Budgethoudersregeling gemeente Deventer

Artikel 2.1 Aanwijzing van de budgethouder

• 1. De gemeente Deventer hanteert als basis voor de mandatering van de beslisbevoegdheid een systeem van getrapte ondermandatering langs de hiërarchische lijn.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders wijst de algemeen directeur aan als eerste budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van het college. De algemeen directeur heeft het primaire mandaat voor het doen van uitgaven of het innen van inkomsten en is daarmee eerste budgethouder.

• 3. Een budgethouder kan het aan hem opgedragen budgethouderschap ondermandateren aan een direct ondergeschikte. Dit geldt zowel voor het gehele aan hem gemandateerde budget als voor een deel daarvan:

  • -

    Directeuren kunnen programmamanagers aanwijzen als budgethouder van programmabudgetten en wijst daarbij budgetten aan hen toe.

  • -

    Directeuren en afdelingsmanagers kunnen teamleiders die verantwoording aan hen afleggen aanwijzen als deelbudgethouder en kunnen aan hen budgetten en delen van budgetten toewijzen.

  • -

    Teamleiders en programmamanagers kunnen na akkoord van de verantwoordelijke directeur medewerkers in het eigen team, projectmanagers en projectleiders aanwijzen als budgethouder voor bepaalde budgetten.

• 4. Projectmanagers krijgen budget op basis van een vastgesteld projectplan

• 5. Programmamanagers krijgen budget op basis van een vastgesteld programmaplan.

• 6. Het mandateren van budgethouderschap leidt niet tot het verleggen van verantwoordelijkheid.

• 7. De aanwijzing als budgethouder geschiedt schriftelijk en wordt ter kennis gebracht van de teamleider Financiën en Inkoop ter registratie.

• 8. Bij afwezigheid legt de budgethouder vast welke andere budgethouder (tijdelijk) overneemt en brengt dit ter kennis van de teamleider Financiën en Inkoop ter registratie.

• 9. Het team Financiën en Inkoop houdt een (digitaal) overzicht bij van budgethouders, PAV-ers en budgetten en informeert de financiële administratie ten behoeve van de verwerking in het financiële systeem.

Artikel 2.4 Prestatie Akkoord Verklaarders

• 1. De budgethouder wijst voor elk budget een prestatie-akkoordverklaarder (PAV-er) aan.

• 2. De budgethouder meldt zijn besluiten tot aanwijzing van een PAV-er schriftelijk aan de teamleider Financiën en Inkoop, onder vermelding van de betreffende budgetten.

• 3. Bij afwezigheid van de PAV-er legt de budgethouder vast welke andere medewerker de rol van PAV-er overneemt.

Verantwoordelijkheden

Artikel 3.1 Basisverantwoordelijkheid budgethouder

• 1. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur zijn de directeuren verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten binnen de kaders van de begroting. De afdelingsmanagers en programmamanagers zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en het realiseren van inkomsten die tot de verantwoordelijkheid van een afdeling of programma behoren.

• 2. De budgethouders zijn ieder voor hun budgetten verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken uit deze regeling. Zie hiervoor ook artikel 6.2.

• 3. De budgethouder is verantwoordelijk voor een zo doelmatig en doeltreffend mogelijke inzet van middelen, zodanig dat de doelstellingen worden gerealiseerd die in de begroting zijn vastgelegd.

• 4. De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beheer van prestatiegegevens zoals normen, kengetallen en het verschaffen van relevante informatie hieromtrent aan de mandaatgever en de coördinator als bedoeld in art. 6.1 voor het onderdeel van de planning & control cyclus documenten.

• 5. Budgethouderschap van de loonsom en de inhuur op formatie is voorbehouden aan directeuren, afdelingsmanagers en teamleiders. Alle andere budgetten kunnen worden gemandateerd aan andere budgethouders.

Artikel 4.1 Besteding van een budget

• 1. Binnen het kader van de begroting is de budgethouder bevoegd tot het doen van uitgaven en het aangaan van verplichtingen en het verwerven van ontvangsten en rechten ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten:

  • a)

    tot maximaal het desbetreffende exploitatiebudget waarover hem het mandaat is verleend;

  • b)

    tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een mandaat is verleend met inachtneming van de geldende beleidsnota reserves en voorzieningen;

  • c)

    tot maximaal het bedrag van dat deel van het door de raad vastgestelde en door het college beschikbaar gestelde investeringskrediet waarover hem een mandaat is verleend.

• 2. Per uitgave/verplichting/verwerving geldt de volgende grens voor een zelfstandige bevoegdheid, waaronder geen akkoord van de bovenliggende leidinggevende vereist is:

  • •

    Teamleider, projectmanager, projectleiders en andere budgethouders tot € 200.000,00

  • •

    Afdelingsmanagers en programmamanagers tot € 500.000,00

  • •

    Directeur tot € 2.500.000,00

  • •

    Algemeen directeur – geen beperking

• 3. De budgethouder is bevoegd bij de inzet van middelen binnen de grenzen van het budget af te wijken van de geraamde kostensoorten.

Artikel 5.1 Verplichtingen

• 1. De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot maximaal het budget waarover hem het mandaat is verstrekt.

• 2. De budgethouder is verplicht te handelen in overeenstemming met het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat door het college is vastgesteld.

• 3. Voor iedere opdracht met een waarde hoger dan €10.000,-, maakt de budgethouder een verplichting aan zodat de actuele stand van het budget kan worden berekend.

• 4. Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, accordeert de budgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten na het akkoord van de prestatie-akkoordverklaarder. Na het akkoord van de budgethouder wordt de factuur betaalbaar gesteld.

• 5. Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is met ingang van 1 januari 2026 alleen het akkoord van de PAV’er voldoende is voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.

Rapportage en verantwoording

Artikel 6.1 Coördinatie en consoliderende verantwoordelijkheid planning en control

• 1. Voor elk begrotingsprogramma wijst de directie een afdelingsmanager aan als coördinator van dit begrotingsprogramma.

• 2. Deze coördinerende manager is verantwoordelijk voor een begrotingsprogramma in de P&C documenten, de coördinatie van het proces, het kwaliteitsniveau van de inhoud, het opnemen van toegelichte afwijkingen en risico’s.

Artikel 6.2 Rapportage en verantwoording in de planning en control van budgethouders

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor het ramen van de budgetten en de analyse van budgetafwijkingen, voor een goede registratie van de mate waarin doelstellingen gerealiseerd zijn, van de inzet van middelen met inbegrip van het aangaan van verplichtingen en van de verhouding tussen middelen en output prestaties.

• 2. De budgethouder verstrekt de financiële administratie tijdig, volledig en juist alle noodzakelijke gegevens en stukken voor het voeren van de financiële administratie zodat deze actueel, getrouw en rechtmatig is.

• 3. De budgethouder legt periodiek verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de aan hem gemandateerde bevoegdheden, conform de vastgestelde planning, richtlijnen en kwaliteiten in het kader van de planning & control cyclus.

• 4. De budgethouder overlegt tijdig met de mandaatgever (bovenliggende budgethouder) en de coördinerende manager over materiële afwijkingen van de aan hem toevertrouwde budgetten.

Artikel 6.3 Risico’s

• 1. De budgethouder rapporteert tijdig aan zijn mandaatgever en de coördinerende manager voor het begrotingsprogramma over relevante risico’s.

• 2. De budgethouder gaat uit van de Nota risicomanagement voor het rapporteren van risico’s.

Informatieverstrekking