Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie waterschap Zuiderzeeland 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountantscontrole: de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant

• b.

  Accountant: de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de onder a omschreven accountantscontrole;

• c.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d.

  Financieel beheer: het totaal van de activiteiten die ervoor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen en vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;

• e.

  Rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van het Algemeen Bestuur en het college van Dijkgraaf en Heemraden, wordt gehandeld;

• f.

  Financiële rechtmatigheid: rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen;

• g.

  Deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap.

• h.

  Goedkeuringstolerantie: maximaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle tezamen voor het verstrekken van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening;

• i.

  Rapporteringstolerantie: minimaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen;

Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties minimaal jaarlijks een interne toetsing plaatsvindt.

• 2.

  Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden neemt het college van Dijkgraaf en Heemraden tijdig maatregelen tot herstel.

• 3.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

• 4.

  Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het derde lid neemt het college van Dijkgraaf en Heemraden tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van Dijkgraaf en Heemraden informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant.

• 3.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college van Dijkgraaf en Heemraden bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

Artikel 5 Controleprotocol

• 1.

  Voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarrekening kan het Algemeen Bestuur in het ‘controleprotocol’ nadere aanwijzingen geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole is gericht op het afgeven van een oordeel over:

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, alsmede de grootte en samenstelling van het vermogen en de rechtmatigheidsverantwoording;

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door het college van Dijkgraaf en Heemraden opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 98a Waterschapswet;

  • •

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 3.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 4.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van het Algemeen Bestuur en het college van Dijkgraaf en Heemraden, alsmede van de ambtelijke organisatie.

Artikel 7 Informatieverstrekking door het college van Dijkgraaf en Heemraden

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden overlegt de gecontroleerde jaarrekening overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Zuiderzeeland’ aan het Algemeen Bestuur.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van Dijkgraaf en Heemraden aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

• 5.

  De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden van het waterschap en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering hiervan.

Artikel 8 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft relevante locaties en informatiedragers van het waterschap.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 9 Rapportage

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het college van Dijkgraaf en Heemraden en vraagt hij het college van Dijkgraaf en Heemraden daarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het college van Dijkgraaf en Heemraden daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit aan het Algemeen Bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het college van Dijkgraaf en Heemraden.

• 2.

  In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

• 3.

  De accountant brengt over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 4.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het college van Dijkgraaf en Heemraden voorgelegd, waarbij het college van Dijkgraaf en Heemraden de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

• 5.

  De accountant zendt zijn controleverklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur.

• 6.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met vertegenwoordigers van het Algemeen Bestuur.

• 7.

  De accountant hanteert een rapporteringstolerantie van € 200.000. Fouten of onzekerheden boven deze tolerantie worden gerapporteerd in het verslag van bevindingen.

Artikel 10 Accountantscommissie

• 1.

  Het Algemeen Bestuur kan besluiten tot het instellen van een accountantscommissie.

• 2.

  Bij de instelling van de accountantscommissie besluit het Algemeen Bestuur tevens over de taak, werkwijze en samenstelling van deze commissie.

• 3.

  Aan de accountantscommissie kunnen onder meer de bedoelde taken in artikel 3 lid 2 en 3, artikel 6 lid 3 en artikel 9 lid 5 van deze verordening worden opdragen.

Artikel 11 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) over verslaggevingsjaar 2025 en later.

• 2.

  De ‘Controleverordening Waterschap Zuiderzeeland 2017’, die is vastgesteld bij besluit van 25 oktober 2016 vervalt, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de verslaggevingsjaren tot en met 2024.

Artikel 12 (citeertitel)

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening waterschap Zuiderzeeland 2025’