Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Almere 2025

Dit is een toekomstige tekst! Geldend vanaf 21-06-2025

Intitulé

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Almere 2025

Het college van burgemeester en wethouders van Almere;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen het:

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Almere 2025

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter en de gemeentesecretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling beraad vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De collegesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien meer dan de helft van het aantal collegeleden aanwezig is.

  • 4. De vergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

  • 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. De voorzitter wijst een ambtenaar - de collegesecretaris - aan die zorgdraagt voor de voorbereiding en verslaglegging van de collegevergaderingen en de afhandeling van de door het college genomen besluiten.

  • 3. De voorzitter wijst een ambtenaar – de adviseur communicatie – aan die, met inachtneming van de aanwijzingen van het college, zorgdraagt voor de publiciteit van door het college genomen besluiten, voor zover deze besluiten niet als geheim zijn aangemerkt.

  • 4. Het college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 4 Verhindering aanwezigheid vergaderingen

  • 1. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen dan geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de collegesecretaris.

  • 2. Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen dan zorgt hij voor vervanging en geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de collegesecretaris.

  • 3. Het bepaalde in lid 2 is van overeenkomstige toepassing op de collegesecretaris en de adviseur communicatie, met dien verstande dat de collegesecretaris daarvan kennis geeft aan de voorzitter en de gemeentesecretaris.

Artikel 5 Voorbereiding stukken collegevergadering

  • 1. Alle stukken voor de collegevergadering moeten zijn afgestemd met de portefeuillehouder voordat ze worden aangeleverd bij Bureau Agenda.

  • 2. Een ambtelijk advies dat afwijkt van het standpunt van de portefeuillehouder wordt in het collegevoorstel verwerkt zodat het college bij de besluitvorming een afweging kan maken op basis van de verschillende argumenten.

Artikel 6 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt een agenda samengesteld door de voorzitter, de gemeentesecretaris en de collegesecretaris.

  • 2. De agenda met stukken wordt op vrijdag aan de leden van het college toegezonden. In geval van een extra collegevergadering worden de agenda en stukken zo spoedig mogelijk toegezonden.

  • 3. Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in lid 2 niet mogelijk is, maar waarvan bespreking vanwege de spoedeisendheid geen uitstel duldt, moeten onder opgave van reden(en) van urgentie voorafgaand aan de vergadering bij de gemeentesecretaris en de voorzitter worden aangemeld.

  • 4. Het college stelt, bij het begin van de vergadering, de volgorde van de agendapunten vast.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 5 wordt toegepast.

  • 3. Een besluit is genomen indien dit meer dan de helft van de stemmen van het aantal aanwezige collegeleden verkrijgt.

  • 4. Indien bij een stemming, anders dan het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 5. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 6. Indien de stemming bij gesloten en ongetekende briefjes beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • 7. Indien bij een eerste stemming bij gesloten en ongetekende briefjes door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitvorming en verslaglegging

  • 1. Tijdens een collegevergadering kan als volgt worden besloten op een voorliggend stuk:

    • a.

      Conform het voorstel besloten: er wordt conform het voorstel besloten en er hoeven geen wijzigingen in de stukken te worden aangebracht;

    • b.

      Conform het voorstel besloten met tekstuele aanpassingen: er hoeft geen nadere bespreking plaats te vinden. Het stuk wordt aangepast op de tekstuele opmerkingen gemaakt in de vergadering;

    • c.

      Conform het voorstel besloten met mandaat voor de portefeuillehouder: er hoeft geen nadere bespreking plaats te vinden. De portefeuillehouder krijgt het mandaat om de stukken aan te passen naar aanleiding van de gemaakte opmerkingen in de vergadering;

    • d.

      Gewijzigd vastgesteld met mandaat voor de portefeuillehouder: er hoeft geen nadere bespreking plaats te vinden. De portefeuillehouder krijgt het mandaat om de stukken aan te passen naar aanleiding van het gewijzigde besluit en de gemaakte opmerkingen in de vergadering;

    • e.

      Aangehouden: er moet een nadere bespreking plaatsvinden. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het opnieuw agenderen in een collegevergadering;

    • f.

      Ingetrokken: het stuk wordt niet besproken en komt te vervallen;

    • g.

      Niet akkoord: het college besluit expliciet om niet akkoord te gaan met het voorstel en dit besluit te communiceren. Het voorstel wordt niet aangepast en komt niet terug in een volgende vergadering.

  • 2. Het college kan van het voorgaande lid afwijken, indien maatwerk nodig is.

  • 3. Indien een collegelid tegen het collegebesluit is, kan op verzoek van het collegelid daarvan een aantekening worden opgenomen in de openbare besluitenlijst.

  • 4. De collegesecretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering. De besluitenlijst bevat tenminste:

    • a.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden van het college;

    • b.

      de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;

    • d.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 5. De besluitenlijst wordt gesplitst in een openbare en een geheime besluitenlijst.

  • 6. De openbare en de geheime besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 7. De openbare en de geheime besluitenlijst worden door de gemeentesecretaris en de burgemeester ondertekend.

  • 8. De openbare besluitenlijst wordt na vaststelling door het college en ondertekening door de gemeentesecretaris en de burgemeester op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

  • 9. De openbare documenten, behorende bij de genomen openbare besluiten, worden op internet gepubliceerd.

Artikel 9 Parafenbesluiten en wethoudersmandaat

  • 1. Een lid van het college kan in bijzondere spoedeisende gevallen aan de voorzitter en de gemeentesecretaris verzoeken om een collegebesluit te nemen buiten de vergadering om (parafenbesluit). Na instemming van de voorzitter en gemeentesecretaris worden de collegestukken door Bureau Agenda voorgelegd aan alle overige collegeleden.

  • 2. Als alle leden van het college de mogelijkheid hebben gehad kennis te nemen van het voorgestelde parafenbesluit, geen van hen behandeling in een vergadering heeft gevraagd en meer dan de helft van de leden van het college het stuk voor akkoord heeft geparafeerd, dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit.

  • 3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de gemeentesecretaris.

  • 4. Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende vergadering ter kennisname geagendeerd, waarna het besluit in de besluitenlijst wordt opgenomen.

  • 5. Het college kan een machtiging verlenen aan de tijdens het zomerreces aanwezige leden van het college om namens het college alle besluiten te nemen en te ondertekenen voor gevallen waarbij uitstel van besluitvorming tot een volgende collegevergadering onwenselijk is en aan de besluitvorming namens het college geen overwegende bezwaren zijn verbonden (wethoudersmandaat).

  • 6. Het college wordt zo spoedig mogelijk na het einde van het zomerreces in de collegevergadering op de hoogte gesteld van de besluiten die op grond van het wethoudersmandaat zijn genomen.

Artikel 10 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking na vaststelling in de collegevergadering. Op dat moment vervalt het op 7 september 2022 vastgestelde reglement.

Artikel 12 Citeerartikel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Almere 2025.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Almere op 20 mei 2025

de secretaris,

A. van Mazijk

de burgemeester,

W.H.J.M. van der Loo

Toelichting

Algemeen

Op grond van artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde vast voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van (openbare) besluiten. Ook de onderlinge vervanging tussen de collegeleden behoort daartoe.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In lid 1 van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (wethoudersmandaat).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld (lid 2). De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Voor de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met lid 1 en lid 3 wordt voldaan aan artikel 53 lid 1 Gemeentewet, waarin staat dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip van de opening van de vergadering vaststelt met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Lid 3 betreft het benodigde quorum voor een vergadering. Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling voor zowel het vergader- als het besluitquorum van de vergaderingen van het college. Ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel kan het college in het reglement van orde kiezen voor een quorum van ‘tenminste de helft’ of van ‘meer dan de helft‘. In geval van een even aantal collegeleden is het relevant om hierin een keuze te maken. In Almere wordt het wenselijk geacht dat er minimaal een meerderheid (= meer dan de helft) van de collegeleden tijdens de vergadering aanwezig is.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Minimaal dient de gemeentesecretaris aanwezig te zijn bij de collegevergaderingen. Daarnaast kunnen andere ambtenaren taken vervullen in de collegevergaderingen. In Almere is een door de voorzitter aan te wijzen ambtenaar verantwoordelijk voor de invulling van de voorbereiding en afhandeling van de collegevergadering. Deze functionaris wordt `collegesecretaris’ genoemd. Deze functie kan door verschillende personen en functionarissen worden ingevuld. Bij verhindering van de reguliere collegesecretaris kan de voorzitter een andere ambtenaar aanwijzen. Daarnaast is de adviseur communicatie aanwezig bij de collegevergadering. Bij verhindering van de adviseur communicatie kan de voorzitter een andere ambtenaar aanwijzen.

Artikel 57 Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de gemeentesecretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor iedereen die aanwezig is bij de vergadering.

Artikel 4 Verhinderingaanwezigheid vergaderingen

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 5 Voorbereiding stukken collegevergadering

De portefeuillehouder brengt het collegestuk bestuurlijk in het college. Daarom moeten alle stukken voor de collegevergadering zijn afgestemd met de portefeuillehouder voordat ze door de afdelingsmanager worden aangeleverd bij Bureau Agenda (lid 1). In het geval het standpunt van de portefeuillehouder anders is dan het ambtelijk advies is het van belang dat het college daar wel kennis van kan nemen. Daarom is in lid 2 opgenomen dat een ambtelijk advies dat afwijkt van het standpunt van de portefeuillehouder in het collegevoorstel wordt verwerkt zodat het college bij de besluitvorming een afweging kan maken op basis van de verschillende argumenten.

Artikel 6 Agenda

In dit artikel wordt aangegeven dat de agenda van de vergadering wordt samengesteld door de voorzitter, de gemeentesecretaris en de collegesecretaris. De collegesecretaris isverantwoordelijk voor het verzenden van de agenda aan de collegeleden. Ook is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. Onderwerpen moeten bij de voorzitter en de gemeentesecretaris worden aangemeld. De voorzitter zal al naar gelang de omstandigheden moeten afwegen of voor de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Bij het begin van de vergadering stelt het college de volgorde van de agendapunten vast.

Artikel 7 Stemmingen

In de praktijk wordt slechts zelden gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. In dit regelement van orde is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.

In artikel 58 Gemeentewet is artikel 31 Gemeentewet niet van overeenkomstige toepassing verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geheim is. Verder is in artikel 31 Gemeentewet bepaald dat indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Dit betekent dat bijvoorbeeld ‘kop of munt’ wordt toegepast. Van de hierdoor geboden ruimte in de Gemeentewet is in dit reglement gebruik gemaakt. De regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. Over personen wordt mondeling gestemd, tenzij om een schriftelijke stemming wordt verzocht door een lid van het college. Over zaken wordt niet gestemd of mondeling gestemd.

Voor de stemmingen is het vergaderquorum van toepassing: een besluit is genomen op het moment dat het de stem heeft van meer dan de helft van het aantal aanwezige collegeleden.

Artikel 8 Besluitvorming en verslaglegging

Dit artikel regelt de besluitvorming in het college en de verslaglegging daarvan. In lid 1 zijn de besluiten opgenomen die het college kan nemen:

  • a.

    Conform het voorstel besloten;

  • b.

    Conform het voorstel besloten met tekstuele aanpassingen;

  • c.

    Conform het voorstel besloten met mandaat voor de portefeuillehouder;

  • d.

    Gewijzigd vastgesteld met mandaat voor de portefeuillehouder;

  • e.

    Aangehouden;

  • f.

    Ingetrokken;

  • g.

    Niet akkoord.

In de gevallen a. tot en met d. is er een besluit genomen door het college en komt het stuk niet meer terug in een volgende collegevergadering. In het geval onder e. komt het stuk terug in een volgende collegevergadering. In het geval onder f. wordt het stuk niet besproken. Het stuk kan in een volgende collegevergadering terugkomen, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. In het geval onder g. is er een besluit genomen door het college in afwijking van het voorstel en komt het voorstel niet terug in een volgende vergadering.

Lid 2 maakt duidelijk dat er in afwijking van de opsomming in lid 1 kan worden besloten als maatwerk daarom vraagt.

Een besluit in het college is genomen op het moment dat het de stem heeft van meer dan de helft van het aantal aanwezige collegeleden (artikel 7 lid 3). Een collegelid dat tegen het collegebesluit is, kan op verzoek van het collegelid daarvan een aantekening laten maken. Deze aantekening wordt dan opgenomen in de openbare besluitenlijst.

Op basis van de Wet open overheid is het college terughoudend in het gebruik van de geheimhoudingsplicht. Als op grond van artikel 87 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt hetgeen over dit onderwerp is besloten opgenomen in een geheime besluitenlijst. In lid 4 is opgenomen wat er tenminste moet worden opgenomen in de besluitenlijst. De besluitenlijst wordt gesplitst in een openbare en een geheime besluitenlijst (lid 5) die allebei door de gemeentesecretaris en de voorzitter worden ondertekend (lid 7). De openbaarmaking van de openbare besluitenlijst geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze (lid 8). De openbare documenten bij de openbare besluiten worden op internet gepubliceerd (lid 9).

Artikel 9 Parafenbesluiten en wethoudersmandaat

Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten. Uitgangspunt van het college is dat parafenbesluiten bij hamerstukken worden toegepast. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft deze wijze van besluitvorming buiten de vergadering om geoorloofd geacht in een uitspraak van 16 juli 2003 (LJN nr. AH 9850). De Afdeling stelt wel als voorwaarde dat dit transparant gebeurt. Het werken met parafenbesluiten moet dus bekend zijn gemaakt door regeling in het reglement van orde of in bekend gemaakt beleid. Verder vindt geen besluitvorming plaats zonder dat voor elk lid de mogelijkheid bestaat te verzoeken tot beraadslaging en besluitvorming in een collegevergadering en moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen.

Daarnaast is een regeling opgenomen voor het wethoudersmandaat. Het college kan voor het zomerreces een besluit nemen over een wethoudersmandaat. Het college verleent dan een machtiging aan de tijdens het zomerreces aanwezige leden van het college om namens het college alle besluiten te nemen en te ondertekenen. Dit is alleen mogelijk voor gevallen waarbij uitstel van besluitvorming tot een volgende collegevergadering onwenselijk is en waarbij aan de besluitvorming namens het college geen overwegende bezwaren zijn verbonden. Na het einde van het zomerreces komen de besluiten die op grond van het wethoudersmandaat zijn genomen zo spoedig mogelijk ter kennisname in de collegevergadering.

Artikel 10 Uitleg reglement, artikel 11 Inwerkingtreding en artikel 12 Citeerartikel

Deze artikelen behoeven geen nadere uitleg.