Budgethoudersregeling gemeente Waalwijk 2025

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepalingen

• a.

  begroting: weerslag van de beleidsvoornemens en de daarmee gemoeide middelen; de (programma)begroting bestaat uit een beleidsbegroting (opgebouwd uit programma’s, beleidsvelden en paragrafen) en de financiële begroting;

• b.

  budgetbeheerder: de budgethouder kan zich voor het beheer (doen van bestellingen, prestatie akkoord verklaren van facturen en coderen van facturen) van zijn toegewezen budgetten laten ondersteunen door één of meerdere budgetbeheerders;

• c.

  budgethouder: de functionaris die bevoegd is tot het aangaan van financiële verplichtingen binnen de aan hem/haar middels door mandatering toegewezen exploitatiebudgetten, investeringsbudgetten en grondexploitatiebudgetten;

• d.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk;

• e.

  exploitatieberekening: een door de gemeenteraad vastgestelde inschattingsberekening, waarin voor een te ontwikkelen plangebied de kosten worden afgezet tegen de opbrengsten, waarbij kosten en opbrengsten in hoofdcategorieën worden ingedeeld (zoals grondverwerving, bouwrijp/woonrijp maken, stortingen, bijdragen en opbrengst gronden);

• f.

  financiële verplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling, nalaten of gebeurtenis waaruit een definitieve juridische binding tot het doen van een uitgave voortvloeit;

• g.

  investeringsbudget: een opoffering in geld ten behoeve van een doel dat pas op lange termijn wordt behaald, waardoor de kosten worden verdeeld over de jaren waarin de gemeente Waalwijk het bedrijfsmiddel gebruikt;

• h.

  kostenplaats (grootboekrekening): een verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie zoals vastgesteld in het rekeningschema;

• i.

  kostensoort (economische categorie): de uitsplitsing van baten en lasten naar aard of soort conform het rekeningschema;

• j.

  mandateren: het overdragen van bevoegdheden zonder verantwoordelijkheid.

• k.

  planning en control cyclus: een jaarlijks terugkerende cyclus, met als doel om het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente te beheersen; de cyclus geeft inzicht in de doelstellingen van de gemeente, of ze deze bereikt en welke financiële middelen daarvoor nodig zijn (geweest); producten binnen deze cyclus zijn de kadernota, de begroting, tussentijdse rapportages en de jaarrekening;

• l.

  producten: door de gemeenteraad bepaalde indeling van geclusterde activiteiten en daarmee gemoeide middelen, opgenomen in het rekeningschema;

• m.

  raad: de gemeenteraad van de gemeente Waalwijk;

• n.

  rechtshandelingen: handelingen die een natuurlijk persoon of rechtspersoon uitvoert, waaruit een bepaald rechtsgevolg voortvloeit;

• o.

  rekeningschema: een financieel, organisatorisch hulpmiddel dat een index biedt van elke rekening in een boekhoudsysteem; dit biedt inzicht in alle financiële transacties van het bedrijf. Hier is een rekening een uniek record voor elk type activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven;

• p.

  vier-ogen principe: het uitgangspunt dat stelt dat voor bepaalde taken en/of handelingen er altijd minstens twee of meer mensen nodig zijn, zodat zij elkaar kunnen controleren. Dit om fraude of verhoogde risico's te voorkomen.

Artikel 2: Soorten budgetten

• 1.

  De gemeente Waalwijk onderscheidt drie soorten budgetten, namelijk de exploitatiebudgetten, de investeringsbudgetten en de grondexploitatiebudgetten.

• 2.

  De exploitatiebudgetten zijn de bedragen die jaarlijks in de begroting op het niveau van kostenplaats en kostensoort (economische categorie) zijn opgenomen op de producten en kostenplaatsen.

• 3.

  De investeringsbudgetten zijn de kredieten die na raadsbesluit zijn toegekend en vervolgens in de administratie worden opgenomen met de corresponderende kredietbedragen, en eventueel uitgesplitst naar kredietcomponenten.

• 4.

  De grondexploitatiebudgetten zijn de budgetten die na raadsbesluit zijn toegekend door het vaststellen van een exploitatieberekening of door vaststelling van de jaarlijkse nota grondexploitatie. In de nota grondexploitatie worden de exploitatieberekeningen geactualiseerd en geven een meerjarig inzicht in de nog te realiseren kosten en opbrengsten. De jaarschijven per exploitatieberekening vanuit de nota grondexploitatie worden verwerkt in het volgende begrotingsjaar en de daarbij horende meerjarenbegroting. Door vaststelling van de jaarlijkse nota grondexploitatie stelt de raad de geactualiseerde benodigde budgetten beschikbaar voor de uitvoering van de grondexploitatieprojecten.

Hoofdstuk 2: Budgethouders en budgetbeheerders

Artikel 3: Budgethouders

• 1.

  De griffier is verantwoordelijk voor de budgetten die vallen onder de raad, de raadsgriffie en de rekenkamer.

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor alle budgetten, met uitzondering van de budgetten in artikel 3, eerste lid, binnen de kaders van de programmabegroting inclusief de tussentijdse wijzigingen, vastgesteld door het college en de raad.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst voor alle budgetten door middel van mandatering een budgethouder aan.

• 4.

  Budgethouders kunnen zijn de griffier, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de domeindirecteuren, de afdelingshoofden, de clustercoördinatoren en de programmamanagers. 

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is aan het college verantwoording verschuldigd voor het beheer van de toegewezen budgetten.

Artikel 4: Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders

• 1.

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen binnen de aan hem/haar toegewezen exploitatiebudgetten, investeringsbudgetten en grondexploitatiebudgetten.

• 2.

  De budgethouder handelt daarbij volgens de geldende inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Waalwijk.

• 3.

  Vanuit de hem/haar toegewezen bevoegdheden is de budgethouder belast met:

  • a.

    Een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

  • b.

    Een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen en in de jaarrekening opgenomen realisaties.

  • c.

    Het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten.

  • d.

    Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een ontvangen of te verzenden factuur.

  • e.

    Het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

  • f.

    Het betaalbaar (laten) stellen van een juiste, juist gecodeerde en prestatie-akkoord verklaarde factuur, waarbij het vier-ogenprincipe is toegepast.

  • g.

    Het naleven van de inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Waalwijk.

  • h.

    Het zorgen voor de relevante informatieverstrekking als bijdrage aan de planning en control cyclus voor de budgetten die aan de budgethouder toegewezen zijn.

Artikel 5: Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerders

• 1.

  De budgethouder kan zich voor het beheer van zijn/haar toegewezen budgetten laten ondersteunen door één of meerdere budgetbeheerders.

• 2.

  Budgetbeheerders kunnen zijn alle medewerkers binnen de budgetverantwoordelijke afdeling/het programma/de griffie.

• 3.

  Met het beheer van een budget kunnen onderstaande activiteiten door de budgetbeheerder worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder:

  • a.

    Het aangaan van financiële verplichtingen binnen het voor de budgethouder beschikbaar gestelde budget.

  • b.

    Het prestatie-akkoord verklaren of zorgen dat de juiste persoon deze prestatie-akkoord verklaring toekent (toetsbaar).

  • c.

    Het coderen van facturen of zorgen dat een juiste codering van facturen plaatsvindt.

  • d.

    Het betaalbaar stellen van een juiste, juist gecodeerde en prestatie-akkoord verklaarde factuur, waarbij het vier-ogenprincipe is toegepast, indien gemandateerd door de budgethouder.

• 4.

  De budgetbeheerder ondersteunt de budgethouder bij het zorgen voor de relevante informatieverstrekking als bijdrage aan de planning en control cyclus.

Artikel 6: Aanwijzing budgethouders en budgetbeheerders

• 1.

  Voor aanvang van het verantwoordingsjaar wordt door de gemeentesecretaris/algemeen directeur een lijst geaccordeerd en getekend, waarin voor iedere kostenplaats is aangegeven welke medewerker budgethouder is. Het budgetbeheer is niet functie-, maar persoonsgerelateerd en zal in dezelfde lijst dus op naam worden opgenomen.

• 2.

  De Afdeling Financiën en inkoop zorgt voor aanvang van het verantwoordingsjaar dat de lijst budgethouders en budgetbeheerders op een juiste wijze is verwerkt in de financiële administratie en draagt zorg voor een mutatieregister en een juiste/tijdige verwerking van de mutaties gedurende het verantwoordingsjaar.

Hoofdstuk 3: Bijzondere bepalingen

Artikel 7: Vervanging

Bij afwezigheid van de budgethouder is de formele plaatsvervanger van deze functionaris, als bedoeld in artikel 5 van het Organisatiebesluit gemeente Waalwijk 2025 bevoegd en verantwoordelijk om de taken als budgethouder uit te voeren.

Artikel 8: Budgetverschuivingen

• 1.

  De budgethouder is bevoegd tot het (budgettair neutraal) overhevelen van de toegekende:

  • •

    budgetten binnen een product en/of kostenplaats, mits de economische categorie niet wijzigt en met uitzondering van subsidies en kapitaallasten (schuiven tussen investeringsbudgetten en exploitatiebudgetten is niet mogelijk);

  • •

    budgetten tussen kostenplaatsen, mits de economische categorie en functie niet wijzigt;

  • •

    gespecificeerde bedragen binnen kredietonderdelen van investeringsbudgetten mits het totaalbedrag van het kredietonderdeel niet overschreden wordt en het kredietonderdeel volgens de vastgelegde specificaties wordt opgeleverd.

• 2.

  Het is niet toegestaan meevallers in aanbestedingen aan te wenden om de vooraf vastgelegde specificaties te verhogen of om over te hevelen naar andere kredietonderdelen.

• 3.

  Bij posten waarvan de besteding onderworpen is aan instemmingsrecht van medezeggenschapsorganen wordt eerst met de desbetreffende organen overleg gevoerd.

• 4.

  De budgethouder is bevoegd tot het verstrekken van opdrachten die vallen binnen de categorie meer- en minderwerk ten aanzien van opdrachten die deze mag verstrekken op grond van het geldende Bevoegdhedenbesluit. Het begrip meer- en minderwerk wordt in deze regeling als volgt gedefinieerd:

  • •

    Meerwerk is een verrichting van de opdrachtnemer die uitgaat boven zijn verplichting om het in het bestek/opdracht omschreven werk/dienst uit te voeren, zodat de opdrachtnemer voor het doen van deze verrichting recht heeft op bijbetaling. Meerwerk dient altijd gerelateerd te zijn aan de opdracht.

  • •

    Minderwerk is het minder verrichten dan datgene dat in het bestek/opdracht is opgenomen, waardoor de opdrachtgever gerechtigd is tot inhouding op de overeengekomen aanneemsom/prijs.

• 5.

  De budgethouder mag alleen opdrachten tot meerwerk verstrekken als daartoe ook de financiële middelen aanwezig zijn, hetzij binnen de post onvoorzien, hetzij anderszins binnen het beschikbare krediet of budget.

• 6.

  Indien meerwerk tot overschrijding zal leiden is artikel 11, tweede en derde lid, van deze regeling van toepassing.

• 7.

  De budgethouder is bevoegd tot het goedkeuren van minderwerk met dien verstande dat het overige werk conform opdracht wordt uitgevoerd.

Artikel 9: Specifieke bepalingen met betrekking tot investeringsbudgetten

Een ambtenaar die namens de gemeente bij de uitvoering van bouw, civiel- en cultuurtechnische werken directie voert heeft bij onvoorziene omstandigheden (calamiteiten) en in spoedeisende gevallen dezelfde bevoegdheden met betrekking tot meer- en minderwerk als de budgethouder. De budgethouder legt schriftelijk vast wie namens de gemeente als directievoerder optreedt. De directievoerder informeert de budgethouder terstond indien deze opdrachten tot meer- of minderwerk verstrekt.

Artikel 10: Specifieke bepalingen met betrekking tot grondexploitatiebudgetten

• 1.

  De grondexploitatiebudgetten zijn de budgetten die na raadsbesluit zijn toegekend door het vaststellen van een exploitatieopzet of door vaststelling van de jaarlijkse nota grondexploitatie. De budgetten worden toegekend aan het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de grondexploitaties.

• 2.

  De verantwoordelijkheid voor de grondexploitatiebudgetten die betrekking hebben op de aanleg van civieltechnische werken komt niet te berusten bij het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de grondexploitaties, maar bij het afdelingshoofd dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de civieltechnische werken. Dit betreft grondexploitatiebudgetten, die op basis van voorcalculatie in kredietonderdelen voldoende gespecificeerd zijn. Tussen opdrachtgever (afdelingshoofd grondexploitaties) en opdrachtnemer (afdelingshoofd civieltechnische werken) wordt schriftelijk vastgelegd welke activiteiten, tegen welk kwaliteitsniveau en tegen welke prijs (budget) worden uitgevoerd.

• 3.

  De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het tijdig rapporteren van dreigende onder- en overschrijdingen van kredietonderdelen aan de opdrachtgever.

Artikel 11: Informatieverstrekking

• 1.

  Het afdelingshoofd Financiën en Inkoop draagt er zorg voor, dat de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het signaleren van dreigende onder- en overschrijdingen van het budget per product of, in geval van investeringskredieten, van overschrijding per kredietonderdeel en rapporteert tijdig aan het college, maar ten minste bij het opstellen van de planning en control producten.

• 3.

  In die situaties dat de budgethouder verwacht of kan verwachten dat aan toepassing van de aan hem bij deze regeling toegekende bevoegdheden bestuurlijk gevoelige consequenties verbonden zijn, dient hij te rapporteren aan het college.

Hoofdstuk 4: Slotbepalingen

Artikel 12: Niet voorziene situaties

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 13: Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025.

• 2.

  De ‘Regeling budgethouders gemeente Waalwijk 2016’ wordt ingetrokken met ingang van de dag, waarop deze regeling in werking treedt.

• 3.

  Deze regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Waalwijk 2025’.