Inkoopbeleid openbaar Lichaam Sint Eustatius 2019- 2022 vastgesteld door de regerings-commissaris op 27 augustus 2019 namens het bestuurscollege

1.1 Strategische inkoopdoelstellingen OLE

Op vele terreinen wordt gebruik gemaakt van leveranciers. De inkoopfunctie is dan ook bij uitstek het instrument om deze leveranciers een bijdrage te laten leveren aan de doelstellingen van OLE. Door de relatief grote omvang van de aan te besteden werken, leveringen en diensten op St. Eustatius is OLE een grote inkoper op de markt. Hiermee heeft OLE een belangrijk instrument in handen om deze markt verder te professionaliseren. Het is dan ook een belangrijk onderdeel van het beleid dat het is gericht op het intensiveren van de samenwerking met het lokale midden- en kleinbedrijf. Doel daarvan is om een bijdrage te leveren om de relatief grote inkomensongelijkheid te verkleinen en om te werken aan het vergroten van de middenklasse.

OLE accepteert mogelijke extra kosten, beheerlast en begeleiding van lokale dan wel kleine ondernemingen. Samenwerking met RCN en de ministeries en organisaties die inkopen op St. Eustatius, de Kamer van Koophandel (begeleiding van ondernemingen), het ministerie van Economische Zaken (micro kredieten, Qredits) en de Belastingdienst Caribisch Nederland (BCN) is hierbij essentieel. Het doel van deze samenwerking is om gezamenlijk bij te dragen aan de (verdere) ontwikkeling van lokale ondernemers en/of relevante (lokale) inkoopmarkten en het vergroten van de kansen van lokale ondernemers op aanbestedingen de ministeries en organisaties die inkopen op St. Eustatius.

De strategische inkoopdoelstellingen van OLE zijn:

• -

  Zoveel mogelijk zakendoen met lokale (kleine) bedrijven

• -

  De kwetsbaarheid op inkoopmarkten verminderen door actief bij te dragen aan de (verdere) ontwikkeling van kleine en middelgrote bedrijven

• -

  Identificeren en contracteren van leveranciers die een substantiële bijdrage kunnen leveren aan de doelstellingen van OLE.

Deze doelstellingen zijn min of meer dezelfde als de doelstellingen van RCN.

Waar subsidie een juister middel is om doelen te bereiken, wordt subsidie als instrument ingezet.

1.1.1 Inkoopdoelstellingen

Inkoop is ondersteunend aan de doelstellingen van OLE en moet daaraan direct en voortdurend bijdragen.

De concrete inkoopdoelstellingen zijn:

“Doelmatig inkopen” betekent dat doelmatig en doeltreffend wordt ingekocht, in die zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel, de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen centraal staan. OLE houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor lokale Ondernemers tot opdrachten van OLE en draagt daarbij actief bij in de (verdere) ontwikkeling van lokale kleine en middelgrote bedrijven.

Zowel OLE als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. OLE verlicht deze lasten door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren.

“Rechtmatig inkopen” houdt in, dat de vigerende aanbestedingsregels en de bepalingen van het Inkoopbeleid worden nageleefd.

“Integriteit, betrouwbaarheid, zakelijkheid en professionaliteit” moeten niet alleen voorop staan bij het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht moet worden en bij het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer, maar ook in de uitvoeringsperiode van het contract. Dit komt het concrete, door OLE gewenste, eindresultaat ten goede en draagt positief bij aan het beeld dat de deelnemers aan het maatschappelijk verkeer in St. Eustatius hebben. Er wordt op bewuste en zakelijke wijze omgegaan met Inkoop. Continu investeren in inhoudelijke kennis over de in te kopen Leveringen, Diensten en Werken, de marktomstandigheden en de relevante wet‐ en regelgeving is daarvoor nodig.

Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer (contractant) en in wederzijds respect tussen OLE en de opdrachtnemer. OLE verstrekt alle inlichtingen en gegevens aan de Ondernemers voor zover die nodig zijn in het kader van het Inkoopproces.

“Meest optimale laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit” waarbij OLE ook interne en andere (externe) overheidskosten kan betrekken in de inkoopafweging. Er wordt niet alleen gekeken naar de aankoopprijs, maar naar de “levenscycluskosten”, oftewel de totale kosten en inspanning over het hebben van de functie tot en met het afstoten van de functie (gebruiksduur). Ook de kwaliteit van de in te kopen Leveringen, Diensten en Werken speelt een belangrijke rol. Bij voorkeur wordt een deel van behaalde voordelen “terug” geïnvesteerd in de (verdere) ontwikkeling van de lokale economie.

1.1.2 Bijdrage aan de doelstellingen

OLE kan de volgende bijdrage leveren aan de belangrijkste doelstellingen:

Meer mogelijkheden bieden aan lokale Ondernemers.

OLE zal hiervoor bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse Aanbestedingen voorwaarden scheppen en bij nationale en EU/internationale aanbestedingen de mogelijkheden benutten. Middels samenwerking (met bijvoorbeeld Kamer van Koophandel, RCN en de ministeries en organisaties die op St. Eustatius inkopen, Qredits, BCN) actief bijdragen aan de (verdere) ontwikkeling van de kleine en middelgrote lokale ondernemers en/of relevante (lokale) inkoopmarkten.

Ter bevordering van de kansen voor lokale Ondernemers en uniformiteit richting de lokale en regionale markt, zal OLE de ministeries en organisaties die op St. Eustatius inkopen verwijzen naar dit Inkoopbeleid. In het geval dat een ministerie budget ter beschikking stelt voor inkoop (door OLE) op St. Eustatius, zal OLE naar dit beleid verwijzen zodat hier in de betreffende subsidiebeschikking naar verwezen kan worden.

Optimaliseren betrouwbaarheid bedrijfsprocessen en vermindering van de administratieve lasten.

OLE zal de inkoopprocedures en de inkoopdocumenten zo eenvoudig mogelijk houden en zo veel en waar mogelijk documenten uniformeren en standaardiseren.

OLE zal samen met de vakafdeling en de Unit Finance workshops geven over inkoopprocessen, aanbestedings-wetgeving, financiële processen, etc. Niet alleen met betrekking tot de inkoop vanuit OLE, maar ook met betrekking tot voor de lokale bedrijven relevante inkoop op St. Eustatius door de ministeries en organisaties. OLE voert een effectief contract- en leveranciersmanagement.

Doelmatig inkopen.

OLE zal de inkoopadviesfunctie centraliseren en verder professionaliseren door een goede inkoopstrategie met daarbij het invoeren van inkooppakket-coördinatie op benoemde inkooppakketten en verbeterdoelstellingen, het sluiten van raamovereenkomsten en leveranciers‐ en contractmanagement, met zichtbare, meetbare effecten op de bedrijfsvoering.

Duurzaamheidsdoelstellingen.

OLE zal invulling geven aan haar duurzaamheidsdoelstellingen door in Aanbestedingen duurzaamheidscriteria op te nemen.

1.2 Inkoopbeleid Rijksoverheid

Het Inkoopbeleid van OLE is gebaseerd op (de doelstellingen en uitgangspunten van) het inkoopbeleid van RCN en daarmee de Rijksoverheid. Dit waarborgt een uniforme aanpak richting de marktpartijen en binnen de overheid en vergemakkelijkt (opstarten van) de samenwerking met zowel RCN als de ministeries. RCN heeft inkoopbeleid dat passend is voor de eilanden in Caribisch Nederland. OLE kan hierop meeliften aangezien de speerpunten van OLE vergelijkbaar zijn aan die van RCN.

RCN treedt op als Inkoop Uitvoeringscentrum voor Caribisch Nederland (IUC/CN) en is lokaal verantwoordelijk voor: behoeftestelling, marktverkenning, aanbestedingsstrategie, leveranciers- en contractmanagement. Het IUC/CN is 1e aanspreekpunt voor de uitwerking van de aanbestedingsdocumenten, de uitvoering van de aanbesteding en het leveren van expertise op specifieke gebieden. Er wordt zoveel mogelijk samen gewerkt bij inkoop-trajecten. Daar waar nodig wordt expertise beschikbaar gesteld door één van de Europees Nederlandse IUC’s. Het inkoopbeleid van RCN is 1 op 1 gebaseerd op het inkoopbeleid van de Rijksoverheid.

De inkoopdoelstellingen van de Rijksoverheid richten zich op:

• -

  Verlagen van de integrale inkoopkosten

• -

  Verminderen van toeleveringsrisico’s

• -

  Verhogen van product- en leverancierskwaliteit

• -

  Professionalisering van de inkoopfunctie.

Specifieke doelstellingen daarbij zijn:

• -

  Goede kwaliteit tegen een economisch meest voordelige prijs

• -

  Stimuleren duurzaamheid. Duurzaam inkopen is het hanteren van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces

• -

  Betrekken van het MKB bij overheidsopdrachten.

Een verschil tussen RCN en OLE is dat bij RCN inkoop van Werken niet voorkomt.

Om de bijdrage aan de doelstellingen van OLE te verwezenlijken zijn economische, ethische, maatschappelijke, juridische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd.

2.1 Economische uitgangspunten

2.1.1 Product- en/of Marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is. OLE acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een dergelijke analyse leidt tot inzicht in de aard van het “product”, de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn. Bij meer complexe inkopen of te ontwikkelen markten is een marktconsultatie vast onderdeel van de marktanalyse.

Voorafgaand aan de Inkoop van Leveringen, Diensten of Werken wordt objectief getoetst of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Opdrachten met duidelijk grensoverschrijdend belang zijn opdrachten waarbij buiten Caribisch Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de marktanalyse of marktoriëntatie. Dit hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde, de complexiteit en de aard van de opdracht, de omvang en structuur van de inkoopmarkt en de (geografische) plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt OLE een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht plaatst OLE op haar website en/of in of op andere gebruikelijke platformen, zoals vak‐ en dagbladen, Facebook, radio of anderszins.

2.1.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

OLE acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. OLE streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. OLE moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij inkoop.

OLE kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemers-relatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

2.1.3 Lokale economie, lokale Ondernemers

OLE hecht aan het stimuleren van de lokale economie, zonder dat dit tot discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens het geldende beleid of wetgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en OLE moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. “Local sourcing” kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

OLE hecht er aan meer zaken te doen met zelfstandigen zonder personeel en kleine/ middelgrote lokale bedrijven. Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. OLE houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor zelfstandigen zonder personeel en kleine/ middelgrote bedrijven scherp in het oog. Dit kan zij doen door gebruik te maken van micropercelen in aanbestedingen (waarbij marktpartijen op 1, meer of alle percelen kunnen inschrijven en de optimale verdeling van de micropercelen over de leveranciers wordt bepaald), het toestaan en/of stimuleren van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het beperkt houden van de administratieve lasten en proportionele selectie- en gunningscriteria.

2.1.4 Samenwerken

OLE hanteert als uitgangspunt dat samenwerking voordeel biedt voor alle deelnemers. Dit geldt zowel voor sa-menwerken binnen de eigen organisatie als voor samenwerken met andere aanbestedende diensten, zoals IUC/CN, RCN, OLS, OLB, organisaties zoals nutsbedrijven STUCO en EUTEL, scholen en ziekenhuis. Deze samen-werking leidt niet tot het onnodig clusteren van opdrachten. Uitgangspositie is: Samen kun je beter en slimmer inkopen dan alleen.

Speerpunten op het gebied van samenwerking zijn het opzetten van een samenwerking met de ministeries (b.v. I&W, BZK, Rijkswaterstaat, Rijksvastgoedbedrijf) en organisaties (b.v. Woonlinie) die op St. Eustatius inkopen (b.v. nieuwe luchthaventerminal, woningen). Even belangrijk is het opzetten van een samenwerking met RCN, m.n. door aan te haken op het jaarlijkse inkoopactieplan en lopende (raam)contracten van RCN, zoals meeliften op de inkoop van auto’s, ICT, kantoormeubilair, etc. en gebruik maken van de inkoopexpertise van RCN.

2.1.5 Bepalen van de inkoopprocedure

OLE hanteert bij de onderstaande bedragen de volgende procedures, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt, in welk geval OLE kan kiezen voor een andere procedure.

Schema drempelbedragen van inkoopprocedures:

De (inter)nationale aanbesteding is de zogenoemde procedure van de openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding wordt via lokale kranten, websites en evt. de radio kennis gegeven van de opdracht. Iedereen kan aan de aanbesteding meedoen. In een aanbestedingsdocument wordt precies beschreven welke voorwaarden en criteria worden gehanteerd en wat de planning is. Na het indienen van de ‘inschrijving’ (het aanbod) worden alle inschrijvingen beoordeeld en wordt de opdracht ‘gegund’ op basis van transparante gunningscriteria die reeds in de advertentie benoemd zijn.

Als verwacht wordt dat er te veel partijen willen meedoen, dan kan na de publicatie eerst een selectie gemaakt worden van partijen die voldoende kwalificaties hebben om mee te doen aan het vervolg. Dat dient te gebeuren volgens van tevoren vastgestelde, objectieve en transparante criteria. Daarna verloopt de procedure conform de openbare procedure, maar alleen met de geselecteerde partijen. Deze procedure wordt de niet-openbare procedure of procedure met voorafgaande selectie genoemd.

Bij een enkelvoudige resp. meervoudige Offerteaanvraag procedure worden één of meerdere Ondernemers uitgenodigd om een inschrijving te doen. Omdat hierdoor niet iedereen in de gelegenheid wordt gesteld om mee te doen, worden deze procedures alleen maar toegepast voor opdrachten met een kleine financiële omvang.

Zie § 2.1.6 voor de waardebepaling van een opdracht.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag: OLE vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag zonder voorafgaande publicatie: OLE vraagt ten minste aan 3 en maximaal 5 Ondernemers een Offerte en kan de keuze van de uitgenodigde ondernemers motiveren.

Nationaal aanbesteden: OLE besteedt in principe nationaal aan (publicatie op St. Eustatius).

EU/Internationaal aanbesteden: Boven de Europese drempelbedragen besteedt OLE in beginsel EU/internationaal (internationale publicatie) aan, tenzij dit conform de wetgeving dan wel de (subsi-die)voorwaarden vanuit de overheden die de budgetten ter beschikking stellen niet nodig is.

De SG van BZK heeft maart 2015 de memo “Zuiver Lokaal” geaccordeerd waarmee voor RCN de in Bijlage 1 ge-noemde opdrachten in de regel als zuiver lokaal zijn te beschouwen en in beginsel kan worden volstaan met een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag procedure zonder voorafgaande publicatie. OLE beschouwd dit over-zicht ook als opdrachten die lokaal in de regel als zuiver lokaal zijn te beschouwen en in beginsel kan worden volstaan met een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag procedure zonder voorafgaande publicatie.

2.1.6 Raming en waardebepaling van de opdracht

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

Door het inkoopperspectief te betrekken bij beleidsontwikkeling en het opstellen van begrotingen, ontstaat in een vroeg stadium zicht op uitvoeringsmogelijkheden. OLE laat al tijdens de beleidsontwikkeling marktonderzoek doen en zo nodig de markt prikkelen zich voor te bereiden op de komende vraag. Onaangename verrassingen (de markt levert dit niet, is overvol, heeft lange levertijden, is niet precies op deze vraag afgestemd, berekent andere prijzen dan gedacht) worden dan voorkomen.

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, wordt de opdrachtwaarde (excl. ABB) bepaald door alle gelijksoortige behoeften van OLE over de gehele contractperiode op te tellen. Voor repeterende opdrachten is dit een periode van 48 maanden. OLE wordt gezien als één opdrachtgever. De opdracht mag niet in onderdelen worden opgesplitst (“geknipt”) met de bedoeling om onder een drempelbedrag te blijven. Dit houdt ook in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te beïnvloeden.

2.1.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

OLE bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door proportioneel, objectief, transparant en niet-discriminerend te handelen, bevordert OLE een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). OLE wenst geen Ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.

2.2 Integriteit

OLE stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen2.

OLE wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop en Aanbesteding is in beginsel mogelijk.

2.3 Maatschappelijk verantwoord inkopen

Door de kleinschaligheid van St. Eustatius, de noodzakelijke groei van de middenklasse en de noodzakelijke verbetering van de professionaliteit van de leveranciers vragen aanbestedingen om een uitgekiende strategie en communicatie. In alle inkoop van OLE zal de overweging “wat goed is voor het eiland” een belangrijke rol spelen.

OLE heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en streeft er naar milieuaspecten mee te nemen in het Inkoopproces, rekening houdend met de lokale omstandigheden.

Bij het op maatschappelijk verantwoorde wijze inkopen spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en social return een belangrijke rol. OLE onderschrijft het belang van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. OLE volgt de ontwikkelingen en reageert adequaat op wetgeving. OLE streeft ernaar langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten of personen anderszins met een achterstand tot de arbeidsmarkt in te schakelen bij de uitvoering van werken en diensten.

Sociale voorwaarden houden in dat producten eerlijk moeten zijn geproduceerd, dat wil zeggen dat producten geweerd worden die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

OLE vindt het belangrijk dat Ondernemers rekening houden met (inter)nationale verplichtingen op het gebied van milieu-, sociaal en arbeidsrecht. Bij niet naleving daarvan is OLE verplicht dit te melden bij de Arbeidsinspectie.

OLE vereist dat de Ondernemers voldoen aan wettelijke eisen met betrekking tot onder meer het betalen van belastingen, vergunningsplicht, inschrijving bij de Kamer van Koophandel etc.

OLE biedt zelfstandigen zonder personeel en kleine/middelgrote ondernemingen meer kansen op overheidsopdrachten.

2.4 Juridische uitgangspunten

2.4.1 Algemeen juridisch kader

OLE leeft de relevante wetgeving na. Uitzonderingen worden restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wetgeving wordt uitgehold. Uitzonderingen vragen een beslissing van het Directieoverleg.

De voor het Inkoopbeleid meest relevante wetgeving volgen uit:

• -

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten;

• -

  Wetgeving Caribisch Nederland;

• -

  Algemene wet bestuursrecht: het wettelijk kader voor de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

OLE ontwikkelt een St. Eustatius versie van het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) dat geschikt is voor werken, diensten en leveringen: het Aanbestedingsreglement Statia 2019 (AR 2019) wat ook naar het En-gels vertaald zal worden en op de website worden geplaatst. OLE verklaart het AR 2019 van toepassing op al haar Aanbestedingen.

2.4.2 Uniforme documenten

OLE streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. OLE past bij betreffende inkopen in ieder geval de vigerende En-gelstalige versie toe van:

• -

  zodra deze vastgesteld is, het Aanbestedingsreglement Statia 2019;

• -

  de Algemene Rijks inkoopvoorwaarden:

  • •

    ARBIT bij IT-overeenkomsten

  • •

    ARIV bij koop- en leveringsovereenkomsten voor producten

  • •

    ARVODI bij opdrachten tot het verrichten van diensten

Om de uniformiteit van de aanbestedingsdocumenten te waarborgen wordt gebruik gemaakt van reeds ontwikkelde en nog nieuw te ontwikkelen modellen die in de verschillende fasen van een Aanbesteding gebruikt moeten worden. Een belangrijk deel van deze documenten is beschikbaar in het Inkoophandboek. Ter bevordering van uniformiteit richting de lokale en regionale markt en daarmee de kansen voor lokale aannemers, zal OLE de overheden die op St. Eustatius inkopen verwijzen naar deze modellen in het Inkoophandboek.

2.4.3 Algemene beginselen bij Inkoop

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

OLE neemt bij haar aanbestedingen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• -

  Non-Discriminatie (gelijke behandeling): Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• -

  Transparantie: De gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• -

  Objectiviteit: De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een inschrijver geschikt is, moeten relevant zijn voor de te verstrekken opdracht en “niet toegeschreven” naar één leverancier of merk.

• -

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en inschrijvingen en de contractvoorwaarden mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

OLE neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht. Het betreft met name de volgende beginselen:

• -

  Gelijkheidsbeginsel: OLE moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen zoals is neergelegd in artikel 1 van de Grondwet.

• -

  Motiveringsbeginsel: OLE moet haar besluiten goed motiveren: de feiten moeten juist zijn en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn. OLE hanteert het principe ‘comply or explain’.

• -

  Zorgvuldigheidsbeginsel: OLE moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen.

• -

  Vertrouwensbeginsel: Wie op goede gronden erop mag vertrouwen dat OLE een bepaald besluit neemt, heeft daar ook recht op.

2.4.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van het geldende mandaatbesluit en de budgethoudersregeling. OLE wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civiel-rechtelijke vertegenwoordiging.

2.4.5 Afwijkingsbevoegdheid en aanpassing beleid

Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd voorafgaand besluit van het Directieoverleg en voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is.

Indien er sprake is van “omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat” (dwingende spoed) kan OLE gebruik maken van een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag procedure (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking). Dwingende spoed betreft een gebeurtenis die OLE niet heeft kunnen voorzien. OLE mag geen verwijt kunnen worden gemaakt voor het ontstaan van de omstandigheid voor de dwingende spoed. Louter het argument van tijdgebrek voor het uitvoeren van een reguliere aanbestedingsprocedure, is geen dwingende spoed.

Een verzoek tot afwijking van de uniforme documenten wordt vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan het Directie overleg.

Wijzigingen in dit Inkoopbeleid zijn een bevoegdheid van het Bestuurscollege.

3.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen en begint bij de behoeftestelling als het een geheel nieuwe behoefte betreft. In alle andere gevallen is het een doorlopend proces, waarbij contract(vorming) input levert voor het inkoopproces en dit inkoopproces weer bepalend is voor contractuitvoering- en management.

Het inkoop/contract proces:

3.2 Inkoopdossier

Inkoop wordt schriftelijk, bij voorkeur digitaal, vastgelegd in een gestandaardiseerd inkoopdossier. Het inkoop-dossier bevat alle, ten behoeve van de interne en externe controle benodigde, relevante inkoop‐ en aanbestedingsdocumenten. De betrokken budgethouder is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier. Tot 3 jaar na opdrachtverstrekking wordt het inkoopdossier compleet in de workflow in- en uitgaande post aangeleverd en op de voorgeschreven wijze gearchiveerd.

3.3 Inkoopjaarplan OLE, uitgaven en inkoopjaarverslag

OLE werkt met een jaarlijks Inkoopjaarplan dat bij het vaststellen van de begroting wordt opgesteld. Dit plan wordt gevoed vanuit twee hoofdlijnen:

• 1)

  het Inkoopbeleid

  OLE vraagt jaarlijks het inkoopactieplan van RCN op en zoekt waar mogelijk aansluiting gewenst is. OLE maakt vanuit de begroting ook zelf een inkoopjaarplan, met daarin een concreet plan van aanpak van de doelstellingen voor het eerstkomende jaar en op hoofdlijnen voor de jaren daarna;

• 2)

  de jaarlijkse inkoopjaarplannen van de verschillende directies worden vertaald naar een totaal plan van aanpak (Inkoopjaarplan OLE) inhoudende alle inkoopactiviteiten van OLE, waarbij gelijksoortige inkopen van meerdere directie gebundeld worden;

• 3)

  de Directie selecteert vanuit het Inkoopjaarplan OLE circa 10 inkooptrajecten die bijzondere aandacht krijgen van de Directie en in de verslaglegging, criteria kunnen zijn: het financiële volume, de voorziene risico’s en de maatschappelijke effecten.

Het Inkoopjaarplan OLE omvat alle inkoopprojecten en inkoopactiviteiten die in het komend jaar worden uitgevoerd. Op basis hiervan kan de inkoopcapaciteit worden georganiseerd, waardoor de inkoopactiviteiten bestuurbaar worden.

Alle geplande aanbestedingen zijn opgenomen in een aanbestedingskalender en worden ook gepubliceerd op de website van OLE en/of andere gebruikelijke platformen, zoals vak‐ en dagbladen, Facebook, radio of anderszins, zodat Ondernemers gemakkelijk inzicht hebben in de komende Aanbestedingen. Streven is om op deze aanbestedingskalender ook de aanbestedingen voor projecten op St. Eustatius te plaatsen waarvan RCN of de ministeries de aanbestedende dienst zijn, zodat de lokale en regionale aannemers hier op eenvoudige wijze kennis van kunnen nemen.

Vanaf 2020 wordt crediteurenanalyse gemaakt, waarbij gelijksoortige crediteuren in de output gekoppeld worden. Dit om het volume per inkooppakket te kunnen bepalen en op basis daarvan prioriteiten te stellen.

Jaarlijks wordt achteraf het inkoopjaarverslag opgesteld, waarin over de circa 10 bijzondere inkoopprojecten wordt gerapporteerd. De geleerde lessen worden gebruikt voor toekomstige inkooptrajecten.

3.4 Inkoopstrategie

Aanbestedingsprocedures worden gebaseerd op een gedegen inkoopstrategie. Professioneel inkopen houdt onder meer in, dat (steeds) zorgvuldig en bewust wordt nagedacht over een voorgenomen Inkoop en dat alle daarmee verband houdende relevante aspecten, mede ter controle en verantwoording, schriftelijk worden vastgelegd. Het inkoopdoel moet zorgvuldig worden bepaald inclusief de te volgen weg naar dat doel (de inkoopstrategie). Het uitgangspunt van de inkoopstrategie is dat de Levering, Dienst of het Werk voor de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit ofwel in de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteits-verhouding verkregen wordt. De inkoopstrategie wordt gebaseerd op basis van de behoeftestelling en product- en marktanalyse. De best toe te passen inkoopstrategie is, naast de organisatiedoelstellingen, afhankelijk van de aard van hetgeen wordt ingekocht en de specifiek geldende marktsituatie.

Een juist gebruik van een inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat bewust keuzes (kunnen) worden gemaakt.

3.5 Raamovereenkomsten

Voor opdrachten waarvan OLE op afroep snel gebruik wil maken, worden raamovereenkomsten gesloten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opdrachten voor groenonderhoud, flexibele arbeid, catering en personenvervoer. Hiermee worden repeterende opdrachten gestandaardiseerd, wordt de efficiency verhoogd en de prijs‐kwaliteitverhouding geoptimaliseerd. Deze raamovereenkomsten kunnen worden gesloten met één of meerdere Ondernemers. In het laatste geval wordt bij iedere concrete opdracht op meest eenvoudige wijze concurrentie gesteld (mini competitie).

Hiernaast wil OLE zoveel mogelijk gebruik maken van de raamovereenkomsten van RCN, zoals bijvoorbeeld de raamovereenkomsten voor kantoorartikelen, wagenpark, ICT.

3.6 Vooruitbetalingen

Uitgangspunt is dat er zo min mogelijk vooruitbetalingen worden gedaan. Elke afwijking hierop behoort vanuit de Unit Finance geaccordeerd te worden.

3.7 Inkoopopdrachten van US$10.000

De afdelingen van OLE zijn verplicht om alle inkoopopdrachten groter dan US$10.000 uit te zetten via de Unit Finance. Daar wordt het bindend inkoopadvies gegeven. Elke afwijking hierop zal in door de Directie geaccordeerd moeten worden.

3.8 Offertes

Uitgangspunt is dat er geen offertes van leveranciers worden ondertekend. OLE hanteert haar eigen bevestiging op een offerte van leveranciers. Elke afwijking hierop moet vanuit de Directie geaccordeerd worden.

3.9 Contractbeheer, contract‐ en leveranciersmanagement

OLE voert actief contractbeheer. Het delen binnen de Directie van alle lopende contracten, biedt de mogelijkheid om verschillende overeenkomsten met één Ondernemer te bundelen en om strategische keuzes aangaande Inkoop op basis van een totaaloverzicht te (kunnen) maken.

OLE streeft naar een actief contract‐ en leveranciersmanagement. Actief leidt er immers toe, dat de met een Ondernemer aangegane overeenkomst kan worden bewaakt op basis van de tussen partijen in de overeenkomst vastgelegde prestatie‐indicatoren. Actief contract‐ en leveranciersmanagement geeft inzicht in de kansen en risico’s met betrekking tot actuele contracten en toekomstige (herhalings‐)inkopen en werkt kostenverlagend door optimale uitnutting van deze contracten.

3.10 Verantwoordelijkheden

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de budgethouders. Zij zijn eindverantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige wijze van inkopen die binnen hun budget worden gerealiseerd. Zij gaan over de “wat-vraag”. Van hen wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van de belangrijke interne en externe ontwikkelingen in relatie tot de relevante specifieke inkopen en zij treden op als coördinator van de verbeter- en inkoopacties voor benoemde inkooppakketten.

Het Hoofd Financiën is verantwoordelijk voor het transparant en bestuurbaar maken van inkoopprestaties en deze bottom line vertalen naar budgetten, KPI’s en investeringen en voor de inzet van inkoopexpertise van c.q. via RCN. Hij beoordeelt of een inkooptraject door OLE zelf gedaan kan worden of dat de inkoopexpertise van RCN of – indien RCN geen capaciteit beschikbaar heeft – derden ingezet moet worden. Hij gaat over de “hoe-vraag”.

Het Bestuurscollege richt zich op inkoopbeslissingen die de positie van OLE op lange termijn beïnvloeden. Hierbij valt te denken aan het ontwikkelen en uitvaardigen van gedragslijnen, procedures en taakomschrijvingen.

Afwijkingen op dit Inkoopbeleid liggen bij de Directie.

De Controller is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van audit- en reviewprogramma’s ter controle op de naleving van de regels en procedures en de uitvoering van de periodieke auditing.

De budgethouders richten zich op de uitvoering van de operationele inkoop, dat is bestellen, bewaken en nazorg.

De Unit Finance is verantwoordelijk voor het ondersteunen, faciliteren, adviseren van budgethouders en operationele inkopers/bestellers bij het uitvoeren van inkoopactiviteiten.

Het contractmanagement is gericht op optimale uitnutting van contracten, inzage in deze contracten voor de budgethouders en tijdige signalering met betrekking tot de afloop van contracten.

Het leveranciersmanagement is gericht op kwaliteitsverbetering in de relatie met de leveranciers van OLE.

3.11 Inkoopcontrol (interne en externe beheersing)

Inkoopcontrol is het beheersen, actief evalueren en bewaken van de Inkoopprestaties. Bedoeld om te kunnen vaststellen in welke mate de inkoopfunctie erin slaagt de gestelde doelen te realiseren. Het stelt het management in staat grip te krijgen op de ontwikkeling van de inkoopfunctie en te komen tot een beheersbare inkoop-prestatie.

De controller van de openbare lichamen is belast met de interne controle en bewaking van onder meer de inkoopprocessen. De controller toetst daartoe achteraf periodiek en steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. Het resultaat van de toets wordt, voorzien van motiveringen en parafen, in het inkoopdossier vastgelegd.

Bij de verbijzonderde interne controle door of namens de controller op het gebied van inkoop, richt de resultaatmeting zich op:

• •

  Gebruik van de juiste procedure en aanwezigheid motivatie

• •

  Verminderen van de inkoop gerelateerde kosten (directe en indirecte kosten);

• •

  Verbetering van de samenwerking voor risico-onderwerpen die uit de jaarlijkse uitgaven zichtbaar worden (lange termijn);

• •

  Vereenvoudiging van het inkoopproces;

• •

  Verbetering van het gebruik maken van bestaande (raam)contracten.

Bij de opzet van het audit-programma zijn de aandachtgebieden:

• 1.

  de administratieve organisatie, processen/procedures, dossiers

• 2.

  contractbeheer en contractmanagement

• 3.

  ontwikkelen en managen van leveranciersrelaties

• 4.

  het Inkoopjaarplan OLE

De uitkomsten worden periodiek in rapportage-vorm gepresenteerd aan de Directie.

Op grond van de uitkomsten van de periodieke audit worden bestaande plannen zo nodig herzien en nieuwe uitgewerkt.

4.1 Inwerkingtreding

Dit Inkoop‐ en aanbestedingsbeleid treedt in werking op 1 september 2019.

4.2 Evaluatie

De Directie evalueert jaarlijks het inkoopbeleid en de samenwerking met RCN en de ministeries en stelt dit zo nodig bij. Input daarbij zijn de uitkomsten uit het (inkoop)auditprogramma, de financiële stuurinformatie en de jaarlijkse uitgaven.

Het Inkoopbeleid wordt minimaal 1 keer per 4 jaar opnieuw vastgesteld.

4.3 Verantwoording en rapportage

De verantwoording over het Inkoopbeleid wordt ingepast in de bestaande planning- en control-cyclus.

4.4 Relatie met andere beleidsterreinen

Eén van de doelstellingen van het inkoopbeleid is het scheppen van de kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het realiseren van de doelstellingen van OLE. Het inkoopbeleid dient daarom aan te sluiten op andere beleidsterreinen. Dit inkoopbeleid kan gevolgen hebben voor andere beleidsterreinen, zoals:

• •

  Integriteitbeleid

• •

  Bevoegdhedenregister

• •

  Risicomanagement

• •

  Financiële stuurinformatie

• •

  Management Informatie Systeem

• •

  VPA-project

• •

  Sociaal beleid

• •

  Lokale economie

Zo nodig dienen ook andere beleidsstukken te worden aangepast.