Regeling Forum gemeente Rijswijk 2025

1. Het opstellen en voorbereiden van de conceptagenda voor de vergaderingen van de Fora geschiedt door het Presidium zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de raad van de gemeente Rijswijk (hierna te noemen: Reglement van Orde).

2. Het Presidium bepaalt voor elke Forumavond

• a.

  Het aantal Fora op die avond, de verdeling daarvan over de vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van de vergaderingen;

• b.

  De aanwijzing van de personen die tijdens deze fora zullen optreden als Forumvoorzitter.

3. Tijdens een Forum Stad, Forum Samenleving of Forum Stad en Samenleving kunnen in ieder geval de volgende zaken aan de orde komen:

• a.

  Algemeen spreekrecht inwoners, bedrijven (ondernemers) en organisaties over onderwerpen die wel en niet op de agenda staan.

• b.

  Lijst van ingekomen stukken (raadsinformatiebrieven (RIB’s) en raadsadressen (RA’s)

  • i.

    Bij dit onderdeel wordt aan de hand van de lijst de wijze van afhandeling van ingekomen stukken en raadsadressen vastgesteld

  • ii.

    Bij dit onderdeel kunnen aan de hand van de lijst tevens verzoeken door Forumleden worden ingediend om RIB’s of RA’s te agenderen voor een volgend Forum of voor dezelfde avond;

  • iii.

    Een dergelijk verzoek wordt ingediend met een schriftelijke toelichting met de reden van agendering;

  • iv.

    Een verzoek om agendering voor een volgend forum dient door tenminste 3 van de aanwezige fracties (indienende fractie +2 fracties) te worden ondersteund;

  • v.

    Een verzoek om agendering voor dezelfde avond dient door een meerderheid van de aanwezige forumleden te worden ondersteund.

• c.

  Mededelingen van het college en zijn leden in het kader van de actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet;

• d.

  Terugkoppeling inzake gemeenschappelijke regelingen;

• e.

  Actualiseren van lijst van toezeggingen en moties;

• f.

  Vaststellen van Forumverslagen.

• g.

  Vragenuur met daarin:

  • i.

    algemene vragen over actuele politieke en bestuurlijke actualiteiten;

  • ii.

    deze actuele vragen dienen 32 uur van tevoren per e-mail bij de griffie te worden ingediend

  • iii.

    De voorzitter van het Forum beoordeelt in samenspraak met de griffie vooraf de mate van actualiteit en urgentie van de vraag.

  • iv.

    Indien vragensteller(s) niet akkoord is/zijn met het oordeel van de voorzitter beslist een meerderheid van het forum aan het begin van de vergadering of de vraag alsnog behandeld kan worden in het Forum

  • v.

    Vragen over ingekomen stukken, zijnde informatiebrieven en raadsadressen. Deze vragen dienen eveneens 32 uur voor de desbetreffende vergadering schriftelijk met onderwerp en vraag per e-mail bij de griffie te worden ingediend;

  • vi.

    Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

  • vii.

    Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

1. De mogelijkheid bestaat voor Forumleden om technische of feitelijke vragen in te dienen. Hiervoor kan voorafgaand aan een Forum een ambtelijk spreekuur worden ingesteld. Technische vragen kunnen uitsluitend gesteld worden over een voorstel dat op de agenda staat van het Forum van de vergaderavond.

2. De technische of feitelijke vragen dienen 32 uur van tevoren per e-mail bij de griffie te worden ingediend en worden door de griffie bij de Forum vergaderingen digitaal gepubliceerd, zodat andere raadsleden hiervan kennis kunnen nemen.

1. De griffie publiceert op last van het Presidium ten minste 10 dagen vóór de eerste Forumbijeenkomst digitaal een oproep aan alle raadsleden en fractieassistenten, onder vermelding van de dag, de tijdstippen en de locaties van de fora.

2. De agenda’s en de daarbij behorende stukken voor de betreffende Fora, worden tegelijkertijd met de oproep gepubliceerd.

3. De mogelijkheid bestaat om moties vreemd in het Forum voorafgaande aan een raadsvergadering te agenderen en inhoudelijk te bespreken. De motie vreemd moet, om in behandeling te worden genomen, schriftelijk of digitaal via de griffie bij de voorzitter worden ingediend. Daarna wordt de motie direct digitaal gepubliceerd.

4. Stukken die gewijzigd moeten worden na behandeling in één van de Fora worden ten minste 10 dagen vóór de desbetreffende raadsvergadering aan de raad gepubliceerd.

1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met digitaal publiceren van de oproep voor burgers en raadsleden via de griffie op de daarvoor bestemde plek digitaal gepubliceerd.

2. Informatie van het forum waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft onder berusting van de griffier. De griffier verleent raadsleden en/of fractieassistenten op hun verzoek inzage in deze informatie.

1. De vergaderingen worden door aankondiging en plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van het Forum;

• b.

  Hoe, waar en wanneer een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 19.

• d.

  De mogelijkheid om fysiek aanwezig te zijn bij de vergadering op de publieke tribune en de vergadering live te volgen.

1. Iedere fractie is bevoegd om per agendapunt –behoudens het in artikel 13, derde lid sub g genoemde Vragenuur- één persoon in een Forum het woord te laten voeren. Dit lid wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren.

2. In bijzondere gevallen kan de voorzitter besluiten tot het houden van een Forum waaraan meer dan één deelnemer per fractie het woord mag voeren.

1. Burgers en belanghebbenden hebben, met inachtneming van het in dit artikel bepaalde, het recht om in te spreken tijdens een Forum.

2. Over een onderwerp dat niet op de agenda vermeld is, kan worden ingesproken aan het begin van het Forum Stad, Forum Samenleving en Forum Stad en Samenleving.

3. Over een onderwerp dat geagendeerd is voor behandeling in één van de fora kan direct voorafgaand aan de behandeling van bedoeld onderwerp worden ingesproken.

4. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de desbetreffende vergadering per e-mail aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam, (mail-)adres en telefoonnummer.

5. Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, met een maximum van 3 sprekers per onderwerp.

6. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van het bepaalde in lid 5 en van de volgorde afwijken, indien de voorzitter dit in het belang acht van de orde van de vergadering.

7. De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid van de raad kan een voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

8. De voorzitter van een Forum kan aan insprekers de gelegenheid geven om kort (circa 1 minuut) te reageren op de door het Forum gevoerde discussie.

9. Er kan niet worden ingesproken:

• a.

  over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

• d.

  over de procedure inzake de afhandeling van de ingekomen stukken;

• e.

  bij een presentatie aan de raad.

1. Het verslag bevat in ieder geval:

• a.

  de adviezen als bedoeld in artikel 6, lid 2;

• b.

  de namen van de voorzitter, de griffier, de secretaris, de wethouders en aanwezige raadsleden en fractieassistenten, en de namen van overige personen die het woord gevoerd hebben;

• c.

  de onderwerpen die besproken zijn;

2. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de Forumgriffier.

3. Het ontwerpverslag van de Fora wordt, behoudens bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende (raad)vergadering gepubliceerd aan alle raadsleden en fractieassistenten, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris, alsmede aan de overige deelnemers.

4. De verslagen van de fora worden vastgesteld in de vergadering van het daarop volgende Forum Stad, Forum Samenleving of Forum Stad en Samenleving.

1. Een lid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun plaats of vanaf de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat zij vanaf een andere plaats spreken.

2. Een lid, de burgemeester of een wethouder voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

3. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen.

2. Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand daarvan de volgorde van de sprekers.

3. Elke spreektermijn wordt door de Forumvoorzitter afgesloten.

4. Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

5. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend interrupties en het spreken over een voorstel van orde.

6. Het aantal interrupties van forumleden in de vergadering per woordvoerder, onderwerp en per termijn bedraagt maximaal 3 keer;

1. De voorzitter van het Forum en iedere deelnemer kunnen mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van het betreffende Forum.

3. Over een voorstel van orde beslist de vergadering direct.

1. De voorzitter van het Forum handhaaft de orde in de vergaderingen.

2. Hij of zij roept sprekers tot de orde in een vergadering als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4. Hij of zij kan het Forum voorstellen aan een lid van het Forum dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid van het forum de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid van het Forum bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot een Forumvergadering worden ontzegd.