Inkoopbeleid gemeente Geldrop-Mierlo 2025

Bijlage 1 Inkoopbeleid gemeente Geldrop-Mierlo 2025

Inleiding

In het ‘Doelstellingenakkoord 2022-2026’1 heeft het college van Burgemeester en Wethouders een visie geformuleerd voor de komende jaren. In dit Doelstellingenakkoord zijn o.a. de volgende ambities benoemd met betrekking tot inkopen waar het college verder uitvoering aan geeft: diversiteit, klimaat, circulaire economie, ketenverantwoordelijkheid (tegengaan misstanden zoals kinderarbeid), diversiteit en inclusie en het beperken van afstand tot de arbeidsmarkt.2

Bovenstaande ambities zijn en/of worden vertaald naar beleidsdoelen. Dit Inkoopbeleid geeft aan hoe de de gemeente Geldrop-Mierlo (hierna ook ‘de Gemeente’) haar beleidsdoelen mede met de inzet van haar inkopen wil bereiken. Bij haar inkopen staat voor de Gemeente het belang van haar inwoners en bedrijven voorop. Naast de professionele verantwoordelijkheid biedt inkoop voor de Gemeente ook kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren en markten te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel de Gemeente als haar opdrachtnemers zijn daarbij randvoorwaarden.

Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente. In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na.

Dit Inkoopbeleid wordt periodiek geëvalueerd.

Aanloop naar Beleid

• -

  De gemeente Geldrop-Mierlo spant zich continu in voor de professionalisering van de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingspraktijk;

• -

  Passend bij deze professionalisering is een regelmatige actualisatie van het Inkoop-en Aanbestedingsbeleid;

• -

  Getracht wordt dat het beleid bijdraagt aan het vaker, effectiever of efficiënter toepassen van maatschappelijk verantwoord inkopen binnen de eigen organisatie. Het geeft een kapstok bij de uitvoering en bij de verdere ontwikkeling van het beleid. Het heeft ook de bewustwording vergroot over de mogelijkheden en zorgde voor aandacht bij collega’s en het bestuur;

• -

  Met het vaststellen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 actualiseert de gemeente Geldrop-Mierlo haar Inkoopbeleid 2017 met als datum inwerkingtreding d.d. 3 augustus 2017 (gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid);

• -

  Naast redactionele aanpassingen ter verbetering van de leesbaarheid, is (de verwijzing naar) regelgeving bijgewerkt (bijv. Gids Proportionaliteit; zie Intitulé) en geïmplementeerd (bijv. handreiking klachtafhandeling; zie 3.2).

Definities

In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:

Gemeentelijke doelstellingen

Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. De Gemeente heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden.

Publieke inkoop ontwikkelingsmodel

De Gemeente wil met dit inkoopbeleid dan ook de volgende doelstellingen realiseren.

1. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

Bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken heeft de Gemeente een belangrijke rol. Met haar inkopen wil de Gemeente waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Inkopen op basis van prijs, kwaliteit en mens en milieu is de standaard.

Ambitieniveau 6: De Gemeente werkt vanuit het MVOI Actieplan dat naar aanleiding van de ondertekening van het Manifest MVOI in 2023 is opgesteld en jaarlijks wordt geactualiseerd.

In het Nationaal Plan MVI 2021-2025 zijn zes thema’s benoemd. Op basis van onze ervaringen met het eerdere actieplan MVI en op basis van het Doelstellingenakkoord hebben we een afweging gemaakt van de thema’s waarop we ons de komende vier jaar gaan richten.3

De focus ligt op ‘Klimaat’, ‘Circulair’, ‘Milieu’, ‘Social Return’ en ‘Diversiteit & inclusie’. Social return wordt toegepast conform het social return beleid.

In het MVOI Actieplan wordt stapsgewijs toegewerkt naar het doel voor 2025: “Bij 75% van de aanbestedingen passen we tenminste 2 MVOI thema’s toe.”4

2. Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen

De Gemeente wil met haar inkopen maximale maatschappelijke waarde creëren. Rechtmatig en doelmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van de behoefte van de Gemeente en dat matchen met wat er op de markt te krijgen is, is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt de kwaliteit van Inkoop een belangrijke rol.

3. Professioneel, integer en betrouwbaar opdrachtgeven

De Gemeente heeft professionele inkopers die in nauw overleg met hun opdrachtgevers bewuste keuzes maken hoe opdrachten worden ingekocht. De Gemeente heeft vertrouwen in haar opdrachtnemers waarbij wederzijds respect voor elkaars belangen het uitgangspunt is. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan marktpartijen voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

4. Het beperken van administratieve lasten

De Gemeente wil de administratieve last die inkooptrajecten met zich meebrengen zoveel mogelijk beperken. Dit doet zij door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en overeenkomsten, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en het doorlopen van een efficiënt inkoopproces.

Juridische uitgangspunten

Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de Gemeente restrictief uitgelegd en gemotiveerd toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012 (22 juni 2016, Staatsblad 2016, 241);

• •

  De Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’);

• •

  Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden;

• •

  Burgerlijk Wetboek;

• •

  Gemeentewet;

• •

  (herziene) Gids Proportionaliteit 2016;

• •

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016);

• •

  Jurisprudentie.

Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:

• •

  Beleidskader SROI Social Return on Investment 2024 – 2027 - Arbeidsmarktregio Helmond - De Peel;

• •

  Beleidsregel Wet bibob gemeente Geldrop-Mierlo 2021 – vastgesteld op 16 november 2021;

• •

  Actieplan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen;

• •

  Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdracht geven en Inkopen;

• •

  Economisch Beleidsplan;

• •

  Gedragscode voor ambtenaren;

• •

  Leidraad ‘Kleine dagelijkse inkopen’.

Algemene beginselen bij inkoop

aAlgemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

bAlgemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals:

• •

  Gelijkheidsbeginsel;

• •

  Motiveringsbeginsel;

• •

  Vertrouwensbeginsel.

Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente.5 De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

De vigerende mandaat- en volmacht-regeling van de gemeente vindt u hier:

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR718081/1

Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

Contractuele voorwaarden

In de aanbestedingsdocumenten moet een eenduidig contractueel kader worden vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract.6 In beginsel hanteert de Gemeente de volgende voorwaarden:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden 2024 voor Leveringen en Diensten;

• •

  DNR 2011 met aanvullende voorwaarden;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor Accountancy 2014;

• •

  Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT 2020);

• •

  UAV 2012 met aanvullende voorwaarden/UAV-Gc 2005;

• •

  Beleidsuitwerking Privacy gemeente Geldrop-Mierlo. 7

In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tot stand zijn gekomen) worden deze voorwaarden onverkort op de Opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de Gemeente slechts gemotiveerd afwijkingen toepassen. In de aanbestedingsdocumenten wordt hiernaar verwezen. Leveringsvoorwaarden van marktpartijen worden in beginsel afgewezen.

Klachtenregeling

Voor klachten kent de Gemeente een klachtenprocedure, conform de uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken.8

In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht behandelt.

De gemeente stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten. Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan de gemeente zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen.

Commissie voor Aanbestedingsexperts

Mocht de ondernemer menen dat de gemeente het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.

Geschillen

De Gemeente heeft ervoor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen (precontractuele fase) voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de contractuele fase.

Rechtmatigheid en controle

Zoals alle uitgaven van de Gemeente vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. Daarbij wordt de naleving van regels door de opdrachtgever voor aanbestedingen gecontroleerd. Deze controle betreft zowel inkopen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden als de inkopen die niet op basis van die richtlijnen plaats hoeven te vinden. Het toepassingsbereik van de controle is vastgelegd in het jaarlijks vast te stellen normenkader in het controleprotocol.

Strategische en ethische uitgangspunten

Hieronder staan in het kort een aantal strategische en ethische uitgangspunten van de Gemeente vermeld. Deze uitgangspunten zijn direct afgeleid uit het Coalitieakkoord en de doelstellingen die daaruit volgen. Meer informatie over de strategische doelen en hoe Inkoop de gemeente helpt om deze te bereiken staan in de factsheet.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft ernaar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen en past minimaal de door PIANOo vastgestelde duurzaamheidscriteria van het niveau basis toe zoals te vinden in de MVI criteriatool of motiveert wanneer deze niet kunnen worden toegepast. Daarnaast wordt uitvoering gegeven aan de doelstellingen uit het MVOI Actieplan.

Duurzaam inkopen is het toepassen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• -

  Bij inkooptrajecten worden mogelijke duurzame oplossingen onderzocht en de gemaakte keuzes worden vastgelegd in de op te stellen inkoopstrategie. Hierbij wordt daar waar mogelijk verder gekeken dan de duurzaamheidscriteria opgesteld door PIANOo.

• -

  Bij 75% van de aanbestedingen passen we tenminste twee van de zes MVOI thema’s (klimaat, circulair, milieu, ketenverantwoordelijkheid, social return, diversiteit& inclusie) toe.

• -

  De markt wordt uitgedaagd om met duurzame oplossingen te komen door duurzaamheid als gunningscriterium op te nemen bij inkooptrajecten waarbij impact te maken is.

• -

  Waar mogelijk wordt een duurzame oplossing als “standaard” uitgevraagd door het stellen van duurzame minimale eisen.

• -

  De Gemeente kiest ervoor om digitaal in te kopen en om enkel te werken met e-facturen.

Sociaal Opdrachtgeverschap

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Als ondergrens wordt het ‘Beleidskader SROI Social Return on Investment 2024 – 2027 - Arbeidsmarktregio Helmond - De Peel’ gehanteerd. Mogelijkheden voor het stimuleren van een hoger aandeel social return in opdrachten en/of alternatieve toepassingsgebieden worden actief onderzocht.

Middels aanwijzingsbesluit heeft de Gemeente vastgelegd dat Atlant en Ergon voor onbepaalde tijd gebruik wil maken van de mogelijkheid tot toekennen van een aansluitend recht (ook wel het alleenrecht of exclusief recht genoemd) voor de inkoop van een gedeeltelijke uitvoering van de WSW voor de volgende diensten:

• -

  groenonderhoud voor diverse wijken;

• -

  verwijderen van vuil uit alle als zodanig aangelegde hondentoiletten in de gemeente;

• -

  verwijderen van zwerfvuil in de gehele gemeente;

• -

  reguliere schoonmaak inclusief glasbewassing voor diverse gemeentelijke panden; en

• -

  beheer van de milieustraat (exclusief het transport en de verwerking van de daar vrijkomende afvalstromen).

Non-discriminatie en inclusiviteit

De Gemeente staat voor vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie. Zij wil daarom zaken doen met marktpartijen die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Waar juridisch mogelijk stelt de Gemeente voor haar opdrachten passende eisen en neemt contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegengaan.

Een van de pijlers uit het Doelstellingenakkoord 2022 - 2026 betreft: “In 2026 wordt Geldrop-Mierlo door haar inwoners ervaren en omschreven als een inclusieve gemeente.”9

Maatschappelijk doel 5. van het Manifest: “Diversiteit en inclusie: het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven (SDG 10 en 12 en mogelijk SDG’s 4, 5, 8 en 11).” 10

Innovatie

De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of dienst. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

Integriteit

Integriteit staat binnen de Gemeente hoog op de (politieke) agenda. Uitgangspunt voor de Gemeente is de integriteit van de eigen organisatie waarborgen en het tegengaan van criminele beïnvloeding van bestuurlijke beslissingen door inwoners en bedrijven voor eigen gewin.

Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen zijn dat:

• -

  Integriteit van de Gemeente als aanbestedende dienst met aandacht voor en afweging van de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie;

• -

  Integriteit van de gemeentelijke inkoper. Deze wordt geborgd door het integriteitsbeleid van de Gemeente ‘Gedragscode 2022 integriteit raadsleden, wethouders en burgemeester gemeente Geldrop-Mierlo’;11

• -

  Integriteit van een in een opdracht geïnteresseerde marktpartij.

Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob)

Het Bibob-beleid van de Gemeente treft maatregelen ter bescherming van de integriteit van het gemeentebestuur bij het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. De Gemeente kan uitvoering geven aan dit beleid door een vorm van screening toe te passen op een potentiële opdrachtnemer. Dit kan een basale toets zijn of een diepgaande screening. Tot slot kan voor een screening advies worden gevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob.

De uitkomsten van de screening of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een marktpartij wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen.

De gemeente Geldrop-Mierlo kan de wet in beginsel toepassen bij overheidsopdrachten. Aangezien dit instrument een ingrijpend karakter heeft zal een besluit daartoe weloverwogen en met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de beginselen van het aanbestedingsrecht moeten worden gemaakt.

In geval van een overheidsopdracht start de gemeente een Bibob-onderzoek, indien op grond van:

• a.

  eigen ambtelijke informatie; en/of

• b.

  informatie verkregen van het landelijk Bureau Bibob (artikel 11 en/ of 11a van de wet); en/of

• c.

  informatie verkregen vanuit het OM conform artikel 26 van de wet (OM-tip); en/of

• d.

  informatie verkregen van een of meerdere partners binnen het samenwerkingsverband RIEC, vragen ontstaan of bestaan over de integriteit van de betrokkene en/of zijn potentiële, huidige of voormalige Bibob-relaties als bedoeld in artikel 3, vierde lid van de wet en/of over de organisatiestructuur en/of wijze van financiering.

Tevens kan in geval van een overheidsopdracht een Bibob-onderzoek worden gestart wanneer sprake is van een overheidsopdracht die betrekking heeft op activiteiten die gerelateerd kunnen worden aan de risicocategorieën zoals benoemd in bijlage 2 dan wel plaatsvinden in een in bijlage 2 genoemd risicogebied.

Een helder Bibob-beleid voorkomt willekeur, biedt duidelijkheid voor inwoners en ondernemers en is inzichtelijk voor alle betrokkenen. Bovendien kan deze beleidsregel preventief werken.12

Economische uitgangspunten

Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

De Gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij gaat doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. Hiervoor wordt onder andere gebruik gemaakt van voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit en onderstaande balkenschema’s, waarin de meest gangbare procedures zijn opgenomen.13

Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het onderwerp en de waarde van de inkoop. Om deze reden zijn er twee formats opgesteld; een verkorte inkoopstrategie en een uitgebreide inkoopstrategie. De inkoopstrategie moet door de Gemeente worden goedgekeurd.

Kleine dagelijkse inkopen

Voor kleine dagelijkse inkopen met betrekking tot leveringen en diensten waarvoor geen inkoopstrategie wordt opgesteld, hanteert de gemeente een drempel van € 5.000 exclusief btw. Voor kleine dagelijkse inkopen met betrekking tot werken waarvoor geen inkoopstrategie wordt opgesteld, hanteert de gemeente een drempel van € 15.000 exclusief btw. Het hanteren van deze drempels vermindert de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.

Voor kleine dagelijkse inkopen met betrekking tot leveringen en diensten tussen de € 5.000 en € 30.000 exclusief btw kan worden volstaan met een beknopte inkoopstrategie, mits sprake is van een enkelvoudige procedure.14 Voor kleine dagelijkse inkopen met betrekking tot werken tussen de € 15.000 en € 100.000 kan worden volstaan met een beknopte inkoopstrategie, mits sprake is van een enkelvoudige procedure. Het hanteren van deze drempels vermindert de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.

Het vastleggen van bovenstaande bepaling in het beleid leidt tot een financiële rechtmatigheid, maar een juridische onrechtmatigheid. De Gemeente weegt de belangen van het MKB en de lastenvermindering voor haar organisatie echter zwaarder dan de juridische onrechtmatigheid op dit punt.

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het college is bevoegd om binnen de kaders van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de relevante wet- en regelgeving nadere uitvoerings- en uitwerkingsregels vast te stellen ten aanzien van juridische, ethische, ideële, economische en organisatorische uitgangspunten. Afwijkingsvoorstellen dienen te zijn voorzien van een advies van de inkoop- en/of juridisch adviseur.15

Afwijkingsvoorstellen met betrekking tot specifiek het inhuren van extern personeel is door het college gemandateerd aan de directie en aan Teammanager van de afdeling waartoe het extern personeel behoort.16

Ondernemersrelatie

De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie, passend bij de doelen en context van de onderliggende opdracht.

Lokale economie en MKB

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

Daarnaast heeft de Gemeente oog voor het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van onderaanneming en het aangaan van combinaties, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Daar waar mogelijk volgens de geldende wet- en regelgeving zullen lokale ondernemers worden uitgenodigd. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen. Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.

Tevens kiest de gemeente voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers

Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, op basis van de totale looptijd inclusief verlengingen en opties. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Inkopen met een waarde die het beschikbare budget overstijgen, zijn per definitie niet mogelijk.

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wil geen ondernemers betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Organisatorische uitgangspunten

Inkoopproces

Het inkoopproces is een cyclisch proces waarbij de ervaringen vanuit eerdere inkoopprocessen input zijn voor nog te doorlopen inkoopprocessen. Het cyclische proces kent 3 hoofdfasen, met in totaal 7 stappen.17 In de voorbereidingsfase worden de inkoopstrategie en de inkoop-/aanbestedingsdocumenten opgesteld waarbij ook de inbreng vanuit de contractmanagementfunctie wordt meegenomen. In de verwervingsfase wordt de inkoopprocedure doorlopen. In de verwerkelijking wordt de Opdracht uitgevoerd en vinden de contractmanagementactiviteiten plaats.

Inkoop in de organisatie

De Gemeente kiest voor een gecoördineerde inkooporganisatie. Dit betekent dat iedere afdeling zelf integraal verantwoordelijk is voor het inkoopproces. De inkoopprocessen worden centraal gefaciliteerd door medewerkers van Bizob. De uitvoering van aanbestedingen vindt zelfstandig plaats door de afdeling/het team of in een aanbestedingsteam onder begeleiding van medewerkers van Bizob. In het inkoopplan van de Gemeente wordt vastgelegd welke aanbestedingen door medewerkers van Bizob worden begeleid.

De Gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van Inkoop te bundelen door deel te nemen in Stichting Bizob. Bizob voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over Inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot Inkoop. Daarnaast worden er samen met andere gemeenten inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze trajecten wordt gewerkt conform de code gezamenlijke projecten (joint procurement) van 7 november 2012.

Rollen in een aanbestedingsteam

In een aanbestedingsteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een aanbestedingsteam uit minimaal drie rollen.

• •

  Concerninkoper: is verantwoordelijk voor de inkooptechnische analyses en -advisering en de aansturing van het inkoopproces (Hoe het inkoopproces verloopt).

• •

  Materiedeskundige: is verantwoordelijk voor de behoeftestelling en de inbreng van vakinhoudelijke kennis (Wat er wordt ingekocht).

• •

  Budgethouder: is beslissingsbevoegd en verantwoordelijk voor wat, waaraan en wanneer geld wordt uitgegeven. Vanuit het uitgangspunt van functiescheiding bestaat een aanbestedingsteam uit minimaal twee medewerkers.

Als er sprake is van complexere aanbestedingen, kan het aanbestedingsteam uitgebreid worden. Te denken valt aan rollen als:

• •

  Interne en Externe adviseurs: bijvoorbeeld op gebied van social return, duurzaam inkopen, informatieveiligheid & privacy, juridische zaken, ICT, financiën, subsidies en communicatie.

• •

  Contractbeheerders en -managers.

• •

  Gebruikers: zowel inwoners als interne gebruikers.

• •

  Anderen: bijvoorbeeld ondernemingsraad, administratieve ondersteuning of bestellers. Deze teamleden kunnen hun kennis en ervaring inbrengen in verschillende fases van het inkoopproces.

Contractmanagement

Als onderdeel van het inkoopproces is iedere medewerker zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de contractmanagementactiviteiten. Medewerkers van Bizob ondersteunen het contractmanagementproces. In het inkoopplan van de Gemeente wordt vastgelegd ten aanzien van welke contracten het contractbeheer- en managementactiviteiten door de medewerkers van Bizob wordt uitgevoerd c.q. begeleidt.

In een contractmanagementteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een

contractmanagementteam uit minimaal drie rollen.

• •

  Contractbeheerder: registreert de overeenkomst, houdt deze registratie actueel en ontsluit de relevante informatie aan de organisatie.

• •

  Contractmanager: is verantwoordelijk voor de aansturing van de contractmanagementactiviteiten zowel intern als richting de leverancier.

• •

  Contracteigenaar: is de hoofdgebruiker van de overeenkomst en levert inbreng ten aanzien van de geleverde producten en diensten in nauwe afstemming met de contractmanager.

Een contractmanagementteam kan net als een aanbestedingsteam worden uitgebreid met specifieke rollen.

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid (Compact)

Fase 1: Voortraject – Identificatie van Behoeften en Specificeren

• -

  Dienst, werk, of levering?

• -

  Kleine dagelijkse inkoop?

• -

  Samenwerkingsmogelijkheden?

• -

  SROI van toepassing?

• -

  Duurzaamheid: Minimaal 2 MVOI-thema’s.

Fase 2: Zoeken naar Leveranciers

• -

  Identificeer potentiële leveranciers en screen op duurzaamheid en SROI.

Fase 3: Aanvragen van Offertes

• -

  Vraag offertes op met duidelijke specificaties en selectiecriteria, inclusief MVOI-vereisten.

Fase 4: Beoordeling van Offertes

• -

  Vergelijk offertes op prijs-kwaliteit en MVOI. Pas objectieve criteria toe.

Fase 5: Selecteren en Motiveren

• -

  Abbb’s toepassen (transparantie, objectiviteit en marktconform).

• -

  Teammanager verantwoordelijk voor MVOI bij opdrachten > €5.000.

• -

  Motiveer en documenteer de selectie.

Fase 6: Contracteren

• -

  Stel contract op met vastgelegde voorwaarden en AVG-naleving.

Fase 7: Uitvoering van het Contract

• -

  Monitor naleving en vul de MVIZET monitoring Tool in.