REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN DE GEMEENTERAAD EN DE INFORMATIEVERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN DE GEMEENTE HEUSDEN 2025

Ondertekening

TOELICHTING OP HET REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN DE GEMEENTERAAD EN DE INFORMATIEVERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN DE GEMEENTE HEUSDEN 2025

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2. De raadsvoorzitter

De burgemeester is voorzitter van de gemeenteraad. Artikel 125, derde lid van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. Als de burgemeester er tijdelijk niet is, dan neemt normaal gesproken het raadslid dat het langst in de gemeenteraad zit het voorzitterschap over. Als er twee raadsleden zijn die even lang in de raad zitten, dan neemt de oudste van hen het voorzitterschap waar.

De gemeenteraad mag ook zelf regelen wie de vergaderingen leidt als de burgemeester afwezig is (artikel 77 Gemeentewet)l. De raad van Heusden heeft daarvan gebruikgemaakt en heeft daarom een eerste en tweede plaatsvervangend raadsvoorzitter aangewezen.

De burgemeester mag tijdens de raadsvergadering altijd meepraten over de onderwerpen die besproken worden. Dat recht staat in artikel 21 van de Gemeentewet.

Artikel 3. De Griffier

De griffier is de eerste adviseur en organisator van de raad. Hij of zij zorgt dat de raad goed functioneert, inhoudelijk én praktisch. Dit is geregeld in artikel 107 Gemeentewet.

De griffier ondersteunt de raad, informatievergaderingen en andere commissies en werkgroepen, geeft leiding aan het griffieteam en beheert het raadsbudget. Ook is de griffier secretaris van o.a. de raad en het presidium.

Bij afwezigheid wordt de griffier vervangen door een aangewezen plaatsvervanger (artikel 107d Gemeentewet), die alle taken overneemt, waaronder ook die van secretaris van de Rekenkamer of auditcommissie.

Artikel 4. Het presidium

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken.

De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).

Het is de taak van het presidium om meer toe te zien op de grote lijnen van het functioneren van de raad als bestuursorgaan en om – zo nodig – te adviseren over veranderingen of verbeteringen daarin. Het presidium kan aanbevelingen doen aan de raad over de organisatie van de werkzaamheden van de raad.

Hoewel het presidium vergadert wanneer het dat nodig acht, worden de vergaderingen uit praktische overwegingen vooraf opgenomen in het vergaderschema van de raad.

De vergaderingen zijn openbaar, maar in gevallen kan het voorkomen dat de burgemeester vertrouwelijke informatie wil bespreken met de fractievoorzitters. Dit blijft ook na de wetswijziging inzake de geheimhoudingsregels mogelijk (bron: circulaire 'Geheimhouding en openbaarheid', BZK, juni 2023, staatsblad 2023, nr. 444). In dergelijke situaties is er uitdrukkelijk geen sprake van het voldoen aan de verantwoordingsplicht in de zin van artikel 169, eerste lid, of artikel 180, eerste lid, van de Gemeentewet. Gevallen die hieronder vallen kunnen bijvoorbeeld door de rijksoverheid gevraagde medewerking voor het opnemen van vluchtelingen, integriteitskwesties, situaties waarin er sprake is van ondermijning en dergelijke zijn.

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die evenveel gewicht heeft. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties versterkt en de betrokkenheid van alle fracties vergroot. Fractievoorzitters zijn daarbij verantwoordelijk voor de terugkoppeling naar hun fractie, zodat de betrokkenheid van alle raadsleden bij de besluiten en afwegingen in het presidium wordt geborgd.

Het presidium is bedoeld als overlegorgaan van de fractievoorzitters en de burgemeester. In principe nemen alleen fractievoorzitters deel aan het presidium. Als een fractievoorzitter verhinderd is, mag hij of zij zich laten vervangen door een ander raadslid uit de eigen fractie. Vervanging door een fractieondersteuner is niet toegestaan. Voor eenmansfracties geldt dat zij per definitie geen ander raadslid hebben. Bij verhindering van de fractievoorzitter kan er dan geen vervanger worden aangewezen. In dat geval is de fractie niet vertegenwoordigd in het presidium.

De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig, omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt.

De coördinatie van thema-avonden is belegd bij het presidium. Hoewel deze taak ook bij de agendacommissie had kunnen worden ondergebracht, is hier bewust gekozen voor het presidium; het presidium is het orgaan waar de samenhang tussen beleidsvoornemens, raadsagenda’s en thematische verdieping wordt besproken.

Hoofdstuk 2 - Toelating van nieuwe leden, de benoeming van plaatsvervangend voorzitters, de benoeming van wethouders en fracties

Artikel 5. Commissie onderzoek geloofsbrieven

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de raad of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de wet (artikel V 3 van de Kieswet).

Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de wet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet en artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet).

Eerste en tweede lid

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter van de raad een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Derde lid

Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten.

Het derde lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau.

De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad een dergelijk besluit kan baseren. Op 28 februari 2014 heeft de minister van BZK een circulaire uitgebracht waarin toegelicht wordt wanneer de raad gebruik kan maken van deze bevoegdheid (Gemeenteraadverkiezingen: hertellingen, kenmerk 2014-0000116196, 28 februari 2014, Ministerie van BZK. Zie: https://vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/20140319-hertelling-gemraadsverk-bzk2014-0000116196.pdf). Deze circulaire was ook bij de raadsverkiezingen in 2018 en 2022 van toepassing. In deze circulaire wordt onder meer uiteengezet wanneer de raad tot hertelling kan besluiten. Het ligt niet voor de hand dat besloten wordt tot een hertelling waarvan tevoren duidelijk is dat deze niet tot een andere samenstelling in de raad kan leiden. Ook een verschil in zetels tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag is geen reden om over te gaan tot hertelling.

Vierde en vijfde lid

Na een raadsverkiezing kunnen de toegelaten raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 18 van de wet de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid).

Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden (vijfde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de wet vastgelegd.

Artikel 6. Benoeming wethouders

Artikel 6 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden.

Voor het benoemen van wethouders wordt een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in gesteld (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers.

Bij de benoeming van een wethouder vindt een integriteitstoets plaats. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol. Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder (derde lid).

De burgemeester kan ten aanzien van de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de raad. Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (artikel 87 van de wet) is de burgemeester hiertoe expliciet bevoegd gemaakt (vierde lid).]

Artikel 6 is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet).

Artikel 7. Fracties

De Kieswet en de Gemeentewet gebruiken het woord ‘fractie’ niet, maar in artikel 33, tweede lid, van de Gemeentewet wordt wel uitgegaan van groepen raadsleden die samen één politieke richting vertegenwoordigen. Die groepen kunnen fractieondersteuning krijgen.

Na de verkiezingen vormen de raadsleden die op dezelfde lijst stonden samen één fractie. Als er maar één raadslid op een lijst is gekozen, vormt dat lid een eenmansfractie.

In de vergaderingen gebruikt de fractie de naam die boven de kandidatenlijst stond. Zo is voor inwoners duidelijk welke partij de fractie vertegenwoordigt. Als er géén naam boven de kandidatenlijst stond, moet de fractie in de eerste raadsvergadering zelf aangeven welke naam ze gebruikt.

Artikel 8 Wijzigingen in de fracties

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de raadsvoorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de wet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen.

Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

- kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet;

- personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;

- als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Tweede lid

Een nieuwe fractienaam moet voldoen aan de regels uit artikel G3, vierde lid, van de Kieswet. Die naam mag bijvoorbeeld geen verwarring veroorzaken met landelijke partijen of in strijd zijn met de openbare orde.

Hoofdstuk 3 - Voorbereiding besluitvorming in de raad

PARAGRAAF 3.1 DE AGENDACOMMISSIE

Artikel 9. Samenstelling agendacommissie

De agendacommissie bereidt de vergaderingen van de informatievergadering en de raadsvergadering voor. Het gaat hier o.a. om het vaststellen van de agenda’s. Met deze werkwijze krijgt de behandeling in de informatievergadering een directe vertaling naar de agenda van een raadsvergadering.

De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie daarbij.

De burgemeester maakt géén deel uit van de agendacommissie en is niet stemgerechtigd, maar kan als toehoorder of adviseur bij de vergaderingen aanwezig zijn. In die hoedanigheid kan de burgemeester de agendacommissie gevraagd of ongevraagd adviseren, bijvoorbeeld over de bestuurlijke context, de samenhang met de collegeplanning of de haalbaarheid van de voorgestelde agenda.

Deze adviserende rol past binnen het duale stelsel, waarbij de burgemeester als voorzitter van de raad medeverantwoordelijk is voor een goed functionerend besluitvormingsproces.

De aanwezigheid van gemeentesecretaris in de vergaderingen van de agendacommissie kan soms gewenst zijn, omdat de gemeentesecretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting moet kunnen geven op voorstellen of onderwerpen die ambtelijk zijn voorbereid.

Artikel 10. Taken van de agendacommissie

De agendacommissie heeft een centrale rol in het opstellen en voorbereiden van de agenda’s voor de informatievergaderingen en de raadsvergaderingen. Deze rol is coördinerend van aard: de commissie bewaakt de samenhang, tijdigheid en kwaliteit van de onderwerpen die op de politieke agenda worden geplaatst. Daarmee ondersteunt de agendacommissie de raad bij het voeren van de regie op zijn eigen agenda.

Bij het agenderen van voorstellen hanteert de agendacommissie een aantal inhoudelijke en procedurele criteria. Deze criteria zijn erop gericht om ervoor te zorgen dat raadsvoorstellen volledig, begrijpelijk, juridisch correct en goed onderbouwd zijn. Zie ook artikel 62. Raadsvoorstellen door de burgemeester of het college.

Als voorstellen niet aan de criteria voldoen, kan de agendacommissie besluiten deze (vooralsnog) niet te agenderen.

Daarbij gaat het onder meer om de vraag of het dictum juridisch correct is – dat wil zeggen: of de raad wordt gevraagd te besluiten over iets wat binnen zijn bevoegdheid ligt.

Ook wordt gekeken of het voorstel verwijst naar eerder ingenomen standpunten van de raad of commissies, zoals aangenomen moties of amendementen. Om de context van een voorstel te verduidelijken, kan een zogenoemde 'oplegger' worden toegevoegd met een korte procesgeschiedenis en verwijzingen naar relevante stukken.

Het correct en volledig weergeven van de voorgeschiedenis vraagt om zorgvuldigheid en ervaring en is onderdeel van een leerproces. Daarbij geldt dat de informatie van actuele waarde moet zijn en een duidelijke toelichting op het voorliggende voorstel moet bieden. Tot slot is het van belang dat voorstellen helder en toegankelijk zijn opgesteld: in klare taal (B1-niveau), zonder afkortingen of vakjargon.

Raadsleden kunnen via de griffie een onderbouwd verzoek indienen om een ingekomen stuk te agenderen voor bespreking. De agendacommissie toetst in dat geval of het verzoek past binnen de kaders van het reglement en geen vormen van cliëntelisme bevat, of andere uitsluitingsgronden kent zoals genoemd in artikelen 29 lid 7 en 47 lid 7 van dit reglement.

Met cliëntelisme wordt bedoeld: het oneigenlijk gebruiken van politieke invloed om specifieke individuele of groepsbelangen te behartigen, buiten het algemeen belang om. Dit kan de integriteit van het politieke proces ondermijnen.

Indien de agendacommissie een verzoek afwijst op grond van cliëntelisme of de uitsluitingen genoemd in artikel 29 lid 7 en 47 lid 7, wordt dit gemotiveerd vastgelegd in het verslag van de vergadering. Het raadslid dat het verzoek heeft ingediend, wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Het presidium houdt toezicht op de toepassing van deze toetsingscriteria en kan op verzoek van het betrokken raadslid de afwijzing heroverwegen.

Tot slot adviseert de agendacommissie over het tijdstip en de datum van raadsvergaderingen, wanneer hiervan moet worden afgeweken. Hiermee wordt geborgd dat rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van raadsleden, van wie velen hun raadslidmaatschap combineren met andere werkzaamheden.

Artikel 11. Vergaderen, oproep en agenda, openbaarheid

De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. Het gaat om een intern technisch overleg over de planning en opbouw van de conceptagenda’s.

Transparantie wordt geborgd doordat het verslag van de vergadering, na vaststelling, openbaar wordt gemaakt. Zo is voor iedereen zichtbaar hoe de agenda tot stand is gekomen.

Uiteindelijk stellen de informatievergadering en de raad in openbaarheid hun eigen agenda vast. Zij kunnen daarbij wijzigingen aanbrengen in de conceptagenda van de agendacommissie.

PARAGRAAF 3.2 DE THEMA-AVOND

Artikel 12. Interne thema-avond

Tijdens een interne thema-avond vindt geen besluitvorming plaats. Een thema-avond is een informele en in dit geval niet-openbare bijeenkomst waarop leden van de raad en fractieondersteuners worden geïnformeerd over een vooraf bepaald thema. Daarnaast is in dit artikel expliciet opgenomen dat besluitvorming op een thema-avond is uitgesloten. Immers, conform artikel 23 van de Gemeentewet is besluitvorming uitsluitend toegestaan tijdens een raadsvergadering die vooraf openbaar is aangekondigd.

In artikel 4 van dit reglement is de coördinatie van thema-avonden belegd bij het presidium. Hiervoor is bewust gekozen vanwege de rol van het presidium. Het presidium is het orgaan waar de samenhang tussen beleidsvoornemens, raadsagenda’s en thematische verdieping wordt besproken.

Artikel 13. Extern thema-avond

Externe thema-avonden zijn bedoeld als open, toegankelijke bijeenkomsten waarbij raadsleden, fractieondersteuners, inwoners en andere betrokkenen met elkaar in gesprek kunnen gaan over actuele maatschappelijke thema’s.

De raad creëert hiermee ruimte om buiten de formele vergaderstructuur signalen, zorgen, ideeën of ervaringen uit de samenleving op te halen.

De organisatie van deze bijeenkomsten ligt in beginsel bij het college, dat in samenwerking met de ambtelijke organisatie zorgdraagt voor de praktische uitvoering. Tijdens de bijeenkomst worden aanwezigen geïnformeerd over het gekozen thema – door het college, de burgemeester, ambtenaren en/of derden.

De vorm is flexibel en kan worden afgestemd op het onderwerp, bijvoorbeeld via een informatiemarkt, thematafels of een panelgesprek met interactieve dialoog. De nadruk ligt op uitwisseling, luisteren en verdieping, niet op besluitvorming.

Externe thema-avonden dragen bij aan de maatschappelijke inbedding van het raadswerk en versterken de verbinding tussen raad en samenleving. De bijeenkomsten zijn openbaar en worden actief aangekondigd, zodat inwoners en organisaties in de gelegenheid zijn om deel te nemen.

Het is van belang dat de raad duidelijk onderscheid maakt tussen deze open en oriënterende bijeenkomsten en formele besluitvormingsmomenten. Tijdens externe thema-avonden worden dan ook geen besluiten genomen en worden geen formele standpunten ingenomen. Dit voorkomt verwarring over de status van de gesprekken en waarborgt dat besluitvorming pas plaatsvindt na een zorgvuldige en transparante behandeling in de formele vergadercyclus.

Artikel 14. Doelstellingen thema-avonden

Thema-avonden zijn bedoeld als informele en interactieve bijeenkomsten die plaatsvinden vóórdat de formele oordeels- en besluitvorming begint. Daarmee zijn ze van groot belang voor de 'beeldvormende fase' in het besluitvormingsproces, zoals dat wordt weergegeven in het BOB-model (Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming).

Thema-avonden dragen eraan bij dat raadsleden en fractieondersteuners zich in een vroegtijdig stadium kunnen verdiepen in complexe onderwerpen, beleidsontwikkelingen of maatschappelijke signalen. Daarmee vergroten deze bijeenkomsten de kwaliteit van het debat en de besluitvorming in latere stadia. Voor inwoners en maatschappelijke partijen vormen externe thema-avonden een laagdrempelige gelegenheid om in gesprek te gaan met de raad, buiten het formele vergadercircuit om. Dat ondersteunt het streven naar een meer open, toegankelijke en responsieve lokale democratie.

Artikel 15. Hoeveelheid, frequentie en locatie

Het presidium heeft een coördinerende rol bij de bepaling van de frequentie, invulling en prioritering van thema-avonden. Zowel het college als de raad kunnen onderwerpen aandragen. Voorstellen worden via de griffie aan het presidium voorgelegd. Zo ontstaat een gebalanceerde agenda die aansluit bij de informatie- en beeldvormingsbehoefte van de raad en recht doet aan de beschikbare tijd.

Om de effectiviteit te vergroten, wordt gestreefd naar een heldere focus per bijeenkomst. In de praktijk betekent dit dat per thema-avond in principe maximaal twee onderwerpen worden behandeld. Dit maakt het mogelijk dat ook kleinere fracties overal aan kunnen deelnemen.

De thema-avonden vinden in beginsel plaats in de raadzaal op het gemeentehuis te Vlijmen. Desgewenst kan een thema-avond op een andere locatie worden gehouden, bijvoorbeeld in een wijk of bij een maatschappelijke organisatie. De initiatiefnemer is dan verantwoordelijk voor de organisatie op locatie, in afstemming met de griffie.

Artikel 16. Verslaglegging en beeld- en geluidregistratie

Omdat tijdens thema-avonden geen besluiten worden genomen en ook geen formele of richtinggevende uitspraken worden gedaan, worden hiervan in principe geen verslagen gemaakt. De bijeenkomsten zijn bedoeld voor informatie-uitwisseling, verkenning en dialoog. De inhoudelijke opvolging en verwerking vindt plaats binnen de fracties of krijgt vorm in het verdere besluitvormingsproces.

Raadsleden en fractieondersteuners zijn zelf verantwoordelijk voor de terugkoppeling van de informatie en eventuele acties naar hun eigen fractie. Ook andere deelnemers, zoals vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties of ambtenaren, dragen zelf zorg voor de communicatie met hun achterban.

Van externe thema-avonden kan desgewenst een beeld- en geluidregistratie worden gemaakt, bijvoorbeeld als de bijeenkomst openbaar is en er bredere belangstelling wordt verwacht. Dit gebeurt in overleg met de griffie.

Indien deelnemers geluids- of beeldopnamen willen maken voor eigen gebruik of communicatie, gebeurt dit uitsluitend in overleg met de griffie en met respect voor de privacy van aanwezigen

PARAGRAAF 3.3 ALGEMENE BEPALINGEN INFORMATIEVERGADERING

Artikel 17. Instelling informatievergadering

Met dit artikel wordt de informatievergadering formeel ingesteld als raadscommissie in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet. De informatievergadering heeft een ondersteunende functie richting de gemeenteraad en is primair bedoeld om de beeldvorming en oordeelsvorming van raadsleden te bevorderen.

De vergaderingen bieden ruimte voor toelichting, toelichtende vragen en verkennend debat, zonder dat er besluiten worden genomen. Ze dragen bij aan een zorgvuldige voorbereiding van de besluitvorming in de raad.

Elke informatievergadering heeft drie hoofdtaken:

– inhoudelijke voorbereiding van raadsvoorstellen,

– het geven van advies aan de raad (gevraagd of ongevraagd),

– het voeren van overleg met het college over relevante onderwerpen.

Artikel 18. Benoeming leden informatievergadering

In principe zijn alle raadsleden automatisch lid van deze vergadering. Daarnaast kunnen ook niet-raadsleden, zoals fractieondersteuners, als lid worden benoemd, mits zij voldoen aan de eisen uit de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet.

Nieuw is dat fracties ook jongeren vanaf de leeftijd van zestien jaar kunnen voordragen als fractieondersteuner en dus als lid van de informatievergadering. Dit is een bewuste keuze om jongeren eerder te betrekken bij het politieke proces en hen ervaring op te laten doen met het functioneren van de lokale democratie. Voor deze groep geldt een uitzondering op het leeftijdsvereiste van artikel 10, eerste lid, van de Gemeentewet (achttien jaar).

Met deze mogelijkheid komt ook een aanvullende verantwoordelijkheid te liggen bij de fracties die van deze regeling gebruikmaken.

Van hen wordt verwacht dat zij zorgen voor:

• passende begeleiding tijdens de voorbereiding, deelname en verwerking van vergaderingen (bijvoorbeeld door een mentorrol binnen de fractie of een vaste aanspreekpersoon aan te wijzen);

• goede informatievoorziening over de taken, verantwoordelijkheden en werkwijze van de informatievergadering;

• periodieke reflectie op de ervaringen en belasting van de jongere deelnemer;

• en het actief bewaken van een veilige en respectvolle werkomgeving, zowel fysiek als digitaal (denk aan gedrag in vergaderingen, sociale media, omgang met kritiek).

De fracties zijn tevens verantwoordelijk voor zorgvuldige begeleiding van minderjarige fractieondersteuners. Bij benoeming wordt expliciet gewezen op de geheimhoudingsplicht. Overwogen kan worden om een verklaring van instemming door ouders of verzorgers te vragen, waarin ook de geheimhoudingsplicht en de mogelijke gevolgen bij schending worden benoemd.

Het doel is dat jongeren niet alleen formeel kunnen deelnemen, maar ook daadwerkelijk goed toegerust, serieus genomen en beschermd worden in hun rol.

De benoeming van niet-raadsleden gebeurt op voordracht van de fracties en wordt formeel vastgesteld door de raad. Daarbij leggen zij de eed of belofte af zoals bedoeld in artikel 14 van de Gemeentewet.

Artikel 19. Zittingsduur en vacatures

De zittingsduur van leden van een informatievergadering is gekoppeld aan de raadsperiode. Daarmee is geborgd dat de samenstelling van de informatievergaderingen meebeweegt met de politieke verhoudingen in de raad na de gemeenteraadsverkiezingen.

Daarnaast vervalt het lidmaatschap wanneer niet langer wordt voldaan aan de benoemingsvereisten, zoals opgenomen in artikel 18, tweede lid (bijvoorbeeld bij verhuizing buiten de gemeente of het neerleggen van de functie van fractieondersteuner).

Artikel 18, derde lid, maakt een uitzondering voor jongeren van 16 en 17 jaar die geen kiesrecht hebben, maar wel kunnen deelnemen als lid van een informatievergadering.

Wanneer leden tussentijds ontslag nemen, wordt de griffie daarover schriftelijk geïnformeerd, zodat tijdig in opvolging kan worden voorzien. Bij het beëindigen van het lidmaatschap volgt een praktische afwikkeling door de griffie.

De griffie zorgt er dan voor dat gemeentelijke middelen zoals een laptop, iPad of token worden ingenomen en administratief worden afgehandeld.

Het is de verantwoordelijkheid van de fracties zelf om mutaties, zoals het vertrek of de voordracht van een nieuw lid, tijdig en correct door te geven aan de griffie.

Artikel 20. De voorzitter van de informatievergadering

De raad benoemt minimaal vier voorzitters van de informatievergaderingen uit zijn midden. Deze voorzitters vormen samen een voorzitterspoule en verdelen het voorzitterschap van de informatievergaderingen onderling. Indien gewenst, kan de raad ook één of meer plaatsvervangend voorzitters benoemen om de continuïteit van het voorzitterschap te waarborgen. Deze plaatsvervangers maken geen deel uit van de vaste poule, maar kunnen worden ingezet wanneer dat nodig is.

De voorzitter heeft geen inhoudelijke rol en heeft geen stemrecht in de informatievergadering.

Ter ondersteuning van deze rol is training voor (aankomende) voorzitters opgenomen in het inwerkprogramma voor raadsleden. Hiermee wordt geborgd dat voorzitters goed zijn toegerust voor hun rol en verantwoordelijkheden binnen het vergaderstelsel.

Artikel 21. Griffier en commissiegriffier

De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de informatievergaderingen en wijst hiervoor een commissiegriffier(s) aan. Dit kan de griffier zelf zijn, maar ook een ander lid van het griffieteam. Zo wordt geborgd dat iedere informatievergadering inhoudelijk en organisatorisch goed wordt ondersteund.

De commissiegriffier heeft een centrale rol in het proces rondom de informatievergadering. De commissiegriffier geeft advies over de werkwijze, het reglement en de planning van vergaderingen. Ook zorgt hij of zij voor de organisatie en administratie. Daarnaast is de commissiegriffier secretaris en het aanspreekpunt voor de voorzitter en leden van de informatievergadering.

Door deze ondersteuning wordt de informatievergadering professioneel gefaciliteerd en is er een duidelijke verbinding met de bredere raadsprocessen die door de griffie worden begeleid.

PARAGRAAF 3.4 DAG EN TIJDSTIP VAN INFORMATIEVERGADERINGEN, OPROEP, AGENDA EN STUKKEN

Artikel 22. Vergaderfrequentie, dag, tijdstip en locatie

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 23 Aanwezigheid burgemeester, wethouders en ambtelijke ondersteuning

De rol van het college en de ambtelijke organisatie tijdens informatievergaderingen wordt in dit artikel verduidelijkt. Collegeleden zijn in principe aanwezig bij agendapunten die hun portefeuille raken. Zij nemen geen deel aan het debat, maar beantwoorden politieke (en technische) vragen ter ondersteuning van de raad. Voor een nadere technische toelichting kunnen zij zich laten bijstaan door ambtelijke ondersteuning. Hiermee wordt de informatiepositie van de raad versterkt zonder het duale karakter van het stelsel te doorbreken.

Technische vragen worden voorafgaand aan de informatievergadering schriftelijk gesteld, zodat in de vergadering zelf meer ruimte is voor het oordeelsvormende debat.

Artikel 24. Oproep, agenda en stukken

De oproep en het agendavoorstel worden ten minste tien dagen voor de vergadering verzonden en openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem. Dit zorgt voor tijdige voorbereiding en transparantie richting raadsleden en inwoners.

De agendacommissie stelt de conceptagenda op. Tijdens de vergadering stelt de informatievergadering de agenda formeel vast. Daarbij kunnen op voorstel van de voorzitter of een lid wijzigingen worden aangebracht, zoals het toevoegen of afvoeren van onderwerpen of het wijzigen van de volgorde.

Bij het afvoeren van agendapunten geldt een belangrijk onderscheid: alleen niet-raadsvoorstellen kunnen rechtstreeks van de agenda van de informatievergadering worden afgevoerd. Raadsvoorstellen kunnen uitsluitend door de raad zelf worden afgevoerd bij de vaststelling van de raadsagenda. Wel kan de informatievergadering hierover een gemotiveerd advies aan de raad uitbrengen, inclusief een toelichting en eventuele suggesties voor vervolg.

Deze werkwijze bewaakt de juiste procesgang en respecteert de rolverdeling tussen informatievergadering en raad. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de raad zelf gaat over de vaststelling van zijn eigen agenda. De informatievergadering kan adviseren, maar neemt geen besluiten over het al dan niet behandelen van raadsvoorstellen.

PARAGRAAF 3.5 ORDE TIJDENS DE INFORMATIEVERGADERING

Artikel 25. Presentielijst

Het tekenen van de presentielijst door deelnemers aan de informatievergadering dient ter vastlegging van de aanwezigheid. Dit is onder meer van belang voor de administratie van de vergadervergoedingen en voor een correcte verslaglegging.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistratie

Door beeld- en geluidregistraties live uit te zenden en beschikbaar te stellen via het raadsinformatiesysteem, wordt de openbaarheid en toegankelijkheid van de informatievergaderingen vergroot.

Voor derden die zelf willen filmen of opnemen geldt dat zij dit vooraf melden bij de voorzitter en zich houden aan diens aanwijzingen, zodat de orde tijdens de vergadering behouden blijft.

Artikel 27. Opening informatievergadering, agenda en volgorde van de onderwerpen

Aan de informatievergadering nemen diverse actoren deel. Om te waarborgen dat fracties voldoende vertegenwoordigd zijn, is bepaald dat een informatievergadering pas kan worden geopend wanneer meer dan de helft van de in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is. Dat kan een raadslid zijn, maar ook een benoemde fractieondersteuner. Deze aanwezigheid wordt vastgelegd via de getekende presentielijst.

Omdat de informatievergadering een essentieel onderdeel vormt van het besluitvormingsproces, wordt van alle fracties verwacht dat zij actief deelnemen aan deze fase van het besluitvormingsproces.

Indien het quorum niet wordt bereikt, stelt de voorzitter een nieuwe datum vast voor de vergadering. Voor deze tweede vergadering geldt geen quorumvereiste, mits de oproep daartoe ten minste 24 uur van tevoren is verzonden, conform artikel 20, derde lid, van de Gemeentewet. Op die manier wordt gewaarborgd dat de werkzaamheden van de raad kunnen doorgaan, ook bij beperkte aanwezigheid.

In de praktijk ligt het in de rede dat de voorzitter hierover afstemming zoekt met de leden van de informatievergadering en/of de agendacommissie.

Het derde lid van dit artikel bevat de vaste agendapunten van de informatievergadering. Deze zorgen voor herkenbaarheid, consistentie en een ordentelijk verloop van de vergadering.

Artikel 28. Deelname beraadslagingen

De hoofdregel is dat alleen benoemde raadsleden en fractieondersteuners deelnemen aan de beraadslaging in de informatievergadering. Daarnaast hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet ook de voorzitter, de burgemeester en de wethouders het recht om aan de beraadslaging deel te nemen.

Dit artikel biedt de informatievergadering de mogelijkheid om andere personen – buiten de hierboven genoemde – bij uitzondering toe te laten tot de beraadslaging. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• de griffier of een lid van het griffieteam, voor toelichting op proces, procedure of raadsinformatie;

• een inhoudelijk deskundige uit de ambtelijke organisatie, ter toelichting op een geagendeerd onderwerp;

• een externe spreker of vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie, inwoner of belanghebbende partij, wiens kennis of ervaring bijdraagt aan de beeld- of oordeelsvorming.

De informatievergadering beslist zelf over deelname van deze anderen. Hun inbreng is altijd gericht op het inhoudelijk meedenken of toelichten, niet op het innemen van een politiek standpunt. Zo blijft de rolverdeling binnen het duale stelsel helder.

Artikel 29. Inspraak

Inspraak is bedoeld om opvattingen, zorgen of suggesties kenbaar te maken, ter ondersteuning van de beeld- en oordeelsvorming van de raad. Zowel geagendeerde als niet-geagendeerde onderwerpen kunnen worden ingebracht, zolang deze binnen de invloedssfeer van de gemeenteraad vallen.

Voor een ordentelijk verloop gelden voorwaarden: aanmelding vooraf, een maximale spreektijd en een heldere afbakening van onderwerpen waarover niet mag worden ingesproken (zoals benoemingen, klachten of lopende juridische procedures).

Na aanmelding bekijkt de griffie of inspraak over het onderwerp past binnen de kaders van het reglement. Als inspraak niet mogelijk is, wijst de griffie de verzoeker daarop en, waar mogelijk, op alternatieve routes om het onderwerp onder de aandacht te brengen.

Als inspraak wél mogelijk is, informeert de griffie de inspreker over het verloop van de vergadering en zijn of haar rol daarin.

Insprekers voeren geen discussie met deelnemers aan de vergadering, maar kunnen na hun inspraakmoment wel kort worden bevraagd door de deelnemers ter verheldering. Na beantwoording van deze vragen is het inspraakmoment ten einde.

Bij omgevingsplannen geldt dat alleen eerder ingediende zienswijzen mondeling kunnen worden toegelicht (lid 8). De voorzitter bewaakt het onderscheid tussen inspraak en beraadslaging en zorgt voor een zorgvuldig verloop (lid 9).

Artikel 30. Het spreken in de informatievergadering

De behandeling van een onderwerp verloopt in principe in twee termijnen. In de eerste termijn ligt de nadruk op opiniërende en politieke vragen aan het college, met als doel helderheid en richting te verkrijgen. In de tweede termijn staat de uitwisseling van standpunten tussen fracties centraal, als voorbereiding op de besluitvorming in de raad.

Elke fractie spreekt in principe met één woordvoerder per agendapunt om de vergadering overzichtelijk te houden. De voorzitter kan hiervan afwijken als dat de orde niet belemmert. Dit kan dialoog namelijk bevorderen.

Sprekers vragen het woord via de voorzitter, die ook de orde bewaakt bij interrupties. Interrupties zijn beperkt tot korte, verhelderende vragen. De voorzitter sluit elke termijn af en bepaalt het verdere verloop van de beraadslaging.

Artikel 31. Voorstellen van orde, schorsing en stemming

Een voorstel van orde heeft altijd betrekking op het proces van de vergadering, niet op de inhoud van de agendapunten. Denk bijvoorbeeld aan een verzoek tot schorsing, wijziging van de spreektijd, of wijziging in de volgorde van bespreking.

De voorzitter en alle leden van de informatievergadering kunnen een dergelijk voorstel doen. Er vindt geen beraadslaging plaats over een voorstel van orde; wel kan de indiener het voorstel kort toelichten. De vergadering beslist daarna direct.

Bij stemming over een voorstel van orde geldt het principe van "one man, one vote": elke aanwezige deelnemer aan de informatievergadering heeft één stem, ongeacht de grootte van de fractie. Een voorstel is aangenomen bij meerderheid van stemmen. Bij stakende stemmen beslist de voorzitter; diens oordeel is dan bindend.

De voorzitter kan de vergadering ook eenzijdig schorsen, bijvoorbeeld voor beraad, ambtelijk overleg, een korte pauze of het bewaken van een ordentelijk verloop. Zo blijft de vergadering bestuurbaar en flexibel binnen heldere kaders.

Artikel 32. Handhaving orde

De voorzitter heeft de taak om de orde in de informatievergadering te bewaken en zo nodig in te grijpen bij ordeverstoringen.

De term "spreker" in dit artikel verwijst naar eenieder die op dat moment het woord voert, zoals een raadslid, fractieondersteuner, inspreker, collegevertegenwoordiger of ambtenaar. De voorzitter kan een spreker tot de orde roepen als die zich onbehoorlijk uitlaat, afwijkt van het onderwerp, of op andere wijze de vergadering verstoort. Bij herhaling kan het woord worden ontnomen.

Als een deelnemer door zijn gedrag de voortgang ernstig belemmert, kan de voorzitter de vergadering voorstellen om hem of haar de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Over dit voorstel wordt direct gestemd, zonder beraadslaging.

Daarnaast kan de voorzitter zelfstandig besluiten de vergadering te schorsen of te sluiten, bijvoorbeeld bij herhaalde verstoring of onwerkbare situaties. Deze regeling draagt bij aan een ordelijk, respectvol en doelmatig verloop van het overleg.

Artikel 33. Rondvraag

De rondvraag aan het einde van de informatievergadering is bedoeld voor het stellen van actuele en urgente vragen over onderwerpen die (nog) niet op de agenda staan.

Met actueel wordt bedoeld: een onderwerp dat recent is opgekomen en waarvan de actualiteit samenhangt met recente gebeurtenissen of ontwikkelingen, zoals een persbericht, brief van het college, nieuwsitem of maatschappelijke gebeurtenis.

Met urgent wordt bedoeld: een onderwerp waarbij snelle aandacht of opheldering gewenst is, bijvoorbeeld vanwege zorgen in de samenleving, politieke gevoeligheid of een naderende besluitvormingstermijn.

Vragen voor de rondvraag worden uiterlijk om 09.00 uur op de dag voorafgaand aan de vergadering schriftelijk ingediend bij de griffie. De griffie stuurt de vragen z.s.m. aan het college c.q. de burgemeester. De griffie draagt er ook zorg voor dat de vragen z.s.m. kenbaar worden gemaakt aan de overige leden van de informatievergadering.

Tegelijkertijd biedt lid 4 ruimte voor enige flexibiliteit: er kunnen – binnen redelijke grenzen – ook spontane vragen worden gesteld. Deze zijn bedoeld voor snelle signalering (zoals het onder de aandacht brengen van een situatie of risico) of informatie-uitwisseling (bijvoorbeeld om een korte toelichting verzoeken op een mededeling of stand van zaken). Het gaat hier nadrukkelijk niet om uitgebreide of inhoudelijke bespreking.

Tijdens de rondvraag kunnen andere leden korte, verhelderende vervolgvragen stellen. Zo blijft de rondvraag een laagdrempelig instrument voor het snel delen van signalen, zonder dat dit ten koste gaat van de orde en voorbereiding in het overleg.

Deze opzet biedt een zorgvuldige balans tussen voorspelbaarheid en flexibiliteit in het politieke proces.

Artikel 34. Advies en doorgeleiding naar de raad

De voorzitter sluit een onderwerp af met een korte samenvatting van de bespreking. Het doel hiervan is niet het herhalen van alle standpunten, maar het concluderen van het gesprek en het vastleggen van de vervolgstap.

Na afronding wordt bepaald of een voorstel als A-stuk (zonder debat) of B-stuk (met debat) wordt geagendeerd voor de raad. Toezeggingen van het college worden genoteerd. Een voorstel wordt altijd als B-stuk doorgeleid als een lid van de informatievergadering hierom verzoekt – ook zonder meerderheid. Zo wordt geborgd dat elk lid het recht behoudt om onderwerpen in de raad aan de orde te stellen.

Wanneer een voorstel naar het oordeel van de informatievergadering niet rijp is voor behandeling in de raad, kan zij de raad adviseren om het stuk van de raadsagenda af te voeren en terug te zenden naar het college, voorzien van motivering en eventuele gewenste vervolgstappen. Let op: dit verschilt van het afvoeren van een agendapunt vóór behandeling, zoals bedoeld in artikel 24 lid 5. Dan gaat het om de vaststelling van de agenda aan het begin van de informatievergadering. Alleen niet-raadsvoorstellen kunnen dan worden afgevoerd van de agenda van de informatievergadering. In artikel 34 gaat het om een andere situatie: het betreft hier een voorstel dat wél is besproken in de informatievergadering, maar waarvan de vergadering concludeert dat het (nog) niet rijp is voor besluitvorming. In dat geval kan de informatievergadering de raad adviseren om het voorstel niet in behandeling te nemen. Deze werkwijze zorgt voor een zorgvuldige doorgeleiding, met ruimte voor zowel efficiëntie als politieke afweging.

Artikel 35. Verslag en besluitenlijst

De commissiegriffier is verantwoordelijk voor het opstellen van een besluitenlijst en het beheer van de audio- en videoregistraties. De besluitenlijst bevat de kernpunten van de vergadering, waaronder de besproken onderwerpen, gedane toezeggingen en het advies aan de raad.

De conceptbesluitenlijst wordt zo snel mogelijk openbaar gemaakt, uiterlijk tegelijk met de oproep voor de raadsvergadering.

Leden, de voorzitter en collegeleden kunnen vóór de volgende vergadering correcties voorstellen. De vaststelling van de besluitenlijst vindt plaats bij aanvang van de eerstvolgende informatievergadering.

Hoofdstuk 4. Raadsvergaderingen

PARAGRAAF 4.1 DAG EN TIJDSTIP VAN VERGADERINGEN, OPROEP, AGENDA EN STUKKEN

Artikel 36. Vergaderfrequentie, dag, tijdstip en locatie

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 37. Oproep, voorlopige agenda en stukken

Uiterlijk zeven dagen vóór de vergadering wordt via het raadsinformatiesysteem de openbare aankondiging gedaan van de dag, het tijdstip en de locatie van de vergadering, inclusief de voorlopige agenda en bijbehorende openbare stukken. In de praktijk wordt hiermee tevens invulling gegeven aan de oproep aan de raadsleden. Deze werkwijze bevordert een tijdige voorbereiding en zorgt ervoor dat raadsleden en inwoners op gelijke wijze worden geïnformeerd over de te behandelen onderwerpen.

De beschikbaarstelling van vergaderstukken vindt plaats via het raadsinformatiesysteem. Voor stukken waarop geheimhouding rust, geldt dat deze op een passende, beveiligde wijze aan raadsleden ter beschikking worden gesteld. Daarbij wordt, waar mogelijk, gebruikgemaakt van digitale middelen die waarborgen bieden voor vertrouwelijkheid en zorgvuldige toegang.

Deze werkwijze sluit aan bij de behoefte aan toegankelijke en tegelijkertijd veilige informatievoorziening voor raadsleden, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake geheimhouding.

Artikel 38. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In spoedeisende gevallen kan de raadsvoorzitter – na het verzenden van de oproep – een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Deze bevoegdheid is ook geregeld in artikel 17, tweede lid, van de Gemeentewet. De bijbehorende stukken worden vervolgens openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem.

In de praktijk wordt vaak een termijn van ten minste 48 uur vóór de vergadering gehanteerd als minimale voorbereidingstijd voor raadsleden. Deze termijn wordt ook genoemd in het modelreglement van de VNG en biedt houvast voor een zorgvuldige voorbereiding. Tegelijkertijd moet het reglement voldoende ruimte laten voor uitzonderingssituaties waarin de termijn van 48 uur niet haalbaar is, bijvoorbeeld bij acute ontwikkelingen of noodzakelijke spoedbesluiten.

De raad stelt de agenda definitief vast bij aanvang van de vergadering. Daarmee behoudt de raad de regie over zijn eigen agenda. Als er agendapunten zijn toegevoegd op korte termijn, kan de raad bij vaststelling besluiten deze alsnog niet te behandelen, bijvoorbeeld vanwege onvoldoende voorbereidingstijd. Op deze manier wordt flexibiliteit geboden zonder afbreuk te doen aan zorgvuldigheid en transparantie.

Lid 4 is een nadere uitwerking van lid 2 voor wat betreft afvoeren van de agenda.

Artikel 39. Openbare kennisgeving

Dit artikel regelt de wijze waarop raadsvergaderingen openbaar worden aangekondigd. De griffie zorgt voor tijdige en correcte kennisgeving via de gebruikelijke publicatiekanalen van de gemeente Heusden, waaronder de gemeentelijke website.

De kennisgeving bevat minimaal de datum, aanvangstijd, locatie en de voorlopige agenda van de vergadering, evenals informatie over de wijze waarop de bijbehorende stukken kunnen worden ingezien.

Indien de stukken digitaal beschikbaar zijn, worden ze door de griffie in het raadsinformatiesysteem geplaatst en op de website gepubliceerd. Deze werkwijze draagt bij aan een transparant en toegankelijk besluitvormingsproces.

PARAGRAAF 4.2 TER VERGADERING

Artikel 40. Presentielijst

Op grond van artikel 20 van de Gemeentewet tekenen raadsleden bij binnenkomst in de raadsvergadering de presentielijst. Deze presentielijst is een formeel instrument waarmee de aanwezigheid van raadsleden wordt vastgesteld.

Als een raadslid later binnenkomt of tijdens de vergadering vertrekt, wordt het tijdstip daarvan vastgelegd in de besluitenlijst. Dit waarborgt een correcte weergave van de samenstelling van de raad gedurende de vergadering. Verhinderingen worden vooraf gemeld bij de griffier, zodat de registratie volledig en actueel blijft.

Artikel 41. Zitplaatsen in de raad

Vaste zitplaatsen zorgen voor overzicht en een ordentelijk verloop van de vergadering. De indeling wordt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode vastgesteld door de raadsvoorzitter in overleg met het presidium, en kan tussentijds worden aangepast, eveneens in overleg met het presidium. Ook voor collegeleden en de gemeentesecretaris wordt een zitplaats aangewezen.

Artikel 42. Geluid- en beeldregistratie

Om de transparantie en toegankelijkheid van het besluitvormingsproces te bevorderen, worden van openbare raadsvergaderingen beeld- en geluidsopnamen gemaakt. Deze worden live uitgezonden en na afloop digitaal gearchiveerd. Iedereen kan de opnamen raadplegen via de website. De griffie is verantwoordelijk voor de technische uitvoering en archivering van de opnamen.

Ook besloten vergaderingen worden opgenomen, maar deze opnamen worden pas openbaar gemaakt wanneer de geheimhouding is opgeheven.

Derden die zelfstandig opnamen willen maken, moeten dit vooraf melden bij de raadsvoorzitter en diens aanwijzingen volgen om het ordentelijk verloop van de vergadering te waarborgen.

Artikel 43. Opening vergadering; quorum

Een raadsvergadering kan alleen rechtsgeldig plaatsvinden als het vereiste aantal raadsleden aanwezig is, conform artikel 20 van de Gemeentewet. Wordt dit quorum niet gehaald, dan kan de vergadering niet worden geopend en kunnen er geen besluiten worden genomen.

In dat geval stelt de raadsvoorzitter direct een nieuwe vergaderdatum en -tijd vast. Bij deze tweede vergadering geldt het quorumvereiste niet meer: de vergadering kan dan doorgaan ongeacht het aantal aanwezige leden. De presentielijst vormt de basis voor het vaststellen van het aantal aanwezigen.

Bij een schorsing van de raadsvergadering blijft sprake van één en dezelfde vergadering. Er is dus geen sprake van een nieuwe vergadering waarop opnieuw het quorum moet worden vastgesteld. De oorspronkelijke presentielijst blijft leidend en wordt zo nodig aangevuld met wijzigingen in aanwezigheid of afwezigheid van raadsleden gedurende de vergadering.

Artikel 44. Spreekvolgorde en spreekplaatsen

Om het verloop van de vergadering ordelijk en overzichtelijk te laten verlopen, spreken raads- en collegeleden in principe vanaf het spreekgestoelte. Dit bevordert de verstaanbaarheid en zorgt voor een duidelijke gespreksstructuur, zowel voor aanwezigen als voor kijkers van de livestream. In uitzonderingsgevallen kan de raadsvoorzitter bepalen dat hiervan wordt afgeweken.

Het woord voeren verloopt altijd via de raadsvoorzitter, die de volgorde van sprekers vaststelt. In de eerste termijn krijgt één lid per fractie het woord om namens de fractie te spreken. In de tweede termijn is er ruimte voor bredere deelname, zodat ook andere raadsleden zich kunnen uitspreken.

Bij interrupties of voorstellen van orde kan de raadsvoorzitter de reguliere volgorde doorbreken om snel in te spelen op de situatie en de voortgang van de vergadering te bewaken.

Artikel 45. Termijnen en spreektijd

De behandeling van voorstellen of onderwerpen in twee termijnen zorgt voor structuur in het debat: de eerste termijn is bedoeld voor het naar voren brengen van standpunten en het stellen van vragen, de tweede voor de uitwisseling en afronding. De raadsvoorzitter sluit elke termijn af en bewaakt zo de voortgang van de vergadering.

Raadsleden kunnen, indien gewenst, een voorstel doen om de spreektijd te beperken of te verruimen, bijvoorbeeld bij een volle agenda of bij onderwerpen van groot belang. Zo blijft de vergadertijd efficiënt en evenwichtig verdeeld.

Artikel 46. Voorstellen van orde

Tijdens de raadsvergadering kunnen de raadsvoorzitter en ieder raadslid mondeling een voorstel van orde doen. Het gaat hierbij uitsluitend om voorstellen die de voortgang of werkwijze van de vergadering raken, zoals de spreektijd, schorsing, volgorde van behandeling of een voorstel tot ordebewaking. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat hierbij inhoudelijk wordt beraadslaagd over het onderwerp zelf.

Voorstellen van orde worden direct, eventueel na een korte toelichting door de indiener, in stemming gebracht. Elk raadslid heeft één stem. Een voorstel is aangenomen bij meerderheid van stemmen. Wanneer de stemmen staken, beslist de raadsvoorzitter. Deze beslissing geldt dan als afronding van het voorstel van orde.

Artikel 47. Inspreken tijdens raadsvergaderingen

Inwoners krijgen de gelegenheid om hun opvattingen of zorgen rechtstreeks met de raad te delen, mits het onderwerp nog niet eerder in een informatievergadering is besproken. Zo wordt onnodige herhaling voorkomen en blijft de raadsvergadering gericht op besluitvorming.

Inspreken is bedoeld voor het delen van meningen of zorgen met de raad. Het is geen debat, maar een moment waarop de raad wordt geïnformeerd over wat er leeft onder inwoners of belanghebbenden. Insprekers kunnen na hun inspraakmoment wel kort worden bevraagd door de raadsleden ter verheldering. Na beantwoording van deze vragen is het inspraakmoment ten einde.

De griffie verzorgt de organisatie van de inspraak. Zij registreert aanmeldingen, informeert insprekers over de spelregels en licht de raadsvoorzitter en eventueel het college in over aangemelde bijdragen. De aanmelddeadline is vastgesteld op 12.00 uur op de dag voorafgaand aan de raadsvergadering, om zorgvuldige verwerking mogelijk te maken.

Door het stellen van grenzen aan de spreektijd en het uitsluiten van bepaalde onderwerpen sluit de regeling aan bij landelijke praktijk en jurisprudentie. Ook wordt hiermee de orde en juridische zorgvuldigheid van de vergadering gewaarborgd.

Voor het inspreken bij plannen als omgevingsplannen is een apart lid opgenomen. Hier is bepaald dat alleen mag worden ingesproken om een eerder schriftelijk ingediende zienswijze mondeling toe te lichten. Deze toelichting is alleen mogelijk als de zienswijze herkenbaar is opgenomen in het geagendeerde voorstel of de bijlagen én niet eerder is besproken in een informatievergadering.

Artikel 48. Deelname aan de beraadslaging door anderen

In principe nemen alleen raadsleden, de burgemeester en wethouders deel aan de beraadslaging in de raadsvergadering, conform artikel 21 en 22 van de Gemeentewet. In uitzonderlijke gevallen kan de raad besluiten ook anderen het woord te geven tijdens de beraadslaging, bijvoorbeeld de griffier, een ambtenaar, een externe deskundige of een vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie.

Dit gebeurt op voorstel van de raadsvoorzitter of op verzoek van een raadslid. De raad beslist hierover bij meerderheid. Deelname door anderen is gericht op het delen van feitelijke informatie of specifieke expertise en is ondersteunend aan het debat, niet politiek van aard.

Deze mogelijkheid wordt met terughoudendheid toegepast, om de rolverdeling in het duale stelsel en de eigenstandige verantwoordelijkheid van de raad te respecteren.

Artikel 49. Handhaving van de orde; interrupties en schorsing

De raadsvoorzitter ziet toe op een ordentelijk verloop en kan ingrijpen bij verstoring. In de praktijk komt dit zelden voor, maar het is belangrijk dat er duidelijke regels zijn als het nodig is.

De term ‘spreker’ in dit artikel verwijst naar ieder die op dat moment het woord voert, dus niet alleen raadsleden, maar ook bijvoorbeeld collegeleden, de burgemeester of (in uitzonderlijke gevallen) anderen die door de raad zijn toegelaten tot de beraadslaging. De term ‘lid’ verwijst specifiek naar een raadslid.

Interrupties zijn toegestaan, maar alleen met toestemming van de raadsvoorzitter. Ze moeten kort zijn en gericht op het stellen van een vraag, niet op het starten van een debat. De voorzitter bewaakt hierbij de orde.

Als een spreker de regels herhaaldelijk overtreedt of zich onbehoorlijk uitlaat, kan de raadsvoorzitter hem het woord ontnemen of de vergadering schorsen. Gaat het om een raadslid dat de orde herhaaldelijk verstoort of zich ernstig misdraagt, dan kan de raadsvoorzitter de raad voorstellen om dat lid de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Dit besluit wordt genomen zonder beraadslaging, bij meerderheid van stemmen.

Nieuw en afkomstig uit het VNG-modelreglement (artikel 47, lid 7, versie 2023) is dat de raadsvoorzitter bij herhaald wangedrag een raadslid de toegang tot de vergadering voor maximaal drie maanden kan ontzeggen. Deze maatregel is uitzonderlijk en bedoeld als ultimum remedium. Er is geen specifieke bepaling in de Gemeentewet hierover, maar het past binnen de bevoegdheid van de raad om zijn eigen orde te regelen (artikel 16 Gemeentewet).

Artikel 50. Sluiten beraadslagingen en besluitvorming

De raadsvoorzitter beoordeelt of een onderwerp voldoende besproken is en sluit vervolgens de beraadslaging. Voorafgaand aan de stemming formuleert de raadsvoorzitter het besluit waarover gestemd wordt, zodat duidelijk is waar de raad zich over uitspreekt.

Indien de raad oordeelt dat het voorstel nog niet rijp is voor besluitvorming – bijvoorbeeld door onduidelijkheden of de wens tot aanpassing – kan de raad besluiten het voorstel niet in stemming te brengen en het voorstel terug te zenden naar het college of de burgemeester. De raad geeft daarbij aan welke informatie, verduidelijking of wijziging nodig is om het voorstel later alsnog te kunnen behandelen. Ook kan de raad het college verzoeken om een geheel nieuw voorstel met een andere insteek.

PARAGRAAF 4.3 PROCEDURES BIJ STEMMINGEN

Artikel 51. Stemverklaring

Een stemverklaring is de mogelijkheid voor een raadslid om kort toe te lichten waarom hij of zij vóór of tegen een voorstel stemt. Deze verklaring kan gebruikt worden om een politieke afweging of principiële overweging toe te lichten, zonder dat dit leidt tot heropening van het inhoudelijke debat.

De stemverklaring wordt uitgesproken ná het sluiten van de beraadslaging en vóór de stemming, op uitnodiging van de raadsvoorzitter. Het is geen recht op debat, maar een toelichting op het individuele stemgedrag. De verklaring dient dan ook kort, to the point en respectvol te zijn. De raadsvoorzitter bewaakt dit.

De stemverklaring draagt bij aan openheid over het stemgedrag van raadsleden en maakt voor de buitenwereld inzichtelijk welke overwegingen aan een stem ten grondslag liggen. Daarnaast kan de verklaring van waarde zijn voor de verslaglegging en het vastleggen van het politieke profiel van een fractie.

Een stemverklaring is optioneel – raadsleden zijn niet verplicht hun stemgedrag toe te lichten.

Artikel 52. Geen stemming

Het is gebruikelijk dat de raadsvoorzitter voorafgaand aan een stemming nagaat of er daadwerkelijk behoefte bestaat aan stemming. Als geen van de raadsleden om stemming vraagt, wordt het voorstel geacht zonder stemming te zijn aangenomen. Deze werkwijze bevordert de voortgang van de vergadering, met name bij voorstellen waarover brede overeenstemming bestaat.

Artikel 53. Stemming

De gangbare methode van stemmen in Heusden is stemmen bij handopsteken. Dit sluit aan bij de praktijk in veel andere gemeenten en is een efficiënte wijze om tot besluitvorming te komen. De raadsvoorzitter stelt de stemwijze voor en past deze toe, tenzij de raad anders beslist of een raadslid om hoofdelijke stemming verzoekt. In bijzondere gevallen, zoals bij stemmingen over personen, wordt gestemd met gesloten stembriefjes.

De wet zegt dat raadsleden bij een stemming moeten kiezen: voor, tegen of niet meestemmen vanwege belangenverstrengeling. Een blanco stem past daar niet bij en heeft geen juridische waarde. Blanco stemmen zorgen voor verwarring: telt de stem wel of niet mee? Is het besluit geldig? Zeker bij geheime stemmingen kan dit tot problemen leiden, zoals herstemming of zelfs loting, zonder dat dit inhoudelijk nodig is.

Daarnaast geldt in het Nederlandse staatsrecht het personaliteitsbeginsel: raadsleden stemmen zonder last en naar eigen inzicht. Van hen mag worden verwacht dat zij verantwoordelijkheid nemen voor een expliciete stemkeuze.

Blanco stemmen zijn daarom niet toegestaan. Zo blijft de stemming duidelijk, eerlijk en goed te controleren. Raadsleden nemen hiermee ook verantwoordelijkheid voor hun rol in het besluitproces.

Het tweede lid biedt raadsleden de mogelijkheid om – ook bij stemmingen bij algemene instemming – een aantekening in de besluitenlijst te laten opnemen dat zij worden geacht tegen te hebben gestemd of zich van stemming te hebben onthouden. Dit draagt bij aan transparantie en is van belang voor het publieke en politieke profiel van een fractie of raadslid.

Artikel 54. Hoofdelijke stemming

Een hoofdelijke stemming vindt plaats op verzoek van ten minste één raadslid. Daarbij worden de raadsleden individueel opgeroepen om hun stem uit te brengen.

Bij hoofdelijke stemming is elk aanwezig raadslid verplicht zijn stem uit te brengen, tenzij sprake is van een verplichting tot onthouding op grond van artikel 28 van de Gemeentewet (bijvoorbeeld vanwege belangenverstrengeling). De stem wordt mondeling uitgebracht door alleen ‘voor’ of ‘tegen’ te zeggen. Toevoegingen zijn niet toegestaan om de duidelijkheid van de stemming te waarborgen.

Als een raadslid zich vergist, kan hij dit nog herstellen zolang het volgende lid nog niet heeft gestemd. Na afloop maakt de raadsvoorzitter de uitslag van de stemming bekend, inclusief het genomen besluit. Mocht een vergissing pas daarna worden opgemerkt, dan kan het raadslid verzoeken om een aantekening in de besluitenlijst; deze heeft geen invloed op de uitslag van de stemming.

Artikel 55. Volgorde stemming over amendementen en moties

Om te zorgen voor een ordentelijk en logisch stemproces is in dit artikel vastgelegd in welke volgorde amendementen, subamendementen en moties in stemming worden gebracht. Eerst worden wijzigingen op het voorstel zelf behandeld (amendementen), pas daarna volgt de stemming over het (eventueel gewijzigde) voorstel.

Bij meerdere amendementen geldt als hoofdregel dat eerst het meest verstrekkende amendement wordt behandeld, zodat een logische opbouw van het stemproces ontstaat. Dit voorkomt dat de raad stemt over een wijziging die door een eerder aangenomen amendement achterhaald zou zijn. De raadsvoorzitter bepaalt de volgorde van stemming, met inachtneming van deze regel.

Een subamendement (wijziging op een amendement) wordt altijd vóór het bijbehorende amendement in stemming gebracht.

Moties worden in beginsel pas ná de stemming over het voorstel behandeld, tenzij de raad op voorstel van de raadsvoorzitter of op verzoek van een lid besluit hiervan af te wijken, bijvoorbeeld om de motie mee te nemen in de weging van het voorstel zelf.

Artikel 56. Stemming over personen

Bij stemmingen over personen – zoals bij benoemingen, voordrachten of aanbevelingen – gelden extra procedurele waarborgen. De vertrouwelijkheid en rechtsgeldigheid van de stemming staan hierbij centraal.

De raadsvoorzitter benoemt een stembureau van drie raadsleden, dat toeziet op een correcte gang van zaken. Elk raadslid dat aan de stemming deelneemt, is verplicht een identiek stembriefje in te leveren. De stembriefjes mogen geen kenmerken bevatten waaruit de afzender valt af te leiden, zoals een handtekening of afwijkende opmaak.

De stemming is individueel: per te benoemen persoon wordt een aparte stemronde gehouden, tenzij de raad op voorstel van de raadsvoorzitter besluit meerdere stemmingen op één briefje te combineren (bijvoorbeeld bij een aantal vacatures).

Het stembureau telt het aantal ingeleverde briefjes en controleert of dit overeenkomt met het aantal stemgerechtigde aanwezige raadsleden. Bij afwijking wordt de stemming ongeldig verklaard en opnieuw uitgevoerd. Niet behoorlijk ingevulde stembriefjes (zoals blanco, ondertekend, onleesbaar of onjuist ingevuld) worden niet meegeteld voor het bepalen van de volstrekte meerderheid (artikel 30 van de Gemeentewet).

Bij twijfel over de geldigheid van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van de raadsvoorzitter. Na de vaststelling van de uitslag worden de stembriefjes onder verantwoordelijkheid van de griffier vernietigd, om de vertrouwelijkheid van de stemming te waarborgen.

Artikel 57. Herstemming bij benoeming van personen

Als de gemeenteraad moet kiezen tussen meerdere personen, is het belangrijk dat de gekozen persoon genoeg stemmen krijgt. Daarvoor is een volstrekte meerderheid nodig: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen.

Krijgt niemand genoeg stemmen bij de eerste stemming? Dan stemt de raad opnieuw. Ook bij de tweede stemming kan het gebeuren dat niemand genoeg stemmen krijgt. Dan komt er een derde stemming. Deze gaat alleen tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen kregen. Zijn er meer dan twee personen met evenveel stemmen? Dan komt er eerst een tussenstemming om te bepalen wie doorgaat.

Staken de stemmen in de derde ronde of bij de tussenstemming? Dan beslist het lot. Dat betekent: de raadsvoorzitter schrijft de namen van de betrokken personen op gelijke briefjes, vouwt deze dicht, stopt ze in een bus en schudt goed. Daarna trekt de raadsvoorzitter één briefje. De naam die op dat briefje staat, is gekozen. Zo wordt op een eerlijke en willekeurige manier een besluit genomen als de raad er zelf niet uitkomt.

PARAGRAAF 4.4 VERSLAGLEGGING; INGEKOMEN STUKKEN

Artikel 58. Verslag en besluitenlijst

De griffier zorgt voor een zakelijke weergave van de raadsvergadering in de vorm van een besluitenlijst, conform artikel 23 van de Gemeentewet. Deze besluitenlijst bevat in elk geval de onderwerpen die besproken zijn, de aanwezigen, de stemverhoudingen, de uitslag van hoofdelijke stemmingen en de ingediende moties, amendementen en voorstellen.

Daarnaast worden van raadsvergaderingen beeld- en geluidsopnamen gemaakt. Deze worden live uitgezonden en na afloop beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem. De conceptbesluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering openbaar gepubliceerd.

Vaststelling van de besluitenlijst vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Tot dat moment kunnen de raadsvoorzitter, raadsleden of de leden van het college een voorstel tot wijziging indienen als zij vinden dat de conceptlijst feitelijk onjuist is of onduidelijk weergegeven.

Artikel. 59 Ingekomen stukken

Ingekomen stukken voor de raad worden gebundeld in een openbare lijst en digitaal beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem.

Raadsleden kunnen gemotiveerd verzoeken een stuk te agenderen voor bespreking in de informatievergadering of in het presidium. Daarbij is artikel 10 lid 3 van toepassing: de agendacommissie beoordeelt of het verzoek past binnen de kaders en werkwijze van de raad.

PARAGRAAF 4.5 BESLOTEN RAADSVERGADERINGEN

Artikel 60. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

De bepalingen van het Reglement van Orde zijn in principe ook van toepassing op besloten vergaderingen van de raad, tenzij deze strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. In besloten vergaderingen zijn publiek en pers niet aanwezig, en worden beeld- en geluidsopnamen niet openbaar gemaakt zolang de geheimhouding van kracht is.

Fractieondersteuners mogen in beginsel aanwezig zijn bij besloten vergaderingen, tenzij de raad hierover anders besluit. Voor alle aanwezigen geldt een geheimhoudingsplicht.

Met de nieuwe geheimhoudingsregeling wordt ook een duidelijker onderscheid gemaakt tussen mondelinge en schriftelijke geheime informatie. Met mondelinge geheime informatie wordt gedoeld op de informatie die in een besloten vergadering wordt behandeld. Dit is na de wetswijziging geregeld in artikel 23 van de Gemeentewet. In dit artikel is bepaald dat de informatie die in een besloten vergadering van de raad ter kennis van de aanwezigen komt, geheim is, tenzij de raad anders beslist. De geheimhoudingsplicht geldt in dat geval dus van rechtswege. Zowel tijdens de vergadering als op een later moment kan de raad besluiten tot opheffing van de geheimhouding van informatie die in een besloten vergadering ter kennis van de aanwezigen is gekomen. Als besloten wordt tot opheffing van de geheimhouding, direct of op een later moment, worden de verslaglegging en de besluitenlijst op het gekozen moment op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt (bron: circulaire 'Geheimhouding en openbaarheid' (BZK, juni 2023, staatsblad 2023, nr. 444).

Het is dus niet toegestaan om informatie uit besloten vergaderingen – ook niet in samenvattende vorm – te delen met derden zolang de geheimhouding geldt.

De geheimhoudingsplicht is strafrechtelijk afdwingbaar op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Daarnaast kan de raad op grond van artikel 89, vijfde lid, van de Gemeentewet besluiten een raadslid dat de geheimhoudingsplicht schendt, voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop geheimhouding rust.

Artikel 61. Verslag en besluitenlijst besloten vergadering

Bij besloten vergaderingen van de raad worden – net als bij openbare vergaderingen – audio- en videoregistraties en een besluitenlijst opgesteld. Deze worden echter pas openbaar zodra de geheimhouding is opgeheven.

De conceptbesluitenlijst wordt in principe vastgesteld in een openbare raadsvergadering, zonder bespreking. Als de geheimhouding nog van kracht is en een raadslid bespreking wenst, gebeurt de vaststelling in een besloten deel van de raadsvergadering.

De bepalingen sluiten aan bij de geheimhoudingsregels in artikel 23, vierde en vijfde lid, Gemeentewet.

Hoofdstuk 5. Raadsvoorstellen, bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 62. Raadsvoorstellen door de burgemeester of het college

Dit artikel beschrijft aan welke minimale inhoudelijke eisen een raadsvoorstel van het college of de burgemeester moet voldoen. De genoemde onderdelen – van besluittekst tot risico’s en financiële toelichting – zorgen ervoor dat raadsleden goed geïnformeerd zijn en hun kaderstellende en controlerende taak goed kunnen uitoefenen.

Daarnaast bepaalt het tweede lid dat een voorstel dat eenmaal op de raadsagenda is geplaatst, niet meer zonder toestemming van de raad kan worden ingetrokken. Dit beschermt de bevoegdheid van de raad om zijn eigen agenda vast te stellen en voorkomt eenzijdige intrekking door het college of de burgemeester.

Bij de agendering van raadsvoorstellen past de agendacommissie de toetsingscriteria toe zoals opgenomen in artikel 10 lid 1 van dit reglement. De commissie beoordeelt daarbij onder meer of het voorstel volledig, beleidsmatig helder en besluitrijp is. Indien een voorstel hier niet aan voldoet, kan de agendacommissie besluiten het (nog) niet te agenderen.

Artikel 63. Amendementen en subamendementen

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering voorstellen doen om een raadsvoorstel te wijzigen. Zo’n wijzigingsvoorstel heet een amendement. Een ander raadslid mag op dat amendement ook weer een wijziging voorstellen; dat heet een subamendement.

Amendementen en subamendementen mogen alleen worden ingediend door raadsleden die aanwezig zijn bij de vergadering en de presentielijst hebben getekend.

In principe worden amendementen schriftelijk ingediend. De raadsvoorzitter kan echter toestaan dat een amendement mondeling wordt ingediend, mits het voorstel eenvoudig en concreet is. Denk daarbij aan het schrappen van een enkele passage of een kleine aanpassing in een duidelijk onderdeel van het voorstel. Bij meeromvattende of ingewikkelde voorstellen is schriftelijke indiening verplicht, zodat de inhoud goed kan worden vastgelegd en de stemming ordentelijk kan verlopen. De raadsvoorzitter beoordeelt in voorkomende gevallen of een mondeling ingediend amendement voldoende eenvoudig is.

Een raadslid mag zijn amendement of subamendement intrekken tot het moment waarop de raad erover stemt. Zo kan het raadslid inspelen op het verloop van het debat.

Artikel 64. Moties

Een motie is een voorstel van een raadslid waarin de raad iets uitspreekt of het college verzoekt om iets te doen of na te laten. Het is geen formeel besluit, maar geeft wel een duidelijke wens of mening van de raad weer.

Raadsleden mogen tijdens de raadsvergadering een motie indienen. Dit gebeurt schriftelijk, zodat voor iedereen duidelijk is wat er wordt voorgesteld. Als de motie betrekking heeft op een onderwerp op de agenda, wordt deze gelijktijdig met dat onderwerp behandeld.

Een motie die niet over een onderwerp op de agenda gaat (een zogenaamde motie vreemd aan de orde van de dag) moet aan het begin van de vergadering schriftelijk worden ingediend bij het agendapunt “vaststelling van de agenda”. De behandeling vindt plaats aan het einde van de vergadering, nadat alle andere onderwerpen zijn afgehandeld.

Indiening houdt in een schriftelijke en ondertekende motie fysiek overhandigen aan de raadsvoorzitter.

De indiener kan een motie mondeling intrekken zolang er nog niet over gestemd is.

Artikel 65. Initiatiefvoorstel

Een initiatiefvoorstel is een voorstel van een raadslid aan de gemeenteraad. Het gaat dan niet om een voorstel van het college, maar van de raad zelf. Hiermee kunnen raadsleden zelf beleid, regels of besluiten voorstellen.

Het raadslid dient het initiatiefvoorstel schriftelijk in bij de raadsvoorzitter. Die stuurt het voorstel zo snel mogelijk door naar het college. Het college krijgt daarna vier weken de tijd om wensen en bedenkingen op papier te zetten.

Na die termijn zorgt de agendacommissie ervoor dat het voorstel op de agenda van een informatievergadering komt. Als de agenda voor die vergadering al is verstuurd, schuift het voorstel door naar de volgende informatievergadering.

Tijdens die vergadering mag het raadslid dat het voorstel heeft ingediend het voorstel zelf toelichten. Deelnemers aan de informatievergadering mogen de indiener vervolgens vragen stellen. Daarna komt het college aan het woord, waaraan daarna ook vragen gesteld mogen worden. Als de informatievergadering na bespreking van mening is dat alle relevante informatie aanwezig is, komt het voorstel op de agenda van de raadsvergadering voor besluitvorming.

Artikel 66. Interpellatie

Een interpellatie is een zwaar politiek instrument. Een raadslid gebruikt het om het college te bevragen over een onderwerp dat als urgent of belangrijk wordt ervaren. Interpellatie past bij situaties waarin een raadslid snel duidelijkheid wil over het handelen of nalaten van het college. Het wordt vaak ingezet bij gevoelige kwesties.

Het is een middel hoog op de escalatieladder, dat soms gevolgd wordt door een motie van afkeuring of wantrouwen. Daarom is grote zorgvuldigheid belangrijk.

Een interpellatie moet in principe minstens 48 uur voor de raadsvergadering schriftelijk worden aangevraagd bij de raadsvoorzitter. Alleen in spoedeisende gevallen kan hiervan worden afgeweken, als de raadsvoorzitter dat toestaat. In het verzoek moeten het onderwerp en de concrete vragen staan. De raadsvoorzitter deelt het verzoek zo snel mogelijk met de andere raadsleden en het college.

De raad besluit bij de vaststelling van de agenda of het verzoek wordt aangenomen. Daarvoor is een meerderheid van stemmen nodig.

De interpellatie vindt in principe plaats aan het einde van de vergadering, tenzij de raad anders besluit. In de eerste termijn krijgt het raadslid dat de interpellatie heeft aangevraagd (de interpellant) het woord. Daarna volgt een mondelinge beantwoording door het college. Vervolgens is er ruimte voor een tweede termijn, waarin ook andere raadsleden het woord kunnen voeren. Het verloop van de interpellatie lijkt daarmee op een gewone raadsbehandeling.

Artikel 67. Schriftelijke vragen

Raadsleden kunnen het college of de burgemeester schriftelijk vragen stellen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het gevoerde beleid of over actuele kwesties. Raadsleden kunnen schriftelijke vragen ook in gezamenlijkheid indienen, dat wil zeggen ondertekend en ingediend door raadsleden uit meerdere fracties.

De vragen worden kort en duidelijk geformuleerd, zodat ze efficiënt kunnen worden beantwoord en de bedoeling voor eenieder helder is. Onder een kort en duidelijk geformuleerde vraag wordt verstaan: een vraag die to-the-point is, zich richt op één afgebakend onderwerp en die zodanig concreet is dat beantwoording zonder verdere interpretatie mogelijk is. Een toelichting bij de vraag is toegestaan, maar mag niet uitmonden in een opiniërend betoog.

Beantwoording vindt in beginsel schriftelijk plaats, tenzij het raadslid uitdrukkelijk aangeeft mondelinge beantwoording te verlangen. In dat geval wordt de beantwoording geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering, mits de vragen uiterlijk vijf werkdagen voor die vergadering zijn ingediend. Deze termijn is nodig om beantwoording inhoudelijk en organisatorisch goed voor te bereiden.

Een bijzondere situatie doet zich voor wanneer een raadslid naar aanleiding van een schriftelijk antwoord alsnog behoefte heeft aan een nadere toelichting in de raadsvergadering. Ook dan kan de vraagsteller om nadere inlichtingen verzoeken, zoals bedoeld in artikel 67 lid 5.

Hoewel mondelinge beantwoording en het vragen van nadere inlichtingen verschillende routes zijn, volgen zij in de praktijk dezelfde vorm in de raadsvergadering. In beide gevallen krijgt het raadslid in de vergadering eerst het woord (eerste termijn), gevolgd door een reactie van het college of de burgemeester. Daarna volgt een reguliere tweede termijn.

De mondelinge beantwoording en het verzoek om nadere inlichtingen worden altijd als laatste agendapunt opgenomen, zodat de reguliere besluitvorming niet wordt onderbroken.

Het vragen van nadere inlichtingen naar aanleiding van schriftelijke beantwoording vormt een zwaarder politiek instrument dan het enkel stellen van schriftelijke vragen, maar is lichter dan een interpellatiedebat. Op de escalatieladder van raadsinstrumenten bevindt het zich tussen deze twee in. Gezien het indringendere karakter vergt het zorgvuldigheid en terughoudendheid in de toepassing.

Artikel 68. Technische vragen

Technische vragen zijn bedoeld om raadsleden in staat te stellen feitelijke of verhelderende informatie op te vragen over geagendeerde voorstellen, bijvoorbeeld over cijfers, uitvoering of achtergrondinformatie. Deze vragen dragen bij aan een goed geïnformeerde voorbereiding en zijn expliciet niet bedoeld voor politieke oordeelsvorming of debat.

Door technische vragen uiterlijk om 09.00 uur op de dag voorafgaand aan de informatie- of raadsvergadering schriftelijk in te dienen via de griffie, kan het college tijdig antwoorden aanleveren - mits de hoeveelheid vragen binnen redelijke grenzen ligt.

De antwoorden worden bij het agendapunt geplaatst in het raadsinformatiesysteem, zodat alle raadsleden en het publiek over dezelfde informatie beschikken.

Als beantwoording vooraf nog niet mogelijk is, worden de vragen mondeling beantwoord tijdens de vergadering. De beantwoording, zowel schriftelijk als mondeling, maakt integraal onderdeel uit van het beraadslagingstraject.

Hoofdstuk 6. Lidmaatschap van andere organisaties

Artikel 69. Verslag en verantwoording in gemeenschappelijke regelingen

In dit artikel is de werkwijze die in Heusden gehanteerd wordt, verankerd: functionarissen vanuit de raad, informeren de raad en functionarissen vanuit het college of de gemeentesecretaris mogen informeren. Dit wordt gedaan in de informatievergadering.

Raadsleden kunnen ook schriftelijke vragen stellen aan deze functionarissen over de inzet van de gemeentelijke vertegenwoordiger in het samenwerkingsverband (lid 3). Onder inzet wordt hier verstaan: het ingenomen standpunt namens de gemeente, de wijze van stemgedrag, de mate van aanwezigheid en betrokkenheid, de toelichting op keuzes en voorstellen en de mate waarin lokale belangen zijn ingebracht.

Het aanspreken van een vertegenwoordiger op diens functioneren binnen een gemeenschappelijk orgaan (lid 4) is een politiek zwaar instrument. Het gaat daarbij om meer dan het stellen van een inhoudelijke vraag: het betreft een expliciete beoordeling van de wijze waarop de betrokkene zijn of haar rol namens de gemeente vervult. Om die reden is vastgelegd dat de raad vooraf moet beslissen of dit toelaatbaar is, wat het geval is bij meerderheid van stemmen. Hiermee wordt geborgd dat dit instrument met zorgvuldigheid en terughoudendheid wordt toegepast.

Hoofdstuk 7. Begroting en rekening

Artikel 70 t/m 72 Procedure begroting, voorjaarsnota en jaarrekening

De artikelen 70, 71 en 72 benoemen dat de raad bij de behandeling van de begroting, voorjaarsnota en jaarrekening een procedure volgt die vooraf door het presidium wordt vastgesteld. Daarmee wordt de nodige flexibiliteit behouden om de planning, fasering en werkvormen jaarlijks af te stemmen op de context, de beschikbare stukken en de gewenste vorm van betrokkenheid van raad en samenleving. De wettelijke kaders uit de Gemeentewet blijven vanzelfsprekend van toepassing.

Deze artikelen bevatten geen inhoudelijke voorschriften over de procedure zelf, omdat de werkwijze in de praktijk regelmatig aanpassing vergt. Het presidium is als coördinerend orgaan het aangewezen gremium om daarover vooraf besluiten te nemen.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 73 t/m 75 Slotbepalingen

Artikel 73 voorziet in een vangnet voor situaties waarin het reglement geen uitkomst biedt of waarin de toepassing tot onduidelijkheid leidt. In die gevallen doet de raadsvoorzitter een voorstel, waarna de raad een bindend besluit neemt. Dit waarborgt dat ook bij onvoorziene omstandigheden een ordentelijk verloop van de vergaderingen is gewaarborgd.

Artikel 74 regelt de formele intrekking van de verordeningen uit 2018. Hiermee wordt juridisch geborgd dat alleen het actuele reglement van toepassing is.

Artikel 75 bepaalt het moment van inwerkingtreding en de citeertitel van het nieuwe reglement. De raad stelt bij de vaststelling van het reglement tevens de bijbehorende toelichting vast. Deze toelichting wordt beschouwd als onderdeel van de interpretatiekaders van het reglement en kan bij toekomstige twijfel of discussie richtinggevend zijn.