Besluit van de regeringscommissaris van 21 januari 2020 no. 01 in plaats van de eilands-raad van het openbaar lichaam Sint Eustatius tot vaststelling regels voor de inrichting van de financiële organisatie en het financieel beheer van het openbaar lichaam Sint Eustatius (Verordening financieel beheer Sint Eustatius 2020)

1. Het bestuurscollege biedt jaarlijks uiterlijk op 1 september van het jaar, voorafgaand aan het begrotingsjaar, de ontwerpbegroting aan de eilandsraad aan en geeft daarbij aan op welke wijze rekening is gehouden met de bevindingen en aanbevelingen van het College financieel toezicht2.

1. In de ontwerpbegroting dienen te zijn verwerkt de beleidsprioriteiten van de eilandsraad en de adviezen van het College. De ontwerpbegroting vormt daarmee het uitvoeringskader voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

2. De eilandsraad stelt de definitieve begroting uiterlijk 1 november voorafgaande aan het begrotingsjaar vast en verleent hiermee het bestuurscollege de autorisatie om de begroting aan te beiden aan de Minister. In dezelfde vergadering worden de legesverordening en de tarievennota vastgesteld.

1. De inrichting van de uitvoeringsrapportages sluit aan bij de functie-indeling van de begroting.

2. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten (input), de geleverde prestaties (output) en, indien daar aanleiding toe is, de maatschappelijke effecten (outcome).

3. Bij de behandeling van de uitvoeringsrapportages in de eilandsraad heeft het bestuurscollege de mogelijkheid om voorstellen voor bijstelling van het beleid en begrotingswijziging van de geautoriseerde budgetten in te dienen. Dit onverlet de mogelijkheid om in spoedeisende gevallen een tussentijdse begrotingswijziging voor te stellen.

4. Met het vaststellen van de uitvoeringsrapportages, begrotingswijzigingen en de jaarstukken worden alle wijzigingen en bijstellingen tot dat moment geautoriseerd door de eilandsraad.

1. Het bestuurscollege draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de inkomsten en uitgaven zorg voor voldoende in de administratieve organisatie ingebouwde maatregelen van interne controle.

2. Daarnaast kan het bestuurscollege de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen incidenteel laten toetsen. De resultaten van een dergelijke toets en het eventuele plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de eilandsraad aangeboden.

1. Het bestuurscollege stelt uiterlijk in december van ieder jaar het normenkader vast met daarin alle vigerende wet- en regelgeving met financiële doorwerking voor het openbaar lichaam.

2. Het bestuurscollege stelt eerst de jaarrekening voorlopig vast alvorens die voor controle aan te bieden aan de accountant.

3. Het bestuurscollege is gerechtigd om de Letter Of Representation te onderteken en af te geven aan de accountant.

4. De verklaring van de accountant wordt opgenomen in de jaarstukken.

1. Het bestuurscollege geeft, in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement van de begroting en van de jaarstukken, de risico’s aan waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het bestuurscollege geeft in het kader van risicomanagement tevens een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het bestuurscollege brengt hierdoor de risico’s in beeld, treft beheersmaatregelen en actualiseert deze risico’s waar nodig.

2. Tevens geeft het bestuurscollege in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

3. Het bestuurscollege stelt minimaal een keer per vier jaar een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement op, met een looptijd van veertig jaar, en voor het eerst uiterlijk in 2020. De vaststelling geschiedt door de eilandsraad.

1. Bij de begroting en de jaarstukken doet het bestuurscollege in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag van de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan wegen, waterwerken, riolering, openbaar groen en gebouwen. Hierbij zal onder andere verwezen worden naar het integraal onderhouds- en beheerplan van openbaar lichaam.

2. Van de kapitaalgoederen genoemd in het eerste lid wordt het beleidskader aangegeven, de uit dit beleidskader voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van deze consequenties in de begroting en jaarstukken.

3. Het bestuurscollege stelt minimaal een keer per vier jaar een Integraal Beheer- en Onderhoudsplan voor de kapitaalgoederen vast, met een looptijd van veertig jaar, en voor het eerst uiterlijk in 2020.

1. Het bestuurscollege biedt de eilandsraad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting en het jaarverslag, een paragraaf inzake de bedrijfsvoering aan. In deze paragraaf wordt mede ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven en wordt inzicht gegeven in de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Hierbij zal onder andere aandacht worden geschonken aan het personeelsbeleid, de publieke dienstverlening en de planning & control.

2. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

1. Het bestuurscollege dient op grond van het BBVBES jaarlijks in de begroting en het jaarverslag in te gaan op de visie ten aanzien van het grondbeleid en hoe dit wordt uitgevoerd, de (te verwachten) baten en indien van toepassing winstnemingen en eventuele reserves in relatie tot de risico’s.

2. Minimaal een keer per vier jaar wordt door het bestuurscollege een Nota Grondbeleid opgesteld, uiterlijk voor het eerst in 2020. De vaststelling geschiedt door de eilandsraad.

1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijging- of vervaardigingprijs.

2. De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en de incidentele bijkomende kosten van verkrijging of vervaardiging.

3. Op de materiële vaste activa wordt lineair en onafhankelijk van het resultaat afgeschreven in:

• a.

  40 jaar: nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;

• b.

  50 jaar: weg- en waterbouwkundige voorzieningen;

• c.

  10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, technische installaties binnen en buiten bedrijfsgebouwen en zware transportmiddelen;

• d.

  5 jaar: lichte transportmiddelen, meubilair en hard- en software.

Over het jaar van in gebruik nemen wordt niet afgeschreven, maar over het jaar van afstoting wel.

4. Niet wordt afgeschreven op de gronden, terreinen en overige materiële vaste activa die niet in het derde lid genoemd zijn.

5. Activa met een individuele verkrijgingprijs van minder dan $5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden. Gelijksoortige aankopen van bijvoorbeeld IT-apparatuur, AV-apparatuur en airco’s worden per jaar per artikelgroep gebundeld geactiveerd .

6. De in de lid 3 genoemde termijnen kunnen aangepast worden indien voorzienbaar en aantoonbaar is, dat het actief een afwijkende economische levensduur kent.

7. De opbrengst van de verkoop van activa wordt in mindering gebracht op de boekwaarde. Een overschot of tekort wordt verantwoord op functie 922 Algemene uitgaven en inkomsten.

8. Minimaal een keer per vier jaar wordt een Nota Activabeleid opgesteld door het Bestuurscollege, uiterlijk voor het eerst in 2020. De vaststelling geschiedt door de eilandsraad.

9. Inkopen die intern of extern worden door geleverd worden geactiveerd en bij uitgifte functioneel in de kosten verantwoord. Bij externe doorlevering streeft het openbaar lichaam kostendekkendheid na.

1. Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van ervaringscijfers en/of een beoordeling van openstaande vorderingen.

2. De pogingen tot invordering van de onder het eerste lid bedoelde vorderingen gaat ongewijzigd door.

3. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op in baarheid van de openstaande vorderingen.

1. Het bestuurscollege biedt jaarlijks bij de begroting een staat van reserves en voorzieningen aan. Deze staat behandelt o.a. (wijzigingen in) de vorming en besteding van reserves en voorzieningen en de aard en doelstelling per reserve en voorziening.

2. Door middel van een besluit van de eilandsraad kan worden geregeld, dat voor daartoe aangewezen reserves en/of voorzieningen tussentijds noodzakelijk geachte, maar niet reeds begrote toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen kunnen plaatsvinden zonder afzonderlijk voorafgaand eilandsraadbesluit. In de tussentijdse rapportages respectievelijk de jaarstukken dienen deze mutaties zichtbaar te zijn. Door het vaststellen van de tussentijdse rapportages respectievelijk de jaarstukken door de eilandsraad vindt formele autorisatie plaats.

3. Voorwaarde voor toepassing van het tweede lid is dat deze mutaties noodzakelijk zijn om de in de begroting aangegeven doelstellingen of activiteiten te realiseren, ofwel wanneer deze op grond van geldende verslaggevingsregels noodzakelijk blijken. In het geval van onttrekkingen dienen de te dekken lasten duidelijk te passen binnen de aard en doelstelling van de reserve of voorziening.

4. Minimaal een keer per vier jaar wordt een Nota Reserve en Voorzieningenbeleid opgesteld door het bestuurscollege, uiterlijk voor het eerst in 2020. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen.

1. Het bestuurscollege draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. De bezittingen welke geregistreerd dienen te worden zijn: terreinen, gebouwen, vervoermiddelen, it –en av apparatuur.

3. Het bestuurscollege draagt er zorg voor een systematische controle van de registratie, de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het openbaar lichaam. Dit houdt in dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen (debiteuren), de liquiditeiten en de schulden (crediteuren) jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en vervoermiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

4. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het bestuurscollege maatregelen ter correctie van deze tekortkomingen.

5. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de eilandsraad aangeboden.

a. Deze verordening treedt in werking op de dag na haar afkondiging.

b. Gelijktijdig worden de Eilandsverordening Financieel Beheer Bovenwindse Eilanden (A.B. 1981, no. 3) en Financiele beheersverordening Sint Eustatius (A.B. 2012, no. 20) ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotings-jaar 2019 en voorafgaande jaren en op investeringen die voor de datum van inwerkingtreding zijn goedgekeurd.