Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht

1. De raadscommissies bereiden besluitvorming door de raad voor, voeren onderling een opiniërend debat en overleggen met het college, respectievelijk de burgemeester.

2. Na behandeling van een raadsvoorstel in de raadscommissie wordt het advies voor de verdere behandeling in de raad bepaald – hamerstuk (A punt) of bespreekpunt (B punt) – en wordt tevens het advies voor de bijbehorende tijd voor behandeling in de raad voorgesteld.

3. De raadscommissies kunnen het dagelijks bestuur van de raad adviseren om namens de raad een voorstel van het college terug te zenden indien de raadscommissie waar het raadsvoorstel behandeld wordt, van oordeel is dat het voorstel onvoldoende is voorbereid of anderszins onvoldoende geschikt is voor behandeling en besluitvorming, een en ander als bedoeld in artikel 44 lid 2 Reglement van Orde van de gemeenteraad.

1. Er kunnen raadsinformatiebijeenkomsten worden georganiseerd. De raadsinformatiebijeenkomst is bedoeld als instrument om:

• a.

  raads- en commissieleden de mogelijkheid te bieden om informatie te verkrijgen die noodzakelijk is om het debat in de raadscommissies te kunnen voeren en een politiek standpunt te kunnen bepalen;

• b.

  inwoners en organisaties te betrekken bij de besluitvorming van de raad.

2. De raadsinformatiebijeenkomsten vinden in de regel plaats op dinsdagavond waarbij drie raadsinformatiebijeenkomsten parallel aan elkaar kunnen plaatsvinden.

1. Alle raadsleden zijn lid van de raadscommissie(s).

2. Elke raadscommissie heeft een commissievoorzitter en een plaatsvervangend commissievoorzitter. Beiden zijn door de raad uit zijn midden te benoemen. Ingeval zowel de commissievoorzitter als de plaatsvervangend commissievoorzitter is verhinderd, wordt de vergadering van de raadscommissie voorgezeten door de commissievoorzitter of plaatsvervangend commissievoorzitter van een andere raadscommissie.

3. In geval van een gecombineerde vergadering van raadscommissies bepalen de betrokken commissievoorzitters wie als commissievoorzitter zal optreden.

4. De commissievoorzitter is onder meer belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  het geven van gelegenheid aan de leden tot het kenbaar maken van hun mening betreffende het aan de orde gestelde onderwerp;

• c.

  het handhaven van de orde;

• d.

  het bewaken van de vastgestelde spreektijd per fractie en het handhaven van de spreektijden van iedereen in de vergadering aanwezig;

• e.

  het sturen op de behandeltijd van een agendapunt;

• f.

  het formuleren van de door de vergadering geconstateerde behandeluitkomsten;

• g.

  hetgeen deze verordening hem/haar verder opdraagt.

1. Ook niet-raadsleden kunnen door de raad worden benoemd als commissielid.

2. De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

3. Van artikel 15 eerste lid, aanhef en onder d Gemeentewet kan het dagelijks bestuur ontheffing verlenen.

4. Elke fractie kan maximaal 4 niet-raadsleden door de raad laten benoemen als commissielid.

5. Een commissielid kan tevens fractiemedewerker zijn.

6. Een fractie bestaat, naast raadsleden, uit niet meer dan zes fractiemedewerkers en/of commissieleden tezamen.

7. Bij benoeming van nieuwe commissieleden, niet zijnde raadsleden, stelt de raad een commissie geloofsbrieven in bestaande uit drie raadsleden.

8. Deze commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuwe commissieleden, niet zijnde raadsleden, en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming van die nieuwe commissieleden.

1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt op het moment dat niet meer wordt voldaan aan de in artikel 6, tweede lid gestelde eisen.

3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgesteld.

4. Als een fractie niet langer is vertegenwoordigd in de raad vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

5. Een commissielid en commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad.

6. Het ontslag van een commissielid gaat in op de door het commissielid aangegeven datum, welke datum uiterlijk een maand na de schriftelijke mededeling gelegen kan zijn. Wanneer er geen datum is aangegeven eindigt het commissielidmaatschap op de datum van ontvangst van het ontslag.

7. Het ontslag van een commissievoorzitter gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

1. Een fractie kan fractiemedewerkers aannemen.

2. De fractie meldt een fractiemedewerker aan bij de griffier. De aanmelding wordt ter goedkeuring aan het dagelijks bestuur voorgelegd.

3. Op fractiemedewerkers rust de verplichting tot geheimhouding, indien en voor zover deze verplichting ook voor raadsleden geldt. Een fractiemedewerker ondertekent hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

4. De fractie meldt een fractiemedewerker af bij het dagelijks bestuur wanneer deze uitdienst treedt.

1. De fractiemedewerker onthoudt zich van deelname aan de fractievergadering als sprake is van een situatie in strijd met artikel 28 Gemeentewet.

2. De fractiemedewerker meldt nevenfuncties en financiële belangen bij de fractievoorzitter, ter publicatie op de website van de fractie.

3. De fractiemedewerker meldt ontvangen geschenken en uitnodigingen bij de fractievoorzitter zodat dit kan worden opgenomen in het openbare register.

4. De fractiemedewerker houdt zich voorts aan artikel 3.1, artikel 3.3, hoofdstuk 4, artikel 5.1 en artikel 5.3 van de Gedragscode raadleden en commissieleden gemeente Utrecht.

5. De fractiemedewerker die inzage krijgt in stukken waarop geheimhouding rust neemt de geheimhoudingsplicht uit de Gemeentewet in acht. Met betrekking tot de raadstukken neemt hij dezelfde zorgvuldigheid in acht als van de raads- en commissieleden wordt verwacht.

6. De functie van fractiemedewerker is niet verenigbaar met één van de functies zoals genoemd in artikel 13 lid 1 Gemeentewet.

7. Het is de fractiemedewerker verboden om handelingen te verrichten zoals zijn opgenomen in artikel 15 lid 1 onder a t/m d van de Gemeentewet.

8. De fractie neemt in de arbeidsovereenkomst met de fractiemedewerker bepalingen op over de leden 1 t/m 7 van dit artikel.

1. Elke raadscommissie en elk lid van een raadscommissie is bevoegd om – buiten de vergadering om - feitelijke informatie en technische vragen te stellen aan de ambtelijke organisatie.

2. De door commissieleden gevraagde adviezen of inlichtingen, bedoeld in het eerste lid worden desverlangd schriftelijk gegeven.

3. Elke raadscommissie is bevoegd deskundigen buiten het gemeentepersoneel te raadplegen en aan haar beraadslagingen over een bepaalde zaak met adviserende stem te doen deelnemen. Indien hiermee kosten zijn gemoeid wordt eerst overlegd met de griffier.

1. De raadscommissie(s) vergaderen volgens het door het dagelijks bestuur vastgestelde vergaderschema.

2. Ontvangt de commissievoorzitter een verzoek van ten minste drie leden van verschillende fracties om een extra vergadering te beleggen, dan heeft die vergadering zo spoedig mogelijk plaats.

1. De raadscommissie stelt per agendering het behandeladvies met bijbehorende behandeltijd en prioritering vast.

2. De commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitter van de raadscommissie stellen op basis van voorstellen uit de raadscommissie de voorlopige agenda voor de raadscommissie op.

3. Voor de vergadering wordt door of namens de commissievoorzitter een elektronische oproep en voorlopige agenda verzonden. Het inhoudelijke deel van de voorlopige agenda en bijbehorende stukken worden veertien dagen voor aanvang van de vergadering op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Het procedurele deel met bijbehorende stukken worden zeven dagen voor aanvang van de vergadering aan de voorlopige agenda in het raadsinformatiesysteem toegevoegd. Het raadsinformatiesysteem is voor eenieder toegankelijk.

4. In afwijking van het derde lid wordt informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk VA van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd in het deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst dat alleen toegankelijk is voor raads- en commissieleden en fractiemedewerkers.

5. De aanwezigheid bij de vergadering van de op de agendaonderwerpen betrekking hebbende portefeuillehouders binnen het college, of een ander lid van het college, is vereist.

6. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast.

1. Een vergadering van een raadscommissie wordt niet geopend als niet, behalve de commissievoorzitter, ten minste drie commissieleden uit drie verschillende fracties, welke fracties tezamen minimaal 50% van het totale aantal zetels in de raad vertegenwoordigen, aanwezig zijn. Wanneer ten gevolge van de toepassing van deze bepaling een vergadering geen doorgang heeft gevonden, wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering gehouden, ongeacht het aantal dan aanwezige commissieleden. In deze vergadering worden uitsluitend onderwerpen behandeld die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld.

2. De voorzitter en commissieleden kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. De raadscommissie beslist hier terstond over.

3. Voor het tot stand komen van een besluit is bij stemming de meerderheid vereist van de commissieleden die aan de stemming hebben deelgenomen. Indien de stemmen staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

1. De beraadslaging over een raadsvoorstel geschiedt in beginsel in ten hoogte twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. Over een ander agendapunt, bijvoorbeeld een raadsbrief, wordt in beginsel in één termijn beraadslaagd, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten.

3. Een commissielid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde raadsvoorstel of onderwerp.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde raadsvoorstel of onderwerp het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. Er is een spreektijdregeling voor vergaderingen van raadscommissies. De spreektijdregeling is als Bijlage 2 bij deze verordening gevoegd.

2. Zodra de spreektijd is verstreken, nodigt de commissievoorzitter de spreker uit zijn rede te beëindigen. Deze is gehouden aan de uitnodiging gevolg te geven.

3. Voldoet de spreker niet aan de in het tweede lid bedoelde uitnodiging, dan ontneemt de commissievoorzitter hem het woord.

Een commissielid dat door zijn gedragingen de gang van zaken belemmert kan op voorstel van de commissievoorzitter door de raadscommissie het verdere verblijf in de vergadering worden ontzegd. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Bij herhaling van het gedrag kan het commissielid op voorstel van de voorzitter van de raad door de raad voor ten hoogste drie maanden toegang tot de commissievergadering worden ontzegd.

1. Het dagelijks bestuur besluit over de wijze waarop verslag gedaan wordt van commissievergaderingen.

2. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de commissievergadering waarop het betrekking heeft.

3. Een conceptverslag van een commissievergadering wordt in de daaropvolgende commissievergadering met eventuele op- of aanmerkingen vanuit de raadscommissie door de raadscommissie vastgesteld.

4. Voor zover de aard en inhoud zich daartegen niet verzet, worden verslagen zo spoedig mogelijk na de commissievergadering voor een ieder toegankelijk gemaakt door publicatie op de website van de gemeente.

1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar in het deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst dat alleen toegankelijk is voor raads- en commissieleden en fractiemedewerkers.

2. Deze conceptverslagen worden zo spoedig mogelijk in een commissievergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering kan de raadscommissie een besluit nemen over het (gedeeltelijk) opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de tijdens de besloten vergadering behandelde informatie.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. Een persoon, niet zijnde lid van de raadscommissie, die het woord wenst te voeren ter toelichting van zijn standpunt ten behoeve van een aan de orde zijnde agendapunt in een commissievergadering, kan dat enkel doen in een mogelijk met het betreffende onderwerp samenhangende raadsinformatiebijeenkomst welke plaatsvindt voorafgaand aan de commissievergadering.

1. Er worden geluids- en beeldregistraties van de openbare commissievergadering gemaakt die worden getoond, uitgezonden en bewaard op internet. Aanwezigen kunnen in beeld komen.

2. Derden die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluids- en/of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.