Subsidieregel Evenementen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  adviescommissie: adviescommissie subsidie evenementen Venlo ingesteld op grond van artikel 84, Gemeentewet en nader ingeregeld met reglement adviescommissie subsidie evenementen.

• b.

  categorie 3 evenementen; dit zijn evenementen met een regionaal, bovenlokaal of (inter)nationaal belang en/of voor een specifieke doelgroep. Bezoekers komen uit de grote regio of van verder. Ze hebben een economische en/of publicitaire impact en kunnen zowel eenmalig als structureel zijn en trekken meer dan 1.500 bezoekers.

• c.

  categorie 4 evenementen; dit zijn evenementen met een regionaal of (inter)nationaal belang, zijn grootschalig en/of spreken een specifieke doelgroep aan en beschouwen we als ‘etalage evenementen’ met een sterk Venlose signatuur. Bezoekers komen zowel uit de omgeving als van verder. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. Deze evenementen worden tenminste al 4 jaar georganiseerd door dezelfde evenementenorganisator en trekken meer dan 5.000 bezoekers.

• d.

  evenement: een evenement is een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt. Ook een festival valt onder deze definitie en is voor iedereen te bezoeken. Het evenement kan gratis zijn of met entreebewijzen en is voor iedereen te bezoeken. In deze subsidieregel leggen we de nadruk op evenementen in de openbare ruimte.

• e.

  meerjarige evenementensubsidie; subsidie die voor maximaal 4 jaar wordt verleend voor een evenement dat valt in categorie 4.

• f.

  roadmap: een plan van aanpak met duurzaamheidsmaatregelen in de thema’s strategie, energie, materialen & afval, eten & drinken, reizen & transport, water en (bio)-diversiteit

• g.

  toetsingscriteria: beoordelingskader t.b.v. toetsing subsidie evenementen, zoals opgenomen in artikel 10 van de subsidieregel.

Artikel 2 Grondslag

De subsidieregel vindt zijn grondslag in artikel 3 van de Algemene subsidieverordening Venlo (hierna: AsV).

Artikel 3 Subsidiabele activiteiten en doelstellingen

Op 27 september 2023 is het evenementenbeleid “Venlo Evenementenstad” vastgesteld. Evenementen dragen bij aan een levendig Venlo, een positief imago en stimuleren de economie. Evenementen profileren en vergroten de acquisitiekracht van Venlo, vergroten de zichtbaarheid en levendigheid van de gemeente Venlo. Daarnaast wordt met evenementen de saamhorigheid en de sociale cohesie vergroot en wordt de ontplooiing en (zelf)ontwikkeling bevorderd. Verder wordt met het evenementenbeleid beoogd om evenementen te verduurzamen, de samenwerking met ondernemers en lokale verenigingen te verstevigen en de evenementen inclusiever te maken voor verschillende doelgroepen.

Uitgangspunten van het beleid zijn:

• 1.

  Er wordt gewerkt met een categorie-indeling van evenementen:

• 
  • a.

    Categorie 1 zijn evenementen met een kleinschalig belang en met een beperkt aantal bezoekers uit de wijk of buurt. Ze dragen primair bij aan sociale verbinding en zijn sterk lokaal geworteld. Deze evenementen hebben hun eigen doelstelling en financiering en zijn in het beleidskader “Venlo Evenementenstad” niet verder uitgewerkt. De subsidieregel evenementen is niet van toepassing op deze categorie.

  • b.

    Categorie 2 evenementen hebben primair een lokaal belang en trekken bezoekers vooral uit de regio Venlo. Ze hebben een diverse achtergrond zoals cultuur- of sportparticipatie of levendigheid maar hebben beperkte economische of publicitaire impact. De organisatie is overwegend lokaal. Deze evenementen ontvangen geen subsidie uit het evenementenbudget. De subsidieregel evenementen is niet van toepassing op deze categorie.

  • c.

    Categorie 3 bestaat uit evenementen met een regionaal, bovenlokaal of (inter)nationaal belang en/of voor een specifieke doelgroep. Bezoekers komen uit de grote regio of van verder. Ze hebben een economische en/of publicitaire impact en kunnen zowel eenmalig als structureel zijn. Evenementen in categorie 3 hebben minimaal 1.500 bezoekers.

  • d.

    Categorie 4 evenementen hebben een regionaal of (inter)nationaal belang, zijn grootschalig en/of spreken een specifieke doelgroep aan en beschouwen we als ‘etalage evenementen’ met een sterk Venlose signatuur. Bezoekers komen zowel uit de omgeving als van verder. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. Evenementen in categorie 4 worden structureel georganiseerd, worden tenminste 4 jaar georganiseerd door dezelfde evenementenorganisatie en het evenement trekt minstens 5000 bezoekers per evenement of verspreid over meerdere dagen. Deze evenementen kunnen aanspraak maken op een meerjarige subsidie ten laste van het evenementenbudget.

• 2.

  De adviescommissie evenementen adviseert over de subsidietoekenning aan de hand van de criteria; belang, bezoekers, waarde, lokale betrokkenheid, borging en merk.

Artikel 4 Doelgroep subsidie

• 1.

  De meerjarige subsidie is bedoeld voor rechtspersonen zonder winstoogmerk voor het organiseren van een categorie 4 evenement die als zodanig door het college van burgemeester en wethouders zijn aangewezen.

• 2.

  De eenjarige subsidie is bedoeld voor rechtspersonen zonder winstoogmerk voor het organiseren van categorie 3 evenementen die als zodanig door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen.

Artikel 5 Voorwaarden/verplichtingen

Naast de in de Asv opgenomen subsidievoorwaarden zijn onderstaande voorwaarden van toepassing bij subsidieverlening bij zowel structurele als eenjarige subsidies:

• 1.

  Het evenement vindt plaats in de gemeente Venlo.

• 2.

  Een evenement in categorie 3 heeft minimaal 1.500 bezoekers en een evenement in categorie 4 heeft minimaal 5000 bezoekers.

• 3.

  Alleen evenementen die vallen in categorie 3 en 4 komen mogelijk in aanmerking voor een evenementensubsidie en worden voorgelegd aan de Adviescommissie.

• 4.

  Het evenement past in de evenementenkalender, zowel qua doelgroep en type evenement, als qua planning.

• 5.

  Deze subsidieregeling is voor rechtspersonen zonder winstoogmerk die een categorie 3 of 4 evenement organiseren.

• 6.

  Het evenement draagt bij aan de diversiteit van het evenementenaanbod in de stad.

• 7.

  Het evenement draagt bij aan een inclusieve stad waarin alle activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht opleidingsniveau, achtergrond, geloofsuiting, geaardheid of eventuele beperking.

• 8.

  Evenementen in categorie 3 en 4 committeren zich aan het opstellen, implementeren en monitoren van langjarige verduurzamingsmaatregelen.

  • a.

    Een evenement in categorie 3 heeft een roadmap opgesteld met maatregelen met tenminste twee moeilijkheidsgraden (eenvoudig, gemiddeld, ambitieus en uitdagend) en binnen alle thema’s (strategie, energie, materialen & afval, eten & drinken, reizen & transport, water en (bio)-diversiteit).

  • b.

    Een evenement in categorie 4 heeft een roadmap opgesteld voor de komende 7 jaar met maatregelen in de moeilijkheidsgraad gemiddeld en ambitieus in de thema’s strategie, energie, materialen & afval, eten & drinken, reizen & transport, water en (bio)-diversiteit.

• 9.

  Het evenement draagt bij aan het maken van gezonde keuzes op het gebied van roken, drank en voeding.

• 10.

  Het evenement maakt gebruik van vrijwilligers.

• 11.

  Het evenement werkt samen met lokale verenigingen en/of culturele instelling en/of bedrijfsleven

• 12.

  Minstens 75% van de inkomsten zijn afkomstig uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie. De subsidie bedraagt nooit meer dan 25% van de begroting.

• 13.

  Het evenement moet de toetsing met betrekking tot mogelijke overlast en de impact op veiligheidsdiensten doorstaan. Deze toetsing maakt deel uit van het toetsingsproces voor vergunningen.

• 14.

  De organisatie heeft eventuele omwonenden (en omliggende ondernemers) betrokken bij de planvorming en heeft zich aantoonbaar ingespannen om draagvlak te creëren van omliggende ondernemers en omwonenden

Artikel 6 Aanvraagprocedure

Bij de aanvraag worden, in aanvulling op het bepaalde in artikel 7 van de AsV Venlo, de volgende gegevens overlegd:

• 1.

  De aanvraag voor subsidie omvat:

  • a.

    Een volledig ingevuld formulier met voldoende informatie over op welke wijze wordt voldaan aan de toetsingscriteria (artikel 10, lid 1).

  • b.

    Een uitgewerkte begroting, waarin de kosten en opbrengsten op een transparante wijze worden weergegeven en voldoende worden onderbouwd. De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de kosten die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die naar het oordeel van het college noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten ten behoeve van het evenement. Begrotingen waarbij het eigen vermogen en/of de actuele liquiditeit niet is ingevuld, worden niet in behandeling genomen.

  • c.

    Indien van toepassing een toelichting op afwijkingen tussen de begroting en de meest recente realisatiecijfers.

  • d.

    Een ingevulde roadmap in het kader van duurzaamheid.

  • e.

    Optioneel een projectplan waarin het evenement wordt gepresenteerd.

• 2.

  Aanvragen moeten worden ingediend vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt:

  • a.

    Ontvankelijke aanvragen worden inhoudelijk in behandeling genomen en ter advisering voorgelegd aan de adviescommissie.

  • b.

    Binnen 4 weken brengt de adviescommissie een onverbindend advies uit.

Artikel 7 Meerjarensubsidie

In aanvulling op het bepaalde in artikel 14 van de AsV Venlo, worden jaarlijks de volgende gegevens overgelegd:

• 1.

  Categorie 4 evenementen dienen ingaande het tweede subsidiejaar jaarlijks voor 1 mei een inhoudelijk en financiële tussenrapportage in te dienen over hun evenement.

• 2.

  Bij categorie 4 evenementen kan de meerjarige subsidie tussentijds worden gewijzigd indien het financieel kader van de gemeenteraad daartoe aanleiding geeft.

Artikel 8 Beoordeling subsidie

• 1.

  De verdeling van de subsidie vindt plaats via een puntensysteem waarbij de adviescommissie evenementen punten toekent aan de hand van onderstaande toetsingscriteria. Per (deel) criterium wordt een aantal punten toegekend van 0 punten, 5 punten, 10 punten of 15 punten.

• a.

  Belang

• •

  Waar komen bezoekers vandaan (internationaal, nationaal, regio of gemeente)?

• 5 lokaal / 10 lokaal-regionaal / 15 nationaal/internationaal

• •

  Wat is het bereik van het evenement; media, livestream?

• 0 niet / 5 lokaal / 10 provinciaal / 15 landelijk.

• •

  Hoe lang wordt het evenement al georganiseerd, door dezelfde evenementenorganisatie, en waarbij het evenement in essentie hetzelfde is gebleven.

• 0 niet / 5 1 - 5 jaar / 10 5-10 jaar / 15 > 10 jaar

• b.

  Bezoekers

• •

  Hoeveel deelnemers en/of bezoekers komen er?

• 0 < 1.500 / 5 < 1.500 - 5000 / 10 < 20.000 / 15 > 20.000

• •

  Is het evenement gratis toegankelijk?

• 5 entreeprijs / 10 geringe bijdrage (< € 10) / 15 gratis

• c.

  Waarde

• •

  Waar wordt het evenement georganiseerd (locatie); draagt het evenement bij aan betere spreiding van evenementen over groot Venlo?

• 5 winkelgebied / 10 rand binnenstad / 15 andere wijken/stadsdelen

• •

  Is het evenement speciaal gericht op een doelgroep die nog weinig of onvoldoende worden bediend of deelneemt aan het bestaande aanbod?

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld / 15 bovengemiddeld

• •

  Draagt het evenement bij aan talentontwikkeling?

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld /15 bovengemiddeld

• •

  Draagt een evenement bij aan een gevarieerd aanbod en is het een aanvulling op het gebied van cultuur, sport, toerisme, economie of sociaal domein.

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld / 15 bovengemiddeld

• •

  Hoe is de prijs/kwaliteit verhouding; de kosten om het evenement bij te kunnen wonen versus het beschikbare aanbod?

• 5 matig – 10 gemiddeld – 15 goed

• •

  De minimale inkomsten uit andere inkomensbronnen moeten altijd 75% bedragen (voorwaarde ASV). Hoe meer inkomsten uit eigen bronnen worden verkregen, hoe hoger de score.

• 0 niet / 5 matig / 10 gemiddeld /15 goed

• d.

  Lokale betrokkenheid

• •

  Is het evenement geworteld met lokale vrijwilligers en/of verenigingen?

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld /15 veel

• •

  In welke mate draagt het evenement bij aan sociale cohesie?

• 0 niet / 5 weinig /10 gemiddeld / 15 veel

• •

  Wordt er samengewerkt met lokale partners, anders dan vrijwilligers en verenigingen?

• 0 niet / 5 weinig /10 gemiddeld /15 veel

• •

  Wordt evenement georganiseerd door een professionele organisatie en/of door vrijwilligers

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld / 15 veel

• e.

  Borging

• •

  Hebben de initiatiefnemers een lokale betrokkenheid?

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld 15 veel

• •

  Ligt er een ambitie om het evenement verder te professionaliseren en/of door te ontwikkelen?

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld /15 veel

• f.

  Merk

Draagt het evenement bij aan het merk Venlo (Citybranding):

• •

  In hoeverre draagt het evenement bij aan het binden van Venlonaren tussen de 0 – 18 jaar.

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld / 15 veel

• •

  In hoeverre draagt het evenement bij aan het terughalen van uitgevlogen Venlonaren tussen de 18 –35 jaar.

• 0 niet / 5 weinig /10 gemiddeld / 15 veel

• •

  In hoeverre draagt het evenement bij aan het positief in het nieuws brengen van Venlo bij niet Venlonaren van 18 – 35 jaar.

• 0 niet / 5 weinig /10 gemiddeld / 15 veel

• •

  In het hoeverre laat het evenement Venlo zien als een ondernemende gemeente in de sectoren innovatieve maakindustrie, innovatieve logistiek, innovatieve agrofood.

• 0 niet / 5 weinig / 10 gemiddeld / 15 veel

• •

  In hoeverre laat het evenement Venlo zien als een stad waar het leven gevierd wordt.

• 0 niet / 5 weinig /10 gemiddeld / 15 veel

Artikel 9 Berekeningswijze subsidie

• 1.

  Hoogte subsidie:

  • a.

    Categorie 4: 240 tot 300 punten. Maximaal 25% van de begroting tot maximaal € 50.000.

  • b.

    Categorie 3: 180 tot 240 punten. Maximaal 25 % van de begroting tot maximaal € 25.000 voor 2026 en 2027 in het kader van extra middelen voor evenementen. In 2026 en 2027. Vanaf 2028 is het maximale bedrag € 20.000.

  • c.

    Na de subsidieverlening ingaande het jaar 2025, worden geen subsidies meer verleend voor evenementen van categorie 4. Subsidieaanvragen voor het jaar 2026 tot en met 2028 en die uitkomen op een puntentotaal van meer dan 240, worden in afwijking van artikel 9, lid 2, onder b, aangemerkt als evenementen in categorie 3 en komen slechts voor een eenmalige subsidie in aanmerking. Niets afdoende aan de navolgende leden, bedraagt de subsidie maximaal 25% van de begroting tot maximaal € 25.000.

• 2.

  De subsidieaanvragen worden aflopend in puntenaantal gerangschikt.

• 3.

  Subsidie wordt toegekend aan opeenvolgende gerangschikte aanvragen, tot het subsidieplafond is bereikt.

• 4.

  Bij gelijke beoordeling weegt het Belang het zwaarst, daarna Bezoekers, daarna Waarde, daarna Lokale betrokkenheid, daarna Borging en als laatste het Merk.

• 5.

  Een projectplan mag aan de aanvraag worden toegevoegd maar vervangt niet de antwoorden uit het aanvraagformulier in de bepaling van de ranking

• 6.

  Het meerjarig verleende bedrag voor de categorie 4 evenementen wordt jaarlijks geïndexeerd, gelijk aan de indexering die de gemeente Venlo hanteert in de begroting.

Artikel 10 Subsidieplafond

Voor subsidies op basis van deze subsidieregel stelt het college jaarlijks twee subsidieplafonds vast één voor categorie 3 evenementen en één voor 4 evenementen. De subsidieplafonds worden voor aanvang van elk subsidiejaar bekend gemaakt.

Artikel 11 Wijze van uitbetaling of bevoorschotting

Subsidies worden na toekenning in één keer uitbetaald.

Artikel 12 Overgangsrecht

Deze subsidieregel is van toepassing op subsidieaanvragen die betrekking hebben op het subsidietijdvak 2026 - 2028. Op reeds verleende subsidies in 2025 en mogelijke bezwaar- en beroepschriften, blijft de oude Subsidieregel van toepassing.

Artikel 13 Slotbepaling

• 1.

  De regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2025. De regeling wordt aangehaald als “Subsidieregel evenementen".

• 2.

  Met inwerkingtreding van deze regeling komt de subsidieregel Evenementen 2025 - 2028 te vervallen.