Verordening van provinciale staten van Utrecht van 19 januari 2004, houdende regeling van interne zaken (Verordening interne zaken provincie Utrecht 2004)

Ondertekening

Provinciaal blad  2200 van 2016

Toelichting Per 1 januari 2015 zijn, in verband met de afschaffing van de plusregio’s, de verkeers- en vervoerstaken van Bestuur Regio Utrecht naar de Provincie Utrecht gegaan. Lopende afspraken die gemaakt zijn rondom de investeringen van de BRU zullen als gevolg hiervan moeten worden verankerd in deze verordening. De BRU schrijft de investeringen op basis van annuïteiten af. Dit in afwijking van deze provinciale verordening die gebruik maakt van de lineaire afschrijvingsmethode. Besloten is de bestaande afwijkende methode tot einde looptijd te handhaven zodat dit geen gevolgen heeft voor de begroting en een stabiel meerjarenbeeld geeft. Dit besluit gaat in vanaf de afschaffing van de plusregio’s (1 jan. 2015) zodat er geen wijzigingen noodzakelijk zijn in de vastgestelde begrotingen van 2015 en daarna. Verder zijn is het eerdere besluit van PS van 21 september 2009 tot beschikbaarstelling van de benodigde middelen voor de optie Fortis als toekomstige huisvesting voor de provinciale organisatie in dit artikel verwerkt. In dit besluit zijn specifieke afschrijvingstermijnen afgesproken ten aanzien van het Provinciehuis aan de Archimedeslaan.

Provinciaal blad 2004

Algemeen

De dualisering van het provinciebestuur houdt wijziging in van uw en onze bevoegdheden. Krachtens de vorige Provinciewet dienden uw staten een aantal regelingen vast te stellen, of konden zij dat, waarin rechtstreeks opdrachten aan ons werden gegeven. Met name is dat gebeurd in de Organisatieverordening. In de nieuwe Provinciewet zijn die opdrachten tot regeling deels vervallen en deels gewijzigd. De Organisatieverordening dient daaraan te worden aangepast.

In de Organisatieverordening werden de volgende zaken geregeld:

- Delegatie van privaatrechtelijke rechtshandelingen, van het voeren van bestuursrechtelijke gedingen en van een aantal bestuursrechtelijke besluiten. De bevoegdheid tot het verrichten van de rechtshandelingen en het voeren van gedingen is nu aan ons toegekend (artikel 158, eerste lid, onder e en f, van de Provinciewet). Alleen de delegatie inzake de bestuursrechtelijke besluiten hoeft dus in stand te blijven (hoofdstuk 3 van het voorstel). - Indeling van de ambtelijke organisatie in diensten. In artikel 158, eerste lid, onder c, van de wet is de regeling dienaangaande, met uitzondering van de griffie, aan ons toegekend. De regeling in de Organisatieverordening kan dus vervallen. - Instructies voor de griffier, nu de secretaris, en regeling van zijn taken met betrekking tot de control en de directieraad. De bevoegdheid dienaangaande berust nu bij ons, krachtens artikel 100, tweede lid, van de wet. - Kennisgeving van besluiten en registratie van algemene mandaten. De kennisgevingen zijn nu geregeld in de artikelen 167 en 179 van de wet. De registratie van de algemene mandaten is uitvoering van artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht en nu dus ook in eerste instantie onze verantwoordelijkheid. - Ambtelijke bijstand aan uw leden. In artikel 33 van de Provinciewet wordt nu een verordening inzake die bijstand en ondersteuning van de fracties voorgeschreven. U heeft die op 7 april al vastgesteld. De regeling in de Organisatieverordening is daarmee van rechtswege vervallen. De nieuwe verordening is integraal opgenomen in het nu voorliggende voorstel (hoofdstuk 1). - De financiële administratie en controle. In de nieuwe artikelen 216, 217 en 217a is u opnieuw opgedragen hiervoor een regeling te geven. De desbetreffende hoofdstukken van de Organisatieverordening zijn in het voorliggende voorstel dienovereenkomstig aangepast (hoofdstuk 4). - Beleidsevaluatie. De overeenkomstige opdracht wordt nu gegeven in artikel 217a van de Provinciewet. Zij is uitgewerkt in hoofdstuk 4. Een nieuw onderwerp is het enquêterecht, geregeld in de artikelen 151a e.v. van de Provinciewet. Het achtste lid van artikel 151a schrijft een voorafgaande regeling voor.

De nieuwe Provinciewet geeft dus vier onderwerpen die bij verordening of ander algemeen verbindend voorschrift geregeld moeten worden en die alle vier de interne provinciale organisatie betreffen: ambtelijke bijstand, delegatie, enquête en financiën. Wij stellen u voor die samen te regelen in een nieuwe verordening interne zaken.

Artikelsgewijs

Hoofdstuk 1 Ambtelijke bijstand

Artikelen 1:1 tot en met 1:8 Dit is de ongewijzigde Verordening van ambtelijke bijstand, zoals u die op 7 april 2003 heeft vastgesteld. Aan het derde lid van artikel 1:3 is de laatste zinsnede toegevoegd. Het gaat daarbij of om eenvoudige inlichtingen of om verdergaande bijstand. Voor het tweede geval is al artikel 1:4 geschreven. De procedure is dan dat de griffier beziet of de griffie de bijstand kan leveren. Zo niet, dan vraagt hij de secretaris om een of meer van zijn ambtenaren een opdracht te geven. De portefeuillehouder wordt geïnformeerd.

Artikel 1:9 Artikel 1:9 is toegevoegd omdat artikel 33 van de Provinciewet een duidelijk onderscheid maakt tussen enerzijds ambtelijke bijstand aan u en uw leden en anderzijds ondersteuning van de fracties. In de praktijk hoeft dat onderscheid er niet te zijn, maar de toegevoegde bepaling stelt buiten twijfel dat de bijstand ook namens een fractie gevraagd en aan haar verleend kan worden.

Hoofdstuk 2 Enquête

Algemeen Het recht van enquête is een nieuwe bevoegdheid van uw staten, toegekend en geregeld in de artikelen 151a tot en met 151f van de Provinciewet. Een enquête betreft het door ons of door de commissaris van de Koningin gevoerde bestuur. Werkwijze en bevoegdheden van de onderzoekscommissie zijn grotendeels in de wet zelf vastgelegd. In artikel 151a, achtste lid, is u opgedragen nadere regels te stellen, die met name de ambtelijke bijstand aan de commissie of commissies moeten betreffen. Bij ons voorstel hebben wij aansluiting gezocht bij uw regeling van de ambtelijke bijstand die nu in hoofdstuk 1 staat en bij uw besluit van 22 mei 2000 tot instelling van een commissie voor de beleidsaudits. Een onderzoekscommissie is geen statencommissie als bedoeld in artikel 80 van de Provinciewet. Het Reglement van orde provincie Utrecht 2003 is dus niet op de commissie van toepassing tenzij in deze verordening anders is bepaald.

Artikel 2:1 Het is mogelijk een vaste onderzoekscommissie in te stellen zoals er een vaste commissie voor de beleidsaudits was. Wij stellen echter voor dit niet te doen en per enquête een nieuwe commissie in te stellen, omdat enquêtes over verschillende onderwerpen kunnen gaan en het wenselijk zal zijn in de samenstelling van de commissie telkens over de deskundigheden te beschikken die voor het desbetreffende onderwerp nodig zijn. Krachtens de wet is de zittingtermijn van een commissie ook niet gebonden aan de zittingstermijn van uw staten, maar aan de duur van het onderzoek (art. 151a, zesde lid). Elke commissie wordt door u ingesteld en kan uitsluitend uit statenleden bestaan (art. 151a, derde lid). Een lidmaatschap voor niet-statenleden, zoals het Reglement van orde voor statencommissies in het algemeen mogelijk maakt, kan hier dus niet worden toegepast. In het Reglement van orde is bepaald dat uw voorzitter de leden van een statencommissie benoemt, tenzij u dat aan uzelf houdt. Wij stellen voor dit voor de onderzoekscommissies over te nemen. Gezien het gewicht van de commissies zal een benoeming door uw voorzitter, als u die toestaat, bovendien vooraf gegaan moeten worden door voorstellen van de fractievoorzitters en overleg met het presidium. Dit gold ook voor de commissie voor de beleidsaudits. Voor tussentijds ontslag kan de gebruikelijke regeling in artikel 55, derde lid, van het Reglement van orde gevolgd worden.

Artikel 2:2 De wet stelt uitdrukkelijk dat de leden van een onderzoekscommissie statenleden moeten zijn. Dit sluit de benoeming van een externe voorzitter niet uit, maar het zou zijn taak wel beperken tot de technische leiding van de procedures. Vooral bij hoorzittingen zou dat nadelig kunnen zijn. Wij stellen daarom voor de voorzitter uit de leden van de commissie te benoemen. Afhankelijk van de situatie kan de commissie dat doen of kunt u die benoeming aan uzelf houden. Voor het ontslag van de voorzitter kan de gebruikelijke regeling in artikel 57, vierde lid, van het Reglement van orde gevolgd worden.

Artikel 2:3 De vaste ambtelijke bijstand wordt gegeven vanuit de griffie. De secretaris kan als zodanig alleen opdrachten van de commissie aannemen.

Artikel 2:4 De wet regelt de geheimhouding en openbaarheid, het quorum, en de oproeping van getuigen en deskundigen. Voor het overige kan de regeling van haar werkwijze aan de commissie worden overgelaten.

Artikel 2:5 Het besluit tot instellen van een enquête, de omschrijving van het onderwerp en eventuele wijzigingen van de omschrijving worden door u vastgesteld en in het provinciaal blad bekend gemaakt (artikel 151a, zevende lid, van de wet). Het is de taak van de commissie om op basis daarvan de uitvoering eerst te organiseren, voordat zij er feitelijk mee begint. Dit was ook de werkwijze bij de commissie voor de beleidsaudits. Als hierbij incidentele ambtelijke bijstand nodig of wenselijk is, dient die gegeven te worden. Artikel 151b, derde lid, van de wet, legt de verplichting daartoe rechtstreeks op aan de betrokken ambtenaren. Dat hoeft echter niet met zich mee te brengen dat dan de normale regels voor ambtelijke bijstand, gegeven bij artikel 1:4 van deze verordening, niet meer gevolgd hoeven te worden. Het brengt wel met zich mee dat de enquête in de ambtelijke organisatie als geheel bij de planning van de werkzaamheden zoveel mogelijk voorrang heeft.

Artikel 2:6 De commissie rapporteert aan uw staten. De wet voorziet niet in een weerwoord van ons college of van de commissaris van de Koningin, hoewel het onderzoek wel het door ons of de commissaris gevoerde bestuur betreft. Uw staten kunnen dat weerwoord vragen nadat zij de stukken van de commissie hebben ontvangen, maar het kan de procedure bespoedigen als de commissie het doet, zeker als dat weerwoord een aanpassing van haar conclusies of aanbevelingen wenselijk zou maken.

Hoofdstuk 3 Delegatie

Artikel 3:1 Dit artikel is de ongewijzigde herhaling van artikel 4a,eerste lid, van de Organisatieverordening.

Artikel 3:2 In artikel 4a, tweede lid, van de Organisatieverordening was bepaald dat de betreffende beslissingen worden genomen na overleg met de betrokken statencommissie. Voorafgaand overleg past minder goed in het kader van de dualisering. De verantwoording wordt daarom nu in het kader van de informatieplicht geplaatst, geregeld in artikel 167 van de Provinciewet.

Hoofdstuk 4 De administratie en de controle

Algemeen

Nieuwe financiële verordeningen Volgens de nieuwe Provinciewet, die per 12 maart 2003 in werking is getreden, moeten uw staten met betrekking tot de administratie en de controle een drietal verordeningen vaststellen. Het gaat om verordeningen ex artikelen 216, 217 en 217a.

a. De verordening krachtens artikel 216. Deze verordening moet inhouden de uitgangspunten voor het financiële beleid en de regels voor het financiële beheer en de financiële organisatie. De verordening heeft ten doel om te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de wet is een drietal minimumeisen geformuleerd. In ieder geval moet aandacht worden besteed aan: - waardering en afschrijving van activa; - grondslagen voor berekening van in rekening te brengen prijzen en tarieven; - doelstellingen, te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, inclusief taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheidsrelaties en de informatievoorziening.

b. De verordening krachtens artikel 217. Deze verordening moet inhouden de regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De verordening heeft ten doel om te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie worden getoetst.

c. De verordening krachtens artikel 217a. Deze verordening moet regels inhouden voor periodiek te verrichten onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door ons gevoerde bestuur.

Bepalingen ter uitvoering van artikel 216 van de Provinciewet

De artikelen 4:1 tot en met 4:14 van de voorliggende verordening vormen de uitwerking voor de provincie Utrecht van artikel 216 van de Provinciewet. Hoe is deze uitwerking tot stand gekomen?

1. In de eerste plaats bevat de uitwerking bepalingen om te voldoen aan de wettelijke vereisten (artikel 216, tweede lid). Het betreft de artikelen 4:6, 4:10, en 4:13 in het voorliggende voorstel (4:6 en 4:10 zijn feitelijk al bestaand, zie de artikelsgewijze toelichting hierna).

2. De provincie kent al een aantal al dan niet wettelijk voorgeschreven financiële bepalingen, opgenomen in de Organisatieverordening provincie Utrecht 1999 (de artikelen 28 tot en met 32 van die verordening). De bedoelde bepalingen komen, op onderdelen soms iets gewijzigd, terug in het voorliggende voorstel. Het gaat, naast artikel 4:6, om de artikelen 4:2, 4:4, 4:7 en 4:8. De genoemde Organisatieverordening wordt ingetrokken.

3. U bent uiteraard vrij om daaraan nog bepalingen toe te voegen. Om welke bepalingen zou dat kunnen gaan? Als checklist daarvoor – uit onverdachte bron – is genomen de modelverordening die is opgenomen in de handreiking Financiële en controleverordeningen, opgesteld door het ministerie van BZK en de VNG (te vinden op www.vernieuwingsimpuls.nl). Deze modelverordening is geschreven op gemeenten, maar is van overeenkomstige toepassing op provincies. Op de modelverordening is het een en ander aan te merken. Allereerst dat zij zeer uitgebreid is. Dat is in zoverre een verdienste, dat (want opgesteld door financieel deskundigen) daarnaast niet zoveel meer te bedenken valt, wat bij verordening door uw staten zou moeten worden geregeld. Zeker vanuit juridisch oogpunt is echter een minpunt, dat er veel in geregeld wordt, wat ook in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (verder te noemen BBV) staat. Omdat wij (de provincie) ons aan de bepalingen van dat besluit moeten houden, is dat onnodig en bovendien verwarrend als dan ook nog soms net iets andere termen worden gebruikt. Als de modelverordening daarvoor wordt geschoond en ook de bepalingen, die de provincie Utrecht al kende en die in het voorliggende voorstel terugkomen (zie punt 2 hiervoor), dan blijven er een aantal bepalingen over. Daarvan zijn er zeven in het voorliggende voorstel overgenomen (hier en daar met aanpassing), te weten de artikelen 4:1, 4:3, 4:5, 4:9, 4:11, 4:12 en 4:14. Uit de modelverordening zijn niet overgenomen:

- de definities, omdat die niet afwijken van het spraakgebruik en van de betekenis, die er in het BBV aan wordt toegekend; - voorziening voor oninbare vorderingen omdat de bestendige gedragslijn bij het opmaken van de balans is om de vorderingen, die oninbaar zijn gebleken, niet op te nemen. - verstrekking subsidies als aparte paragraaf bij de programmabegroting, omdat dit de enige niet (ingevolge het BBV) verplichte paragraaf zou zijn en artikel 4:14 van gedeputeerde staten éénmaal in de vier jaar een nota provinciale subsidieverlening vraagt. Wat is nieuw?

Welke veranderingen, die extra beslag op capaciteit leggen, brengen de nieuwe financiële bepalingen ten opzichte van de bestaande situatie? Geheel nieuw en ten opzichte van de bestaande situatie extra zijn artikel 4:5, tweede en derde lid, artikel 4:9 en 4:14, eerste lid.

Artikel 4:5, tweede lid. Wij moeten eenmaal in de vier jaar een nota inzake bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik maken.

Artikel 4:5, derde lid. Wij moeten zorgen dat er een toetsingsplan komt, op grond waarvan periodiek interne toetsing van bedrijfsonderdelen plaatsvindt op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale subsidieregelingen.

Artikel 4:9. Wij moeten eenmaal in de vier jaar een nota weerstandsvermogen en risicomanagement opstellen, waarin ook de weerstandscapaciteit wordt bepaald. Deze nota bevat de uitgangspunten voor de in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (nieuw) voorgeschreven paragraaf weerstandsvermogen, die met ingang van 2004 bij de begroting is opgenomen.

Artikel 4:14, eerste lid. Wij moeten eenmaal in de vier jaar een nota provinciale subsidieverlening aan provinciale staten zenden.

De volgende bepalingen zijn wel nieuw, maar behelzen feitelijk een verankering van zaken die al bestaan c.q. al gedaan worden.

Artikel 4:3 Wij moeten een regeling vaststellen voor het aangaan van verplichtingen, met name voor de aanbesteding van werken, diensten en leveringen. Er is, zeker voor aanbesteding van werken, al veel geregeld. De voorgestelde bepaling noopt ertoe de bestaande regels door te lichten en aan te passen of aan te scherpen.

Artikel 4:11 Wij moeten elke vier jaar een nota reserves en voorzieningen opstellen. Dat gebeurde de afgelopen jaren eigenlijk al, ad hoc, bijvoorbeeld in 2001 de evaluatie reserves en voorzieningen.

Artikel 4:12 Registratie van onroerende zaken en bedrijfsmiddelen en systematische controle daarvan. Feitelijk een aanscherping en formalisering van de bestaande situatie.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 4:1 Begroting, begrotingsuitvoering en verantwoording De voorgestelde bepalingen sporen met de notitie De jaarcyclus herzien d.d. 15 april 2003 en een daarop gebaseerde notitie van gedeputeerde Van Bergen aan de leden van de commissie Bestuur en Middelen. Dit met uitzondering van de in de notitie opgenomen zgn. septembervoortgangsrapportage, omdat die pas in uw vergadering van december aan de orde zou komen, waardoor bijsturing niet meer zou kunnen plaatsvinden.

4:1.1 Voorjaarsnota Deze nota – verder te noemen de voorjaarsnota - dient als basis voor discussie tussen de uw staten en ons omtrent de hoofdlijnen van het te voeren beleid. Daarbij worden de bevindingen betrokken uit de jaarstukken over het vorige jaar en wordt ook ingegaan op nieuwe feiten en zaken, die zich met betrekking tot het lopende begrotingsjaar sinds de vaststelling van de begroting hebben voorgedaan. De voorjaarsnota biedt een samenvattend inzicht in de financiële positie van de provincie, waarbij onder meer de volgende aspecten aan de orde komen:

- financiële implicaties van het bestaande beleid - financiële kaders en ontwikkelingen (inkomsten provinciefonds, opcenten motorrijtuigenbelasting, rente, loon- en prijsontwikkelingen, etc.) - indicatieve bepaling van de financiële consequenties van het werkprogramma van gedeputeerde staten, met name ten aanzien van nieuw beleid; - ontwikkelingen in de reservepositie. 4:1.2 Productenbegroting en 4:1.3 Samenstelling van de productenbegroting Deze bepaling is ingevoerd om vast te leggen, dat wat in het BBV wordt aangeduid met de productenraming bij de provincie Utrecht wordt aangeduid als productenbegroting. Voor de term begroting wordt gekozen omdat aan het woord raming in het spraakgebruik een meer vrijblijvende waarde wordt toegekend. Tevens wordt vastgelegd, dat de productenbegroting aan provinciale staten wordt gezonden. Zij doet dienst als achtergrondinformatie bij de programmabegroting. Als regel zal dit kort na 15 november gebeuren. Op die datum moet de zogenaamde informatie aan derden (BZK en CBS) zijn opgeleverd. Deels bestaat die uit gegevens, die onderdeel uitmaken van de productenbegroting dan wel daar als bijlage aan worden toegevoegd.

Ten slotte introduceert en formaliseert het derde lid de term productgroep. De introductie is nodig, omdat het werken met (ten minste vijf honderd) afzonderlijke producten tot een onoverzichtelijk en derhalve ongewenst detailniveau zou leiden.

4:1.4 Prestatie- en effectindicatoren Het is al jaren gebruikelijk, dat wij dergelijke indicatoren in de jaarcyclusstukken vermelden. In het kader van het formaliseren van de duale verhouding legt u dit nu in een kaderstellende bepaling vast.

4:1.5 Junirapportage De junirapportage, die betrekking heeft op het eerste halfjaar van het lopende begrotingsjaar, gaat in op materiële afwijkingen, zowel wat betreft de lasten als de baten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

4:1.7 Productenrekening Redenering analoog aan die ten aanzien van de begroting (4:1.3 en 4:1.4). Het BBV kent de term productenrealisatie. Bepaald wordt dat de provincie Utrecht daarvoor de term productenrekening gebruikt, die meer bij het spraakgebruik aansluit. Tevens wordt, eveneens analoog aan de begroting, de toezending van de productenrekening aan uw staten geregeld.

Artikel 4:2 Administratie, artikel 4:4 Functiescheiding betalingen, artikel 4:6 Financieringsfunctie, artikel 4:7 Functiescheiding financieringsfunctie en artikel 4:8 Rapportage financieringsfunctie Deze artikelen komen inhoudelijk en grotendeels ook wat de redactie betreft overeen met de artikelen 28 tot en met 30b van de Organisatieverordening, die komt te vervallen. Bij artikel 4:2b: voor wat betreft de voorraden zal er in redelijkheid een grens moeten worden getrokken: voor zoveel doelmatig voor een goede bedrijfsvoering.

Artikel 4:3 Aangaan van verplichtingen Wij waarborgen daarbij dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 4:5 Interne controle De voorstellen in dit artikel (en de volgende artikelen, die zijn ontleend aan de modelverordening) zijn mede ingegeven door de actualiteit van de afgelopen jaren. Zie in dit kader met name ook de nota, bedoeld in het tweede lid.

Artikel 4:9 Weerstandsvermogen en risicomanagement In deze nota wordt ingegaan op bestaande en mogelijke risico’s, het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. De wenselijkheid tot het opnemen van deze bepalingen is mede gelegen in actualiteit van de afgelopen jaren (Ceteco-affaire, parlementaire enquête bouwfraude etc.).

Artikel 4:10 Waardering en afschrijving van activa De bepalingen in dit artikel leggen vast wat in de Jaarrekening 2002 over waardering en afschrijving van activa is vermeld in het onderdeel Grondslagen van de financiële verslaggeving (bladzijden 43 tot en met 45), met dien verstande dat voor investeringen, die na 31 december 2002 worden geactiveerd:

- de afschrijvingstermijn voor bedrijfsgebouwen wordt gesteld op 30 – 40 jaar; - voor bekabeling ICT geen afschrijvingstermijn meer afzonderlijk wordt bepaald en - voor soft- en hardware de afschrijvingstermijn wordt gesteld op 3 jaar. Toegevoegd is de tweede zin van het vierde lid, die aan ons een formele basis geeft om in bijzondere gevallen afwijkende voorstellen te doen. Bij de activa, bedoeld in het derde lid onder a en b is sprake van een marge. Dit wordt ingegeven door het feit, dat de onder de beschrijving vallende objecten toch nog te zeer verschillend zijn om met één termijn te werken. Uiteraard geldt, dat bij gelijksoortige objecten of zaken een zelfde termijn wordt aangehouden, die wordt vastgesteld op het moment, waarop tot de investering wordt besloten. De activa, bedoeld in het vierde lid, betreffen de investeringen in het kader van het provinciaal wegenbeheer (wegen, wegenbouwkundige werken, opslagplaatsen, rijdend materiaal etc.). Artikel 4:11 Reserves en voorzieningen Een nota als bedoeld in het eerste lid is in de afgelopen tien à vijftien jaar enkele malen gemaakt. De voorgestelde bepaling brengt hierin regelmaat en past in het kader van het formaliseren van de duale verhoudingen. Voor wat betreft de voorzieningen gaat het om de vraag, af alle voorzieningen, die gezien de bestaande risico’s en verplichtingen gevormd moeten worden, ook daadwerkelijk gevormd zijn en of de omvang van elk van de voorzieningen juist is bepaald. En ook: als risico’s of verplichtingen, waarvoor een voorziening is gevormd, wegvallen, dan kan ook de voorziening worden opgeheven.

Artikel 4:12 Registratie van bezittingen Deze registraties hebben in het drukke dagelijkse gebeuren gewoonlijk een lage prioriteit. De voorgestelde bepaling beoogt te voorkomen dat zij uit de belangstelling raken en past in het kader van het formaliseren van de duale verhoudingen. Voor wat de bedrijfsmiddelen betreft zal er een grens moeten worden getrokken bij wat voor een goede bedrijfsvoering nog doelmatig is.

Artikel 4:13 Prijzen en tarieven Het eerste en het tweede lid van dit artikel gaan over prijzen, die in rekening worden gebracht in privaatrechtelijke verhoudingen. Bij de provincie speelt dat op zeer beperkte schaal. Zo worden, overigens zonder actieve acquisitie, soms ruimten aan derden ter beschikking gesteld, zoals Paushuize, waarvoor een prijs wordt afgesproken. Voorts wordt digitaal beschikbare zogenaamde geo-informatie tegen betaling beschikbaar gesteld. De bepalingen beogen

- de kosten, verbonden aan het beschikbaar stellen van provinciale goederen of diensten, in rekening te brengen en - oneerlijke concurrentie met (potentiële) private aanbieders van dezelfde producten of diensten te voorkomen. Het derde, vierde en vijfde lid van dit artikel gaan over rechten, die ingevolge artikel 223, tweede lid van de Provinciewet worden aangemerkt als provinciale belastingen. Waarvoor wat wordt geheven staat vermeld in de tarieventabel bij de Algemene belastingverordening provincie Utrecht 1997 Voor het bepalen van de tarieven geldt artikel 225 van de Provinciewet, waarin wordt bepaald dat de baten niet boven de lasten mogen uitgaan (er mag geen winst worden gemaakt). Het bepaalde in het derde, vierde en vijfde lid is ontleend aan het statenvoorstel Middelen-3/1993 (herziening legesverordening provincie Utrecht 1987). De destijds geformuleerde uitgangspunten zijn sindsdien niet veranderd. Artikel 4:14 Subsidieverlening Met betrekking tot het aanvragen en verlenen van subsidies door de provincie is veel geregeld in de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 1998. Met de voorgestelde bepaling krijgen wij de opdracht om ten minste eenmaal per statenperiode, in aansluiting op hetgeen in de algemene subsidieverordening is bepaald, een totaaloverzicht van de provinciale subsidieverlening op te stellen en de ontwikkeling in beeld te brengen. Met de nota wordt beoogd uw staten zicht te laten houden op het geheel van de provinciale subsidieverlening.

Artikel 4:15 Controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Artikel 217 Provinciewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten Een besluit met deze benaming is tot op het moment waarop deze concept-verordening in procedure is gebracht, nog niet verschenen. De toelichting op het Besluit accountantscontrole gemeenten (Besluit van 19 november 2001, Stb. 68, 2002) vermeldt, dat overeenkomstige regels ook van toepassing worden op de provincies. bevatten tezamen een groot aantal regels die ten aanzien van de accountantscontrole in acht moeten worden genomen. Wat daarboven nog moet worden geregeld, beperkt zich ons inziens tot de ongestoorde toegang tot de gegevens en informatie, die de accountant nodig oordeelt om de controlewerkzaamheden te verrichten.

Artikel 4:16 Periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur Een bepaling van deze strekking – ter uitvoering van artikel 217a van de Provinciewet – moeten uw staten uiterlijk op12 maart 2004 vaststellen (waarbij wettelijk de mogelijkheid is geboden om te besluiten die termijn met één jaar te verlengen). Ons inziens kan de bepaling nu worden vastgesteld onder de toevoeging, dat het plan, bedoeld in het eerste lid en het verslag, bedoeld in het tweede lid, voor het eerst worden gevergd voor het jaar 2005. De toevoeging staat in het overgangsartikel 5:2.

Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 5:1 Eerste lid. De intrekking van de Organisatieverordening, de Verordening van ambtelijke bijstand en het instellingsbesluit voor de commissie voor de beleidsaudits is toegelicht in respectievelijk het algemeen gedeelte van deze toelichting en in het algemeen gedeelte van de toelichting bij hoofdstuk 2. Tweede lid. In artikel 4:24 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat ten minste eenmaal in de vijf jaar een verslag wordt gepubliceerd over de doeltreffendheid en de praktische effecten van de op wettelijke voorschriften (verordeningen) berustende subsidies. In artikel 5 van de Algemene subsidieverordening is bepaald dat dat bij deze provincie jaarlijks gebeurt. In het verlengde van artikel 4:14 van deze verordening wordt artikel 5 nu zodanig aangevuld dat de afzonderlijke jaarverslagen gebruikt kunnen worden als basis voor de vierjaarsrapportage krachtens artikel 4:14. Derde lid. Bij artikel 12, eerste lid, onder g, van de Verordening rechtspositie staten- en commissieleden wordt de voorzitter van de Commissie voor de beleidsaudits een afwijkend presentiegeld toegekend. Nu de commissie wordt opgeheven, onderdeel c van het eerste lid, dient ook die toekenning te vervallen.

Artikel 5:2 Deze bepaling is toegelicht bij artikel 4:16.

Bijlage als bedoeld in artikel 4:6, vierde lid Deze bijlage is de ongewijzigde bijlage bij het huidige artikel 30, derde lid, van de in te trekken Organisatieverordening.