Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025

Geldend van 03-06-2025 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2025

Intitulé

Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek,

Gelezen het voorstel van 28 mei 2025 met kenmerk 25010772 tot het vaststellen van een Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025,

Gelet op:

•
artikel 17 onder c van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek,
•
artikel 30 van de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2025,artikelen 15 en 16 van het Treasurystatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2025,
•
paragraaf 6 van de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025,
•
het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2025,
•
het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022.

Besluit:

vast te stellen de Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025.

Paragraaf 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Administratie

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Regio Gooi en Vechtstreek en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Beheersing

Het rechtmatig, doeltreffend en doelmatig handelen op het geheel van inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een programma, bestaande uit een activiteit, een product en of een project.
Begrotingsprogramma

Het geheel van taken, projecten, resultaten en producten gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten, zoals gedefinieerd in de Regiobegroting en daarvan afgeleide en regionaal afgestemde en vastgestelde beleids- en/of uitvoeringsprogramma’s.
Regiobegroting

Begroting van de Regio Gooi en Vechtstreek.
Budget

De middelen die via de Regiobegroting aan een budgethouder zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en activiteiten.
Algemeen bestuur

Het algemeen bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek.
Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek.
Directie

De algemeen directeur en concern directeur gezamenlijk.
RVE manager

De functionaris aangesteld als manager van een resultaatverantwoordelijke eenheid.
Teammanager

De functionaris aangesteld als teammanager (een team binnen een resultaatverantwoordelijke eenheid of een van de - rechtstreek onder de directie vallende - Teams bedrijfsvoering).
Resultaat verantwoordelijke eenheid

Organisatorische eenheid in de Regio met een zelfstandige resultaatverantwoordelijkheid.
Procuratiehouder

De functionaris die door het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek gevolmachtigd is tot het aangaan en tekenen van overeenkomsten 1 Een opdrachtbrief is ook een overeenkomst. met financiële gevolgen.
Procuratiehouder 1

Lid van de directie (algemeen directeur of concern directeur) die uit hoofde van zijn of haar functie verantwoordelijk is voor het aangaan en tekenen van overeenkomsten 1 Een opdrachtbrief is ook een overeenkomst. met financiële gevolgen.
Procuratiehouder 2

De RVE manager die uit hoofde van zijn of haar functie verantwoordelijk is voor het aangaan en tekenen van overeenkomsten 1 Een opdrachtbrief is ook een overeenkomst. met financiële gevolgen tot maximaal het toegewezen bedrag. Voor de bedrijfsvoeringsteams wordt in plaats van de RVE manager de concern directeur gehanteerd.
Procuratiehouder 3

De functionaris die uit hoofde van zijn of haar functie via ondermandaat verantwoordelijk is voor het aangaan en tekenen van overeenkomsten 1 Een opdrachtbrief is ook een overeenkomst. met financiële gevolgen tot maximaal het toegewezen bedrag.
Budgethouder

De functionaris die belast is met een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van aan hem of haar toegekende budgetten onder andere door het autoriseren van facturen.
Budgethouder 1

Lid van de directie (algemeen directeur of concern directeur) die uit hoofde van zijn of haar functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de Regio Gooi en Vechtstreek.
Budgethouder 2

De RVE manager die uit hoofde van zijn of haar functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget waarvoor hij of zij als zodanig is geautoriseerd tot maximaal het toegewezen bedrag. Voor de bedrijfsvoeringsteams wordt in plaats van de RVE manager de concern directeur gehanteerd.
Budgethouder 3

De functionaris die uit hoofde van zijn of haar functie via ondermandaat verantwoordelijk is voor de beheersing van een deel of delen van een budget waarvoor hij of zij als zodanig is geautoriseerd tot maximaal het toegewezen bedrag.
Verplichting

Financiële verplichting voortvloeiend uit een overeenkomst 1 Een opdrachtbrief is ook een overeenkomst.

Paragraaf 2 Aanwijzing van procuratiehouders en budgethouders: Verdeling verantwoordelijkheden lager in de organisatie

Artikel 2

1. De RVE manager wijst de procuratiehouder(s) 3 en budgethouder(s) 3 aan. De aanwijzing gebeurt schriftelijk en wordt bijgehouden in een register. Voor de bedrijfsvoeringsteams wordt dat door de concern directeur gedaan. De RVE manager kan de aanwijzing ook intrekken.
2. De directie kan in afwijking op lid 1 functionarissen als procuratiehouder 3 of budgethouder 3 aanwijzen. Bij gebruik van deze bevoegdheid dient de RVE manager daarvan op de hoogte te worden gesteld.
3. De directie mag de aanwijzing als budgethouder intrekken en een andere functionaris daarvoor (tijdelijk) aanwijzen.

Paragraaf 3 Verantwoordelijkheden: Verantwoordelijkheden lager in de organisatie zonder af te doen aan de eindverantwoordelijkheden

Artikel 3

De directie is als budgethouder eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de Regiobegroting inclusief tussentijdse wijzigingen vastgesteld door het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur.

Artikel 4

De RVE manager is als budgethouder eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en het bereiken van de resultaten die tot het taakgebied van zijn of haar resultaatverantwoordelijke eenheid behoren.

Artikel 5

1. De budgethouder is verantwoordelijk voor het coderen van facturen en de controle op de door hem of haar ontvangen facturen op cijfermatige en materiële juistheid(prestatielevering), inclusief prijzen en geleverde hoeveelheden.
2. De budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van op de budgetten betrekking hebbende ontvangen facturen en uitgaande nota’s.
3. De Regio Gooi en Vechtstreek hanteert als uitgangspunt dat facturen binnen 30 dagen na factuurdatum worden betaald.
4. De budgethouder kan correcties binnen de eigen budgetten direct laten verwerken in het financiële systeem. Bij wijzigingen die invloed hebben op de budgetten van andere budgethouders wordt er alleen gecorrigeerd met wederzijds goedvinden.
5. De RVE manager is verantwoordelijk voor het binnen de resultaatverantwoordelijke eenheid juist en volledig registeren van alle budgethouders in het financiële systeem. Voor de bedrijfsvoeringsteams ligt deze verantwoordelijkheid bij de concern directeur.

Paragraaf 4 Bevoegdheden en aangaan van verplichtingen: Procuratie- en verplichtingenregistratie

Artikel 6

1. De procuratiehouder is namens het dagelijks bestuur bevoegd tot het aangaan van een verplichting en ondertekening van overeenkomsten die de geraamde bedragen in de Regiobegroting niet overschrijden: waarvoor de procuratiehouder is gemandateerd en gevolmachtigd op grond van de bevoegdhedenregisters behorende bij de Mandaatbesluiten Regio Gooi en Vechtstreek 2025 en RAV Gooi en Vechtstreek 2022 en tot maximaal in de in bijlage 1 genoemde drempelbedragen.
2. De budgethouder is bevoegd tot het autoriseren van facturen: tot maximaal de bedragen waarvoor de budgethouder is aangewezen volgens de in bijlage 2 genoemde drempelbedragen.
3. Van de autorisatie wordt geen gebruik gemaakt als de budget- of procuratiehouder in redelijkheid kan voorzien dat het te nemen besluit vanwege de bestuurlijke en politieke aspecten, de aard of de omvang van de (financiële) risico’s of anderszins, ingrijpende gevolgen kan hebben.
4. De directie kan algemene en/of specifieke instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en de verantwoording.
5. Het toekennen van een bijdrage, (doorgeven van) subsidie of als zodanig te kenmerken vormen van (staats)steun aan derden wordt gelijkgesteld aan het aangaan van een verplichting. De wettelijke eisen en voorwaarden gesteld aan subsidiering en/of (staats)steun dienen daarbij vooraf getoetst en zeker gesteld te zijn om onrechtmatigheid bij de aanwending van de middelen te voorkomen.
6. Bij het aangaan van verplichtingen worden deze geregistreerd en geautoriseerd.

Paragraaf 5 Verantwoorden en uitvoeringsregels

Artikel 7

Voor wat betreft verantwoording en volgen van de uitvoeringsregels door de budgethouders wordt verwezen naar de regels uit de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2025.

Paragraaf 6 Rapportage: Kwartaalgesprekken

Artikel 8

1. De directie rapporteert over de financiële en inhoudelijke taken aan het dagelijks bestuur.
2. De RVE manager rapporteert over de financiële en inhoudelijke taken aan de directie.
3. Op de inhoud en de frequentie van de in dit artikel bedoelde rapportages zijn de vastgestelde planning van de kwartaalgesprekken, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en control-cyclus van toepassing.

Paragraaf 7 Informatieverstrekking

Artikel 9

1. Het team financiën draagt er zorg voor dat de budgethouders via het financiële systeem beschikken over actuele en volledige informatie over de vastgestelde budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.
2. De budgethouders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

Paragraaf 8 Slotbepalingen

Artikel 10

1. Deze regeling is op 28 mei 2025 vastgesteld door het dagelijks bestuur.
2. Deze regeling kan worden aangehaald als de “Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025”.
3. Deze regeling wordt bekendgemaakt in het Blad gemeenschappelijke regelingen en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

Aldus besloten tijdens de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek op 28 mei 2025.

Ondertekening

Bussum, 2 juni 2025

M. Van der Linden

Secretaris

G. Van den Top

voorzitter

Toelichting

Algemeen

Het dagelijks bestuur wordt bij de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden ondersteund door de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie is daarbij gebonden aan de regels vastgesteld door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

De Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek, de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2025, het Treasurystatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2025, de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025, het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2025 en het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022 met bevoegdhedenregisters en de Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025 vormen de juridische basis van de ambtelijke organisatie en de verdeling in (financiële) verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen dagelijks bestuur, directie, RVE managers en teammanagers

•
De afspraken tussen dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie (onder leiding van de directie) over de financiële verantwoording zijn vastgesteld in de Financiële Verordening.
•
In het Treasurystatuut is het treasurybeleid van de Regio op hoofdlijnen vastgelegd.
•
De Organisatieregeling is het formele document waarin is vastgelegd hoe de sturing en verantwoording in de ambtelijke organisatie is geregeld.
•
De Mandaatbesluiten regelen de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen.

Deze Procuratie- en Budgethoudersregeling regelt de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen en het beheer van een budget, door middel van het aanwijzen van procuratie- en budgethouders. In deze regeling is verschil gemaakt tussen het aangaan van verplichtingen (procuratiehoudersregeling) en het autoriseren van facturen (budgethoudersregeling). De procuratiehoudersregeling gaat over wie bevoegd is de overeenkomst te tekenen, niet over het plaatsen van een bestelling. De budgethoudersregeling gaat over het autoriseren van facturen. Bestellingen worden afgehandeld conform de budgethoudersregeling. Bij het registeren en verwerken van facturen wordt in het financiële systeem geregistreerd en geautoriseerd volgens het vier ogen principe.

Uitgangspunt is dat verantwoordelijkheden worden gelegd op het niveau waarin deze het beste kunnen worden waargemaakt. Doel is om in control te zijn en vooral te blijven.

Per artikel

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 6

De algemene regels over mandaat en volmacht volgens de Mandaatbesluiten Regio Gooi en Vechtstreek 2025 en RAV Gooi en Vechtstreek 2022 en de Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing.

In de bijlagen 1 en 2 wordt voor de verdere autorisaties uitgegaan van maatwerk, zowel in de omvang van de tussenliggende grensbedragen als gelet op de verschillen in transacties.

Artikel 6 lid 3 geeft aan dat van de autorisatie geen gebruik wordt gemaakt als de budget- of procuratiehouder in redelijkheid kan voorzien dat het te nemen besluit vanwege de bestuurlijke en politieke aspecten, de aard of de omvang van de (financiële) risico’s of anderszins, ingrijpende gevolgen kan hebben.

Artikel 8

Hier staan enkele afspraken die in het kader van de P&C cyclus zijn vastgelegd. Voor de uitvoering van deze regeling vindt de rapportage plaats in de lijn. De directie rapporteert bij het dagelijks bestuur, de RVE manager in de kwartaalgesprekken bij de directie en de teammanager bij de RVE manager. De teammanagers van de bedrijfsvoeringsteams rapporteren direct aan de concern directeur.

Artikel 9

Hier staat dat alle financiële informatie beschikbaar moet zijn voor de budgethouders en dat dit via het financiële systeem beschikbaar wordt gesteld.

Toelichting op de bijlagen

In bijlage 1 wordt aangegeven door welke functionarissen tot welke bedragen het aangaan van een verplichting is toegestaan.

In bijlage 2 wordt aangegeven door welke functionarissen de autorisatie van de factuur tot welke bedragen is toegestaan.

De bijlagen gaan uit van het vier ogen principe. Twee verschillende functionarissen moeten de factuur zien. Dit is in de praktijk ingeregeld door een inhoudsdeskundige functionaris niet zijnde budgethouder aanvullend toe te voegen in de workflow van het financiële systeem. Deze functionaris heeft geen mandaat maar voert wel een eerste controle uit op de factuur. De budgethouder is ongedeeld verantwoordelijk

Bijlage 1

Procuratiehouder: (onder)mandaat en volmacht c.q. substitutie tot aangaan van een verplichting / tot tekenen van een overeenkomst).

afbeelding binnen de regeling

*) Voor de bedrijfsvoeringsteams is de concern directeur de procuratiehouder 2.

**) Betreft de drempelwaarde voor Europees aanbesteden van overheidsopdrachten voor leveringen en diensten gegund door niet centrale overheidsinstanties. Deze is € 221.000 in 2025.

Per procuratiehouder wordt het maximale procuratiebedrag vastgelegd voor het aangaan van verplichtingen. Voor het aangaan van verplichtingen dient de procuratiehouder zich te laten adviseren en zich goed rekenschap te geven van en toepassing te geven aan het geldende inkoopbeleid en de aanbestedingswetgeving of bij het toekennen van een (project)bijdrage aan de regels van (staats)steun.

Bijlage 2

Budgethouder: autorisatie van facturen

afbeelding binnen de regeling

*) Voor de bedrijfsvoeringsteams is de concern directeur de budgethouder 2.

Per budgethouder wordt vastgelegd voor welke budgetten en bedragen de budgethouder geautoriseerd is tot het autoriseren van facturen.