Beleidsregel Hotspotmonitor gemeente Borne 2025

Ondertekening

Toelichting

Artikel 1

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die grote invloed heeft uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente of heeft geleid tot intensieve interactie tussen overheid en inwoners. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor inwoners of in de media veel aandacht hebben gekregen. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over deze hotspots veilig te stellen en ze als blijvend te bewaren te waarderen. Voorbeelden zijn: een ramp, een internationaal sportevenement of een politiek omstreden besluit.

Daar waar het handelen van de overheid en inwoners elkaar intens raken, is het van belang de informatie van deze gebeurtenissen blijvend te bewaren. Ook kan de neerslag van particuliere archiefvormers over deze gebeurtenissen worden verworven. Door tweejaarlijks een hotspotlijst vast te stellen, wordt voorkomen dat relevante cultuur-historische informatie wordt vernietigd.

De hotspotmonitor wordt opgesteld op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit1 en in navolging van de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ (kortweg: Selectielijst 2020)2. De Selectielijst 2020 verplicht de gemeentelijke zorgdrager (college van B en W) tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor op basis waarvan in de Selectielijst 2020 alle op termijn te vernietigen gewaardeerde bescheiden kunnen worden aangewezen om blijvend te worden bewaard. De hotspotmonitor fungeert als aanvullend instrument op de Selectielijst 2020.

Een hotspotlijst moet minimaal de volgende informatie bevatten:

• •

  De naam van de organisatie;

• •

  De titel en omschrijving van de hotspots;

• •

  De datering van de hotspots;

• •

  De toepassing van de criteria van elke hotspot.

Het uitvoeren van de hotspotmonitor is een terugkerend proces dat pas achteraf kan worden toegepast. Tweejaarlijks wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan. Het uitgangspunt van de hotspotmonitor is dat hotspots ‘kort na de gebeurtenis’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen:

• -

  Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om bescheiden al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie: digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen, wordt de kans dat archiefbescheiden verloren gaan verkleind.

• -

  Ten tweede wordt de actualiteit direct meegenomen door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen.

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om informatie te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen na overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Een hotspotlijst, waarin de resultaten van de hotspotmonitor zijn opgenomen, bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.

Artikel 2

De volgende zaken worden niet als hotspots gezien, maar vallen volgens de Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020 onder de volgende geformuleerde uitzonderingscriteria op basis waarvan zij mogen/moeten worden bewaard i.p.v. vernietigd:

• •

  Precedentwerking

• •

  Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw gemeentehuis).

• •

  Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar).

• •

  Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving. In de Selectielijst 2012 wordt op een aantal plaatsen expliciet gesteld dat een precedent te bewaren is. Dergelijke verwijzingen zijn niet meer aanwezig in deze selectielijst. Precedenten dienen op grond van deze paragraaf blijvend te worden bewaard.

• •

  Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming).

• •

  Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren.

Artikel 3

De hotspotmonitor wordt tweejaarlijks uitgevoerd. De hotspots worden geïdentificeerd aan de hand van criteria. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen die de voorafgaande jaren zijn gebeurd3. Mocht blijken dat er in de betreffende periode geen nieuwe hotspots voorkomen, dan zal worden volstaan met een mededeling dat de actualisatie niet heeft geleid tot het benoemen van nieuwe hotspots.

Opzet hotspotmonitor en uitgangspunten

De hotspots worden geselecteerd door een hotspotcommissie. Gelet op de grootte van gemeente Borne wordt de commissie samengesteld uit de beleidsmedewerker informatiebeheer die als coördinator zal fungeren, een vertegenwoordiger namens het team communicatie, de privacy-officer, de eigen archivaris en minimaal een vertegenwoordiger uit de staf aan de hand van vaste profielen, zoals hieronder genoemd. Het team Informatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de tweejaarlijkse monitor. De coördinator zal hiervoor samenwerken en afstemming zoeken met de archivaris van gemeente Borne. De leden van de hotspotcommissie worden gekozen aan de hand van de volgende profielen.

Profiel interne expert en externe expert hotspotcommissie

Profiel interne expert:

• •

  Is werkzaam bij de gemeente Borne;

• •

  Is bij voorkeur een leidinggevende met meerdere beleidsterreinen onder zich;

• •

  Heeft een overzicht van wat er zich binnen de organisatie van de zorgdrager afspeelt;

• •

  Kan vanuit het perspectief van de decentrale overheid goed duiden wat de hotspots zijn

• •

  Voorbeelden:

• medewerker team Communicatie; omgevingsmanager; jurist; adviseur op beleidsterrein; portefeuillehouder; gemeentesecretaris; informatiemanager

Profiel externe expert:

• •

  Heeft zicht op de periode waarop de hotspotmonitor van toepassing is

• •

  Heeft brede kennis van (actuele) vraagstukken en gebeurtenissen op lokaal of regionaal niveau

• •

  Voorbeelden:

• gemeenteraadslid, historicus, publicist/journalist, stads- of dorpsfotograaf

Bij het voorbereiden van de hotspotlijst kan gebruik worden gemaakt van in- en externe experts. In de handreiking gaat men uit van expertbijeenkomsten, maar gezien de kleinere omvang van gemeente Borne achten wij dat te zwaar aangezet. We kiezen ervoor om deze experts ad hoc te betrekken bij het voorbereiden van de hotspotlijst, als blijkt dat die expertise nodig is.

De gemeentelijke hotspotlijst wordt door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. De gemeenteraad wordt middels een raadsmemo geïnformeerd.

Periodieke uitvoering

Stap 1 Research

Ter voorbereiding op het opstellen van een hotspotmonitor kan worden nagedacht over mogelijke hotspots. Hiervoor kunnen verschillende bronnen worden gebruikt, maar ook hotspotlijsten van aanpalende overheden. Van belang is om deze informatie goed op waarde te schatten. Aan de hand van een sjabloon voor de hotspotlijst kan een eerste aanzet worden gemaakt van mogelijke hotspots.

Stap 2 Expertbijeenkomst

In de bijeenkomst komen in ieder geval de interne coördinator (projectleider), een vertegenwoordiger vanuit het cluster Informatiebeheer en de gemeentearchivaris (samen het basisteam) samen, met eventueel op basis van het eerste concept van de hotspotlijst ingeschakelde in- en/of externe experts. In de expertbijeenkomst wordt de concept-hotspotlijst besproken en aangevuld. Aan het eind van de bijeenkomst heeft de gemeente Borne een definitieve hotspotlijst voor gebeurtenissen van de voorgaande jaren. Hierbij vormen de criteria uit artikel 2 het uitgangspunt. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen aandacht krijgen.

Stap 3 Voorbereiden besluitvorming

De lijst met hotspots die tijdens de Expertbijeenkomst zijn benoemd, wordt ingebracht bij het college door de coördinator, naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt ook aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Indien aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.

Stap 4 Vaststellen hotspots en publicatie

Het formeel vaststellen van de hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de uitvoering van de selectie en acquisitie. Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd ter vaststelling door het college van B en W. Na vaststelling van de hotspotlijst door het college en na kennisgeving aan de gemeenteraad, wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente.

Stap 5: Uitvoering geven aan de hotspotmonitor

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst wordt de hotspotstatus op de archiefbescheiden toegepast. Uitgangspunt van het publiceren is dat overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dat zij dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Bijkomend voordeel is dat inwoners kennis kunnen nemen van de lijst en dus ook aanvullingen kunnen inzenden. Daarnaast kunnen de andere zorgdragers in hetzelfde verzorgingsgebied kennis nemen van de vastgestelde hotspots en nagaan of deze hotspots ook voor hen relevant zijn. Publicatie zal plaatsvinden op officiële overheidsbekendmakingen en ook op de eigen website van de gemeente.

De als hotspot aangemerkte archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. In een ‘Informatieoverzicht’ worden de archiefbescheiden vermeld. De hotspotstatus wordt vastgelegd in het informatiesysteem waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, zodat hier rekening mee kan worden gehouden in het beheer.

Iedere twee jaar zal de hotspotmonitor voor gemeente Borne worden uitgevoerd. Tussen het monitoren door, houdt het basisteam hun signaalfunctie. Als er een hotspot wordt gesignaleerd, dan kan deze ter plekke worden vastgesteld of geagendeerd voor de volgende monitor.