Verordening commissie bezwaren en klachten Hillegom 2025

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften en klachten. Het contact met de burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren en klachten waar het moet en informele behandeling waar het kan.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities

Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, het college en de burgemeester zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). De verordening heeft alleen werking voor deze gemeentelijke bestuursorganen, en dus niet voor andere gemeentelijke bestuursorganen, zoals bijvoorbeeld de heffingsambtenaar of invorderingsambtenaar.

Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift of klacht

Eerste lid

De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang ter wille van de rechtszekerheid. De ontvangstbevestiging biedt het bestuursorgaan bij uitstek gelegenheid om de indiener van een bezwaarschrift te informeren over de gang van zaken aangaande de behandeling van zijn bezwaarschrift en de behandelingsduur en om betrokkene te vragen of hij gebruik wil maken van de mogelijkheid te worden gehoord. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).

De registratie van de klacht met datum van ontvangst is ook van belang. Dit dient ook de rechtszekerheid, omdat het tijdstip van ontvangst van belang is voor de termijn van behandeling (artikel 9:11 van de Awb). Het zal vaak doelmatig zijn om bij de ontvangstbevestiging ook informatie te verstrekken over de verdere procedure, waaronder de mededeling dat de klager in de gelegenheid wordt gesteld om te worden gehoord. Artikel 9:6 van de Awb bepaalt dat de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk dient te worden bevestigd.

Tweede lid

Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift of de klacht contact leggen met de bezwaarmaker of de klager is zeer zinvol. Er kan dan aan de bezwaarmaker of de klager en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Op welke wijze contact wordt opgenomen, wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt hangt af van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn.

Tijdens dit contact kan worden aangeven dat door een adviescommissie bij een bezwaarschrift of een klacht zal worden gehoord maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift of de klacht. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift of de klacht wordt gevonden. Maar het is goed mogelijk dat hiervoor nog nader onderzoek en contact met de betrokken ambtenaar van het bestreden besluit of met de beklaagde is vereist. Dit wordt nader uitgewerkt in artikel 3. Van belang is dat eventuele afspraken over de informele oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.

Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar of de klacht kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk worden verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren en klachten kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar of de beantwoording van de klacht. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien. Zie over informele afhandeling verder de toelichting op artikel 3.

Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling

Eerste en tweede lid

Na het eerste contact met de bezwaarmaker of de klager (zie artikel 2), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit of de gedraging en de reden waarom bezwaar is gemaakt of een klacht is ingediend. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker of de klager als de voorbereider van het bestreden besluit of de beklaagde contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar of de klacht (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift of de klacht wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift of de klacht is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker of de klager. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift of de klacht dan hoeft het bezwaarschrift of de klacht niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest. Dit geldt (uiteraard) ook bij de informele behandeling van de klacht.

Derde lid

Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Beslistermijnen

Het bestuursorgaan moet tijdig een besluit nemen op een bezwaarschrift of klacht. Een vooronderzoek of informele behandeling kan enige tijd in beslag nemen, waardoor te weinig tijd overblijft voor een formele behandeling van het bezwaarschrift of de klacht. Het is in deze fase daarom extra van belang om alert te zijn op de beslistermijnen en gebruik te maken van de verlengmogelijkheden die de Awb biedt.

Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb).

Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd (=opgeschort).

De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd. Verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet schriftelijk aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.

Het bestuursorgaan moet de klacht afhandelen binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift (artikel 9:11 van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 9:14 van de Awb is ingesteld, is de afhandelingstermijn binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift. De afhandelingstermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de afhandeling van de klacht niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een klacht kan de afhandelingstermijn worden verdaagd (=opgeschort). De afhandelingstermijn kan maximaal vier weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de afhandelingstermijn is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt. Het verdagingsbesluit moet schriftelijk aan de klager en aan de degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft worden bekendgemaakt.

Artikel 4. Horen en adviseren door de commissie

Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 en in artikel 9:14 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker en klager, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies.

Derde lid

Hier zijn specifieke bezwaarschriften uitgezonderd van horen en adviseren door de commissie. Bezwaren tegen besluiten van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek (ISD Bollenstreek) worden via een bezwaarschriftprocedure bij de ISD Bollenstreek behandeld.

Artikel 5. Samenstelling van de commissie

Eerste lid

De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. Raadsleden en burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.

Tweede lid

Het college is bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing door het college mogelijk. In een dergelijk geval neemt het college een besluit. Dit in tegenstelling tot het bepaalde in artikel 7, tweede lid, waarbij de mededeling van de ontslagnemende voorzitter of lid afdoende is.

Derde lid

Het college is bevoegd om een of meer plaatsvervangende voorzitters te benoemen. Als de voorzitter verhinderd is, dan kan een plaatsvervangend voorzitter hem vervangen.

Vijfde en zesde lid

De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan. Van belang is dat de personen die de commissie vormen in die mate vakkundig zijn dat er van de commissie goede adviezen te verwachten zijn. Voorts moet er sprake zijn van een onbevooroordeelde heroverweging. Het inschakelen van personen als buitenstaanders die met een frisse blik naar het dossier kijken heeft in veel gevallen meerwaarde. De bedoeling van deze heroverweging is dat gemaakte fouten op eenvoudige wijze kunnen worden gecorrigeerd en de gemaakte bestuurlijke beoordeling nog eens tegen het licht kan worden gehouden. De legitimatie van een beslissing op bezwaar, dat is gebaseerd op een advies uitgebracht door externe deskundigen, die geen deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en ook niet in alle gevallen woonachtig zijn in de gemeente Hillegom, zal in de regel groter zijn.

Artikel 6. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris. De secretaris ondersteunt de commissie bij haar werkzaamheden. Gelet op mogelijke afwezigheid van de secretaris door bijvoorbeeld verlof of ziekte is het wenselijk dat het college een of meer plaatsvervangers van de secretaris aanwijst. Hierdoor wordt continuïteit in de ondersteuning van de commissie gewaarborgd.

Artikel 7. Zittingsduur

Eerste lid

Een persoon kan maximaal 12 jaar (benoeming van 4 jaar plus twee herbenoemingen) lid zijn van de commissie. Dit is een maximale termijn, ongeacht of die persoon optreedt als lid of voorzitter. Daardoor wordt een lid in staat gesteld om door te kunnen groeien als (plaatsvervangend) voorzitter en kan deskundigheid in de commissie langer worden behouden.

Tweede lid

De mededeling van de ontslagnemende voorzitter of het ontslagnemende commissielid is afdoende. Hiervoor is geen nader (ontslag)besluit van het college nodig.

Derde lid

Het is voor de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 8. Uitoefening bevoegdheden

Eerste lid

Zodra het bezwaarschrift voor advisering naar de commissie is doorgestuurd, bepaalt de commissie hoe de procedure verder verloopt totdat het advies is uitgebracht. Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de voorzitter kunnen worden uitgeoefend in plaats van door de commissie.

Tweede lid

De bevoegdheden, genoemd in het eerste lid, kan de voorzitter omwille van efficiency mandateren aan de secretaris. Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever (de voorzitter) uitoefenen van de bevoegdheden. De voorzitter is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen van de secretaris en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.

Artikel 9 Voorbereiding hoorzitting

Zesde lid

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie.

Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

Artikel 10. Onpartijdigheid leden

Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.

Artikel 11. Hoorzitting

Eerste lid

De commissie hoort in principe met een voorzitter en met twee leden.

Tweede lid

In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat een lid niet bij het horen aanwezig kan zijn. Hier wordt met name gedoeld op onvoorziene omstandigheden, zoals ziekte. Het lid dat in principe wel bij het horen aanwezig zou zijn, doet wel mee aan de beraadslaging als bedoeld in artikel 14. Zie tevens de toelichting bij dat artikel.

Derde lid

Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzitting openbaar is, met uitzondering van de hoorzitting waarin een klacht behandeld wordt of de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur van toepassing is. Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb.

Vijfde en zesde lid

Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting (in aanvulling op het vierde lid) mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden.

De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).

Artikel 12. Verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijke persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moet blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden. Dit is echter wel wenselijk.

Artikel 13. Nader onderzoek

Eerste lid

Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.

Derde lid

Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen een nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).

Artikel 14. Raadkamer en advies

Eerste lid

Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en adviseren, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden.

De advisering en de beraadslaging over een bezwaarschrift moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Op grond van jurisprudentie (zie CRvB 1 augustus 2005, AB 2005/422) moet het advies door ten minste drie leden worden uitgebracht. In artikel 11 is bepaald dat het horen geschiedt door de voorzitter en ten minste twee leden. Deze personen zijn ook degenen die het advies uitbrengen. Zie ook de toelichting bij artikel 11.

Vijfde lid

Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.

Artikel 15. Uitbrengen advies

In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Zie ook de toelichting op artikel 12.

In de klachtprocedure maakt het verslag van de hoorzitting eveneens deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht (artikel 9:10, derde lid, van de Awb). Zie ook de toelichting op artikel 12.

De commissie dient het advies tijdig aan het bestuursorgaan uit te brengen, zodat het bestuursorgaan nog tijd heeft om met inachtneming van het advies een beslissing op het bezwaar of de klacht te nemen. Indien de commissie voorziet dat het niet tijdig kan adviseren, wordt verwacht dat de commissie dit meldt bij het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan kan de beslissing dan verdagen (indien mogelijk).

Artikel 16. Jaarverslag

De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren en hoeveel klachten zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen bij de beslissingen op bezwaar beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. En wat de Nationale ombudsman heeft geoordeeld als een klacht aan hem is voorgelegd.

In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.