Verordening Controle financiële beheer en organisatie Regio Gooi en Vechtstreek

Ondertekening

Toelichting op de artikelen

Algemeen

Via artikel 35 lid 7 van de Wgr verplicht artikel 213 van de Gemeentewet het algemeen bestuur bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek stelt het algemeen bestuur de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.

Het is het algemeen bestuur dat de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het dagelijks bestuur nauw betrokken. Het dagelijks bestuur kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde accountant verstrekken.

Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.

Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het dagelijks bestuur en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het dagelijks bestuur ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het dagelijks bestuur een eigenstandige informatieplicht richting het algemeen bestuur.

Vanaf boekjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de Regio rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarstukken, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarstukken (waaronder de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur op dit vlak te versterken.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar hij toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities

Overeenkomstig artikel 213 vijfde lid van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant een accountantsverklaring en een verslag van bevindingen uitbrengt aan het algemeen bestuur met een afschrift aan het dagelijks bestuur. Overeenkomstig artikel 3 lid 1 informeert het dagelijks bestuur voor een deelverantwoording het algemeen bestuur vooraf over de aan de accountant te verstrekken opdracht.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (zie artikel 197 eerste lid van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (zie artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet). Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan het algemeen bestuur aandachtspunten meegeven aan de accountant die het algemeen bestuur nader belicht wil zien.

Eerste lid

Artikel 213 tweede lid van de Gemeentewet geeft aan dat het algemeen bestuur één of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393 eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant- Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan het algemeen bestuur zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een algemeen bestuur dat per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.

Tweede lid

Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Na aanwijzing door het algemeen bestuur is het de voorzitter die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De voorzitter vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte op grond van artikel 19 lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek.

Derde lid onder a

Voor de accountantscontrole geldt het Bado dat krachtens artikel 213 zesde lid van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbasis en goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen.

De goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. Het geeft de grens weer van fouten en onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten en onzekerheden gezamenlijk boven deze grens uit, dan leidt dit tot het oordeel van de accountant dat de jaarrekening geen “getrouw beeld” geeft. De goedkeuringstolerantie is 2% van de omvangsbasis. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de Regio. Het algemeen bestuur kan dit percentage aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 2% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.

De tolerantie moet al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door het algemeen bestuur zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden.

De verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur moet tussen de 0 – 2 % liggen van de totale lasten van de Regio, exclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het dagelijks bestuur een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan het algemeen bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan het algemeen bestuur een rapportagegrens vaststellen, waarboven het dagelijks bestuur afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Derde lid onder b

Het derde lid onder b gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren.

Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrens van de goedkeuringstoleranties 2% van de omvangsbasis is voor de fouten en onzekerheden in de controle. Het algemeen bestuur kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 2% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de Regio kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado).

Derde lid, onder c tot en met g

Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.

Vierde lid

Het algemeen bestuur kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en gemeentelijke organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan het algemeen bestuur rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.

Vijfde lid

Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Regio die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door samenwerkende gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De deelnemende gemeenten verkrijgen via de eenheid inkoop en contractbeheer van de Regio de accountantsverklaringen over de rechtmatigheid van de bestedingen van de gemeentelijke budgetten door regionaal gecontracteerde zorgverleners. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur.

Eerste lid

Dit lid regelt hoe het dagelijks bestuur moet omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden", zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Risico op belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur en accountant is daarmee aanwezig. Dit kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het dagelijks bestuur voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, dient het algemeen bestuur hierover vooraf te worden geïnformeerd. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden een oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Tweede en derde lid

Het tweede en het derde lid regelen dat het dagelijks bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door het algemeen bestuur benoemde accountant inschakelt. Het dagelijks bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de Regio is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de administraties van de verschillende eenheden van de Regio. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van specifieke opgedragen gemeentelijke taken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen voor de controlewerkzaamheden van gemeenschappelijke activiteiten van de Regio met gemeenten en instellingen de accountantscontrole hiervan door de accountants van de desbetreffende gemeenten of (volgens leveringscontract door) de instellingen worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant die de controleverklaring aanlevert.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend.

Tweede lid

Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de Regio. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de concern directeur en de concerncontroller. Bij bijzonderheden kan geëscaleerd worden naar de portefeuillehouder financiën.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

Eerste lid

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen.

Tweede lid

Het tweede lid regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Derde lid

Het derde lid verplicht het dagelijks bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de controle van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het dagelijks bestuur een dergelijke verklaring verstrekt.

Vijfde lid

In het vijfde lid wordt op basis van artikel 34b Wgr de uiterlijke datum van 30 april aan het dagelijks bestuur gesteld voor de toezending van de voorlopige jaarrekening ter kennisneming aan het algemeen bestuur en de gemeenteraden. De functie hiervan is dat de colleges en de gemeenteraden bij het uitbrengen van een zienswijze op de ontwerpbegroting voor volgend jaar inzicht hebben in de resultaten van het voorgaande verslagjaar.

Het is niet mogelijk om vóór 30 april al een controleverklaring en eventuele deelverklaring(en) af te geven. Voorafgaand aan de verzending van de voorlopige jaarstukken kan de accountant al wel de voorlopige bevindingen inbrengen bij het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur in het overleg dat jaarlijks vóór 30 april plaatsvindt.

Zesde lid

De gecontroleerde jaarrekening komt ter vaststelling aan het algemeen bestuur uiterlijk juni naar buiten bij de aanlevering van de agenda en stukken voor de algemeen bestuursvergadering van eind juni/begin juli.

Zevende lid

Het zevende lid van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar nog vóór de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur’, aan het dagelijks bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in de vergadering van het algemeen bestuur uit.

Achtste en negende lid

Het achtste en negende lid beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de Regio. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Tiende lid

De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling - in elk geval vóór 15 september - worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (zie artikel 34 tweede lid van de Wgr). Vaststelling van de jaarrekening en de bestemming van het resultaat alsmede de vaststelling van de begroting vinden in dezelfde openbare vergadering van het algemeen bestuur van eind juni/begin juli plaats.

Artikel 6. Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het dagelijks bestuur dient ervoor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang wordt verschaft en dat de werknemers van de Regio volledig medewerking verlenen aan de accountantscontrole.

Artikel 7. Rapportering door de accountant

Artikel 213 derde en vierde lid van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in het programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen.

Eerste lid

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2 derde lid). Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Tweede lid

Het tweede lid regelt dat de directie een management letter krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles.

De managementletter ziet onder andere toe op de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing (de werking van de risicobeheersings- en controlesystemen).De directie kan op grond van de management letter actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Derde lid

Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de accountantsverklaring en in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de accountantsverklaring en in het verslag van bevindingen.

Vierde lid

In het vierde lid van dit artikel is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur in de vergadering mondeling toelicht.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

Met inwerkingtreding per 1 januari 2025 wordt ingetrokken de Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2023. Deze verordening blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het voorafgaande begrotingsjaar. De nieuwe verordening moet binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).