Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR740965
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR740965/1
Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Geldend van 24-06-2025 t/m heden
Intitulé
Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025Het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Alphen aan den Rijn;
Overwegende dat:
Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;
De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris in zijn bevoegdheden wordt bijgestaan door de directeuren, die vervolgens worden bijgestaan door managers voor opgaven, concerncontrollers, sectormanagers, programmamanagers, teammanagers, projectmanagers en ambtelijke medewerkers van Gemeente Alphen aan den Rijn;
Gelezen het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn;
Gelet op de:
- •
Algemene wet bestuursrecht, artikel 10:1 t/m 10:12;
- •
Gemeentewet artikel 212;
- •
Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2024, artikel 19.
Besluit vast te stellen de:
Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Hoofdstuk 1 – Algemeen
Artikel 1.1 Doelstelling budgethoudersregeling
Met deze budgethoudersregeling worden regels vastgesteld die waarborgen dat de uitvoering van de budgetten uit de door de raad vastgestelde begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Daarnaast geeft deze budgethoudersregeling het college een instrument om de uitvoering van de budgetten uit de door de raad vastgestelde begroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie. De gemandateerden hebben tussentijds, via de Voorjaarsnota en Najaarsnota, de mogelijkheid om over de status van de uitvoering van de budgetten te rapporteren en daarop te sturen.
Artikel 1.2 Definities
In deze regeling verstaan we onder:
Budget: Een deel van de door de raad vastgestelde begroting met een inhoudelijke doelstelling en maatschappelijk effect, uitgedrukt in lasten en baten, weergegeven in een programma (domein), taakveld, grootboeknummer of een investeringskrediet.
Budgetbeheer: Het zo rechtmatig, doelmatig en doeltreffend mogelijk handelen om binnen het beschikbare toegewezen budget het optimale resultaat te behalen.
Budgetbeheerder (Prestatie-akkoordverklaarder): De functionaris van Gemeente Alphen aan den Rijn die door de sector-, opgave-, programma-, team-, deel- of projectbudgethouder is aangewezen om namens hem/haar één of meerdere budgetten te beheren, de geleverde prestaties van diensten en de aanneming van werk en goederen te controleren.
College: Het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Alphen aan den Rijn.
Deelbudgethouder: De functionaris van Gemeente Alphen aan den Rijn aan wie een deel van een budget door de teammanager is toegekend.
Domeinbudgethouder: De directeur van Gemeente Alphen aan den Rijn aan wie door de masterbudgethouder een budget is toegekend.
Mandaat: mandaat als bedoeld in artikel 10:1 van de Awb (de bevoegdheid om te handelen in naam van een ander).
Masterbudgethouder: De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris van Gemeente Alphen aan den Rijn.
Opgavebudgethouder: De manager van opgaven van Gemeente Alphen aan den Rijn aan wie door de masterbudgethouder, domeinbudgethouder of sectorbudgethouder een budget is toegekend.
Programmabudgethouder: De programmamanager van Gemeente Alphen aan den Rijn aan wie door de masterbudgethouder, domeinbudgethouder of sectorbudgethouder een budget is toegekend.
Projectbudgethouder: De functionaris van Gemeente Alphen aan den Rijn die een project leidt aan wie een projectbudget door de teammanager is toegekend.
Reserve: Dit is een vermogensbestanddeel die als eigen vermogen wordt aangemerkt en die vrij te besteden is.
Raad: De gemeenteraad van Gemeente Alphen aan den Rijn.
Sectorbudgethouder: De sectormanager van Gemeente Alphen aan den Rijn aan wie door de domeinbudgethouder een budget is toegekend.
Voorziening: Dit is een vermogensbestanddeel die als vreemd vermogen wordt aangemerkt en niet vrij te besteden is.
Artikel 1.3 Samenhang mandaatbesluit
-
1. Bij de uitoefening van de bevoegdheden in deze budgethouders regeling worden de regels van het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn in acht genomen, waarbij in geval van twijfel het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn prevaleert.
Artikel 1.4 Vaststellen budgetten
-
1. De raad stelt voor het eerstvolgende begrotingsjaar de door het college opgestelde programmabegroting vast op het niveau van programma’s (domeinen) en daarmee wordt deze programmabegroting een gemandateerd budget van het college.
-
2. Het college stelt jaarlijks de (meerjaren)programmabegroting op. Deze programmabegroting wordt uitgedrukt in lasten en baten. Ook worden in de programmabegroting de onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves en voorzieningen vermeld, alsmede de investeringen.
-
3. Na vaststelling van de programmabegroting door de raad mandateert het college de budgetten voortvloeiend uit deze programmabegroting aan de masterbudgethouder.
-
4. De ramingen worden meerjarig opgesteld maar alleen voor het begrotingsjaar vastgesteld en tot budget benoemd.
Hoofdstuk 2 – Budgethouders
Artikel 2.1 Algemene bepalingen Griffie
-
1. De griffier is eerste budgethouder voor de budgetten die direct ter beschikking staan van de raad.
-
2. Voor de budgetten, bedoeld in het eerste lid, kan de griffier een deelbudgetbehouder aanwijzen:
- a.
De aanwijzing van een deelbudgethouder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de deelbudgethouder bekleedt;
- b.
De budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een deelbudgethouder.
- a.
-
3. Voor de budgetten, bedoeld in het tweede lid, kan de deelbudgethouder in samenspraak met de budgethouder een budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) aanwijzen:
- a.
De aanwijzing van een budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) bekleedt;
- b.
De aanwijzing van een budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) bekleedt.
- a.
Artikel 2.2 Algemene bepalingen
Er wordt gedurende het jaar via onderstaande gremia rechtstreeks verantwoording afgelegd op de gemandateerde budgetten (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen):
- 1.
Het college wijst de algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris die volgens het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn wordt bijgestaan door de directeuren aan als masterbudgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van het college.
- 2.
De masterbudgethouder kan de door het college gemandateerde budgetten (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) toewijzen aan de domeinbudgethouders;
- 3.
Vervolgens kan de domeinbudgethouder de door de masterbudgethouder gemandateerde budgetten (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) toewijzen aan de sector-, opgave-, programma- en deelbudgethouders;
- 4.
De sectorbudgethouder kan op zijn beurt de door de domeinbudgethouder gemandateerde budgetten (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) toewijzen aan de team-, programma- en deelbudgethouders;
- 5.
Tot slot kan de teambudgethouder de door de sectorbudgethouder gemandateerde budgetten (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) toewijzen aan de project- en deelbudgethouders;
- 6.
De bovenstaande budgethouders kunnen bij de toewijzing van de budgetten aanwijzingen geven over de wijze waarop de verantwoording van zowel de besteding van de budgetten als de ontvangst van de inkomsten dient plaats te vinden;
- 7.
De bovenstaande budgethouders kunnen, per afzonderlijk budget (grootboeknummer), een verantwoordelijke aanwijzen als gemandateerde budgethouder;
- 8.
De budgethouders zijn, met inachtneming van het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn, bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten en het doen van uitgaven respectievelijk het realiseren van inkomsten tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als gemandateerde budgethouder is aangewezen inclusief de voorzieningen, investeringen en inkomsten;
Hoofdstuk 3 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken
Artikel 3.1 Verantwoordelijkheden
3.1.1 De masterbudgethouder
- 1.
Is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
- 2.
Is eindverantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan het college over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Dient zich voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 4.
Dient voortdurend en proactief de gemandateerde budgethouders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer. Bij de uitoefening van dat budgetbeheer kan de hij/zij altijd per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
- 5.
In tijde van afwezigheid kan de masterbudgethouder een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
Artikel 3.2 Bevoegdheden
In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:
- 1.
De masterbudgethouder kan voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.
- 2.
De masterbudgethouder kan instructies geven aan een domeinbudgethouder, opgavebudgethouder, sectorbudgethouder, programmabudgethouder, teambudgethouder, projectbudgethouder of deelbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.
- 3.
De masterbudgethouder is bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten op basis van zijn/haar rol en functie.
- 4.
De masterbudgethouder is bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
- 5.
De masterbudgethouder is bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij het college hierover zo spoedig mogelijk informeert.
Artikel 3.3 Taken
Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:
- 1.
De masterbudgethouder informeert het college tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hem/haar toegekende budgetten.
- 2.
De masterbudgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding voor een advies aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.
Hoofdstuk 4 – Overige bepalingen
Artikel 4.1 Budgetverschuivingen
-
1. De masterbudgethouder is bevoegd om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
-
2. De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
-
3. Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
- •
Verrekening met reserves en voorzieningen;
- •
Kapitaallasten, rente en afschrijving.
- •
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
Artikel 4.3 Integriteitsbeginsel
De masterbudgethouder is verplicht om alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Hij/Zij handelt integer. De masterbudgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.
Artikel 4.4 Hardheidsclausule
In gevallen waarin deze budgethoudersregeling niet voorziet beslist het college.
Artikel 4.5 Vervallen oude regeling
De budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 vervalt bij inwerkingtreding van de budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025.
Artikel 4.6 Citeertitel Inwerkingtreding
Deze regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Gemeente Alphen aan den Rijn van 3 juni 2025.
De algemeen directeur/gemeentesecretaris,
F. van den Berg-Janssen
(waarnemend)
De burgemeester,
Dr. J.P. Rehwinkel
(waarnemend)
Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Intitulé
Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris van Gemeente Alphen aan den Rijn;
Overwegende dat:
Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;
De algemeen directeur in zijn bevoegdheden wordt bijgestaan door de directeuren, die vervolgens worden bijgestaan door managers voor opgaven, concerncontrollers, sectormanagers, programmamanagers, teammanagers, projectmanagers en ambtelijke medewerkers van Gemeente Alphen aan den Rijn;
Gelezen het nu geldende mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn;
Gelet op de:
- •
Algemene wet bestuursrecht, artikel 10:1 t/m 10:12;
- •
Gemeentewet artikel 212;
- •
Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2024, artikel 19.
Besluit vast te stellen de:
Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Hoofdstuk 1 – Algemeen
Artikel 1.1 Algemeen en budgethouders
Voor de algemene en budgethouders onderdelen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald.
Artikel 1.2 Aanvullende begrippen
Voor de begrippen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald. Hieronder de aanvullende begrippen:
Contract: Is een overeenkomst of een vergelijkbaar document met financiële gevolgen waarin de levering van goederen, aanneming van werk en/of aanneming van diensten aan en/of door Gemeente Alphen aan den Rijn wordt geregeld.
Investeringskrediet: Dit is een krediet voor een investering zoals beschreven in de nota vaste activa. Het nut van deze investering strekt zich veelal over meerdere jaren uit.
Verbonden Partij: Dit is een rechtspersoon waarin Gemeente Alphen aan den Rijn een bestuurlijk en/of financieel belang heeft.
Verplichting: Is het aangaan van een overeenkomst met financiële gevolgen. Deze overeenkomst met financiële gevolgen kan betrekking hebben op de levering van goederen, aanneming van werk en/of aanneming van diensten aan en/of door Gemeente Alphen aan den Rijn. Een verplichting heeft betrekking op lasten en/of baten.
Vierogen principe: Is de functiescheiding in het financiële proces tussen degenen die een betaling initieert of goedkeurt en degene die de geleverde prestatie controleert.
Hoofdstuk 2 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken
Artikel 2.1 Verantwoordelijkheden
2.1.1 De domeinbudgethouder
- 1.
Is binnen zijn/haar domein verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de masterbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen.
- 2.
Is binnen zijn/haar domein verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de masterbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Is binnen zijn/haar domein verantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
- 4.
Dient zich binnen zijn/haar domein voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 5.
Dient binnen zijn/haar domein voortdurend en proactief de masterbudgethouder en de gemandateerde budgethouders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer. Bij de uitoefening van dat budgetbeheer kan de domeinbudgethouder altijd per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
- 6.
In tijde van afwezigheid kan de domeinbudgethouder een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
Artikel 2.2 Bevoegdheden
In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:
- 1.
De domeinbudgethouder kan binnen zijn/haar domein voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.
- 2.
De domeinbudgethouder kan binnen zijn/haar domein instructies geven aan een opgavebudgethouder, sectorbudgethouder, programmabudgethouder, teambudgethouder, projectbudgethouder of deelbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.
- 3.
De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten op basis van zijn/haar rol en functie.
- 4.
De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
- 5.
De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij de masterbudgethouder hierover zo spoedig mogelijk informeert.
Artikel 2.3 Taken
Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:
- 1.
De domeinbudgethouder informeert de masterbudgethouder tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hem/haar toegekende budgetten.
- 2.
De domeinbudgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding binnen zijn/haar domein voor een advies aan de masterbudgethouder met het verzoek aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.
Hoofdstuk 3 – Overige bepalingen
Artikel 3.1 Budgetverschuivingen
- 1.
De domeinbudgethouder is binnen zijn/haar domein bevoegd om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
- 2.
De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
- 3.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
- •
Verrekening met reserves en voorzieningen;
- •
Kapitaallasten, rente en afschrijving.
- •
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
Artikel 3.2 Integriteitsbeginsel
De domeinbudgethouder is verplicht om binnen zijn/haar domein alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Hij/Zij handelt integer. De domeinbudgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.
Artikel 3.3 Hardheidsclausule
In gevallen waarin deze directiebesluit budgethoudersregeling niet voorziet beslist de masterbudgethouder.
Artikel 3.4 Vervallen oude regeling
De directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 vervalt bij inwerkingtreding van de directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025.
Artikel 3.5 Citeertitel Inwerkingtreding
Deze regeling wordt aangehaald als ‘Directiebesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.
Ondertekening
De directie Gemeente Alphen aan den Rijn, dd. 3 juni 2025
De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris,
F. van den Berg-Janssen
(waarnemend)
Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Intitulé
Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
De sectormanagers van Gemeente Alphen aan den Rijn;
Overwegende dat:
Ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;
Gelezen het nu geldende sectormanagersbesluit onder mandaat Gemeente Alphen aan den Rijn;
Gelet op de:
- •
Algemene wet bestuursrecht, artikel 10:1 t/m 10:12;
- •
Gemeentewet artikel 212;
- •
Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2024, artikel 19.
Besluit vast te stellen de:
Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Hoofdstuk 1 – Algemeen
Artikel 1.1 Algemeen en budgethouders
Voor de algemene en budgethouders onderdelen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald.
Artikel 1.2 Aanvullende begrippen
Voor de begrippen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit en de aanvullende begrippen in het directiebesluit, tenzij anders is bepaald.
Hoofdstuk 2 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken
Artikel 2.1 Verantwoordelijkheden
2.1.1 De sectorbudgethouder
- 1.
Is binnen zijn/haar sector verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de domeinbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen.
- 2.
Is binnen zijn/haar sector verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de domeinbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Is binnen zijn/haar sector verantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
- 4.
Dient zich binnen zijn/haar sector voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 5.
Dient binnen zijn/haar sector voortdurend en proactief de domeinbudgethouder en de gemandateerde budgethouders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer. Bij de uitoefening van dat budgetbeheer kan de sectorbudgethouder altijd per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.
- 6.
In tijde van afwezigheid kan de sectorbudgethouder een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
Artikel 3.2 Bevoegdheden
In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:
- 1.
De sectorbudgethouder kan binnen zijn/haar sector voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.
- 2.
De sectorbudgethouder kan binnen zijn/haar sector instructies geven aan een opgavebudgethouder, programmabudgethouder, teambudgethouder, projectbudgethouder of deelbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.
- 3.
De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten op basis van zijn/haar rol en functie.
- 4.
De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
- 5.
De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij de domeinbudgethouder hierover zo spoedig mogelijk informeert.
Artikel 2.3 Taken
Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:
- 1.
De sectorbudgethouder informeert de domeinbudgethouder tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hem/haar toegekende budgetten.
- 2.
De sectorbudgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding binnen zijn/haar domein voor een advies aan de domenbudgethouder met het verzoek via de masterbudgethouder aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.
Hoofdstuk 3 – Overige bepalingen
Artikel 3.1 Budgetverschuivingen
- 1.
De sectorbudgethouder is binnen zijn/haar sector bevoegd om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.
- 2.
De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
- 3.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
- •
Verrekening met reserves en voorzieningen;
- •
Kapitaallasten, rente en afschrijving.
- •
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
Artikel 3.2 Integriteitsbeginsel
De sectorbudgethouder is verplicht om binnen zijn/haar sector alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Hij/Zij handelt integer. De sectorbudgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.
Artikel 3.3 Hardheidsclausule
In gevallen waarin deze sectormanagersbesluit budgethoudersregeling niet voorziet beslist de domeinbudgethouder.
Artikel 3.4 Citeertitel Inwerkingtreding
Deze regeling wordt aangehaald als ‘Sectormanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.
Ondertekening
De sectormanagers Gemeente Alphen aan den Rijn , dd. 3 juni 2025
De algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris,
F. van den Berg-Janssen
(waarnemend)
Teammanagersbesluit Budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Intitulé
Teammanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025
Ten behoeve van het beheersen van de budgetten is het wenselijk om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing. Het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Alphen aan den Rijn en de burgemeester van Gemeente Alphen aan den Rijn, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, verleent mandaat aan de algemeen directeur.
De algemeen directeur mandateert de aan hem/haar toegewezen budgetten aan de directeuren. Vervolgens mandateren de directeuren de aan hen toegewezen budgetten aan de managers voor opgaven, concerncontrollers, sectormanagers, programmamanagers en de direct ondergeschikte medewerkers.
De sectormanagers mandateren op hun beurt de aan hen toegewezen budgetten aan de managers voor opgaven, programmamanagers, teammanagers en de direct ondergeschikte medewerkers.
De teammanagers mandateren daarna de aan hen toegewezen budgetten aan de projectmanagers en de direct ondergeschikte medewerkers waarbij er gelet wordt op de:
- •
Algemene wet bestuursrecht, artikel 10:1 t/m 10:12;
- •
Gemeentewet artikel 212;
- •
Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2024, artikel 19.
Hoofdstuk 1 – Algemeen
Artikel 1.1 Algemeen en budgethouders
Voor de algemene en budgethouders onderdelen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit, tenzij anders is bepaald.
Artikel 1.2 Aanvullende begrippen
Voor de begrippen wordt aangesloten bij hetgeen is bepaald in het collegebesluit en de aanvullende begrippen in het directiebesluit, tenzij anders is bepaald.
Hoofdstuk 2 – Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken
Artikel 2.1 Verantwoordelijkheden
2.1.1 De opgavebudgethouder
- 1.
Is verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
- 2.
Is verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Is verantwoordelijk voor de rapportage binnen zijn/haar opgave van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
- 4.
Dient zich binnen zijn/haar opgave voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 5.
Dient binnen zijn/haar opgave voortdurend en proactief de domeinbudgethouder of de sectorbudgethouder en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
- 6.
Kan in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
- 7.
Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
- 8.
Wijst voor zijn/haar budget budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) aan. De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.
- 9.
Kan verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
- •
Toereikend is;
- •
Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- •
- 10.
Is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houdt er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
- 11.
Is verantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
- 12.
Is verantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
- 13.
Is verantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
- 14.
Is verantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.
2.1.2 De programmabudgethouder
- 1.
Is verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
- 2.
Is verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de domeinbudgethouder of sectorbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Is verantwoordelijk voor de rapportage binnen zijn/haar programma van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
- 4.
Dient zich binnen zijn/haar programma voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 5.
Dient binnen zijn/haar programma voortdurend en proactief de domeinbudgethouder of de sectorbudgethouder en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
- 6.
Kan in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
- 7.
Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
- 8.
Wijst voor zijn/haar budget budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) aan. De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.
- 9.
Kan verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
- •
Toereikend is;
- •
Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- •
- 10.
Is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houdt er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
- 11.
Is verantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
- 12.
Is verantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
- 13.
Is verantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
- 14.
Is verantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.
2.1.3 De teambudgethouder
- 1.
Is verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de sectorbudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van zijn/haar budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
- 2.
Is verantwoordelijk voor zijn/haar budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de sectorbudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Is verantwoordelijk voor de rapportage binnen zijn/haar team van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
- 4.
Dient zich binnen zijn/haar team voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 5.
Dient binnen zijn/haar team voortdurend en proactief de sectorbudgethouder, projectbudgethouders, deelbudgethouders en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
- 6.
Kan in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
- 7.
Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
- 8.
Wijst voor zijn/haar budget budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) aan. De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.
- 9.
Kan verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
- •
Toereikend is;
- •
Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- •
- 10.
Is verantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houdt er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komt over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
- 11.
Is verantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
- 12.
Is verantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
- 13.
Is verantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
- 14.
Is verantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.
2.1.4 De projectbudgethouders en de deelbudgethouders
- 1.
Zijn medeverantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven door een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van de door de teambudgethouder ter beschikking gestelde middelen in overeenstemming met de begrotingsuitvoering van hun budgetten, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen en het realiseren van inkomsten binnen de kaders van de door de raad vastgestelde begroting inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.
- 2.
Zijn medeverantwoordelijk voor hun budgetten voor het afleggen van verantwoording aan de teambudgethouder over de inhoudelijke en financiële begrotingsuitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning en control cyclus. Dat zijn onder andere de Gemeentewet artikel 212 en de nu geldende Financiële Verordening.
- 3.
Zijn medeverantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke planning en control cyclus.
- 4.
Dienen zich binnen hun budgetten voortdurend bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.
- 5.
Dienen binnen hun budgetten voortdurend en proactief de teambudgethouder en de budgetbeheerders te informeren over de uitoefening van het budgetbeheer en over ontwikkelingen die relevant zijn voor het budget en/of budgetbeheer.
- 6.
Kunnen in tijde van afwezigheid een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
- 7.
Zijn medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, indicatoren, kentallen etc.
- 8.
Kunnen verplichtingen aangaan nadat geconstateerd is dat het budget:
- •
Toereikend is;
- •
Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- •
- 9.
zijn medeverantwoordelijk om zicht te houden op de prestatielevering door gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen en houden er toezicht op dat juiste, volledige, betrouwbare, tijdige en relevante informatie beschikbaar komen over de prestaties en waar mogelijk de realisatie van de gemeentelijke doelen.
- 10.
Zijn medeverantwoordelijk voor het vragen aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.
- 11.
Zijn medeverantwoordelijk voor het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
- 12.
Zijn medeverantwoordelijk voor het toepassen van het vierogen principe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.
- 13.
Zijn medeverantwoordelijk voor het zorgdragen dat gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.
Artikel 2.2 Bevoegdheden
In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:
- 1.
Ieder budgethouder is bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten tot het bedrag van diens toegekende budget op basis van hun rol en functie.
- 2.
Ieder budgethouder is bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
- 3.
Ieder budgethouder is bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 5% van het desbetreffende budget, op voorwaarde dat hij/zij het college hierover zo spoedig mogelijk informeren.
Artikel 2.3 Taken
Hieronder staan de taken, in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, beschreven:
- 1.
Ieder budgethouder zorgt bij onvoldoende financiële dekking en/of een dreigende overschrijding voor een advies aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.
- 2.
Ieder budgethouder informeert het college tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hen toegekende budgetten.
- 3.
Ieder budgethouder wijst voor hun budgetten een budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) aan, die de geleverde prestatie(s) beoordeelt.
- 4.
De aanwijzing van budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) gebeurt schriftelijk of per e-mail.
- 5.
Ieder budgethouder voert voor zijn/haar budgetten de volgende werkinstructie uit:
- a.
Het vastleggen van het contract in het financiële systeem, zodat dit contract dient als basis voor het aangaan van verplichtingen.
- b.
Het registeren van contracten met een waarde hoger dan € 25.000 in het financiële systeem.
- c.
Het aanmaken van verplichtingen voor opdrachten met een waarde hoger dan € 5.000, zodat de actuele stand van de uitputting van het budget kan worden berekend.
- d.
Het verplichtingsnummer doorgeven aan de gecontracteerde partners, samenwerkingspartners, verbonden partijen en gesubsidieerde instellingen, zodat die dat kan vermelden op facturen. Facturen die betrekking hebben op vastgelegde verplichtingen waarop geen verplichtingsnummer is vermeld, worden retour gestuurd.
- e.
Het accorderen van de verplichtingen.
- a.
- 6.
De budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) toetst de facturen op tijdigheid, juistheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.
- 7.
Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, accordeert ieder budgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten na het akkoord van de budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder). Na dat akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld.
- 8.
Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is alleen het akkoord van de budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) voldoende voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.
Hoofdstuk 3 – Overige bepalingen
Artikel 3.1 Budgetverschuivingen
- 1.
Ieder budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten. Alle betrokken budgethouders dienen wel akkoord te zijn met deze budgettair neutrale wijziging binnen een programma. De wijziging mag dus niet leiden tot een verandering van het totaalbudget in een programma op de lasten of baten.
- 2.
De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de verhoging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
- 3.
Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuiving zijn de kostensoorten:
- •
Verrekening met reserves en voorzieningen;
- •
Kapitaallasten, rente en afschrijving.
- •
Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen en diensten.
Artikel 3.2 Functiescheiding
De functie van opgavebudgethouder, programmabudgethouder, projectbudgethouder, deelbudgethouder en budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) kunnen niet door medewerkers worden uitgevoerd die een registrerende of bewarende functie hebben. Uitvoerende functionarissen van Bedrijfsvoering - Team Financiële Administratie kunnen daardoor geen opgavebudgethouder, programmabudgethouder, projectbudgethouder, deelbudgethouder of budgetbeheerder (prestatie-akkoordverklaarder) zijn.
Artikel 3.3 Integriteitsbeginsel
Een ieder is verplicht om alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Zij handelen integer. De budgethouders en budgetbeheerders (prestatie-akkoordverklaarders) kunnen zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.
Artikel 3.4 Hardheidsclausule
In gevallen waarin deze onder mandaat budgethoudersregeling niet voorziet beslist directie.
Artikel 3.5 Citeertitel Inwerkingtreding
Deze regeling wordt aangehaald als ‘Teammanagersbesluit budgethoudersregeling Gemeente Alphen aan den Rijn 2025’ en treedt in werking op de dag, volgende op de dag van de bekendmaking ervan.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl