Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Zuiderzeeland 2025

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • i.

    De financiële positie.

  • ii.

    Het financieel beheer.

  • iii.

    De uitvoering van de begroting.

  • iv.

    De uitvoering van investeringsprojecten.

  • v.

    Het afwikkelen van vorderingen en schulden.

Alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  Autorisatie: toestemming van het Algemeen Bestuur aan het dagelijks bestuur om in een bepaald jaar voor een bepaald doel uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan tot een bepaald bedrag.

• d.

  Rechtmatigheid: financiële beheershandelingen (waaronder de verantwoording van baten, lasten en balansmutaties) vinden plaats in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen en besluiten van het Algemeen Bestuur.

• e.

  Doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd.

• f.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• g.

  Financiële rechtmatigheid: de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen.

• h.

  Rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen.

• i.

  Begrotingscriterium: criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• j.

  Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium: criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van het waterschap bij financiële beheershandelingen.

• k.

  Voorwaardencriterium: criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen.

• l.

  Reguliere investeringsopgave: investeringen die voortvloeien uit de opdracht van het Algemeen Bestuur aan het college van Dijkgraaf en Heemraden om de bedrijfsmiddelen op een doelmatige wijze op orde te houden, conform het door het Algemeen Bestuur vastgestelde kwaliteitsniveau.

• m.

  Speciale investeringen: investeringen die als zodanig door het Algemeen Bestuur zijn betiteld, bijvoorbeeld vanwege een hoger risicoprofiel, een grote financiële omvang, een grote maatschappelijke impact en/of grote imagorisico’s.

• n.

  Speciale exploitatieprojecten: alle activiteiten in de exploitatie, die als zodanig door het Algemeen Bestuur zijn betiteld, bijvoorbeeld vanwege een hoger risicoprofiel, een grote financiële omvang, een grote maatschappelijke impact en/of grote imagorisico’s.

Kaderstelling

Beleidsbepaling

Uitvoering, sturing en beheersing

Rapportage en interne verantwoording

Artikel 11 Verantwoordings- en rapportagegrens

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de jaarstukken door middel van een rechtmatigheidsverantwoording met een toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden neemt alle rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid op in de rechtmatigheidsverantwoording als deze hoger zijn dan de vastgestelde verantwoordingsgrens.

• De verantwoordingsgrens wordt vastgesteld op het wettelijk vastgestelde maximum percentage.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag worden de geconstateerde rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden groter dan € 200.000 nader toegelicht (rapportagegrens).

Artikel 12 Voorwaardencriterium

• 1.

  De eisen/voorwaarden van het voorwaardencriterium, als bedoeld in artikel 1, zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 13 Begrotingscriterium

• 1.

  De begrotingsrechtmatigheid, als bedoeld in artikel 1, wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

• 2.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

• 3.

  Afwijkingen van de begroting worden als acceptabel aangemerkt indien voldaan wordt aan de bepalingen uit artikel 8.

• 4.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het meerjarig beschikbaar gestelde investeringskrediet per programma. Een overschrijding van de geplande uitgaven in het begrotingsjaar, passend binnen het beschikbaar gestelde investeringskrediet per programma, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 5.

  Onderschrijdingen van de lasten of investeringsuitgaven en over- en onderschrijdingen van de baten of investeringsinkomsten worden niet als begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt wanneer deze onder- en overschrijdingen tijdig aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld.

• 6.

  Onder tijdig wordt verstaan:

  • a.

    De onderschrijdingen van de lasten of investeringsuitgaven en over- en onderschrijdingen van de baten of investeringsinkomsten worden op programma niveau in hetzelfde jaar schriftelijk toegelicht bij de prognose van het jaarresultaat richting het Algemeen Bestuur

  • b.

    Indien dit in hetzelfde jaar niet meer mogelijk is, vindt toelichting plaats in de jaarstukken

• 7.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur (artikel 8 van deze verordening), worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 14 Misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor vastlegging van regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap.

Artikel 15 Financieel beleid algemeen

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden doet voorstellen aan het Algemeen Bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

  • a.

    Waardering en afschrijving van activa;

  • b.

    Schulden- en reservebeleid;

  • c.

    kostentoerekening en onderbouwing tarieven en prijzen;

  • d.

    financieringsfunctie.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

• 3.

  Actualisatie van het beleid vindt plaats op het moment dat hier voldoende aanleiding voor is. Aanleidingen kunnen in ieder geval zijn: aanpassing van wet- en regelgeving en gewijzigde inzichten die een aanzienlijke impact hebben op de (toekomstige) financiële positie van het waterschap.

Artikel 16 Waardering en afschrijving van activa

• 1.

  Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:

  • a.

    Een ondergrens voor het activeren van uitgaven met een meerjarig nut.

  • b.

    De wijze waarop het waterschap de beleidsvrijheid uit het Waterschapsbesluit invult ten aanzien van de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa opgenomen kan worden.

  • c.

    De afbakening tussen investering en onderhoud.

  • d.

    De afschrijvingsmethode.

Artikel 17 Schulden- en reservebeleid

Het beleid omtrent schulden en reserves omvat in ieder geval:

Afspraken over hoe om te gaan met reserves, waarmee duidelijk wordt welke spelregels het Algemeen Bestuur hanteert.

Beleidskeuzes die de basis leggen voor een financieel toekomstbestendige organisatie.

Artikel 18 Kostentoerekening en onderbouwing tarieven en prijzen

Het beleid omtrent kostentoerekening en onderbouwing van tarieven en prijzen omvat in ieder geval:

een beschrijving van het kostentoerekeningssysteem;

de wijze waarop de kostentoerekening plaatsvindt op basis van objectieve, bedrijfseconomische criteria;

de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de kostentoerekeningssystematiek;

de methodiek voor de berekening van de rentelasten van vaste activa;

de onderbouwing van de tarieven die gelden voor de door het waterschapsbestuur in rekening te brengen rechten als bedoeld in artikel 115 van de wet;

de mate van kostendekkendheid van de onder onderdeel e bedoelde tarieven.

de onderbouwing van de prijs van producten en diensten die het waterschap aan derden kan leveren en waarmee het waterschap in concurrentie treedt met marktpartijen;

Ten aanzien van het eerste lid, onderdeel g geldt aanvullend dat:

• a.

  voor de levering van producten en diensten door het waterschap ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening wordt gebracht;

• b.

  bij het verstrekken van leningen of garanties doormandaat het waterschap tenminste de geraamde integrale kosten in rekening worden gebracht;

• c.

  bij het verstrekken van kapitaal door het waterschap ten minste uitgegaan wordt van de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde rechten, producten en diensten.

Artikel 19 Financiering

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

• a.

  Goede ondersteuning plaatsvindt van uitsluitend de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen.

• b.

  Toegang tot de financiële markten is.

• c.

  Voldoende financiële middelen worden aangetrokken en overtollige gelden worden uitgezet om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de meerjarenraming en de begroting te kunnen uitvoeren.

• d.

  De volgende risico’s verbonden aan de financieringsfunctie worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s.

• e.

  De kosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt bereikt.

• f.

  Een bijdrage wordt geleverd aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap.

• g.

  De interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities worden beperkt.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor een financieringsstatuut ter uitwerking van de in lid 1 benoemde taakuitoefening van de financieringsfunctie.

Artikel 20 Algemeen

• 1.

  In de paragrafen van de begroting wordt ingegaan op de wijze waarop in het begrotingsjaar invulling zal worden gegeven aan het in Hoofdstuk 4 bedoelde beleid. Indien er afwijkingen zijn van het vastgestelde beleid wordt daarop in de betreffende paragraaf ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

• 2.

  De paragrafen van het jaarverslag bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen van de begroting is opgenomen. Indien tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in Hoofdstuk 4 bedoelde beleid, wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

Artikel 21 Administratie

Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het waterschap als geheel en in zijn organisatieonderdelen.

• b.

  Het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen van het waterschap.

• c.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten.

• d.

  Een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities.

• e.

  Een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie.

• f.

  Het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• g.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• h.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22 Financiële administratie

Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt er voor dat:

• a.

  Alle door het Algemeen Bestuur en (namens) het college van Dijkgraaf en Heemraden genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn, tijdig worden verwerkt in de financiële administratie.

• b.

  De vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.

Artikel 23 Organisatie en administratieve organisatie

• 1.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor:

  • a.

    Een eenduidige indeling van de organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden.

  • b.

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

  • c.

    Waarborging van een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting.

  • d.

    Verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • e.

    Het maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

  • f.

    Regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatorische eenheden.

  • g.

    Interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake.

  • h.

    Regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten die aan het Algemeen Bestuur of het college van Dijkgraaf en Heemraden worden voorgelegd.

  • i.

    Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt voor een adequaat proces voor inzicht in frauderisico’s en zorgt voor beheersingsmaatregelen ter voorkoming en detectie van fraude.

• 2.

  Het college van Dijkgraaf en Heemraden actualiseert de in het eerste lid bedoelde organisatie zodra hiertoe aanleiding is.

Artikel 24 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

• 2.

  De ‘Verordening beleid- en verantwoordingsfunctie Waterschap Zuiderzeeland’, die is vastgesteld bij besluit van 14 februari 2023, wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Zuiderzeeland 2025’.