Verordening auditcommissie Alkmaar, 2025

1. De commissie bestaat uit ten minste vijf raadsleden en maximaal het aantal leden dat gelijk is aan het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad. Van elke raadsfractie kan maximaal één raadslid in de commissie worden benoemd.

2. De leden worden benoemd door de raad.

3. De secretaris van de commissie berust bij de griffie.

4. De commissie heeft als adviseurs de concerncontroller of door hem aan te wijzen interne adviseur.

5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

6. De portefeuillehouder financiën wordt -indien de agenda daartoe aanleiding geeft- door de commissie uitgenodigd en is de eerste gesprekspartner voor de commissie namens het college.

1. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen

2. Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid door ontslag, of door een met reden omkleed besluit van de raad.

3. Indien door een vacature het aantal leden onder het in artikel 2 eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane situatie.

4. Leden worden bij afwezigheid niet vervangen.

1. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het opstellen van de agenda, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie-aangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffie.

1. Het doel van de auditcommissie is de kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken.

2. De auditcommissie brengt advies uit respectievelijk kan advies uitbrengen aan de raad en haar raadscommissies over inhoud en proces van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, verantwoording en controle, een en ander zoals nader beschreven en vastgelegd in de door de raad op grond van artikel 212 respectievelijk artikel 213 Gemeentewet vastgestelde financiële verordening respectievelijk controleverordening. Advisering door de auditcommissie kan onder meer zien op:

• a.

  De opdrachtverlening aan de accountant;

• b.

  De behandeling, de opbouw en kwaliteit, en de vaststelling van de jaarstukken, de kadernota en de programmabegroting waaronder tevens begrepen technische begrotingsaanpassingen, alsmede de overige documenten die jaarlijks door het college op grond van de financiële verordening aan de raad worden voorgelegd;

• c.

  De behandeling van de verschillende financiële beleidsnota’s zoals genoemd in de financiële verordening;

• d.

  Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapportages van het college in het kader van artikel 213a Gemeentewet en de op basis daarvan door de raad vastgestelde verordening;

• e.

  Voorstellen tot wijziging van de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet alsmede van andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan;

• f.

  Alle overige financieel gerelateerde onderwerpen waarvan de auditcommissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de auditcommissie van meerwaarde is ter versterking van de kaderstellende en controlerende taak van de raad;

• g.

  Fungeren als beoordelingscommissie tijdens het aanbestedingstraject voor de selectie van een nieuwe accountant teneinde een voorstel aan de raad te doen voor het contract met de accountant; de commissie laat zich hierbij ondersteunen en adviseren door de secretaris, concerncontroller en andere ambtelijke specialisten en/of functionarissen;

• h.

  Gesprekspartner voor de accountant ten aanzien van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening en andere rapportages die de accountant vanuit de opdracht van de raad opstelt; de commissie brengt hierover advies uit aan de raad;

• i.

  Evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en informeert en/of adviseert zo nodig de raad hierover;

• j.

  Advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderwerpen namens de raad;

• k.

  Onderzoek naar zowel de documenten behorende bij de planning & controlcyclus (w.o. Kadernota, Programmabegroting, Bestuursrapportage (Burap), Jaarrekening, Meerjareninvesteringsplan (MIP), Meerjarenplan Grondexploitaties (MPG)) als de financiële sturingsinstrumenten voor de raad, inclusief de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

• l.

  Begeleiding van het inzichtelijk presenteren van het financiële beleid en de (fraude)risico’s in relatie tot de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad;

• m.

  Uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (art. 212 Gemeentewet);

• n.

  Toezicht houden op de navolging van de door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountscontrole, rekenkameronderzoeken en beleidsevaluaties. De commissie kan hierover afspraken maken met het college en deelt de bevindingen met de raad;

• o.

  De auditcommissie is een contactorgaan voor de Rekenkamer en vervult de taak als genoemd in de Verordening gemeentelijke rekenkamer Alkmaar.

3. De commissie is bevoegd aan de raad over de leden 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

1. De auditcommissie is belast met de uitvoering van de door de raad verleende opdracht aan de accountant en verzorgt het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant. Ten aanzien van de accountant heeft de auditcommissie in ieder geval de volgende taken:

• a.

  Zij voert overleg met de accountant over het jaarlijkse auditplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole;

• b.

  Zij voert overleg met de accountant over de voortgang van de controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in het auditplan van de accountant;

• c.

  Zij voert meerdere keren per jaar overleg met de accountant over de (tussentijdse) bevindingen van de accountant;

• d.

  Zij bespreekt indien gewenst de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant.

1. De auditcommissie stelt jaarlijks een jaarplan vast en vergadert in beginsel volgens dit plan, of zo vaak als de voorzitter dit nodig acht voor een goede uitvoering van de taak van de auditcommissie, zoals beschreven in artikel 5 van deze verordening.

2. De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij sprake is van voorbereidende bijeenkomsten, intern beraad of zwaarwegende belangen met betrekking tot de te behandelen onderwerpen zich daartegen verzetten, zulks ter beoordeling van de auditcommissie.

3. De agenda en bijbehorende stukken worden voorafgaand aan een vergadering op de website van de gemeente Alkmaar geplaatst.

4. Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

5. Wanneer niet het vereiste aantal leden aanwezig is voor het doorgaan van een vergadering, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden de aanhangige onderwerpen bespreken.

6. De wethouder en adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder de wethouder en/of één of meerdere adviseurs.

7. Van elke vergadering wordt van het besprokene een zakelijke weergave in een verslag opgenomen.

8. Een verslag wordt door de auditcommissie in een volgende vergadering vastgesteld.

9. Vastgestelde verslagen worden door de griffie ter kennisname aan de commissie Bestuur en Middelen verzonden.

1. De commissie kan in een vergadering op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering, geheimhouding opleggen over de inhoud van de aan haar overgelegde stukken. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

2. Indien de commissie zich over een onderwerp met geheimhouding tot de raad richt, blijft de geheimhouding van kracht totdat de raad deze opheft.

3. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college of de leden overlegt.

1. De auditcommissie brengt haar adviezen schriftelijk en/of mondeling uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad en/of (een) raadscommissie(s), een en ander afhankelijk van het onderwerp van het advies.

2. Raadsvoorstellen die door de auditcommissie van advies worden voorzien zullen via behandeling in (een van) de raadscommissie(s) ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

3. Indien de auditcommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt verwoord in het advies.

4. De auditcommissie kan besluiten nemen als de meerderheid van het aantal leden aanwezig is. De auditcommissie beslist bij meerderheid van stemmen van leden. Wanneer niet het vereiste aantal leden voor besluitvorming aanwezig is of wanneer de stemmen staken, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden een besluit nemen.

5. Als er tijdens de raads(commissie)vergadering onderwerpen op de agenda staan waarover de auditcommissie heeft geadviseerd, voert de voorzitter namens de commissie het woord.

6. De commissie kan in voorkomend geval een ander lid uit haar midden aanwijzen om in de vergadering van de raad(scommissie) voorstellen of adviezen van de commissie toe te lichten.

1. De auditcommissie is bevoegd alle documenten en administraties die door of namens het college zijn vervaardigd in te zien als zij dit nodig acht voor de vervulling van haar taken.

2. De auditcommissie is bevoegd schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de burgemeester, de wethouders en de ambtenaren van de gemeente Alkmaar. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de auditcommissie de burgemeester, de wethouders en/of de ambtenaren ter vergadering uitnodigen.

3. De auditcommissie is bevoegd werkbezoeken af te leggen aan alle organisatieonderdelen van de gemeente.

4. De auditcommissie kan de accountant, de Rekenkamer, externe deskundigen en overige derden ter vergadering uitnodigen:

• a.

  voor het geven van toelichting, en/of

• b.

  deel te nemen aan de beraadslagingen van de auditcommissie, en/of

• c.

  om advies uit te brengen.