Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 18 mei 2004 tot regeling van organisatorische zaken

Artikel 1

Het bepaalde in dit besluit met betrekking tot mandaat is van overeenkomstige toepassing met betrekking tot volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en met betrekking tot machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen.

Artikel 2

1. Gedeputeerde staten verlenen geen algemeen mandaat aan hun leden.

2. Een mandaat voor een bepaald geval, verleend aan een lid van gedeputeerde staten, is slechts van kracht indien de verlening schriftelijk is vastgelegd.

3. In afwijking van het eerste lid is het betrokken lid van gedeputeerde staten bevoegd:

a. adviezen te geven als bedoeld in artikel 10 van de Wet ziekenhuisvoorzieningen;

b. subsidies te verstrekken tot ? 4.500,-. Artikel 16 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3

1. De secretaris verleent bijstand aan het bestuur als bedoeld in artikel 100, eerste lid, van de Provinciewet. Hij geeft gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin desgevraagd en, indien hij dat nodig acht, uit eigen beweging adviezen en inlichtingen.

2. Hij adviseert gedeputeerde staten, op verzoek of uit eigen beweging, over de gevolgen die feitelijk en voorgenomen beleid en beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4

1. De secretaris pleegt regelmatig overleg met de leden van gedeputeerde staten over de zaken die zij behartigen.

2. De secretaris kan zich bij het overleg laten vervangen door door hem in overeenstemming met het betrokken lid van gedeputeerde staten aangewezen functionarissen.

Artikel 5

1. De secretaris draagt zorg dat de beslissingen van de bestuursorganen bekend worden gemaakt binnen de organisatie.

2. Hij draagt zorg dat de regelingen en instructies die de organisatie als zodanig betreffen daarin bekend worden gemaakt en bekend blijven.

3. Hij draagt zorg voor de beschikbaarheid van de besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden als bedoeld in artikel 137 van de Provinciewet in een zo begrijpelijk mogelijke vorm.

Artikel 6

1. Gedeputeerde staten wijzen de persoon of personen aan die de secretaris vervangen bij zijn verhindering of ontstentenis voor zover het zijn bijstand aan het bestuur betreft.

2.Zij wijzen de persoon of personen aan die hem vervangen bij zijn ontstentenis voor zover het zijn taak met betrekking tot de organisatie betreft.

3. De secretaris wijst onder de ambtenaren degene of degenen aan die hem vervangen bij zijn verhindering voor zover het zijn taak met betrekking tot de organisatie betreft. Hij stelt gedeputeerde staten daarvan in kennis.

Artikel 7

De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is jegens gedeputeerde staten verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 7a

1. De directie bestaat uit de secretaris en maximaal drie directeuren, de secretaris regelt de taakverdeling binnen de directie.

2. De secretaris is voorzitter van de directie en geeft leiding aan het team van directeuren. De secretaris is jegens gedeputeerde staten verantwoordelijk voor het functioneren van de directie.

3. De concerncontroller kan de directievergaderingen bijwonen en, als adviseur, deelnemen aan de beraadslagingen van de directie.

Artikel 7b

De directeur is als directielid verantwoordelijk jegens de secretaris.

Artikel 8

De ambtelijke organisatie is verdeeld in afdelingen, te weten:

Afdelingen voor:

Bestuur en Juridische Zaken

Bodem en Water

Communicatie

Economie, Cultuur en Vrije tijd

Facilitaire Service

Financiën

Groen

Handhaving

Informatievoorziening

Inrichting Landelijk Gebied

Kabinet CvdK

Milieu

Maatschappelijke Ontwikkeling en Wonen

Mobiliteit

Personeel en Organisatie

ProjectManagement en Flexwerk

Ruimte

Staf Directie en Control

Subsidies en Inkoop

Vergunningverlening

Wegen

Artikel 8a

1.De directeuren zijn jegens de secretaris verantwoordelijk voor het functioneren van de afdelingsmanagers.

2.De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het functioneren van de afdeling en stuurt deze aan.

Artikel 9

[Vervallen]

Artikel 9a (5)

[Vervallen]

Artikel 10

[Vervallen]

Artikel 11

1.De concerncontroller, en de onder hem ressorterende medewerkers, hebben een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van de directie en gedeputeerde staten. De concerncontroller kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken en adviseren aan de directie en gedeputeerde staten.

2.De concerncontroller kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

3.De concerncontroller heeft toegang tot alle informatie in de organisatie, mits de toegang tot die informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van concerncontroller. Het bepaalde in de vorige volzin geldt niet indien het persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de toegang tot die informatie kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.

4.De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

a. de control op de concernvoorwaarden met betrekking tot de middelenfuncties, (concern)projecten en de integrale beleidsprestaties;

b. de control op systeemniveau, waartoe behoren de concernbrede Planning en Controlcyclus en sturingscycli binnen afdelingen;

c. het ontwikkelen en implementeren van kwaliteitsmanagement en risicomanagement.

5.De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de kaderstelling, regie en uitvoering van de Planning en Controlcyclus binnen de concernvoorwaarden zoals deze door de directie zijn vastgesteld op grond van adviezen van de concerncontroller.

Artikel 11a

1.De afdelingsmanager Personeel en Organisatie adviseert de secretaris inzake het te ontwikkelen personeelsbeleid en de uitvoering van vastgesteld PenO-beleid en geldende regelgeving en CAO-afspraken op dit terrein.

2.De afdelingsmanager Personeel en Organisatie kan, indien hij dit nodig vindt en met medeweten van de secretaris, inzake de uitvoering van vastgesteld PenO-beleid en de uitvoering van vastgestelde regelgeving en CAO-afspraken op dit terrein, rechtstreeks aan de portefeuillehouder voor personeelsaangelegenheden uit gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

3.Met het oog op de goede uitvoering door de secretaris van zijn in artikel 3, tweede lid, genoemde bevoegdheid, adviseert de afdelingsmanager PenO op verzoek of uit eigen beweging de secretaris over de gevolgen, die feitelijk en voorgenomen beleid en beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie.

4.De afdelingsmanager Personeel en Organisatie is bevoegd de secretaris te verzoeken de directeuren en afdelingsmanagers aanwijzingen te geven inzake de juiste uitvoering van vastgesteld PenO-beleid en vastgestelde regelgeving en CAO-afspraken.

Artikel 12 (5)

[Vervallen]

Artikel 13

De secretaris stelt jaarlijks voor gedeputeerde staten een verslag op inzake de kwaliteit van de ambtelijke organisatie. Gedeputeerde staten zenden het verslag met hun bevindingen aan provinciale staten.

Artikel 14

1.De secretaris heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koningin kunnen nemen tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald; bij of krachtens dit besluit anders is bepaald of gedeputeerde staten of de commissaris van de Koningin in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken. (2)

2.De secretaris heeft geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de commissaris van de Koningin die zijn geregeld in diens ambtsinstructie.

Artikel 15 (3, 5)

1.Het algemene mandaat van de secretaris geldt niet voor:

a. het vaststellen van nieuw beleid of wijzigen van bestaand beleid;

b. het vaststellen van stukken die van gedeputeerde staten of van de commissaris van de Koningin uitgaan en aan provinciale staten of aan een statencommissie zijn gericht;

c. het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij ter uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

d. het beslissen op bezwaarschriften;

e. besluiten om namens de provincie, provinciale staten of gedeputeerde staten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te gaan voeren;

f. het aanstellen, schorsen en ontslaan van personeelsleden in de functie van directeur of concerncontroller;

g. het opleggen van de disciplinaire straf ontslag;

h. het aangaan van verplichtingen in strijd met de productenbegroting, bedoeld in artikel 4:1, tweede lid, van de Verordening interne zaken provincie Utrecht 2004.

2.De uitzonderingen, bedoeld in het eerste lid, onder b en c, zijn niet van toepassing indien het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koningin.

Artikel 16

Tenzij gedeputeerde staten daar al toe hebben besloten dan wel de commissaris van de Koningin daar al toe heeft besloten, stelt de secretaris hen dan wel hem voor een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen indien bekend is of verwacht mag worden dat een ander bestuursorgaan zich meer dan gebruikelijk bij de te nemen beslissing betrokken zal voelen of er bezwaren tegen zal hebben of dat de beslissing de publieke aandacht zal trekken. Indien de secretaris deze verplichting niet nakomt, blijft de krachtens het mandaat door hem genomen beslissing van kracht.

Artikel 17

1.De secretaris verleent ondermandaat aan de functionarissen bij de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

2.Hij kan, in het algemeen of voor een bepaald geval, bepalen dat de ondergemandateerde verder ondermandaat kan verlenen.

3.De secretaris verleent geen algemeen ondermandaat met betrekking tot de treasury aan andere functionarissen dan werkzaam bij de afdeling Financiën..

4.Artikel 16 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 tekenbevoegdheid

1.Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet als bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin. (3)

2.Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de betreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

Artikel 19

1.Algemene mandaten en ondermandaten worden geregistreerd.

2.Algemene verdere ondermandaten als bedoeld in artikel 17, tweede lid, worden toegezonden aan de secretaris.

3.De secretaris draagt zorg voor terinzagelegging van de registraties.

Artikel 19a

1.De provincieambtenaar, belast met de heffing van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder b, van de Provinciewet, is de afdelingsmanager Financiën. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: inspecteur provinciale belastingen.

2.De provincieambtenaar belast met de invordering van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder c, van de Provinciewet, is de vervanger van de afdelingsmanager Financiën. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: ontvanger provinciale belastingen.

3.De provincieambtenaren belast met de heffing of de invordering van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder d, van de Provinciewet, zijn de in het eerste en tweede lid bedoelde ambtenaren.

4.De ontvanger is tevens de belastingdeurwaarder, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder e, van de Provinciewet. Hij kan zijn werkzaamheden in die functie opdragen aan een gediplomeerd deurwaarder.

Artikel 19b

1.De inspecteur provinciale belastingen en de ontvanger provinciale belastingen kunnen voor de uitvoering van hun taken gebruik maken van de ambtelijke organisatie met inachtneming van de binnen de organisatie geldende taakverdeling.

2.Indien bezwaar wordt gemaakt tegen hun besluiten kunnen zij advies vragen aan de betrokken commissie als bedoeld in het Besluit Awb-adviescommissies GS met inachtneming van het in dat besluit bepaalde.

Artikel 20

1.De secretaris draagt zorg dat hem ten minste twee maal per jaar een volledige rapportage wordt gedaan inzake de beleids- en de beheersvoering.

2.Hij bepaalt de data en de te leveren gegevens nader.

3.Binnen vier weken na de nader bepaalde data geeft de secretaris gedeputeerde staten een overzicht van de voor hen van belang zijnde gegevens uit de in het eerste lid bedoelde rapportage. Hij voegt daarbij zijn conclusies en vermeldt de maatregelen die hij op grond daarvan voornemens is te treffen.

Artikel 21

1.Voor zover het het beheer van de budgetten betreft, kan de secretaris dan wel de gemachtigde aan wie hij dat beheer heeft opgedragen, worden aangeduid als: budgethouder.

2.Gedeputeerde staten kunnen budgethouders aanwijzen voor bijzondere gevallen. Zij kunnen daarbij regelingen voor het beheer geven die afwijken van dit besluit.

Artikel 22

1.Het aangaan van financiële verplichtingen is uitsluitend mogelijk door of na goedkeuring van de bevoegde budgethouder.

2.De secretaris kan, in het algemeen of voor bepaalde gevallen, bepalen dat zijn goedkeuring vereist is naast de beslissing van de ondergemandateerde budgethouder.

3.Een mandaat aan een lid van gedeputeerde staten kan inhouden dat het eerste of tweede lid niet van toepassing is.

4.Budgetten worden niet overschreden.

Artikel 23

1.De secretaris geeft de ondergemandateerde budgethouders de opdrachten en de bevoegdheden die voor een goed beheer van hun budgetten nodig zijn.

2.Hij regelt het dagelijks toezicht op het budgetbeheer.

3.Hij kan nadere algemene regels geven.

Artikel 24

1.Bij de rapportage, bedoeld in artikel 20, eerste lid, rapporteren de ondergemandateerde budgethouders: a. de inkomsten en uitgaven, b. hun doelen en resultaten, c. de reden van eventuele verschillen tussen de feitelijke bedragen en de ramingen, d. de waarschijnlijke ontwikkelingen.

2.De secretaris kan zijn toezicht op het financieel beheer geheel of gedeeltelijk opdragen aan een andere functionaris.

Artikel 25a Aanbesteding van werken(6, 7)

1. Op werken waarvan de geraamde bouwsom, exclusief BTW, ten minste gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag (A), is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing alsmede het aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005).

2. Werken met een geraamde bouwsom- exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag, worden aanbesteed op basis van een openbare procedure (openbare aanbesteding) of niet-openbare procedure (aanbesteding met voorafgaande selectie). Op deze aanbestedingen is het ARW 2005 van toepassing. Deze werken kunnen, mits onderbouwd, middels een onderhandse procedure (Onderhandse Aanbesteding) worden aanbesteed. Op deze onderhandse procedure is het ARW 2005 van toepassing.

3. Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan € 125.000,- kunnen door middel van enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed. In geval van een enkelvoudige uitnodiging dient gewerkt te worden met een open begroting en een afstandsverklaring.

(A) Het vigerende Europese drempelbedrag bedraagt voor de periode 2008-2009 ⿬ 5.150.000.

Artikel 25b Aanbesteding van leveringen

1.Indien de geraamde waarde, exclusief BTW, voor een levering ten minste gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag (B), is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing.

2.Leveringen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, ten minste gelijk is aan of meer bedraagt dan ⿬ 100.000,- worden aanbesteed volgens de openbare procedure (openbare aanbesteding) of de niet-openbare procedure (aanbesteding met voorafgaande selectie). Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

3.Leveringen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, lager is dan ⿬ 100.000,- kunnen middels een onderhandse procedure (eventueel met voorafgaande selectie) worden aanbesteed. In geval van een onderhandse aanbesteding bedraagt het aantal genodigden minimaal drie. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

4.Leveringen met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan ⿬ 25.000,- kunnen door middel van enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed.

(B) Het vigerende Europese drempelbedrag bedraagt voor de periode 2008-2009 ⿬ 206.000.

Artikel 25c Aanbesteding van diensten

1.Indien de geraamde waarde voor een dienst, exclusief BTW, ten minste gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag (C), is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing.

2.Aanbesteding van diensten met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag, kunnen middels een onderhandse procedure (eventueel met voorafgaande selectie) worden aanbesteed. In geval gekozen wordt voor een vorm van onderhandse aanbesteding, bedraagt het aantal genodigden minimaal drie. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

3.Diensten met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan ⿬ 50.000,-, kunnen door middel van enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed.

(C) Het vigerende Europese drempelbedrag bedraagt voor de periode 2008-2009 ⿬ 206.000.

Artikel 26

1.De secretaris geeft een nadere regeling van het bepaalde in de artikelen 25a, 25b en 25c.

2.Onder bijzonder gevallen als bedoeld in de artikelen 25b en 25c worden verstaan financiële aspecten, kwaliteits- of plannings aspecten of de actuele marktsituatie.

Artikel 27

1.Het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2000 wordt ingetrokken.

2.Al hetgeen is beslist krachtens het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2000 blijft van kracht totdat het met inachtneming van dit besluit is gewijzigd of ingetrokken.

3.Na de inwerkingtreding van dit besluit berust het Mandaatbesluit secretaris/diensten op artikel 17 van dit besluit.

Artikel 28

Dit besluit treedt in werking met ingang van 19 mei 2004.

Artikel 29

Dit besluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004.