Verordening auditcommissie gemeente Hardenberg 2025

1. Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• c.

  de raad: de gemeenteraad;

• d.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• e.

  raadsrapporteurs: de door de raad uit zijn midden aangewezen raadsleden die de raad kunnen vertegenwoordigen in overlegsituaties met betrekking tot verbonden partijen, regionale samenwerkingsverbanden en externe overlegstructuren anderszins.

1. De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er partijen zijn in de raad.

2. De benoemde auditcommissieleden vormen een afspiegeling van de raad. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één vertegenwoordiger (raadslid danwel beedigd schaduwfractielid) in de commissie worden benoemd.

3. De leden worden door de raad benoemd voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt ook voor tussentijdse benoemingen.

4. Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, bij overlijden of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5. De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

6. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

7. De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.

8. De commissie wordt tevens ondersteund door adviseurs zoals de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de wethouder financiën, accounthouders verbonden partijen en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle, de accountant, raadsrapporteurs en leden van de rekenkamer. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.

1. De commissie heeft tot doel te adviseren en rapporteren aan en te overleggen namens de raad in het belang van een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid en het kunnen vervullen van haar kaderstellende en controlerende bevoegdheid.

2. De commissie kan in elk geval worden belast met:

• a.

  Het adviseren over de uitvoering, invulling, onderzoeken en de aanpassing van de verordeningen ingevolge de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

• b.

  het voorbereiden van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en adviseren over de benoeming;

• c.

  het fungeren als direct aanspreekpunt voor de door de raad gekozen accountant;

• d.

  het bespreken van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en het adviseren hierover aan de raad;

• e.

  het bespreken van de door de accountant uitgebrachte Managementletter en hierover rapporteren aan de raad;

• f.

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant en het adviseren hierover aan de raad;

• g.

  het adviseren over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

• h.

  het bespreken van onderwerpen en documenten die verband houden met de planning en control cyclus als financiële sturingsinstrumenten voor de raad;

• i.

  het bespreken van onderwerpen en documenten die verband houden met verbonden partijen, regionale samenwerkingsverbanden en externe overlegstructuren anderszins, voor zover dit raakt aan de financiële positie van de gemeente of de governance en het rapporteren en adviseren hierover aan de raad;

• j.

  het fungeren als klankbordgroep voor de rekenkamer. Tot de daaruit voortvloeiende taken behoren in ieder geval:

  • -

    in geval van vacatures, het aanbevelen aan de raad van kandidaten voor het lidmaatschap van de rekenkamer;

  • -

    het fungeren als klankbord bij het door de rekenkamer opstellen van onderzoeksopzetten;

  • -

    het voeren van overleg met de rekenkamer, uit eigen beweging dan wel op verzoek van de raad of van de rekenkamer;

  • -

    de raad adviseren over conclusies en aanbevelingen in rekenkamerrapporten;

• k.

  het toezichthouden op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en beleidsevaluaties;

• l.

  het bevorderen dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de raad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

3. De besluiten en adviezen van de commissie zijn in beginsel openbaar en worden ter informatie aan de raad verzonden.

4. De commissie is bevoegd aan de raad over de in dit artikel genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

1. De commissie vergadert in beslotenheid, tenzij de commissie anders bepaalt.

2. De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval viermaal per jaar volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema.

3. De vergadering van de commissie gaat niet door indien tenminste de helft plus één van de leden afwezig is.

4. De voorzitter bepaalt samen met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

5. De oproepingen met daarbij de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken worden in beginsel ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd.

6. De commissie is bevoegd om leden van het college, raadsrapporteurs, leden van de rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

7. Indien de commissie ambtenaren uitnodigt, informeert de voorzitter de gemeentesecretaris hierover.

8. In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan met redenen omkleed melding gemaakt.

1. De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie die opheft.

2. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen tot de raad haar opheft.

3. Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

4. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, de raad of leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikel 87 e.v. van de Gemeentewet is van toepassing.

1. Uiterlijk twee jaar na installatie van de commissie wordt een evaluatie van het functioneren van de commissie geïnitieerd.

2. De verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie Hardenberg.

3. De verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.