Protocol omgang met vermoedens van een integriteitsschending gemeente Kapelle

Dit protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoedelijke integriteitsschending door een politiek ambtsdrager. Het biedt de melder bescherming, de betrokken politiek ambtsdrager een eerlijke procedure en de uitvoerders van die procedure bruikbare handvatten.

1.1 Rollen en posities

Burgemeester

De burgemeester heeft een centrale rol bij vermoedens van integriteitsschendingen door een politiek ambtsdrager. Die rol komt voort uit artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet, waarin de burgemeester wordt belast met de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen.

Gemeentesecretaris en griffier

Tijdens het doorlopen van dit protocol laat de burgemeester zich bijstaan door de gemeentesecretaris en/of griffier. Zij hebben dan ook een belangrijke rol in het ondersteunen van de burgemeester en zijn nauw betrokken bij de behandeling van meldingen.

Ambtelijke ondersteuning en advies

De burgemeester en gemeentesecretaris en/of griffier kunnen zich tijdens alle stappen in dit protocol ambtelijk laten ondersteunen als zij dat wenselijk achten. Daarnaast kan de burgemeester advies inwinnen bij interne of externe adviseurs.

Betrokken politiek ambtsdrager

De betrokken politiek ambtsdrager is de persoon over wie in zijn hoedanigheid als raadslid, steunfractielid, wethouder of burgemeester een melding is gedaan.

1.2 Uitgangspunten

Reikwijdte protocol

Dit protocol gaat over de omgang met vermoedens van integriteitsschendingen door raadsleden, steunfractieleden, wethouders of de burgemeester. Het kan voorkomen dat het vermoeden van de integriteitsschending zich richt op de burgemeester. In dergelijk geval zal de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad in overleg treden met de Commissaris van de Koning. Indien sprake is van een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester, wordt de rol van de burgemeester in dit protocol overgenomen door de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad. Daar waar ‘burgemeester’ staat, kan in dat geval ‘plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad’ worden gelezen.

Het kan ook voorkomen dat het vermoeden van de integriteitsschending zich niet richt op de burgemeester, maar dat de burgemeester zich betrokken acht bij het vermoeden van een integriteitsschending. Die betrokkenheid kan bijvoorbeeld ontstaan door een adviserende rol van de burgemeester ten aanzien van het ter discussie gestelde handelen van de betrokken politiek ambtsdrager. In dat geval treedt de burgemeester in overleg met de gemeentesecretaris en/of griffier over de invulling van zijn rol in dit protocol. De burgemeester kan besluiten de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad te belasten met de rol van de burgemeester in dit protocol.

Delen informatie

Uitgangspunt in dit protocol is om de kring van personen die geïnformeerd worden zo klein mogelijk, maar zo breed als nodig te houden. De burgemeester informeert de gemeenteraad alleen als de burgemeester dit noodzakelijk acht of wanneer het onderhavige protocol dit voorschrijft.

Wanneer de burgemeester schriftelijke informatie wil delen onder geheimhouding deelt de burgemeester, in overeenstemming met de Gemeentewet, deze informatie met de gehele raad.

Externe communicatie

In externe communicatie staat terughoudendheid voorop. Tegelijkertijd kunnen er situaties zijn waarin de omstandigheden maken dat externe communicatie noodzakelijk is. Per geval moet worden beoordeeld of externe communicatie wordt ingezet. Hierin zijn bijvoorbeeld de aard en omstandigheden van de melding, de externe bekendheid en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de melder of degene over wie een melding is gedaan van belang. Wanneer externe communicatie noodzakelijk is, verloopt communicatie via de burgemeester.

Protocol stopt waar strafrecht begint

Een vermoedelijke integriteitsschending die zich afspeelt binnen het strafrecht wordt opgepakt door het Openbaar Ministerie of de politie. Dit protocol wordt daarvoor niet gebruikt. Het kan ook zijn dat een integriteitsschending uit verschillende handelingen bestaat. Dan wordt dit protocol niet gebruikt voor die zaken waarover opsporing en/of vervolging plaatsvindt. Wel is het denkbaar dat het debat plaatsvindt over de politieke consequenties van de schending.

Afwijken

Het kan voorkomen dat het in het belang van de gemeente, de melder of de betrokken politiek ambtsdrager is om af te wijken van dit protocol. De burgemeester kan daarom besluiten om af te wijken van dit protocol. Voorbeelden van situaties waarbij de burgemeester kan afwijken van het protocol zijn:

• –

  Wanneer de privacy van de melder of de betrokken politiek ambtsdrager in het geding is;

• –

  Wanneer verantwoordelijken in dit protocol hun taken niet onafhankelijk kunnen uitvoeren;

• –

  Wanneer het algemeen belang hierom vraagt.

De werkwijze bij het vermoeden van een integriteitsschending bestaat uit vijf fases, die hieronder worden uitgewerkt. Op deze werkwijze zijn de in deel A genoemde uitgangspunten van toepassing.

Fase 1.Twijfelen en bespreken

Het is wenselijk dat politiek ambtsdragers eerst met elkaar in gesprek gaan bij twijfels over de integriteit van (eigen) handelingen. Ook wanneer een raadslid twijfels heeft over het handelen van een wethouder of andersom, is het wenselijk om in gesprek te gaan met elkaar. Twijfels kunnen ook besproken worden met de burgemeester of de griffier. Deze gesprekspartners kunnen adviseren over de kwestie en over het indienen van een melding. Het is de verantwoordelijkheid van de politiek ambtsdrager om opvolging te geven aan het verkregen advies.

Bij het bespreken van twijfels is vertrouwelijkheid van groot belang. Wanneer twijfels met een breed publiek gedeeld worden, wordt het moeilijk om de vertrouwelijkheid in een eventueel vervolgproces te waarborgen. Bovendien kan het uiten van twijfels personen (onbedoeld) beschadigen.

Fase 2.Melden en wegen

Eenieder kan een melding doen van een vermoeden van een integriteitsschending door een raadslid.

Indienen melding

De melding van het vermoeden van een integriteitsschending wordt schriftelijk (digitaal of op papier) gericht aan de burgemeester. Een melding mag in eerste instantie ook mondeling worden gedaan, maar wordt pas in behandeling genomen als deze op schrift is gesteld. Meldingen kunnen worden ingediend bij de burgemeester of bij de griffier. De griffier geleidt een melding altijd door naar de burgemeester. Een melding kan niet namens een ander worden ingediend.

Bewaring gegevens

De burgemeester zorgt ervoor dat de gegevens over de melding en de melder zodanig bewaard of opgeslagen worden dat deze alleen toegankelijk zijn voor personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

Anonieme melding

Wanneer er anonieme meldingen gedaan worden, maakt de burgemeester een afweging ten aanzien van het in behandeling nemen van de melding. Anoniem melden kan tot gevolg hebben dat een melding niet te verifiëren of te onderzoeken is en daardoor niet in behandeling genomen kan worden. De burgemeester maakt deze afweging aan de hand van de volgende criteria:

• –

  De aard van de (vermeende) handeling;

• –

  De mate waarin de anonieme melding te verifiëren is;

• –

  De geloofwaardigheid van de anonieme melding;

• –

  De ernst en spoedeisendheid.

Melding door burgemeester

De burgemeester kan ook op basis van eigen waarneming of externe berichtgeving op de hoogte raken van een mogelijke integriteitsschending. De burgemeester kan in dat geval zelf het initiatief nemen om een melding op te stellen.

Vervolgstappen na ontvangst melding

Na het doen van een melding worden de volgende stappen doorlopen:

• 1.

  De burgemeester verstuurd binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt de melder geïnformeerd over de mogelijke vervolgstappen en over het feit dat de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens van de melder zoveel als mogelijk gewaarborgd wordt. Om in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek de persoonlijke levenssfeer van de politiek ambtsdrager tegen wie de melding zich richt te beschermen, vraagt de burgemeester de melder om vertrouwelijkheid in acht te nemen.

• 2.

  Wanneer de burgemeester dit noodzakelijk acht, kan een gesprek gevoerd worden met de melder. In dat gesprek kunnen de inhoud en strekking van een verdere duiding worden voorzien en kan de melding afgebakend worden. Afhankelijk over wie de melding gaat, voert de burgemeester met ofwel de griffier ofwel de gemeentesecretaris dit gesprek.

  Van dit gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Door de gesprekspartner aangewezen feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd. Als de gesprekspartner accordering weigert, wordt hiervan melding gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. Met dit verslag wordt vertrouwelijk omgegaan.

• 3.

  De burgemeester bespreekt een melding over een raadslid of steunfractielid met de griffier en een melding over een wethouder met de gemeentesecretaris. Samen wegen zij de melding ten minste op basis van:

  • –

    De aard van de (vermeende) handeling;

  • –

    De mate waarin de melding te verifiëren is;

  • –

    De relatie van de melder tot het raadslid op wie de melding betrekking heeft;

  • –

    De geloofwaardigheid van de melding;

  • –

    De ernst en spoedeisendheid.

• 4.

  Op basis van de weging van de melding kan de burgemeester tot drie conclusies komen:

  • a.

    De melding kan direct afgedaan worden. Redenen om de melding direct af te doen kunnen zijn: 1) de melding gaat niet over integriteit; 2) er kan onmiddellijk en zonder twijfel vastgesteld worden dat er geen sprake is van een integriteitsschending.

    Vervolg: De burgemeester koppelt het besluit om de melding direct af te doen schriftelijk terug aan de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan.

  • b.

    Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. Redenen om een vooronderzoek in te stellen kunnen zijn: 1) de melding geeft aanleiding om te vermoeden dat er sprake is van een integriteitsschending maar is onvoldoende duidelijk; 2) de melding geeft aanleiding om te vermoeden dat er sprake is van een integriteitsschending maar is (nog) onvoldoende onderzoekbaar.

    Vervolg: fase 3 van dit protocol krijgt uitvoering.

  • c.

    Er is onderzoek nodig naar de vermeende integriteitsschending. Redenen om een onderzoek in te stellen kunnen meldingen zijn die met voldoende duidelijkheid melding maken van een onderzoekbare gebeurtenis die het vermoeden van een integriteitsschending doet rijzen.

    Vervolg: fase 4 van dit protocol krijgt uitvoering.

• 5.

  Na de weging en de conclusie over het vervolg (direct afdoen van de melding, instellen vooronderzoek of instellen nader onderzoek), stelt de burgemeester de melder zo snel mogelijk op de hoogte van het vervolg. De burgemeester geeft de melder daarbij een motivering van de gemaakte keuze.

• 6.

  Na de weging en de conclusie over het vervolg (direct afdoen, instellen vooronderzoek of instellen nader onderzoek), stelt de burgemeester de betrokken politiek ambtsdrager zo snel mogelijk op de hoogte van het feit dat er een melding is gedaan en brengt de betrokken politiek ambtsdrager op de hoogte van het vervolg, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Zwaarwegende belangen kunnen zijn:

  • –

    Risico dat eventueel bewijsmateriaal wordt vernietigd;

  • –

    Risico voor de veiligheid of het functioneren van de melder.

• De burgemeester stelt de politiek ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft in kennis over de identiteit van de melder, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Zwaarwegende belangen kunnen zijn:

  • –

    Risico voor de veiligheid of het functioneren van de melder;

  • –

    Het gegeven dat het om een anonieme melding gaat.

Opzettelijk valse melding

Bij het vermoeden van een opzettelijk valse melding kan de burgemeester een onderzoek instellen naar de melder.

Fase 3. Vooronderzoek

De burgemeester voert zo spoedig mogelijk een vooronderzoek uit, tenzij hij reden ziet om direct over te gaan tot nader onderzoek (Fase 4). Bij het uitvoeren van het vooronderzoek kan de burgemeester zich ambtelijk laten ondersteunen.

• 1.

  De uitvoering van een vooronderzoek begint met het verder informeren van de betrokken politiek ambtsdrager en de melder dat een vooronderzoek wordt ingesteld. Er wordt een brief verzonden aan de betrokken politiek ambtsdrager en de melder met daarin in ieder geval de aanleiding voor het onderzoek en de wijze waarop het vooronderzoek uitgevoerd zal worden.

• 2.

  Er wordt een gesprek met de betrokken politiek ambtsdrager gevoerd. De burgemeester voert dit gesprek samen met de griffier en/of gemeentesecretaris. Als de burgemeester het noodzakelijk acht, is er ook een gesprek met de melder. Afhankelijk over wie de melding gaat, voert de burgemeester met ofwel de griffier ofwel de gemeentesecretaris dit gesprek. De betrokken politiek ambtsdrager en de melder kunnen zich bij deze gesprekken laten bijstaan.

• 3.

  De politiek ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft, wordt voorafgaand aan het gesprek zodanig ingelicht over aard en inhoud van het gesprek dat hij of zij een goed beeld krijgt van hetgeen met hem of haar besproken zal worden.

• 4.

  Voor het vooronderzoek kan de burgemeester documenten of andere (digitale) gegevens raadplegen. Ook kan de burgemeester spreken met andere betrokkenen.

• 5.

  Van elk gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Door de gesprekspartner aangewezen feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd. Als de gesprekspartner accordering weigert, wordt hiervan melding gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. Met deze verslagen wordt vertrouwelijk omgegaan.

• 6.

  Op basis van het vooronderzoek kan de burgemeester tot twee conclusies komen:

  • a.

    Er is nader onderzoek nodig. In dat geval gaat de burgemeester direct over op fase 4. Nader onderzoek wordt ingesteld op het moment dat het vooronderzoek geen uitsluitsel geeft over het vermoeden van de integriteitsschending.

  • b.

    Er is geen nader onderzoek nodig. Er zijn meerdere scenario’s denkbaar waarin geen nader onderzoek nodig is: de feiten zijn voldoende helder om de melding af te handelen, de melding is bijvoorbeeld te mager om verder te onderzoeken, er is een ander traject van toepassing (bijvoorbeeld de klachtenprocedure tegen een ander persoon of de bezwaarschriftprocedure tegen een besluit), er zijn te weinig aanwijzingen voor nader onderzoek of de inzet van nader onderzoek is disproportioneel in verhouding tot de aard en omvang van de melding. De burgemeester stelt van het vooronderzoek een verslag op. Persoonsgegevens van de melder worden in dit verslag geanonimiseerd. Het verslag van het vooronderzoek wordt gedeeld met de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. Wanneer de burgemeester het wenselijk acht, bespreekt hij dit verslag van het vooronderzoek persoonlijk met de melder en separaat de betrokken politiek ambtsdrager.

Fase 4.Nader onderzoek

Als de burgemeester besluit dat nader onderzoek nodig is, zet hij dit in gang. Het nader onderzoek kan worden opgedragen aan een extern onderzoeksbureau of door de burgemeester hiertoe aangewezen personen. Het gehele onderzoek vindt plaats in een vertrouwelijke context. Dat betekent dat er ook vertrouwelijk wordt omgegaan met (concept)gespreksverslagen en (concept)onderzoeksrapportages. Een onderzoek bestaat uit de volgende stappen:

• 1.

  De burgemeester is op basis van zijn eigenstandige positie opdrachtgever van het onderzoek en bewaakt de voortgang van het onderzoek.

• 2.

  De burgemeester spreekt met de onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht af, met daarin in ieder geval de onderzoeksvragen, de methoden, de wijze van rapporteren en een wederhoorprocedure. De burgemeester maakt ook afspraken over de planning, de kosten en de samenstelling van het onderzoeksteam. De onderzoekers zijn gebonden aan dit integriteitsprotocol.

• 3.

  In overleg met de onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld en overgedragen aan de onderzoekers. Wanneer het gaat om gegevens op apparaten en/of netwerken die eigendom zijn van of in gebruik zijn bij de gemeente, wordt volgens de daarover gemaakte afspraken zoals de bruikleenovereenkomst gehandeld.

• 4.

  De burgemeester informeert de betrokken politiek ambtsdrager en de melder dat een onderzoek wordt ingesteld. Er wordt een brief verzonden met daarin in ieder geval de aanleiding voor het onderzoek, de wijze waarop het onderzoek uitgevoerd zal worden en de contactgegevens van de onderzoekers.

• 5.

  De burgemeester weegt zorgvuldig af welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het onderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.

• 6.

  Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen personen op ambtelijk en op bestuurlijk niveau binnen de gemeente, maar ook externe personen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen de te interviewen personen zich laten bijstaan door één persoon. Als de betrokken politiek ambtsdrager of andere betrokkenen weigeren medewerking te verlenen aan het onderzoek, dan wordt daarvan melding gemaakt in de rapportage.

• 7.

  Van elk gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Door de gesprekspartner aangewezen feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd. Als de gesprekspartner accordering weigert, wordt hiervan melding gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. Met deze verslagen wordt vertrouwelijk omgegaan. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de onderzoekers en worden niet gedeeld met de opdrachtgever.

• 8.

  De voor het onderzoek relevante feiten die uit het onderzoek naar voren komen worden verwerkt in een conceptrapportage en voorzien van een duiding. De conceptrapportage wordt voor een feitenverificatie voorgelegd aan de betrokken politiek ambtsdrager en vervolgens aan de burgemeester. Feitelijke onjuistheden worden verwerkt.

• 9.

  Op de definitieve rapportage met daarin conclusies en eventuele aanbevelingen, mogen in ieder geval de betrokken politiek ambtsdrager en de burgemeester als opdrachtgever hun zienswijze geven. Voor het aanleveren van zienswijzen geldt een termijn van vijf werkdagen. De burgemeester kan bij zwaarwegende redenen besluiten af te wijken van deze voorgeschreven termijn. De eventuele zienswijzen worden als bijlage bij het rapport gevoegd.

• 10.

  Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester.

Fase 5.Behandelen en afronden

De burgemeester zorgt na oplevering van de rapportage voor een goede afronding van het traject.

• 1.

  Als er een onderzoek naar een persoon is uitgevoerd, is het wenselijk dat deze persoon eerst zelf de rapportage kan lezen voordat het rapport beschikbaar komt voor raads- of collegeleden. Wanneer een stuk onder geheimhouding wordt gedeeld, kan dit echter niet met maar één raads- of collegelid worden gedeeld maar moet het stuk naar de gemeenteraad als geheel. Het onderzoeksbureau deelt daarom het eindrapport met de persoon wiens handelen onderzocht is.

• 2.

  De melder wordt waar mogelijk op procesniveau geïnformeerd over het vervolg van de melding. Voorts wordt de melder, met inachtneming van de bepalingen uit de AVG, geïnformeerd over de afloop en afdoening van de melding. Wanneer de burgemeester dit noodzakelijk acht, kan een gesprek gevoerd worden met de melder.

• 3.

  De burgemeester verstrekt het rapport vervolgens ook onder geheimhouding aan de gemeenteraad. Het bespreken en/of delen van het rapport kan achterwege blijven wanneer de conclusie van het rapport is dat de melding ongegrond is of er andere zwaarwegende redenen zijn om het delen met de gemeenteraad achterwege te laten. In dat geval motiveert de burgemeester het besluit om het rapport niet te delen.

• 4.

  De burgemeester stelt het onderzoeksrapport ook onder geheimhouding ter beschikking aan het college als de betrokken politiek ambtsdrager een collegelid betreft. Als het een onderzoek naar het handelen van de burgemeester betreft, ontvangt ook de Commissaris van de Koning het onderzoeksrapport.

• 5.

  De gemeenteraad besluit op voorstel van de burgemeester of het onderzoeksrapport in een raadsvergadering behandeld dient te worden en of dit in openbaarheid kan gebeuren.

Communicatie

Wanneer er na afronding van het (voor)onderzoek communicatie nodig is of als derden om een reactie vragen namens de gemeente, dan verloopt de communicatie via de burgemeester.

Nazorg

Wanneer de burgemeester dit noodzakelijk acht, kan een gesprek gevoerd worden met de melder. Ook kan de burgemeester besluiten dat het noodzakelijk is om een gesprek met de betrokken politiek ambtsdrager te voeren. Daarbij zijn altijd de griffier en/of gemeentesecretaris aanwezig.

Evaluatie

Na afronding van de behandeling van de melding evalueert de burgemeester samen met de gemeentesecretaris en/of griffier het proces. Daarbij wordt ook nagegaan in hoeverre het protocol toereikend was en of dit aanpassing behoeft. Voorts wordt besproken of er lessen te trekken zijn voor de behandeling van een eventuele volgende melding.

Rapportage

De burgemeester informeert de gemeenteraad via het jaarverslag van de gemeenteraad jaarlijks over het aantal meldingen en onderzoeken op het gebied van integriteit.

Deze gedragscode treedt in werking de dag na publicatie in het Gemeenteblad.

Dit protocol wordt aangehaald als ‘Protocol omgang met vermoedens van een integriteitsschending gemeente Kapelle’ en treedt in werking op de dag na bekendmaking.