Organisatiebesluit gemeente Deventer

1. Het college van burgemeester en wethouders treedt op als collegiaal bestuur om de gewenste samenhang van beleid en bestuur te bewerkstelligen.

2. Het college richt zich op de inhoudelijke en procesmatige sturing van politiek bestuurlijk relevante onderwerpen en ontwikkelingen en verstrekt daartoe bestuursopdrachten aan de ambtelijke organisatie waarbij bestuurlijke besluitvorming en ambtelijke advisering helder worden onderscheiden.

3. De uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden kan het college opdragen aan een ander, zoals is bepaald in de Algemene wet bestuursrecht. Het opdragen van bevoegdheden vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in de Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer.

1. De taken van de leden van het college worden bij het aantreden van een nieuw college vastgelegd in een portefeuilleverdeling. Daarbij wordt tevens de onderlinge vervanging van de leden van het college vastgelegd.

2. Ten aanzien van de onderwerpen in zijn portefeuille treedt een lid van het college op als bestuurlijk opdrachtgever en als extern vertegenwoordiger van het college.

3. Elk lid van het college is ten aanzien van de onderwerpen in zijn portefeuille bestuurlijk verantwoordelijk voor:

• a.

  het realiseren van de afgesproken doelen en resultaten;

• b.

  de kwaliteit (inhoud en proces) en de tijdigheid van de voorbereiding van ambtelijke adviezen ter besluitvorming door het college;

• c.

  de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van (financiële) middelen bij de uitvoering van door het college vastgesteld beleid en de uitvoering van wet- en regelgeving;

• d.

  het opvangen van maatschappelijke signalen en het doen van voorstellen aan het college voor het nemen van nieuwe beleidsinitiatieven dan wel het bijstellen van bestaand beleid;

• e.

  het tijdig afstemmen met andere portefeuillehouders waar de onderwerpen in zijn portefeuille dat vereisen;

• f.

  de tijdige terugkoppeling naar het college van belangrijke ontwikkelingen waaronder onregelmatigheden en budgettaire afwijkingen.

1. De directie is een collegiaal functionerend besluitvormend orgaan.

2. De directie streeft naar unanimiteit bij het nemen van besluiten. Is unanimiteit niet mogelijk dan is de stem van de algemeen directeur doorslaggevend.

3. De directie laat zich in zijn vergadering in de regel bijstaan door de volgende adviseurs: de Concerncontroller, de Chief Information Officer, de Afdelingsmanager Mens en Organisatie. Deze adviseurs zijn bevoegd om over alle zaken, die worden voorgelegd aan de directie, advies uit te brengen.

1. De gemeentesecretaris draagt in het bijzonder zorg voor:

• a.

  de tijdigheid en kwaliteit van de advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.

• b.

  ondersteuning van het college, waarbij de gemeentesecretaris bij de uitvoering van deze taken wordt ondersteund door de Adjunct-secretaris, door:

  • i.

    de vergaderingen van het college goed voor te bereiden.

  • ii.

    desgevraagd en uit eigen beweging zorg te dragen dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • iii.

    het toetsen van voorstellen en adviezen vanuit de ambtelijke organisatie op kwaliteit, integraliteit en besluitrijpheid.

  • iv.

    het adviseren van het college bij het nemen van beslissingen en het vertalen van de beslissingen van het college naar de ambtelijke organisatie en het bewaken van de voortgang.

  • v.

    het zorgdragen voor het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van die besluitenlijst.

• c.

  ondersteuning van de burgemeester

  • i.

    in zijn rol als bestuurlijk coördinator,

  • ii.

    bij het bevorderen van een goede afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat.

2. De algemeen directeur draagt in het bijzonder zorg voor het functioneren van de directie en de organisatie als geheel met in achtneming van het bepaalde in artikel 5 en 6 van dit besluit.

3. De algemeen directeur geeft integraal leiding aan afdelingsmanagers, die niet in één van de domeinen van de directeuren zijn ondergebracht.

4. De burgemeester, gehoord hebbende het college, houdt jaarlijks met de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur gesprekken in het kader van de personele jaarcyclus inclusief een eventueel beoordelingsgesprek.

1. De directeur is verantwoordelijk voor de sturing op integraliteit in zijn domein en op domeinoverstijgend werken naast de verantwoordelijkheden binnen de directie.

2. De directeur geeft integraal leiding aan de afdelingsmanagers in zijn domein en stuurt als ambtelijk opdrachtgever op de programma’s van de programmamanager(s) binnen zijn domein dan wel de programma’s die qua aansturing aan hem zijn toegewezen. Indien een team niet is ondergebracht in een afdeling, geeft de directeur integraal leiding aan de betreffende teamleider van dat team.

3. De directeur Dienstverlening is hiërarchisch leidinggevende van de programmamanagers. De directeur Dienstverlening is tevens proces-voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg Financiën.

1. De afdelingsmanager stuurt op de ontwikkeling en realisatie van de dienstverlening op de afdeling als geheel en heeft eveneens een verantwoordelijkheid voor het helpen realiseren van (ontwikkelgerichte) programma’s en op het verbinden van domeinoverstijgende vraagstukken over de afdelingen heen.

2. De afdelingsmanager geeft integraal leiding aan de teamleiders binnen zijn afdeling dan wel direct aan medewerkers daar waar geen teamleider boven is geplaatst.

3. De afdelingsmanager kan gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever zijn op programma’s.

4. De afdelingsmanager is proces-voorzitter bij de portefeuillehoudersoverleggen. In voorkomende gevallen kan de afdelingsmanager zich als proces-voorzitter laten vervangen door een teamleider binnen zijn afdeling dan wel door de directeur van het domein.

1. De teamleider geeft integraal leiding aan de medewerkers en de prestaties in zijn team.

2. De teamleider is ambtelijk opdrachtnemer voor de projecten in zijn team.

3. De teamleider geeft inhoudelijk richting en begeleiding en verstrekt opdrachten aan beleidsadviseurs, projectleiders en anderen en is verantwoordelijk voor het geheel van de dienstverlening van het betreffende team.

1. Het college wijst de directeuren aan als eerste, respectievelijk tweede, respectievelijk derde locosecretaris. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt de functie van gemeentesecretaris uitgeoefend door een locosecretaris.

2. Indien de gemeentesecretaris vijf dagen of langer verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

3. De directeuren vervangen elkaar onderling. Bij afwezigheid van een directeur wordt deze functie uitgeoefend door de vervangende directeur.

4. De afdelingsmanagers vervangen elkaar onderling binnen het domein dan wel als direct hiërarchisch ondergeschikt aan de algemeen directeur, zoals bedoeld in artikel 7 lid 3 van dit besluit. Bij afwezigheid van de afdelingsmanager wordt deze functie uitgeoefend door de vervangende afdelingsmanager.

5. De teamleiders vervangen elkaar onderling binnen de afdeling. Bij afwezigheid van de teamleider wordt deze functie uitgeoefend door de vervangende teamleider.

1. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris als algemeen directeur.

2. De organisatiebeschrijving wordt apart vastgelegd en vastgesteld door het college in een organogram.

3. Voor het wijzigen van de organisatie gelden de afspraken zoals gemaakt in het Sociaal Statuut.

4. De programmamanager, die leiding geeft aan een door de directie vastgesteld programma, stelt een programmaplan op waarin o.a. de programmaorganisatie wordt beschreven inclusief de toedeling van beslisbevoegdheden aan leden van de programmaorganisatie. De directie stelt het programmaplan vast.

5. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder beslisbevoegdheden worden verleend aan functionarissen binnen de ambtelijke organisatie wordt vastgelegd in de ‘Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer’. In deze regeling wordt onder meer geregeld dat bij de verlening van bevoegdheden daar waar nodig wordt zorggedragen voor een adequate controltechnische of wettelijke functiescheiding.

1. Het college draagt zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarbij aan de eisen van controltechnische functiescheiding wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan het bestuur en het ambtelijk management is gewaarborgd.

2. Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden in afzonderlijke regelingen/besluiten in elk geval de volgende aangelegenheden geregeld:

• a.

  taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de organisatie van planning en control;

• b.

  de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de beheerder gemeentefinanciën, de administrateurs, de kassier en subkassiers en de deurwaarder;

• c.

  de administratief-organisatorische voorschriften;

• d.

  het beheer van de geldmiddelen (kasinstructie gemeente Deventer);

• e.

  het betalingsverkeer;

• f.

  de gemeentebegroting en -rekening;

• g.

  de budget- en kredietbewaking;

• h.

  de controle op de financiële administratie, de bedrijfsadministratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen.

1. Iedere teamleider c.q. afdelingsmanager legt door middel van tussentijdse rapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de begroting en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringen. De afdelingsmanagers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie via de directeuren bij de directie aan. De directie is verantwoordelijk om de totale programmarekening ter besluitvorming te brengen van het college.

2. Aanbieding door het college van de programmarekening aan de raad impliceert de décharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

1. De functie van concerncontroller wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris / algemeen directeur.

2. De algemeen directeur dan wel het college stelt de concerncontroller onmiddellijk in kennis van belangrijke incidenten die zich hebben voorgedaan. Het betreft hier in het bijzonder niet-naleving van beleid, procedures, richtlijnen en wet- en regelgeving waardoor risico’s manifest worden alsook fraude, corruptie en misbruik en oneigenlijk gebruik.

3. De concerncontroller is onafhankelijke sparringpartner en adviseur van de gemeentesecretaris / algemeen directeur, de directie en het college. De concerncontroller is tevens Manager Concerncontrol, een afdeling hiërarchisch vallend onder de gemeentesecretaris / algemeen directeur, en geeft integraal leiding aan de medewerkers binnen deze afdeling.

4. De concerncontroller draagt vanuit zijn functie zorg voor de werking en (door)ontwikkeling van het controlframework van eerste-, tweede- en derdelijns control vanuit de optiek dat de gemeente in control is en blijft en daarover rapporteert. Hiertoe stelt het college nadere regels in de vorm van een audit charter. De concerncontroller heeft daarbij de volgende taken:

• a.

  het beoordelen van de kwaliteit en effectiviteit van en het houden van toezicht op administratie, interne controle, middelensystemen en gemeentelijke werkwijzen met als doel het versterken van het in control zijn (beheersen) van de organisatie;

• b.

  het signaleren van interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering/ middelenbeheer en het vertalen hiervan naar consequenties in de vorm van beslissingsondersteunende informatie en advies;

5. De concerncontroller rapporteert over de uitvoering van zijn taken aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur. Indien hij bij de uitoefening van zijn (advies-)taken een ten opzichte van de gemeentesecretaris / algemeen directeur afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan, na overleg met de gemeentesecretaris / algemeen directeur mededeling aan het college .

6. Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller wijst de gemeentesecretaris / algemeen directeur een vervangend concerncontroller aan.

1. Dit besluit wordt aangehaald als "Organisatiebesluit gemeente Deventer".

2. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 juni 2025.

3. Het voorgaande organisatiebesluit wordt per gelijke datum ingetrokken.