Budgethoudersregeling gemeente Meppel

1. Het budgetrecht ligt bij de raad. De raad stelt de begroting en begrotingswijzigingen per programma vast. Door het vaststellen van de begroting en de begrotingswijzigingen wordt het college geautoriseerd tot het doen van uitgaven en het innen van baten voor elk programma, binnen de beschikbaar gestelde budgetten.

2. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door de raad vastgestelde begroting. Het college mandateert het beheer van de budgetten aan de Gemeentesecretaris-algemeen directeur. De ondermandatering van de budgetten is geregeld in artikel 3 van deze regeling.

1. De hoofdbudgethouder wordt aangewezen door gemeentesecretaris-algemeen directeur of de directeur;

2. De budgethouder en de prestatie akkoord verklaarder wordt aangewezen door de hoofdbudgethouder;

3. Ook extern ingehuurde medewerkers kunnen aangewezen worden als (hoofd)budgethouder of prestatie akkoord verklaarder als dit passend is bij hun functie.

4. Jaarlijks na vaststelling van de begroting worden alle (hoofd)budgethouders geactualiseerd en integraal vastgesteld door de gemeentesecretaris-algemeen directeur of directeur. Tussentijdse aanwijzingen tot (hoofd)budgethouder verlopen volgens een door het team Financiën & Belastingen uitgewerkt proces.

5. De hoofdbudgethouders zijn verantwoordelijk voor het signaleren van wijzigingen, het aanwijzen van een andere budgethouder of prestatie akkoord verklaarder en het informeren van team Financiën & Belastingen. Het team Financiën & Belastingen draagt zorg voor de registratie en de verwerking hiervan in de relevante systemen.

1. Bij (tijdelijke) afwezigheid wordt een budgethouder vervangen door de betreffende hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder kan een tijdelijke vervanger als budgethouder aanwijzen. Dit proces verloopt verder zoals beschreven in artikel 3.

2. Bij (tijdelijke) afwezigheid van een hoofdbudgethouder geldt de horizontale vervangingsregeling, zoals uitgewerkt in het Organisatiebesluit.

1. De secretaris-algemeen directeur en de directeur zijn eindverantwoordelijkheid voor het realiseren van de door het gemeentebestuur geformuleerde opgaven en taken door middel van producten en diensten. Dit omvat ook de eindverantwoordelijkheid voor (het organiseren van) het budgethouderschap in brede zin.

2. De secretaris-algemeen directeur en de directeur geven sturing aan de hoofdbudgethouders en bespreken met hen periodiek de voortgang van gerealiseerde doelstellingen, financiële middelen en risico’s op de hoofdlijnen.

1. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige besteding van de aan zijn/haar team toegewezen budgetten en de verantwoording hierover. De hoofdbudgethouder voert zijn/haar taken uit onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris-algemeen directeur.

2. De hoofdbudgethouder wijst budgethouders en prestatie akkoord verklaarders (optioneel) toe voor het realiseren van doelstellingen en de beheersing van de behorende budgetten, maar blijft zelf de verantwoordelijkheid dragen.

3. De hoofdbudgethouder maakt op hoofdlijnen zichtbaar hoe beleid financieel is vertaald en kan onderbouwen welke middelen nodig zijn voor de realisatie van beleidsdoelstellingen (Producten en Diensten Catalogus).

4. De hoofdbudgethouder is zelf budgethouder voor de teambudgetten/bedrijfsvoeringsbudgetten1 van het aangestuurde team.

5. De hoofdbudgethouder kan ten laste van de toegewezen budgetten namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan. Waar van toepassing is de budgethouder tevens bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de toegekende budgetten. De hoofdbudgethouder is gehouden aan de daarvoor de gestelde kaders en mandaten, zoals beschreven in artikel 9 van deze regeling. Bij de inkoop van goederen/werken/diensten handelt de hoofdbudgethouder volgens het geldende inkoopbeleid en communiceert o.a. de factuurvereisten aan de leverancier.

6. De hoofdbudgethouder draagt er voor zorg dat de budgethouders hun taken op de afgesproken wijze uitvoeren en stuurt bij waar dat nodig is.

7. De hoofdbudgethouder signaleert (toekomstige) risico’s en/of knelpunten in de realisatie van doelstellingen en/of financiële middelen, maakt deze bespreekbaar en stuurt waar nodig bij.

8. De hoofdbudgethouder kan de besteding van budgetten in relatie tot de begrote en gerealiseerde doelstellingen op hoofdlijnen verantwoorden.

9. De hoofdbudgethouder bespreekt periodiek de ontwikkelingen van de budgetten op hoofdlijnen met de betreffende budgethouder en financieel adviseur.

10. De hoofdbudgethouder bespreekt periodiek op hoofdlijnen de voortgang van gerealiseerde doelstellingen, financiële middelen en risico’s met de secretaris-algemeen directeur en de directeur.

11. De hoofdbudgethouder draagt ervoor zorg dat verantwoording over de gerealiseerde doelstellingen en financiële middelen wordt afgelegd via de reguliere planning & control cyclus in lijn met het financieel beleid en de daarvoor geldende processen.

1. De budgethouder is aangewezen om één of meerdere budgetten te beheren, uitvoering te geven aan de bijbehorende doelstelling en hierover verantwoording af te leggen. De budgethouder voert zijn/haar taken uit onder de verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.

2. De budgethouder maakt zichtbaar hoe beleid financieel vertaald is en kan onderbouwen welke middelen nodig zijn voor de realisatie van beleidsdoelstellingen (Producten en Diensten Catalogus).

3. De budgethouder geeft kaders mee aan de prestatie akkoord verklaarder (indien van toepassing) welk (deel van het) budget ingezet mag worden voor welk doel.

4. De budgethouder beoordeelt vóór het aangaan van verplichtingen of het budget toereikend is.

5. De budgethouder kan ten laste van de toegewezen budgetten namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan. Waar van toepassing is de budgethouder tevens bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de toegekende budgetten. De budgethouder is gehouden aan de daarvoor de gestelde kaders en het mandaten, zoals beschreven in artikel 9 van deze regeling. Bij de inkoop van goederen/werken/diensten handelt de budgethouder volgens het geldende inkoopbeleid en communiceert o.a. de factuurvereisten aan de leverancier.

6. De budgethouder controleert facturen op de prestatielevering en de juistheid van de in rekening gebrachte hoeveelheden en tarieven en overige voorwaarden en geeft goedkeuring voor het ten laste brengen van de kosten van het betreffende budget.

Deze controle en goedkeuring wordt uitgevoerd volgens het daarvoor vastgestelde interne proces.2

7. De budgethouder beoordeelt doorlopend de besteding van de budgetten in relatie tot de prestaties en maakt (toekomstige) risico’s, knelpunten, overschrijdingen of onderschrijdingen zo snel als nodig bespreekbaar bij de hoofdbudgethouder.

8. De budgethouder kan de besteding van middelen in relatie tot de begrote en gerealiseerde doelstellingen in detail verantwoorden.

9. De budgethouder bespreekt periodiek de ontwikkelingen van de budgetten door met de betreffende hoofdbudgethouder en de financieel adviseur.

10. De budgethouder legt verantwoording af over de gerealiseerde doelstellingen en financiële middelen via de reguliere planning & control cyclus in lijn met het financieel beleid en de daarvoor geldende processen.

1. De prestatie akkoord verklaarder is aangewezen om uitvoering te geven aan één of meerdere (deel)budgetten.

2. De prestatie akkoord verklaarder beoordeelt vóór het aangaan van een verplichting of het (deel)budget toereikend is en heeft hierover afstemming met de budgethouder.

3. De prestatie akkoord verklaarder kan ten laste van de toegewezen budgetten namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan. Waar van toepassing is de budgethouder tevens bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de toegekende budgetten. De prestatie akkoord verklaarder is gehouden aan de daarvoor de gestelde kaders en het mandaat volgens de mandaatregeling. Bij de inkoop van goederen/werken/diensten handelt de prestatie akkoord verklaarder volgens het geldende inkoopbeleid en communiceert o.a. de factuurvereisten aan de leverancier.

4. De prestatie akkoord verklaarder controleert facturen op de prestatielevering, de juistheid van de in rekening gebrachte hoeveelheden en tarieven en overige voorwaarden volgens het daarvoor vastgestelde interne proces. Na deze controle wordt de factuur doorgeleid naar de budgethouder voor goedkeuring voor het ten laste brengen van de kosten van het betreffende budget.

5. De prestatie akkoord verklaarder kan de besteding van middelen in relatie tot de begrote en gerealiseerde doelstellingen in detail verantwoorden aan de budgethouder.

1. De Gemeentesecretaris-algemeen directeur is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van uitgaven:

• a.

  tot maximaal de financiële middelen van de exploitatie begroting;

• b.

  tot maximaal het bedrag van de door de raad vastgestelde kredieten.

2. De (hoofd)budgethouder en prestatie akkoord verklaarder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van uitgaven:

• a.

  tot maximaal de financiële middelen van het aan hem toegewezen budget;

• b.

  tot maximaal het bedrag van het aan de functionaris toegewezen krediet.

3. De bevoegdheid in lid 1en 2 is beperkt tot de beschikbare budgetruimte waar de verplichting of betaling op verantwoord wordt. Wanneer een verplichting of betaling de tekenbevoegdheid van de functionaris te boven gaat, gaat de eindverantwoordelijkheid van de verplichting of betaling over naar de functionaris met een hogere bevoegdheid. De bedragen voor de tekeningsbevoegdheid volgen uit geldende mandaatregeling. Volgens de mandaatregeling is de tekeningsbevoegdheid als volgt bij het ingaan van de budgethoudersregeling:

• a.

  Gemeentesecretaris-algemeen directeur en directie boven € 100.000-,

• b.

  Hoofdbudgethouder tot € 100.000,-

• c.

  Budgethouder tot € 15.000,-

• d.

  Prestatie akkoord verklaarder tot € 15.000,-

4. Bij het aangaan van verplichtingen boven de hierboven genoemde tekenbevoegdheid grenzen tekent de functionaris met een hogere bevoegdheid.

1. De budgethouder is bevoegd om met budgetten te schuiven om (dreigende) overschrijdingen op een budget te compenseren met onderschrijdingen op een ander budget. Dit is alleen toegestaan voor exploitatiebudgetten binnen één en hetzelfde product en voor zover dit passend is binnen het te realiseren bestaand beleid. Van een verschuiving wordt een administratieve wijziging gemaakt die budgetneutraal is;

2. Uitgavenbudgetten mogen niet zonder meer gecompenseerd worden met (extra) inkomstenbudgetten, omdat dan niet aan de vereisten van rechtmatigheid wordt voldaan. Dergelijke situatie vragen om een college- en/of raadsbesluit;

3. De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen producten binnen één en hetzelfde programma, passend binnen het bestaande beleid, is voorbehouden aan het college;

4. Budgetuitruil tussen programma’s is voorbehouden aan de raad en vereist een raadsbesluit;

5. Budgetuitruil is niet mogelijk bij doorbelastingen van uren, verrekening met reserves en voorzieningen, kapitaallasten, subsidies en verplichte uitgaven en verrekeningen;

6. Budgetuitruil van investeringen is niet toegestaan;

7. Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele budgetten.

1. Verplichtingen worden conform het BBV ten laste gebracht van het jaar waarin de activiteit heeft plaats gevonden of de prestatie is geleverd;

2. Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed wordt als onderdeel van het resultaat toegevoegd aan de algemene middelen;

3. Een incidenteel uitgavenbudget hoger dan € 25.000 dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed en dat past binnen het door de gemeenteraad vastgesteld beleid, kan bij besluit van de gemeenteraad eenmalig worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. Voor nadere uitwerking hiervan wordt verwezen naar artikel 5 Financiële Verordening 2023;

4. Bij een investeringskrediet met een uitvoeringsperiode van langer dan één begrotingsjaar, is de budgethouder bevoegd de verplichting voor de betreffende jaren aan te gaan.

1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Het is niet toegestaan dat meerdere (hoofd)budgethouders verantwoordelijk zijn voor één budget. (Hoofd)budgethouders kunnen wel ondersteund worden door prestatie akkoord verklaarders.;

2. Een (hoofd)budgethouder en prestatie akkoord verklaarder mag de aan hem toegekende bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf. Hiervan is o.a. sprake als de (hoofd)budgethouder en prestatie akkoord verklaarder zelf ook als leverancier of opdrachtnemer optreden.

3. De functie van (hoofd)budgethouder en prestatie akkoord verklaarder is onverenigbaar met functies binnen de financiële administratie, financieel beheer of het betaalproces.

4. Het college kan aan de uitoefening van het budgethouderschap nadere voorwaarden verbinden, waaronder beperking hoogte, tijdsduur en/of fasering van te sluiten verplichtingen of medetekeningsplicht;

1. Dit besluit treedt in werking op 13 mei 2025

2. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Meppel’;

3. De aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Meppel 2006’, vastgesteld op 2 mei 2006, wordt ingetrokken.