Procedure behandelvolgorde aanvragen evenementenvergunningen Zaanstad

Ondertekening

TOELICHTING

Algemeen

Gemeente Zaanstad wil voor bepaalde locaties locatieprofielen opstellen voor evenementen. Hierin worden bijvoorbeeld het aantal toegestane evenementen en bezoekers, de maximale geluidsbelasting en rust- en hersteltijden voor een bepaalde locatie vastgelegd.

Als een locatieprofiel is vastgesteld, dan bestaat de kans dat het aantal aanvragers groter is dan het aantal voor die locatie toegestane evenementen en daarmee ook groter dan de voor verlening beschikbare vergunningen. Daarom geldt de evenementenvergunning in die gevallen als een zogenoemde schaarse vergunning, deze moeten via een transparante en eerlijke verdeelmethode worden verleend.

Ook als er voor een locatie nog geen locatieprofiel is opgesteld kunnen zich situaties voordoen waarin evenementen met elkaar concurreren. Dat doet zich voor wanneer er meerdere aanvragen om evenementenvergunning of meldingen klein evenement worden ingediend voor een evenement op eenzelfde plek op eenzelfde datum1. Dit doet zich ook voor wanneer de voorgestelde op- of afbouwperiode van een evenement overlapt met een ander evenement. Ook in die gevallen moet er sprake zijn van een eerlijke en transparante verdeelmethode.

In jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State gelden voor de verdeling van schaarse vergunningen specifieke normen. Zo moet sprake zijn van een gelijk speelveld voor concurrentie. Iedereen moet een gelijke kans hebben om in aanmerking te komen voor deze vergunningen. Het bestuursorgaan, in dit geval de burgemeester is verplicht om een passende mate van openbaarheid te verzekeren als het gaat om de manier waarop de beschikbare vergunningen worden verdeeld en verleend. Wanneer een vergunning schaars is mag deze ook niet voor onbepaalde tijd worden verleend, maar moet er sprake zijn van een beperkte looptijd of werkingsduur. Nu een evenement altijd tijdelijk is wordt daaraan voldaan.

Het voorgaande leidt ertoe dat er duidelijke en eerlijke regels moeten zijn voor de wijze waarop evenementenvergunningen en meldingen verdeeld worden. Het gaat dus niet om regels voor de beoordeling van een aangevraagde vergunning, maar uitsluitend om regels om te bepalen wie als eerste een aanvraag om vergunning/melding kan indienen. Als éénmaal is bepaald wie voor een evenement op een bepaalde datum/periode op een bepaalde locatie een aanvraag/melding kan indienen, volgt nog de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag/melding. Daaruit kan altijd nog naar voren komen dat een vergunning niet verleend kan worden of dat een evenement waarvoor een melding is gedaan wordt verboden.

Met deze beleidsregel wordt hierin voorzien en wordt vastgelegd hoede gemeente Zaanstad omgaat met de verdeling van evenementenvergunningen2 . Omdat kleine evenementen waar geen vergunning voor vereist is, maar wel een melding voor moet worden gedaan, van dezelfde locaties gebruik (kunnen) maken worden deze ook betrokken in deze beleidsregels.

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1. Reikwijdte

Dit artikel bepaalt dat deze beleidsregel enkel ziet op de volgorde waarin aanvragen voor een evenementenvergunning (op grond van artikel 2:25, eerste lid, APV) en/of meldingen voor een klein evenement (op grond van artikel 2:25, derde lid onder g, APV) worden behandeld. Doel van deze beleidsregels is om op een eerlijke, zorgvuldige en transparante manier te bepalen wie voor een evenement op een bepaalde datum/periode op een bepaalde locatie een aanvraag/melding kan indienen. Deze regels zien dus niet op de inhoudelijke beoordeling van een aangevraagde evenementenvergunning of ingediende melding. Die beoordeling volgt later, als degene die als eerste de aanvraag of melding mag indienen deze ook daadwerkelijk indient.

In sommige gevallen is het voor het organiseren van een evenement nodig om, naast een evenementenvergunning op grond van de APV, over een omgevingsvergunning strijdig gebruik te beschikken. Vanwege de schaarste die evenementenvergunningen kenmerkt, een locatie kan tenslotte op één moment maar voor één evenement gebruikt worden, wordt organisatoren aangeraden eerst het aanvraagproces voor een evenementenvergunning te doorlopen, of zich in ieder geval te vergewissen van een succesvolle plaatsing op de evenementenkalender alvorens een omgevingsvergunning strijdig gebruik aan te vragen.

Artikel 2. Evenementenkalender

Voor een (klein) evenement geldt dat de organisator eerst een aanvraag voor plaatsing op de evenementenkalender moet indienen. Pas wanneer deze bericht krijgt dat het evenement door de gemeente op de kalender is geplaatst kan door de organisator een aanvraag voor een vergunning worden ingediend. De plaatsing op de evenementenkalender is altijd inclusief de dagen dat er op- en afbouw van het evenement plaatsvindt. De locatie is dan immers niet beschikbaar voor andere evenementen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om de volledige en juiste periode in te dienen. Voor kleine evenementen geldt dat deze ook op de evenementenkalender geplaatst moeten worden, deze kunnen immers ook een locatie bezetten.

Om te bepalen of een locatie op de gewenste datum beschikbaar is, is de evenementenkalender leidend. Hierop staan alle reeds geplaatste evenementen, zowel de vergunningsplichtige als de meldingsplichtige evenementen. De kalender is te vinden op www.zaanstad.nl via de zoekterm: ‘evenementenkalender’ en wordt tweewekelijks bijgewerkt.

Artikel 3. Aanvragen lopende kalenderjaar

Plaatsing op de kalender voor het lopende kalenderjaar verloopt op volgorde van binnenkomst.

Voor de volledigheid is in het tweede en derde lid van dit artikel opgenomen dat wanneer op een bepaalde datum al een evenement gereserveerd staat op een bepaalde locatie of, in het geval van locatieprofiel, het maximum aantal is bereikt, er geen nieuwe plaatsing op de evenementenkalender bij kan komen en er zodoende door een andere geïnteresseerde ook geen vergunning kan worden aangevraagd, of klein evenement kan worden toegestaan.

In het vierde lid wordt bepaald dat wanneer na behandeling van een vergunningaanvraag blijkt dat niet tot vergunningverlening over wordt gegaan de evenementenkalender zal worden bijgewerkt en de betreffende locatie op die datum daarmee weer beschikbaar komt voor andere evenementen. Het moet in dat geval wel gaan om een onherroepelijke weigering of een intrekking van een lopende vergunningaanvraag.

Tot slot is in het vijfde lid opgenomen dat, indien een klein evenement verboden wordt door de burgemeester, de plek op de evenementenkalender ook weer vrij komt. Met inachtneming van geldende indieningstermijn kan er dan een ander klein evenement worden aangemeld. Vanwege het korte indieningstermijn bij kleine evenementen is vrijkomen van een plek op de kalender alleen mogelijk wanneer de eerste aanvraag ruim voor de evenementendatum is ingediend.

Artikel 4. Plaatsing evenementenkalender volgend kalenderjaar en januari en februari van het daarop volgende jaar.

Artikel 4 regelt de plaatsing op de evenementenkalender voor het volgende kalenderjaar. Om elke organisator een gelijke kans te bieden wordt in de periode van 15 september om 12.00u tot 1 oktober 20:00 uur de evenementenkalender geopend voor het doen van een aanvraag tot een plaatsing op deze kalender voor het daaropvolgende kalenderjaar. De openstelling van de kalender wordt o.a. aangekondigd via de website van Zaanstad. Plaatsing op de kalender wordt bepaald op volgorde van binnenkomst. Eerder dan 15 september 12.00 uur kan een evenement niet worden aangemeld. Aanvragers krijgen bericht over hun plaatsing: indien deze succesvol is, dan zal hun evenement op de kalender worden geplaatst en kan er ook een vergunningaanvraag worden ingediend of een melding voor het organiseren van een klein evenement worden gedaan. Dit hoeft niet direct na plaatsing op de agenda maar wel binnen de volgens de APV geldende termijnen. De situatie dat er niet eerder dan 15 september een verzoek tot plaatsing kan worden gedaan en er vanaf 1 oktober mogelijk ook nog een selectieprocedure moet worden gevoerd, levert een zeer krappe behandeltermijn op voor evenementen die in januari of februari zijn gepland. Daarom zijn de maanden januari en februari van het jaar, opvolgend op het volgende kalenderjaar toegevoegd aan dit artikel.

Artikel 5. Uitzondering bij meerdere gegadigden

Een belangrijke uitzondering op artikel 4, tweede lid, is van toepassing wanneer in de periode tussen 15 september en 1 oktober meerdere partijen zich melden voor de organisatie van een evenement op dezelfde locatie op dezelfde datum en/of het maximum aantal inschrijvingen op basis van een plaatselijk geldend locatieprofiel binnen deze periode wordt overschreden.

Alle partijen die zich voor dezelfde locatie en datum aanmelden of op hetzelfde locatieprofiel en dat vóór 1 oktober doen krijgen dezelfde behandeling.

Allereerst zal, in overleg met deze partijen, worden bekeken of er mogelijk voor een van de partijen een andere locatie of datum mogelijk is.

Indien dit overleg niets oplevert, of als er sprake is van een situatie waarbij er een locatieprofiel van kracht is, dan zal een weging van de verschillende aanmeldingen plaatsvinden. Bij deze weging leveren de aspecten bij a en b ieder een pluspunt op en c en d leveren een minpunt op.

Bij deze weging zullen de volgende aspecten worden betrokken:

a. het gemeentegrensoverstijgende karakter van een evenement.

Dit kan bijvoorbeeld bij bepaalde sportwedstrijden het geval zijn. In een dergelijk geval is er sprake van een vergunningaanvraag in meerdere gemeenten en is het moeilijker met data te schuiven.

b. het feit dat een evenement een landelijke uitstraling heeft en meerdere jaren aan voorbereiding vereist waar ook het gemeentebestuur zich aan verbonden en/of gecommitteerd heeft.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een evenement waar ook een televisieprogramma over wordt gemaakt of een roulerend evenement waar de gemeente zich al jaren eerder heeft aangemeld voor de organisatie in een bepaald jaar.

c. het onbenut hebben gelaten van een plek op de evenementenkalender in een voorgaand jaar door een aanvrager/organisator.

Indien een organisator wel een plaatsing op de evenementenkalender had, maar daar geen gevolg aan heeft gegeven door middel van het doen van een melding of het aanvragen van een vergunning dan heeft deze daarmee de belangen van andere organisatoren geschaad omdat in die periode er geen ander evenement op de evenementenkalender kon worden geplaatst. Dit zal meewegen in de situatie waarin deze organisator een plek op de evenementenkalender wil claimen in een volgend jaar.

d. In het geval van een locatieprofiel: het totaal aan inschrijvingen van dezelfde aanvrager/organisator op het betreffende locatieprofiel voor het betreffende jaar.

Het doel hiervan is een evenwichtige verdeling tussen verschillende organisatoren op een locatie en het voorkomen van een monopolie.

Het vierde lid tenslotte bepaalt dat, wanneer in een uitzonderlijk geval uit de weging geen duidelijke winnaar komt, er een loting zal worden uitgevoerd door de burgemeester van de gemeente Zaanstad.

Indien de situatie zoals omschreven in artikel 5 zich voordoet is het streven om alle gegadigden voor 1 november duidelijkheid te geven over de plaatsing van hun evenement op de kalender voor het daaropvolgende jaar.

Artikel 6. Termijn indienen aanvraag A-evenement na plaatsing op evenementenlijst

Wanneer een evenement op de evenementenkalender is geplaatst dan zal er ook tijdig een vergunningaanvraag moeten worden ingediend. De indieningstermijn voor een A evenement is bepaald in artikel 2:25, zesde lid, sub a, van de APV.

Indien de aanvraag niet voldoet aan deze indieningstermijn en daarmee dus te laat is ingediend, dan wordt het evenement van de kalender gehaald en staat de locatie op die datum daarmee weer open voor een andere aanvrager. Gezien de termijnen kan het in dat geval alleen maar om een meldingsplichtig evenement gaan.

Artikel 7. Termijn indienen aanvraag B en C-evenement na plaatsing op evenementenlijst

Wanneer een evenement op de evenementenkalender is geplaatst dan zal er ook tijdig een vergunningaanvraag moeten worden ingediend. De indieningstermijn voor een B en C evenement is bepaald in artikel 2:25, zesde lid, sub b, van de APV.

Indien de aanvraag niet voldoet aan deze indieningstermijn en daarmee dus te laat is ingediend, dan wordt het evenement van de kalender gehaald en staat de locatie op die datum daarmee weer open voor een ander evenement. Gezien de termijnen kan het in dat geval alleen maar om een A- of meldingsplichtig evenement gaan.

Artikel 8. Melding klein evenement en plaatsing op evenementenkalender

Eerste lid; Om voor organisatoren van kleine evenementen geen extra barrières of uit te voeren handelingen op te werpen is het voor het lopende jaar mogelijk om de melding voor het organiseren van een klein evenement te laten samenvallen met het plaatsen op de evenementenkalender. Dit is gelijk aan de huidige situatie en werkwijze.

Tweede lid; De reden dat de melding en plaatsing op de kalender in deze specifieke situatie niet samenlopen is dat alle aanmeldingen voor zowel vergunning plichtige als meldingsplichtige (kleine) evenementen na 1 oktober worden bekeken en zo nodig gewogen voordat ze op de evenementenkalender voor het daaropvolgende jaar worden geplaatst.

Voor kleine evenementen die worden aangemeld in de periode tussen 15 september en 1 oktober om op de evenementenkalender voor het daaropvolgende jaar te worden geplaatst geldt dat de organisator hierbij wel eerst een verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender moet indienen én de goedkeuring hiervan moet afwachten. Indien het evenement op de kalender is geplaatst kan de melding worden gedaan. De melding moet op tijd gedaan worden en gedaan worden voordat de termijn als bedoeld in artikel 2.25 lid 3 onder g van de APV is gestart.

Artikel 9. Overgangsbepaling

Evenementen die in aanmerking komen voor de overgangsbepaling in het eerste lid betreffen evenementen in 2025 of 2026, waarvoor voor de inwerkingtreding van dit beleid, een aanvraag is ingediend voor een evenementenvergunning of een melding voor een klein evenement is ingediend. Het feit dat er niet eerder dan 15 september een verzoek tot plaatsing kan worden gedaan en er vanaf 1 oktober mogelijk ook nog een selectieprocedure moet worden gevoerd, levert een zeer krappe behandeltermijn op voor evenementen die in januari of februari zijn gepland. Voor de maanden januari en februari 2026 kan dit problemen opleveren. Daarom is er voor die evenementen een uitzondering. Voor die evenementen kan wel eerder een verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender worden gedaan.

Voor evenementen voor januari en februari 2027 kan vanaf 15 september 2025 een verzoek tot plaatsing op de kalender worden gedaan en zo voort.

Artikel 10. Citeertitel

Dit artikel vereist geen nadere toelichting.

Artikel 11. Bekendmaking

Dit artikel vereist geen nadere toelichting.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit artikel vereist geen nadere toelichting.