Verordening ambtelijke ondersteuning gemeente Vijfheerenlanden 2025

Geldend van 27-06-2025 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke ondersteuning gemeente Vijfheerenlanden 2025

De raad van de gemeente Vijfheerenlanden;

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    technische vragen: feitelijke vragen of technische verduidelijkingsvragen die beantwoord kunnen worden zonder politieke lading of vragen om inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2.

    geagendeerd voorstel: een opiniërend voorstel of een raadsvoorstel dat geagendeerd is op een commissie- of raadsagenda.

  • 3.

    Reguliere ambtelijke informatieverstrekking: verstrekken van informatie, beantwoording van technische vragen en juridische en technische check op moties en amendementen door ambtenaren, zonder tussenkomst van secretaris.

  • 4.

    ambtelijke bijstand: het op verzoek van de griffier, na goedkeuring van de secretaris, verlenen van ondersteuning door ambtenaren bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie zoals beschreven in lid 3.

  • 5.

    externe adviseur: een adviseur van buiten de ambtelijke organisatie die is ingehuurd door de raad.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie verstrekking of bijstand

Artikel 2. Technische vragen

  • 1. Een raadslid wendt zich met schriftelijke technische vragen behorende bij een geagendeerd voorstel rechtstreeks tot de griffie. Deze zet de vragen zo spoedig mogelijk door naar de ambtelijke organisatie voor beantwoording. Aan de beantwoording wordt zo spoedig mogelijk voldaan, doch uiterlijk binnen 2,5 werkdagen.

  • 2. Een raadslid wendt zich met schriftelijke technische vragen niet-behorend bij een geagendeerd voorstel rechtstreeks tot de griffie. Deze zet de vragen zo spoedig mogelijk door naar de ambtelijke organisatie voor beantwoording. Aan de beantwoording wordt zo spoedig mogelijk voldaan, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen.

  • 3. Een raadslid wendt zich met een verzoek om het stellen van mondelinge technische vragen en/of informatie van geringe omvang over een specifiek onderwerp rechtstreeks tot de griffie. Waarbij de verzoeker een korte toelichting geeft bij het onderwerp en waarom deze niet schriftelijk kunnen worden gesteld. De griffie, na afweging, zet het verzoek uit in de ambtelijke organisatie. Een overleg wordt zo spoedig mogelijk ingepland doch uiterlijk binnen 10 werkdagen.

  • 4. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder artikel 1 lid 1, 2 en 3 stelt hij de griffier en de gemeentesecretaris hiervan in kennis.

Artikel 3. Verzoek om ondersteuning bij moties en amendementen

  • 1. Een raadslid kan de griffie verzoeken om ondersteuning bij het opstellen van een motie en een amendement.

  • 2. De verzochte ondersteuning wordt zo spoedig mogelijk verleend. De griffie kan om technische en juridische toetsing vragen bij de ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid kan de griffie verzoeken om ondersteuning bij het opstellen van een initiatiefvoorstel of het verkrijgen van omvangrijke technische informatie. Hierbij kan de griffie om ambtelijke bijstand vragen middels een verzoek aan de gemeentesecretaris.

  • 2. Het verzoek omvat een omschrijving van de gevraagde expertise(s) om aan het verzoek te voldoen, de hoeveelheid tijd dat het vraagt en binnen welke (redelijke) termijn de ambtelijke bijstand geleverd dient te worden. Daarnaast moet uit het verzoek blijken dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.

  • 3. De gemeentesecretaris zorgt voor de organisatie van de ambtelijke bijstand, indien nodig in overleg met de griffier en het raadslid, en geeft zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, aan de griffier door welke ambtenaar de verzochte ambtelijke bijstand zal leveren.

  • 4. De verzoeken worden toegekend tenzij de secretaris:

    • a.

      van oordeel is dat niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

    • b.

      van oordeel is dat het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand in redelijkheid niet kan worden gevergd.

  • 5. Als de secretaris, na overleg met de griffier, het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris in overleg te treden over het alsnog verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

  • 6. Mochten de partijen niet tot overeenstemming kunnen komen zal de burgemeester het definitieve besluit nemen over het al dan niet verlenen van de ambtelijke bijstand. Hij stelt de raad hiervan met redenen omkleed op de hoogte.

Artikel 5. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

  • 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

  • 3. Mochten de partijen niet tot overeenstemming kunnen komen zal de burgemeester het definitieve oordeel vellen over de geleverde de ambtelijke bijstand. Hij stelt de raad hiervan met redenen omkleed op de hoogte.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

  • 1. Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier.

Artikel 7. Informatie inzake geheime informatie/documenten

  • 1. Het raadslid dat verzocht heeft om ambtelijke bijstand beslist over het verstrekken van informatie over zijn verzoek aan de raad.

  • 2. Indien uit het verzoek op ambtelijke bijstand voortvloeit, dat er namens het college geheime informatie beschikbaar gesteld moet worden, wordt deze informatie in afwijking van het eerste lid, conform artikel 88 lid 2 van de Gemeentewet aan de hele raad ter beschikking gesteld.

Artikel 8. Verstrekken van informatie en ambtelijke bijstand aan externe adviseur(s)

  • 1. Verzoeken om informatieverstrekking of ambtelijke bijstand van externe adviseurs vallen onder de regels uit deze verordening.

Paragraaf 3. Slotbepalingen

Artikel 9. Intrekking oude artikel in Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Vijfheerenlanden 2024

  • 1. Artikel 8 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Vijfheerenlanden 2024 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening Ambtelijke ondersteuning gemeente Vijfheerenlanden 2025 treedt in werking na besluitvorming op 5 juni 2025.

Ondertekening

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 5 juni 2025

De raadsgriffier,

K.I. (Krista) Goossens

De voorzitter

S. (Sjors) Fröhlich

Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De griffier vervult de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal voor specialistische hulp op het gebied van technische informatie, technische en juridische controle van amendementen, moties en regelingen in bepaalde gevallen een beroep op de ambtelijke organisatie doen.

Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris in het geval van ambtelijke bijstand of in dergelijke gevallen de ambtenaar of ambtenaren die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de secretaris in deze verordening nader uitgewerkt.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

In deze paragraaf worden enkele definities uitgelegd die gebruikt worden in de verordening.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie verstrekking of bijstand

Dit paragraaf gaat in op de verschillende vormen van ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan raadsleden. De meer informele vormen, zonder tussenkomst van de secretaris, zoals het stellen van technische vragen en technische en juridische check bij amendementen en moties. Maar ook de formele vormen, met tussenkomst van de secretaris, zoals ambtelijke bijstand bij het opstellen van initiatiefvoorstellen of omvangrijke technische informatie.

De verordening is daarmee niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verschaffen van informatie aan raadsleden juist bemoeilijkt, maar om duidelijkheid te verschaffen voor alle betrokkenen.

Artikel 2. Technische informatie

Raadsleden die feitelijke (technische) informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de gemeentewet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten die deze doorzet naar de ambtelijke organisatie. Verzoeken kunnen behoren bij een geagendeerd voorstel of bij niet-geagendeerde onderwerpen. Een verzoek om technische informatie kan ook door een commissielid zijnde niet-raadslid worden gedaan.

Artikel 3. Verzoek om ondersteuning bij moties en amendementen

Verzoeken om technische en juridische ondersteuning bij moties en amendementen aan de reguliere ambtelijke organisatie, gebeurt altijd door de griffier of griffiemedewerkers. Het raadslid vraagt de eigen ambtelijke organisatie (griffie) om ondersteuning bij het opstellen van een motie of amendement. Het is niet aan het raadslid om de ambtenaren direct te benaderen voor een technische en/of juridische check.

Artikel 4. Verzoek om bijstand

Verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het vierde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. De burgemeester is degene die het definitieve besluit zal nemen, indien de partijen er na gesprek niet uit kunnen komen.

Artikel 5. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie indien de griffier en secretaris niet, voor het raadslid, met een bevredigende oplossing kunnen komen. Ook hier is het de burgemeester die het uiteindelijke oordeel geeft, indien de partijen er na gesprek niet uit kunnen komen.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot de griffier wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

Artikel 7. Informatie inzake geheime informatie/documenten

Voor niet openbare documenten is in Gemeentewet bepaald dat het college informatie waar geheimhouding op is gelegd moet verstrekken aan de gehele raad en niet aan individuele raadsleden. De rechten ten aanzien van geheimhouding, zoals genoemd in de gemeentewet, zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad en de verordening op de raadscommissies.