Privacyreglement AVG gemeente Kampen

In dit op de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) gebaseerde reglement staat hoe de gemeente Kampen dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet toegestaan is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de inwoner en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van inwoners. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten.

Het beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en Europese wetgeving. De gemeente Kampen vindt het dan ook belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop zij met persoonsgegevens omgaat en hoe zij de privacy waarborgt.

De AVG en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming vormen het juridisch kader voor de omgang met persoonsgegevens.

In dit beleid worden de begrippen overeenkomstig de AVG gehanteerd. Enkele veelgebruikte begrippen uit de AVG worden onderstaand benoemd, gedefinieerd vanuit de AVG en vertaald naar hedendaagse taal (artikel 4 van de AVG):

De kaders die in dit reglement staan beschreven, gelden voor iedereen (zowel intern als voor externe verwerkers) die gegevens verwerken voor of in opdracht van de gemeente Kampen.

4.1. College van B&W en de burgemeester

Het college en de burgemeester zijn eindverantwoordelijk om te waarborgen dat persoonsgegevens worden beschermd in overeenstemming met wet- en regelgeving en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt. Er is een directe relatie met de beginselen van behoorlijk bestuur.

4.2. Directie

De directie is verantwoordelijk voor:

• •

  vaststelling van tactisch en operationeel beleid op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

• •

  kaderstelling en sturing op het gebied van informatiebeveiliging en privacyveiligheid.

• •

  ziet toe op de juiste uitvoering van het tactisch en operationeel privacybeleid en -reglement en stuurt op (concern)risico’s.

• •

  borgt dat de Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) zijn bevoegdheden ongehinderd kan uitvoeren.

4.3. Management

Onder het management vallen alle afdelingshoofden. Zij zijn verantwoordelijk voor:

• •

  het (laten) opstellen, indien nodig, van het voor dat betreffende organisatieonderdeel specifieke protocol en vragen hierover advies aan de Privacy Officer (hierna: PO) en FG en leggen het waar nodig aan de directie voor ter vaststelling.

• •

  het borgen van wet- en regelgeving en de vastgestelde beleidsstukken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  het erop toezien dat, waar nodig, een DPIA wordt uitgevoerd.

• •

  het nemen van maatregelen die naar aanleiding van een DPIA zijn opgesteld met als doel om de privacy van betrokkenen te beschermen.

• •

  het tijdig betrekken van de FG bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  het maken van afspraken met andere organisatieonderdelen over het borgen van de privacy in geval van informatie die stroomt tussen verschillende organisatieonderdelen.

4.4. Medewerkers (inclusief inhuur/extern)

Alle medewerkers (inclusief inhuur/externen) zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van betrokkenen. Dat betekent dat iedereen zorgt, binnen de kaders van de rol/functie, voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens.

4.5. Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De FG:

• •

  informeert en adviseert over de verplichtingen die de organisatie heeft met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  ziet toe op de naleving van wet- en regelgeving en de vastgestelde beleidsstukken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  ziet toe op het toewijzen van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van de organisatie op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  geeft advies bij een opgemaakte DPIA.

• •

  werkt samen met en treedt op als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP).

• •

  evalueert in samenspraak met de PO het privacybeleid en stelt voorstellen op tot implementatie en aanpassingen van het privacybeleid.

• •

  bewaakt en beheert samen met de PO het verwerkingenregister.

• •

  rapporteert rechtstreeks aan de directie en het college.

4.6. Privacy Officer (PO)

De PO:

• •

  ondersteunt de organisatie bij het ontwikkelen en toepassen van het privacybeleid.

• •

  is het eerste aanspreekpunt in geval van privacyvraagstukken en datalekken.

• •

  bevordert en adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd over de bescherming van persoonsgegevens en het toepassen van het privacybeleid.

• •

  controleert en evalueert de naleving van wet- en regelgeving en de vastgestelde beleidsstukken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  verzorgt rapportages over de status.

• •

  evalueert, in samenspraak met de FG, het privacybeleid, doet voorstellen tot implementatie en aanpassingen van het privacybeleid.

• •

  rapporteert rechtstreeks aan de FG en de directie.

4.7. Concerncontroller

De concerncontroller is verantwoordelijk voor het verbijzonderde toezicht op de naleving van beleid op het gebied van privacy.

De bovengenoemde taken en verantwoordelijkheden zijn verder uitgewerkt in bijlage 2 van dit privacyreglement.

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• •

  verzamelen, vastleggen en ordenen.

• •

  bewaren, bijwerken en wijzigen.

• •

  opvragen, raadplegen, gebruiken.

• •

  verstrekken door middel van doorzending.

• •

  verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen.

• •

  samenbrengen, met elkaar in verband brengen.

• •

  afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat er met een persoonsgegeven wordt gedaan een verwerking is.

5.1. Doeleinden (artikel 5 van de AVG)

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

5.2. Rechtmatige grondslag (artikel 6 van de AVG)

De AVG zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• •

  om een verplichting na te komen die in de wet staat.

• •

  voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was.

• •

  om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden.

• •

  voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak.

• •

  wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

• •

  wanneer het belang van de gemeente bij een verwerking zwaarder weegt dan het belang en het recht op privacy van een betrokkene.

5.3. Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de AVG en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden, moet daar altijd voor gekozen worden.

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente Kampen alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

De kaders hiervoor zijn vastgelegd in het informatieveiligheidsbeleid van de gemeente. Uitwerkingen hiervan liggen vast in procedures en protocollen, gebaseerd op de BIO, die jaarlijks worden geëvalueerd.

5.4. Doorgifte (artikel 44 t/m 50 van de AVG)

De gemeente Kampen geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5.5. Privacy by design/default (artikel 23 van de AVG)

Privacy by design houdt in dat al tijdens de ontwikkeling van producten en diensten aandacht wordt besteed aan privacy verhogende maatregelen. De gemeente Kampen voert dit uit in een vroegtijdig stadium om mogelijke kostbare en tijdrovende aanpassingen te voorkomen. Privacy by default houdt in dat de gemeente technische en organisatorische maatregelen neemt om alleen persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel.

Via de Wet open overheid is het mogelijk om een verzoek om informatie in te dienen bij de gemeente Kampen. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

6.1. Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

6.2. Informatieplicht (artikel 13 en 14 van de AVG)

De gemeente Kampen informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan.

De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt en weet voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

6.3. Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

6.4. Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20 van de AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

6.5. Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als digitaal worden ingediend. De gemeente heeft één maand de tijd, vanaf de datum van ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is (indien dit niet binnen één maand lukt, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd). Binnen die termijn zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd, is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente of een klacht in te dienen bij de AP. Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6.6. Geautomatiseerde verwerkingen, profilering (artikel 22 van de AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens wordt verricht waarbij aan de hand van de persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld:

Wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente Kampen geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. De gemeente mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Op grond van de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In het tweede lid van artikel 22 van de AVG worden de uitzonderingen opgesomd:

• •

  noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke.

• •

  toegestaan door Nederlands en/of Europees recht.

• •

  na toestemming van de betrokkene.

6.7. Big Data en tracking

Bij Big Data gaat het om het combineren van grote hoeveelheden data uit verschillende bronnen en het analyseren van die data om zo tot waardevolle inzichten te komen en daarmee iets te doen. Door middel van Big Data onderzoek en tracking (volgen van personen) mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd.

De verzamelde gegevens door Big Data onderzoek en tracking zijn alleen toegankelijk voor hiervoor geautoriseerde personen. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt wordt. Daarnaast worden de persoonsgegevens geanonimiseerd zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

De gemeente Kampen maakt geen gebruik van tracking cookies. Wel maakt de gemeente Kampen gebruik van functionele cookies en analytische cookies om de werking, de inhoud en het gebruiksgemak van de gemeentelijke website te verbeteren.

6.8. Inzet van camera’s

Binnen de gemeente Kampen wordt er onderscheid gemaakt tussen twee vormen van cameratoezicht. Cameratoezicht van gemeentelijke gebouwen (beveiliging) en cameratoezicht ten behoeve van toezicht in de openbare ruimte (openbare orde of veiligheid). Dit laatste vindt plaats namens de gemeente, na een daartoe strekkend besluit van de burgemeester en wordt gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat.

Cameratoezicht voor gemeentelijke gebouwen is een ondersteunend middel bij de bescherming van medewerkers en bezoekers als ook bij de beveiliging van de eigendommen van de medewerkers en bezoekers. Bij cameratoezicht ten behoeve van toezicht in de openbare ruimte werkt de gemeente samen met de politieorganisatie.

Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen, worden afspraken over cameratoezicht vastgelegd in een protocol en (indien en voor zover ter zake sprake is van samenwerking met andere partijen) een overeenkomst of convenant.

Bij inzet van camera’s voor gemeentelijke doeleinden dient voorafgaand aan deze inzet advies worden gevraagd aan de FG en een DPIA worden uitgevoerd.

7.1. Register van verwerkingen (artikel 30 van de AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• •

  de verwerkingsverantwoordelijke en/of de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.

• •

  de doelen van de verwerking.

• •

  een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen.

• •

  een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens.

• •

  een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisaties.

• •

  de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist.

De specifieke taken en verantwoordelijkheden rond het opstellen en bijhouden van het register van verwerkingen zijn uitgewerkt in bijlage 2 van dit privacyreglement.

7.2. Data Protection Impact Assessment (DPIA) (artikel 35 van de AVG)

Met een DPIA worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt, of wanneer een verwerking een hoog risico inhoudt voor betrokkenen. Dit geldt in het bijzonder voor verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt of wanneer verschillende persoonsgegevens met elkaar worden gecombineerd.

De specifieke taken en verantwoordelijkheden rond het opstellen en bijhouden van een DPIA zijn uitgewerkt in bijlage 2 van dit privacyreglement.

7.3. Datalekken (artikel 33 en 34 van de AVG)

Er is sprake van een datalek wanneer er een inbreuk ontstaat op de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van persoonsgegevens. Hiermee wordt bedoeld: als persoonsgegevens onbedoeld in handen vallen van personen die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, vernietigd worden of onbetrouwbaar raken. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, maakt de PO een registratie van het incident. Indien het datalek mogelijk gevolgen heeft voor de betrokkene, meldt de gemeente dit zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen, worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Voor het juist en tijdig beoordelen en afwikkelen van datalekken heeft de gemeente Kampen een protocol datalekken vastgesteld. Een nadere taakverdeling is te vinden in bijlage 2 van dit privacyreglement.

7.4. Aanstellen van Functionaris Gegevensbescherming (FG) (artikel 37 t/m 39 van de AVG)

Op grond van de AVG is de gemeente verplicht om een FG aan te stellen. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de FG zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de FG de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Ook de Wet politiegegevens (hierna: Wpg) eist dat de gemeente een (aparte) FG aanwijst voor deze specifieke wet en taak die daaruit voortvloeit. Deze FG is daarmee verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de uitvoering van de eisen in de Wet politiegegevens. Verdere bepalingen over de verwerking van politiegegevens zijn opgenomen in het ‘Privacybeleid Wpg gemeente Kampen’.

De gemeente Kampen maakt gebruik van tal van digitale apparatuur en programmatuur. Deze apparatuur en programmatuur zijn in staat om het gebruik (doorgaans door medewerkers van de gemeente Kampen) te registreren. Het is belangrijk dat de gemeente haar medewerkers informeert over de omvang en het gebruik van deze registraties. De bepalingen rondom het gebruik van deze registratiesystemen zijn opgenomen in het ‘Beleid Personeelsregistratiesystemen gemeente Kampen’.

Als de gemeente Kampen een wettelijke verplichting niet nakomt, kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld.

In gevallen waar het privacyreglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.

Met invoering van het ‘Privacyreglement AVG Gemeente Kampen’ wordt het voormalig geldende ‘Privacyreglement Gemeente Kampen 2018-2021’ ingetrokken.

Het besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking.