Controle Verordening 213 Gemeente Aalten

Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Aalten 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  Accountant: een door de raad aangewezen registeraccountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• •

  Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• •

  Jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• •

  Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• •

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• •

  Team Informatiebeheer: medewerkers belast met het samenstellen van de jaarstukken.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een registeraccountant. De aanwijzing van de accountant gebeurt voor een periode van vier jaar. Bij uitzondering en gemotiveerd kan een verlenging van telkens een jaar plaats vinden.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen (accountantsprotocol) bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende rapportering inclusief een managementletter;

  • f.

    de posten van de jaarrekening met eventueel bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met eventueel bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder feng genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid over de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries, provincies of derden.

3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, en ook de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij de betreffende medewerker team Informatiebeheer belast met het samenstellen van de jaarrekening;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de betreffende medewerkers van het team Informatiebeheer uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt regelmatig overleg plaats tussen de accountant en de betreffende vertegenwoordigers van Informatiebeheer. Wanneer nodig is er een extra tussentijds overleg met de directie en/of een vertegenwoordiging uit het college en de raad.

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, volgens de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli na het controlejaar aan de raad.

• 5.

  Burgemeester en wethouders overleggen de managementletter met een reactie uiterlijk 31 december in het controlejaar aan de raad.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond aan de raad en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders zorgen ervoor dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring voor de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze onmiddellijk schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de directie, een vertegenwoordiging uit het college en de betreffende medewerkers van het team Informatiebeheer. Het verslag van bevindingen wordt ook besproken met de financiële commissie van de raad.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De "Controleverordening gemeente Aalten 2017" wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2023, maar is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen vanaf het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als:

  Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Aalten 2023

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Aalten d.d. 26 september 2023