aan het einde van elke vergadering stelt de eilandgriffier samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze (tweede lid).

De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen, daarvoor geldt artikel 26 van dit reglement.

Als een eilandsraadslid de presentielijst nog niet heeft getekend, wordt hij geacht niet aanwezig te zijn in de vergadering en mag hij niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming. Als het eilandsraadslid alsnog de presentielijst tekent kan hij aan de beraadslaging deelnemen en, als het stemmen nog niet is aangevangen, deelnemen aan de stemming over het onderwerp. De eilandgriffier informeert de voorzitter onverwijld over het tekenen van de presentielijst door het lid, pas nadat de voorzitter is geïnformeerd kan het lid deelnemen aan de beraadslaging en de stemming (vierde lid).

Een eilandsraadslid kan de voorzitter via de eilandgriffier berichten van zijn verhindering tot het bijwonen van de vergadering en van het voortijdig verlaten van de vergadering (vijfde en zesde lid).

Artikel 18. Zitplaatsen

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19 van de WolBES. Het artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 19. Opening vergadering; quorum

In dit artikel wordt bepaald dat de vergadering te kunnen openen, moet op grond van artikel 21, eerste lid, van de WolBES, blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de eilandsraad aanwezig zijn (eerste lid).

Als niet aan de quorum is voldaan, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering. Voor de opnieuw belegde vergadering is niet vereist dat de meerderheid van de zitting hebben leden aanwezig is. Er kan in dat geval zelfs rechtsgelding gestemd worden (tweede lid).

Artikel 21, derde lid, van de WolBES, geeft aan dat de stemming echter beperkt is tot die aangelegenheden waarvoor de eerste vergadering was belegd. Over andere aangelegenheden, die niet op de agenda voor die eerste vergadering stonden, kan de eilandsraad alleen maar beraadslagen en besluiten indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is (derde lid).

Artikel 20. Aantal spreektermijnen

Indien de eilandsraad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de eilandsraadsleden in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een eilandsraadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 41 van dit reglement) (vierde lid).

Slechts de leden die in de eerste sprekersronde het woord hebben gevoerd mogen in de tweede ronde spreken. In bijzondere gevallen kan de eilandsraad hierop een uitzondering maken (zesde en zevende lid).

Artikel 21. Spreektijd

Het artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 22. Handhaving orde; schorsing

Om te bevorderen dat leden van de eilandsraad zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten is in artikel 23, van de WolBES bepaald dat zij niet in rechte vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Uitgangspunt is een vrij debat. De leden van het eilandsbestuur kunnen niet in rechte worden vervolgd (strafrechtelijke immuniteit) dan wel worden verplicht te getuigen (verschoningsrecht) over hetgeen zij hebben gezegd in de vergaderingen van de eilandsraad of schriftelijk aan de eilandsraad hebben overgelegd. Zij moeten immers voor het publieke debat hun opvattingen vrij kunnen verkondigen.

De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. Deze bepaling verzekert de leden van de eilandsraad dat zij vrijelijk kunnen spreken. Onder interruptie wordt overigens niet verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring. Deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar hoofdstuk 6 van dit reglement.

Het tweede lid bepaalt dat, indien een spreker de orde verstoort, hij door de voorzitter tot de orde dient te worden geroepen. Het tweede lid heeft naast de leden van de eilandsraad die het woord voeren, ook betrekking op de gedeputeerden, de eilandgriffier of andere personen, die het woord voeren. De voorzitter kan hen tot de orde roepen. Indien zij hieraan geen gehoor geven, kan hen het woord worden ontzegd, aldus het artikel.

De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 27 derde lid, van de WolBES biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft uiteraard onverlet.

Het vierde lid geeft de eilandsraad de bevoegdheid om op voorstel van de voorzitter een lid het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen wanneer dit lid door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert. Anders dan in de situatie voor 10-10-10, berust deze bevoegdheid, naar analogie met Nederlandse gemeenten, bij de eilandsraad en niet bij de voorzitter die hiertoe wel (alleen) het voorstel kan doen. In geval van herhaling kan de eilandsraad besluiten een lid de toegang tot de vergadering voor maximaal drie maanden te ontzeggen. De eilandsraad moet terstond over een dergelijk voorstel beslissen.

Artikel 23. Beraadslaging

Teneinde de vergaderduur niet zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in beginsel in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Door de toevoeging “of een lid van de eilandsraad” wordt ook aan leden van de eilandsraad het recht toegekend om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Dit brengt tot uitdrukking dat de eilandsraad zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht is aan ieder individueel lid toegekend (eerste lid).

Als hij dit wenst kan de voorzitter aan het begin van de beraadslaging als eerste zijn mening geven. Het betreft dan in principe een nadere toelichting en uiteenzetting over het onderwerp. Ook de indieners van de motie kunnen als zij dit wensen als eerste (of tweede na de voorzitter) het woord voeren om de motie toe te lichten. De voorzitter kan overigens zijn mening ook op een ander moment van de beraadslag geven (tweede lid).

Op verzoek van een lid van de eilandsraad of op voorstel van de voorzitter kan de eilandsraad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het bestuurscollege of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. Als de schorsing aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd.

Artikel 24. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de WolBES geregelde immuniteit.

De eilandsraad kan op grond van artikel 4, derde lid, van dit reglement bepalen dat de eilandgriffier deelneemt aan de beraadslagingen. De gezaghebber en de gedeputeerde(n) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 22, eerste en tweede lid, van de WolBES.

De eilandsraad kan echter bepalen dat ook andere behalve genoemde personen kunnen deelnemen aan de beraadslagingen. Het is uiteraard ook mogelijk dat de eilandsraad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (eerste lid).

Het tweede lid bepaalt dat de beslissing over deelname van de in het eerste lid genoemde personen op voorstel van de voorzitter of één der leden van de eilandsraad genomen dient te worden. Deze beslissing wordt genomen voordat met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt gemaakt.

Artikel 25. Sluiting beraadslaging

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 20, tweede lid, van dit reglement en artikel 10 van de WolBES. Het artikel behoeft geen verdere toelichting.

Paragraaf 3. Stemmingen

Artikel 26. Stemverklaring

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.

Artikel 27. Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de eilandsraad anders beslist (eerste lid). De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing (tweede lid). Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de WolBES.

Artikel 28. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

Indien een eilandsraadslid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden (eerste lid).

De eilandsraad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de WolBES af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen (tweede lid).

Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog gewezen dat tot hoofdelijke stemming verplicht bij het aangaan van een verplichting voordat de begroting is goedgekeurd. De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele eilandsraadsleden zouden tegenstemmen. Een eilandsraadslid kan zich alleen onthouden van deelname aan stemming op grond van artikel 28 van de wet. In alle andere gevallen is een eilandsraadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de wet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

In het openbaar lichaam kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het eilandsraadslid gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk op grond van de WolBES.

In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.

In het vijfde lid is de term ‘uitspreken’ vervangen door de term ‘verklaren’, waarmee buiten twijfel staat dat dit artikellid ook van toepassing is op digitale stemmingen.

Artikel 29. Volgorde stemming over amendementen en moties

Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement strekt tot wijziging van een voorstel en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Bovendien kan de eilandsraad besluiten af te wijken van deze stemvolgorde.

Artikel 30. Behoorlijk stembriefje

Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 31, eerste lid van de WolBES, worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. De eilandsraad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.

Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje. In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum.

Ter verduidelijking: ook al is vóór de vergadering voldaan aan het voor de opening van de vergadering vereiste aantal leden (quorum: zie artikel 19), kan toch bij de stemming blijken dat omdat één of meer stembriefjes niet behoorlijk zijn ingevuld, er sprake is van een ongeldige stemming omdat het aantal uitgebrachte geldige stemmen géén volstrekte meerderheid bedroeg van het aantal zitting hebbende leden. Achteraf is de stemming dan toch ongeldig. Bij stemming over personen is herstemming overeenkomstig artikel 32 van dit reglement mogelijk.

Artikel 31. Stemming over personen

Artikel 32, eerste lid, van de WolBES geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Dit artikel is ook van toepassing op de stemming over de benoeming van een gedeputeerde (artikel 37, eerste lid, van de WolBES). Datzelfde geldt voor de stemming over het ontslag van een gedeputeerde in het geval een motie van wantrouwen niet tot onmiddellijk aftreden leidt (artikel 60 van de WolBES).

Ook dat gebeurt schriftelijk en is daarmee geheim. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken, maar het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020 gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Uiteraard kan door een aanpassing van het reglement een elektronische procedure worden geïntroduceerd.

Bij een benoeming stelt de eilandsraad een specifieke persoon aan in een bepaald ambt (lid van de eilandsraad, gedeputeerde). Op het stembiljet wordt de naam van de te benoemen persoon (of personen in geval van meerdere vacatures) met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ of ‘pro’ en ‘contra’ of ‘for’ en ‘against’ vermeld. Het gaat hier overigens niet over de benoeming tot lid van de eilandsraad, hetgeen een geheel ander soort benoeming is die (ondermeer) in artikel 6 van dit reglement is geregeld.

Onder voordracht wordt verstaan het voorstellen van een persoon als kandidaat voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor de eilandsraad bindend. Op de stembiljetten dient(en) de na(a)m(en) van de voorgedragen perso(o)n(en) met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ of ‘pro’ en ‘contra’ of ‘for’ en ‘against’ vermeld.

Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, de eilandsraad mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming. Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen worden vermeld met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ of ‘pro’ en ‘contra’ of ‘for’ en ‘against’ en een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.

Artikel 32. Herstemming over personen

Bij de benoeming van gedeputeerden is er sprake van een vrije stemming. Dat is dus anders dan bij een voordracht, waarbij de keus beperkt is tot twee of meer kandidaten.

Bij een vrije stemming is artikel 29, eerste lid, onder a, en derde lid, van de WolBES niet van toepassing. Daarin is bepaald dat een eilandsraadslid zich van stemming onthoudt wanneer hij “behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt". Zoals vermeld is dat bij de benoeming van gedeputeerden niet aan de orde. Een eilandsraadslid kan op het stembriefje de naam van elke kandidaat die zijn voorkeur heeft invullen: die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander. Dat geldt dus ook voor eilandsraadsleden die zelf genomineerd zijn; die kunnen op zichzelf stemmen als ze dat willen.

Artikel 33. Onthouden van stemming

De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de eilandsraad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-gedeputeerde. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

• -

  Een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en mevrouw Pieterse aan als gedeputeerden. Als deze personen in de eilandsraad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de eilandsraad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;

• -

  Een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als gedeputeerde staat niet gelijk aan een voordracht;

• -

  Het is denkbaar dat een kandidaat-gedeputeerde die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.

Artikel 34. Nietigheid van stemmen

Een stemming is alleen geldig, als meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen volgens artikel 30 eerste lid van de WolBES (eerste lid).

Artikel 33, tweede lid, van de WolBES eist dat ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht is zijn stem voor of tegen, pro of contra, for of against, moet uitbrengen. Als de voorzitter na hoofdelijke afroeping vaststelt dat het aantal leden dat vereist is voor het houden van een geldige vergadering niet meer aanwezig is, verdaagt hij de vergadering (tweede lid).

Indien een lid een voorstel van orde indient, voor hoofdelijke afroeping (zoals vermeld in het tweede lid), gaat de voorzitter over tot het houden van de in het tweede lid genoemde hoofdelijke afroeping (derde lid).

Paragraaf 4. Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 35. Verslag en besluitenlijst

Artikel 35 regelt de verslagleggende taak van de eilandgriffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de wet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 24, zesde lid, van de WolBES en artikel 35 het eerste en het vijfde lid van dit reglement).

Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. (derde lid).

De eilandgriffier verleent de ambtelijke bijstand aan de eilandsraad. Daarom is de eilandgriffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen (vierde lid).

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd (vijfde lid).

Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de eilandsraad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten, maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de website van het openbaar lichaam Sint Eustatius toegankelijk worden gemaakt (zesde lid).

Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een (geluids) opname van de eilandsraadsvergadering en een besluitenlijst.

Artikel 36. Ingekomen stukken

Over aan de eilandsraad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar een eilandsraadscommissie of het bestuurscollege, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het bestuurscollege aan de eilandsraad komen in principe ook bij de eilandsraad binnen.

De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. De eilandsraad stelt op voorstel van het presidium, of in geval van onverwijlde spoed de eilandgriffier, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast (tweede lid).

Paragraaf 5. Besloten eilandsraadsvergaderingen

Artikel 37. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Artikel 37 bepaalt dat de bepalingen van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020 van overeenkomstige toepassing zijn op een eilandsraadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie en het maken van het verslag.

De bepalingen van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020 zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde is geheimhouding als bedoeld in de artikelen 26 en 66 van de WolBES opgelegd en wordt in de vergadering bekrachtigd totdat het orgaan die geheimhouding op de documenten had gezet deze opheft.

Artikel 38. Verslag besloten vergadering

In artikel 38 wordt uitwerking gegeven aan artikel 24, vijfde lid, van de WolBES.

In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de eilandsraadsvergadering is de eilandgriffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de eilandgriffier (derde lid).

Artikel 39. Opheffing geheimhouding

In de in artikel 39 aangehaalde artikelen wordt aan de eilandsraad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 88, tweede lid, van de WolBES) gaan om de situatie dat de gezaghebber geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de eilandsraadscommissie heeft overgelegd. De eilandsraadscommissie kan dan aan de eilandsraad verzoeken de geheimhouding op te heffen (als de gezaghebber daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 26, tweede en derde lid, van de WolBES, kan geheimhouding worden opgelegd door het bestuurscollege, de gezaghebber en een eilandsraadcommissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de eilandsraad of aan leden van de eilandsraad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de eilandsraad overgelegde stukken vervalt, indien de eilandsraad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

Als de eilandsraad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd in een besloten vergadering met de eilandsraad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de eilandsraad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen (tweede lid).

Als de eilandsraad een opgelegde geheimhouding opheft of niet bekrachtigt, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende stukken dan “automatisch” openbaar zijn. De Wet openbaarheid van bestuur BES (WobBES) is nog steeds op deze stukken van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de WobBES worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende documenten. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.

Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 40. Amendementen en subamendementen

Elk lid van de eilandsraad kan wijzigingen op het voorstel van het bestuurscollege of op initiatiefvoorstellen indienen ter behandeling in de eilandsraad, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander eilandsraadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de eilandsraad besluiten tot een derde termijn (artikel 20 van dit reglement).

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 151 van de WolBES. Dit artikel verplicht de eilandsraad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in artikel 40 van dit reglement. Op basis van artikel 151, tweede lid, van de WolBES is de eilandsraad verplicht een amendement te behandelen, overeenkomstig de door de eilandsraad vastgestelde regels. Uit de bewoordingen van artikel 11, eerste lid, van de wet blijkt dat het recht om amendementen in te dienen aan elk individueel eilandsraadslid toekomt; drempelsteun is derhalve niet vereist.

Het is praktisch dat een eilandsraadslid aanwezig is voor de behandeling van zijn (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daarom is bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door eilandsraadsleden die de presentielijst getekend hebben (tweede lid).

Intrekking door de indiener(s) van het (sub)amendement is mogelijk, totdat de besluitvorming door de eilandsraad heeft plaatsgevonden. Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 29 van dit reglement. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard (derde lid).

Artikel 41. Moties

In artikel 1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het bestuurscollege formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het bestuurscollege leiden tot een vertrouwensbreuk tussen eilandsraad en bestuurscollege en hieruit kan het bestuurscollege dan zijn consequentie trekken.

In de WolBES wordt één specifieke motie uitgewerkt, namelijk in artikel 60. Dit betreft de “motie van wantrouwen” waarbij de eilandsraad uitspreekt het vertrouwen in een gedeputeerde te hebben verloren. Het is een gedeputeerde niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de eilandsraad actie te ondernemen.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats (derde lid).

Dergelijke moties benaderen de in artikel 44 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de eilandsraadsleden. Hiervoor dienen ook individuele eilandsraadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele eilandsraadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.

Intrekking, door de indiener(s) van een motie is mogelijk, totdat de besluitvorming door de eilandsraad heeft plaatsgevonden. Voor wat betreft de stemming over moties wordt verwezen naar artikel 29, vierde lid, van dit reglement.

Artikel 42. Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de eilandsraad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de eilandsraad.

Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 31 van de WolBES)(tweede lid).

Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 33, vierde lid, van de wet hierop logischerwijs niet van toepassing)(derde lid).

Artikel 43. Punt van zuivering [ point of clarification]

Verbreking van de orde van de sprekerslijst is mogelijk wanneer een eilandsraadslid het woord vraagt over een persoonlijk feit, een voorstel van orde te doen en voor het stellen van een vraag (interpellatie).

Van een persoonlijk feit is sprake indien een eilandsraadslid bijvoorbeeld over een hem gedane behandeling wil klagen, of indien een spreker hem heeft beledigd of onjuiste of ongepaste mededelingen zijn gedaan.

Wil er van een persoonlijk feit sprake zijn, moet het hem die erover wil spreken persoonlijk betreffen en slechts over hemzelf gaan. Het eilandsraadslid moet eerst een aanduiding geven van het feit waar het over gaat (eerste en tweede lid).

De voorzitter bepaalt daarna of iets een persoonlijk feit vormt of niet.

Artikel 44. Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het bestuurscollege aan de eilandsraad de nodige voorstellen te doen, maar de eilandsraadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de eilandsraad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 150, eerste lid, van de WolBES is dit uitgewerkt. Hier is bepaald dat een lid van de eilandsraad een initiatiefvoorstel kan indienen; met deze formulering wordt tot uitdrukking gebracht dat dit recht aan elk individueel eilandsraadslid toekomt, drempelsteun is dus niet vereist.

Het tweede en derde lid van artikel 150 van de WolBES bepalen dat de eilandsraad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld.

Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de eilandsraadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele eilandsraadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele eilandsraadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van de eis van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de eilandsraad. Ook kleine fracties en individuele eilandsraadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

Ieder eilandsraadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden.

De verdere wijze van behandeling moet de eilandsraad zelf regelen. De eilandsraad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele eilandsraadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen(eerste lid).

Het eerste lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst nadat het bestuurscollege in de gelegenheid is gesteld om zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de eilandsraad te brengen.

In het tweede lid is een termijn gesteld van eerstvolgende vergadering van het bestuurscollege om het bestuurscollege in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de eilandsraad te brengen.

In het vierde lid van artikel 150 van de WolBES is bepaald dat het bestuurscollege de gelegenheid moet krijgen om wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het bestuurscollege moet immers de besluiten van de eilandsraad uitvoeren (artikel 49, eerste lid, van dit reglement). Deze zgn. voorrangregeling is uitgewerkt in het tweede lid van dit artikel. Het is in eerste instantie aan de indiener om te beslissen wat hij met die inbreng doet en uiteindelijk beslist de eilandsraad over het al dan niet gewijzigde voorstel.

Als de oproep voor die vergadering echter al verzonden is, dan plaatst de voorzitter het niet op de agenda van eerstvolgende, maar daaropvolgende eilandsraadsvergadering. Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele eilandsraadslid om op grond van artikel 12, tweede lid, van dit reglement voor te stellen het initiatiefvoorstel toch aan de agenda toe te voegen. Voor zover de in het eerste lid gestelde termijn dan nog niet verlopen is zal er echter niet over het voorstel besloten kunnen worden (artikel 150, van de WolBES, juncto tweede lid van artikel 13 van dit reglement). Dit staat er weliswaar niet aan in de weg dat er al over wordt beraadslaagd in de eilandsraadsvergadering, maar de voorzitter van de eilandsraad zal dan vervolgens de stemming over het voorstel aan moeten houden totdat het bestuurscollege in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de eilandsraad te brengen. Ook kan nadere beraadslaging op dat moment wenselijk worden geacht (tweede lid).

De wet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen.

Voor het overige is het aan de eilandsraad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld als het op de agenda staat. Indien de wensen of bedenkingen van het bestuurscollege daar aanleiding toe geven kan de indiener van het voorstel eventuele wijzigingen doorvoeren. Hij of zij is daartoe echter niet verplicht, omdat de wet alleen aangeeft dat het bestuurscollege de mogelijkheid moet hebben om een visie op het initiatiefvoorstel te hebben (derde lid).

Er is geen verplichting om de wensen of bedenkingen ook daadwerkelijk in het voorstel te verwerken .

Artikel 45. Interpellatie

Artikel 45 van dit reglement stelt nadere regels bij artikel 159, tweede lid, van de WolBES.

Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om het recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het bestuurscollege of de gezaghebber te vragen. Daarvoor is verlof van de eilandsraad nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken.

Artikel 46. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht stelt de leden van de eilandsraad in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het bestuurscollege of de gezaghebber behoren (artikel 49 en artikel 50 van dit reglement).

Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een eilandsraadslid schriftelijke vragen stellen aan het bestuurscollege of de gezaghebber, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Deze dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het bestuurscollege of de gezaghebber geeft daarom het schriftelijke antwoord door tussenkomst van de eilandgriffier. In de praktijk zal een schriftelijk antwoord van het bestuurscollege vaak door de desbetreffende portefeuillehouder gegeven worden (artikel 49 van dit reglement).

De eilandsraad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat de verantwoordelijke portefeuillehouder of de gezaghebber in de eilandsraadsvergadering e.e.a. komt toelichten en nadere vragen komt beantwoorden. Om die reden is in het zesde lid ingevoegd dat de eilandsraad anders kan beslissen.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de eilandsraad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de eilandsraad te krijgen.

Artikel 47. Inlichtingen

In artikel 47 wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het bestuurscollege en de gezaghebber hebben ten opzichte van de eilandsraad.

De passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 49, en artikel 50 van dit reglement is de klassieke informatieplicht die het bestuurscollege opdraagt de door de eilandsraad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele eilandsraadsleden. Daarmee wordt voorkomen dat een eilandsraadsmeerderheid om politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een eilandsraadslid of eilandsraadsminderheid. Wel kan de eilandsraad via het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius 2020op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De eilandsraad gaat immers over de agenda en de vergaderorde.

De weigeringsgrond ‘strijdig met het openbaar belang’ is, zo blijkt uit de bewoordingen van artikel 49 van dit reglement, wettelijk objectief en algemeen omschreven. Het moet dan gaan om zwaarwegende belangen.

In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als de eilandsraad en het bestuurscollege met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de wet een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 49, tweede lid, van de wet verplicht het bestuurscollege uit eigen beweging de eilandsraad alle inlichtingen te verstrekken die de eilandsraad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het bestuurscollege moet permanent nagaan welke informatie de eilandsraad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de eilandsraad het bestuurscollege in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat eilandsraad en bestuurscollege daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het bestuurscollege de eilandsraad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht.

Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 49, vierde lid, van dit reglement verplicht het bestuurscollege de eilandsraad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een openbaar lichaam wettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 168, eerste lid, onder e, f, g en h, van de wet indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor het openbaar lichaam of indien de eilandsraad daarom verzoekt. Het bestuurscollege mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de eilandsraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. De term ‘ingrijpend’ is in de wet niet nader omschreven. De eilandsraad en het bestuurscollege dienen, op basis van de situatie in de eigen gemeente, tot een afbakening te komen. De wetgever heeft destijds het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. De eilandsraad en het bestuurscollege moeten hier derhalve zelf een modus in vinden.

Artikel 48. Vragenuur

Deze bepaling vormt een invulling van artikel 159, eerste lid, van de wet met betrekking tot het vragenrecht. Artikel 46 geeft hieraan nadere invulling. Het is aan de eilandsraad om te bepalen of zij de instelling van een vragenuur wenselijk acht.

Veelal fungeert de rondvraag in de eilandsraadsvergadering als een mogelijkheid tot het stellen van vragen. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige gedeputeerde aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de eilandsraad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenuur krijgt de eilandsraad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het bestuurscollege aan de tand te voelen.

Het karakter van het vragenuur verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de eilandsraad kunnen aan het bestuurscollege inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.

Eilandsraadsleden vragen daarmee leden van het bestuurscollege zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Het vragenuur kan bijvoorbeeld voorafgaand aan de eilandsraadsvergadering worden gehouden. Wel is het voor de herkenbaarheid voor de burgers raadzaam om het vragenuur op een vast tijdstip te houden.

In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat de gedeputeerden moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van de eilandsraadsleden.

De voorzitter geeft een korte motivering van zijn weigering, na overleg met het presidium, om een onderwerp tijdens het vragenuur aan de orde te stellen.

Artikel 49. Verantwoording bestuurscollege

Het recht op inlichtingen omvat alle vormen waarin inlichtingen kunnen worden gevraagd, variërend van het stellen van mondelinge of schriftelijke vragen, tot het houden van een interpellatie. De eilandsraad kan nadere regels stellen over de wijze waarop dit recht kan worden uitgeoefend. De aan het bestuurscollege gevraagde inlichtingen mogen overeenkomstig artikel 171 van de WolBES slechts worden geweigerd indien het verstrekken ervan in strijd is met het algemeen belang.

Uitgangspunt is dat alleen indien zeer zwaarwegende belangen in het geding zijn niet voldaan hoeft te worden aan de plicht de eilandsraad, het hoogste algemeen vertegenwoordigend orgaan in het openbaar lichaam, te informeren. In welke gevallen dit het geval zal zijn valt niet in abstracto aan te geven. Indien het bestuurscollege van mening is dat bepaalde inlichtingen moeten worden geweigerd dient daarvoor nadrukkelijk een beroep op de uitzonderingsgrond “strijd met het openbaar belang” te worden gedaan. De eilandsraad zal vervolgens moeten beoordelen of hij dit beroep aanvaardt.

Artikel 50. Verantwoording gezaghebber

Het recht op inlichtingen van de eilandsraad geldt overeenkomstig artikel 182 van de WolBES voor de gezaghebber in zijn hoedanigheid van afzonderlijk bestuursorgaan. Het artikel behoeft geen verdere toelichting.

Hoofdstuk 4. Begroting en rekening

Artikel 51. Procedure Begroting

Onverminderd het bepaalde in de WolBES en de Wet financiën openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (hierna te noemen: FinBES), geschiedt de voorbereiding, het onderzoek, de behandeling en de vaststelling van de begroting volgens de procedure genoemd in het derde lid van artikel 51 van dit reglement.

De procedure voor de behandeling van de begroting volgt het gestelde in artikel 17 tot en met artikel 20 van de FinBES.

Artikel 52. Procedure Jaarrekening

Onverminderd het bepaalde in de WolBES en de FinBES, geschiedt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens de procedure genoemd in het derde lid van artikel 52 van dit reglement.

De procedure voor de behandeling van de jaarrekening en het jaarverslag en van een eventueel indemniteitsbesluit volgt het gestelde in artikel 28 tot en met artikel 32 van de FinBES.

Hoofdstuk 5 Lidmaatschap van andere organisaties

Artikel 53. Verslag en verantwoording

In hoofdstuk Xl a van de Wet gemeenschappelijke regelingen is de mogelijkheid van bestuurlijke samenwerking opgenomen en de bevoegdheden hiertoe van de bestuursorganen van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Hierbij kan een openbaar lichaam onder de naam ‘samenwerkingslichaam’ worden ingesteld. Leden van de eilandsraad (of in voorkomende gevallen de gezaghebber, een gedeputeerde of de eilandsecretaris) kunnen tevens lid zijn van het bestuur van een samenwerkingslichaam als bedoeld in het voornoemde hoofdstuk van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Voor de wijze waarop zij in een dergelijk bestuur functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de eilandsraad die hen heeft benoemd. Het eerste lid van dit artikel 53 geeft hierover nadere regels.

Het is overigens zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de eilandsraad één of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt ook te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen.

Hoofdstuk 6. Toehoorders en pers; Kledingvoorschriften

Artikel 54. Toehoorders en pers

Het eerste lid van artikel 54 van dit reglement geeft aan dat toehoorders en vertegenwoordigers van de pers uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen kunnen bijwonen. Lid twee bepaalt dat het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde verboden is.

In geval van verstoring van de orde door toehoorders kan de gezaghebber (voorzitter) deze doen verwijderen.

Artikel 55. Ordeverstoring door toehoorders

De in artikel 55 aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 27, eerste en tweede lid, van de WolBES. De gezaghebber is als voorzitter van de eilandsraad belast met de handhaving van de orde van de vergaderingen van de eilandsraad, net zoals voor 10-10-10 (eerste lid).

Nieuw ten opzichte van de vroegere situaties is de bevoegdheid van de gezaghebber (voorzitter) om in geval van verstoring van de orde door toehoorders deze te doen verwijderen en notoire ordeverstoorders voor maximaal drie maanden de toegang tot de vergaderingen van de eilandsraad te ontzeggen (tweede lid). De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Artikel 56. Kledingvoorschrift

Bij openbare vergaderingen van de eilandsraad worden aan genodigden en toehoorders dezelfde kledingeisen gesteld die gelden voor eilandsraadsleden. De term “gepaste kleding” is nog goed

bruikbaar, hieronder valt wat in het algemeen in de samenleving als “nette kleding” wordt beschouwd. Hiertoe behoort niet alleen de kledingstijl met jas en das, of voor vrouwen rok of broek met blouse/trui,

met jasje, maar ook de in het Caribische gebied als tropische kledingstijl bekende gepaste kleding. Slippers, sandalen of blote voeten zijn niet toegestaan.

Onder gepaste kleding wordt voor mannelijke bezoekers, genodigden of eilandsraadsleden in ieder geval verstaan een:

Pak met, of zonder, das

Guayabera,

Safaripak of nehrupak

Alle kledingstukken met lange mouwen en lange broek

Onder gepaste kleding voor vrouwelijke bezoekers, genodigden of eilandsraadsleden in ieder geval verstaan:

Een mantelpak,

Een broekpak

Een combinatie van blouse/trui met mouwen, met rok of lange broek

Een jurk met mouwen

Geen laag uitgesneden of zee doorzichtige blouse of trui, of minirokken

Onder gepast schoeisel wordt verstaan: in ieder geval geen slippers of sandalen.

In gevallen waarin er twijfel bestaat of de kleding van de bezoeker, genodigde of eilandsraadslid passend is, beslist de voorzitter.

Artikel 57. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de eilandsraad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Eilandsraadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

Met betrekking tot de openbare vergadering geeft artikel 54 van dit reglement een regeling over het maken van geluid- dan wel beeldregistraties tijdens een openbare eilandsraadsvergadering. Hiervan dient mededeling aan de voorzitter te worden gedaan. De voorzitter kan aanwijzingen geven. Deze kunnen echter niet zover gaan dat zij de vrijheid van de pers aantasten.

Overigens wordt het openbare karakter van de eilandsraadsvergadering niet aangetast als door een technische storing geen media-uitzending van de vergadering kan plaatsvinden, of de pers door onvoorziene omstandigheden buiten verantwoordelijkheid van de eilandsraad of de voorzitter, de eilandsraadsvergadering niet bijwoont.

Artikel 58. Verbod gebruik mobiele telefoons.

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. De mobiele telefoon op “silent” is toegestaan, als zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, echter niet het telefoneren tijdens de vergadering. Het artikel bepaalt voorts dat het gebruik van andere communicatiemiddelen die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter voor de publieke tribune

niet is toegestaan. Het gebruik van andere communicatiemiddelen door leden van de eilandsraad is, indien deze verstorend werken en inbreuk maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 59. Uitleg reglement

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting

Artikel 60. Evaluatie na 1 jaar

De praktijk zal uitwijzen in hoeverre de in dit reglement vastgestelde bepalingen voldoen. Het is van belang dat de werking van het reglement wordt geëvalueerd door de eilandsraadsleden zelf. Hiertoe kan een eilandsraadslid eventuele opmerkingen, knel- en vraagpunten bij de griffie indienen die deze doorzendt naar de daartoe aangewezen ambtenaar bij de Afdeling Juridische Zaken. Uiterlijk één jaar na de inwerkingtreding van dit reglement van orde worden de verzamelde aandachtspunten door de Afdeling Juridische Zaken in samenwerking met de griffie in een memo uitgewerkt, op basis waarvan, na discussie door de eilandsraadsleden een wijzigingsvoorstel kan worden opgesteld. Het voorgaande neemt natuurlijk niet weg dat de eilandsraad altijd verordeningen door middel van een initiatiefvoorstel kan herzien.

Artikel 61. Intrekking oude reglement

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting

Artikel 62. citeertitel

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting

Artikel 63. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting