Instructie voor de griffier van Hellendoorn

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

• a.

  griffier: functionaris bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet of diens plaatsvervanger, bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet;

• b.

  griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

• c.

  burgerleden: een benoemd lid (niet zijnde raadslid), dat het woord mag voeren in informatie- en debatrondes;

• d.

  presidium: het presidium, bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde van de raad van Hellendoorn;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hellendoorn;

• f.

  agendacommissie: de agendacommissie, bedoeld in artikel 11 van het Reglement van orde van de raad van Hellendoorn;

• g.

  werkgeverscommissie: de door de raad in de Verordening werkgeverscommissie Hellendoorn ingestelde commissie, waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is overgedragen.

Artikel 2 Algemene taken

• 1.

  De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de raad, de door de raad ingestelde commissies, werkgroepen, fracties en individuele raads- en burgerleden.

• 2.

  De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de raad en zijn commissies en activiteiten van de raad.

• 3.

  De griffier adviseert het presidium over (het ontwikkelen van) beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming door de raad.

• 4.

  De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de raad.

• 5.

  De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie en het samenspel tussen alle actoren in het besluitvormingsproces.

• 6.

  De griffier bevordert, samen met de voorzitter van de raad, de bewustwording van en het gesprek over de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie.

• 7.

  De griffier vervult een vertrouwensfunctie voor de raads- en burgerleden.

• 8.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raads- en burgerleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

Artikel 3 Ondersteuning van besluitvorming door de raad

• 1.

  De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van de raadscommissies en raadsvergaderingen en de lange termijn agenda.

• 2.

  De griffier adviseert de agendacommissie over de vraag of aangeboden voorstellen geagendeerd kunnen worden en let daarbij op de volgende elementen:

  • a.

    de naleving van het format voor raadsvoorstellen en -besluiten;

  • b.

    de volledigheid van het voorstel en de argumentatie;

  • c.

    de taken, rollen en bevoegdheden van de raad;

  • d.

    het voldoen aan wet- en regelgeving;

  • e.

    eerder genomen raadsbesluiten.

• 3.

  De griffier ziet toe op de naleving van besluitvormingsprocedures uit wet- en regelgeving en de naleving van het Reglement van orde van de raad van Hellendoorn.

• 4.

  De griffier ziet toe op de tijdigheid van informatieverstrekking door het college.

• 5.

  De griffier ziet toe op de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, het nakomen van afspraken en toezeggingen en tijdige beantwoording van (schriftelijke) vragen door het college.

Artikel 4 Belangenbehartiging

• 1.

  De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

• 2.

  In aanvulling op het eerste lid voert de griffier verder periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

• 3.

  De griffier vertegenwoordigt de raad in interne overlegsituaties.

Artikel 5 Bedrijfsvoering griffie

• 1.

  De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 2.

  De griffier informeert de werkgeverscommissie over de uitvoering van het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

• 3.

  De griffier stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de werkgeverscommissie een jaarplan op en rapporteert aan de werkgeverscommissie over de voortgang van de (uitvoering van de) activiteiten van de griffie.

• 4.

  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• 5.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie.

• 6.

  De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de griffie en ontvangt ten behoeve van de bedrijfsvoering van de griffie ambtelijke bijstand van de organisatie. De griffier maakt hierover afspraken met de gemeentesecretaris.

Artikel 6 Raadscommunicatie en voorlichting

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van communicatie door of vanuit de raad.

• 2.

  De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale democratie in algemene zin en over het inspreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 7 Verhindering

Indien de griffier meer dan 10 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen (anders dan regulier verlof), doet hij daarvan mededeling aan de werkgeverscommissie.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgevercommissie.

• 2.

  Deze instructie wordt aangehaald als “Instructie voor de griffier van Hellendoorn”.

• 3.

  Deze instructie treedt in werking op de dag, volgend op die van zijn bekendmaking. Op hetzelfde tijdstip wordt het besluit van 24 juni 2003 tot vaststellen van de Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn ingetrokken.