Klokkenluidersregeling VRU

1. Een werknemer met een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het EU-recht binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen:

• a.

  bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij. Als de werknemer een redelijke vermoeden heeft dat de hoogste leidinggevende (algemeen directeur) bij de vermoede misstand, inbreuk of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook bij het interne toezichtsorgaan (dagelijks bestuur van de VRU) doen. In dat geval moet in deze regeling in plaats van ‘de hoogste leidinggevende’ of ‘de algemeen directeur’ ‘het interne toezichtsorgaan worden gelezen.

• b.

  via de vertrouwenspersoon.

2. De leidinggevende of vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de algemeen directeur, of naar het dagelijks bestuur als de werknemer een vermoeden heeft dat de algemeen directeur bij de vermoede misstand betrokken is.

3. De melding mag schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of op verzoek van de melder binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op locatie plaatsvinden. De werknemer mag ook anoniem een melding doen.

4. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet.

1. Een melder met een vermoeden van een misstand of inbreuk op een EU-recht binnen de organisatie van zijn werkgever daarvan ook direct melding doen bij de bevoegde autoriteit.

2. Lid 1 is ook van toepassing indien de melder eerst intern melding heeft gemaakt en:

• a.

  het niet eens is met het standpunt van werkgever of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd, of

• b.

  niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.

3. Bevoegde autoriteiten zijn:

• a.

  de Autoriteit Consument en Markt (ACM);

• b.

  de Autoriteit Financiële Markten (AFM);

• c.

  de Autoriteit persoonsgegevens (AP);

• d.

  De Nederlandsche Bank (DNB);

• e.

  het Huis voor Klokkenluiders;

• f.

  de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ);

• g.

  de Nederlandse Zorgautoriteit (NZ);

• h.

  de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS), en

• i.

  bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en

• j.

  bestuursorganen, of onderdelen daarvan.

4. De melding mag schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of op verzoek van de melder binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie plaatsvinden. De werknemer mag ook anoniem een melding doen.

5. Dit artikel is niet van toepassing op een vermoeden van onregelmatigheid: hiervoor is enkel interne melding mogelijk.

1. De vertrouwenspersoon bespreekt samen met de melder welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de melder kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De vertrouwenspersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

2. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de algemeen directeur.

3. De algemeen directeur zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

1. De werkgever zal:

• a.

  de adviseur in dienst van de werkgever niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder;

• b.

  de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;

• c.

  de onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;

• d.

  een werknemer die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of anderszins medewerking verleent aan de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.

2. Artikel 7 lid 1 en 2 zijn ook van toepassing op de andere betrokkenen zoals bedoeld in dit artikel.

1. De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

2. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder en andere betrokkenen niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding.

3. Als het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het EU-recht is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt dit zo snel mogelijk door aan de melder.

4. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken ook de identiteit van de betrokken derde en adviseur niet bekend zonder hun uitdrukkelijke schriftelijke instemming.

1. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon die de melding ontvangt, stuurt de melding zo snel mogelijk met instemming van de melder door aan de algemeen directeur.

2. Een mondelinge melding of mondelinge toelichting wordt schriftelijk vastgelegd en eerst ter goedkeuring voorgelegd aan de melder voordat deze wordt doorgestuurd naar de algemeen directeur.

3. Als de melder of de leidinggevende bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden heeft dat de algemeen directeur bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, stuurt de leidinggevende de melding onverwijld door aan het interne toezichtsorgaan (het dagelijks bestuur van de VRU).

4. De algemeen directeur stuurt de melder onverwijld, maar uiterlijk binnen 7 dagen, een ontvangstbevestiging van de melding.

5. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.

6. De algemeen directeur stuurt de melder uiterlijk binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging informatie over de vervolgstappen.

7. De werkgever registreert een melding bij de ontvangst ervan in een daarvoor ingericht register. De gegevens van een melding in het register worden vernietigd als die niet langer noodzakelijk zijn om te voldoen aan de eisen van Wet bescherming klokkenluiders of andere bij of krachtens wet of Unierecht vastgestelde eisen.

1. De algemeen directeur stelt onverwijld een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een onregelmatigheid, misstand, of een inbreuk op het EU-recht, tenzij:

• a.

  het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of

• b.

  op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, inbreuk of onregelmatigheid.

2. Als de algemeen directeur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder schriftelijk binnen twee weken na de interne melding. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld.

3. De algemeen directeur beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Meldingen worden alleen met uitdrukkelijke toestemming van de melder naar andere instanties gestuurd. Als de werkgever een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt stuurt de algemeen directeur de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

4. De algemeen directeur draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.

5. De algemeen directeur informeert de melder zo snel mogelijk schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De algemeen directeur stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

6. De algemeen directeur informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een bevoegde autoriteit, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord.

De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het vastgestelde verslag.

2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag.

3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het conceptrapport verplicht.

6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

1. De werkgever informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een onregelmatigheid, missstand of een inbreuk op het EU-recht, en tot welke stappen de melding heeft geleid.

2. Als duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, dan informeert de werkgever de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt de termijn nader gemotiveerd.

3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de werkgever of een externe instantie van de interne melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen, bijvoorbeeld in het licht van het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang, ernstige bezwaren bestaan.

4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde manier geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren.

2. Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het EU-recht niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.

3. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.

1. De melder en of de betrokkenen uit artikel 8 van deze regeling, die meent of menen dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand, of inbreuk, kan of kunnen de algemeen directeur verzoeken onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem of hen wordt omgegaan.

2. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen, naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of inbreuk.