Nota reserves en voorzieningen Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2025

Artikel 1 Begrippen en kaders

De reserves en voorzieningen behoren tot het financiële vermogen van VRMWB. Het belangrijkste verschil tussen reserves en voorzieningen, is dat de reserves zijn aan te merken als het eigen vermogen van de veiligheidsregio, terwijl de voorzieningen gelden als vreemd vermogen. Dit wezenlijke onderscheid werkt door in de bepalingen over de reserves en voorzieningen.

Artikel 1.1 Reserves

Definitie

Reserves kunnen worden gedefinieerd als het niet uitgekeerde gedeelte van het eigen vermogen, anders dan aandelenkapitaal en onverdeelde winst. Daarbij maken we onderscheid in:

• •

  Algemene reserve. De reserve niet zijnde een bestemmingsreserve. Deze vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de veiligheidsregio;

• •

  Bestemmingsreserves. Hiermee wordt bedoeld dat gedeelte van het eigen vermogen waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven;

Algemene reserve

De Algemene reserve heeft geen specifieke bestemming. Het doel van de algemene reserve is het opvangen van onvoorziene uitgaven die voortkomen uit opkomende verplichtingen die voortkomen uit risico’s. Daarnaast is het doel van deze reserve het opvangen van eventuele tekorten op het jaarrekeningresultaat.

Bestemmingsreserve

Bestemmingsreserves zijn door het bestuur voor een bepaalde beleidsdoelstelling geoormerkte gelden. Het is een vorm van spaargeld voor zaken die niet direct in de exploitatie kunnen worden opgevangen. Zolang het doel waarvoor de reserve beschikbaar is nog niet is behaald, blijft de reserve beschikbaar. Zodra die doelstelling is behaald of komt te vervallen, valt de bestemmingsreserve per definitie vrij ten gunste van de algemene middelen, tenzij het Algemeen Bestuur een andere bestemming voor de reserve vaststelt.

Bestemmingsreserves zijn resultaatbestemmend en worden begroot. Toevoegingen en onttrekkingen worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld op basis van begroting en begrotingswijzigingen waarin de toevoegingen en onttrekkingen worden weergegeven.

Binnen de bestemmingsreserves is er nog een bijzondere soort reserve, de egalisatiereserve. Deze reserves hebben ten doel de baten en/of lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden.

Rentetoerekening

Aan de reserves wordt in principe geen rente toegevoegd. Bij het instellen van een reserve moeten afwijkingen ten opzichte van deze richtlijn expliciet ter besluitvorming worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 1.2 Voorzieningen

Definitie

Voorzieningen zijn passiefposten in de balans die een schatting geven van de voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per de balansdatum min of meer onzeker zijn en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan die datum. Ze behoren tot het vreemd vermogen van de Veiligheidsregio. Het Algemeen Bestuur kan de bestemming van een voorziening niet wijzigen.

De vorming van voorzieningen gebeurt vanuit een planmatige aanpak van de risico’s en bepalen hiermee mede het resultaat. Vooraf kan een dotatie aan een voorziening worden begroot. Achteraf kan op basis van de risico’s per balansdatum besloten worden tot vorming van nieuwe voorzieningen of vrijval van of dotaties aan bestaande voorzieningen. In tegenstelling tot de reserves is de vorming, voeding en aanwending van voorzieningen niet vrij. Het is ook daarom dat het BBV specifiek aangeeft in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd. De voeding/vorming van een voorziening gebeurt ten laste van het resultaat voorafgaand aan de resultaatbepaling (onafhankelijk van het resultaat). Deze mutaties worden dus direct ten laste van de exploitatie gebracht. Onttrekkingen komen rechtstreeks ten laste van de voorzieningen.

Er is een drietal categorieën voorzieningen, te weten:

• 1.

  voorzieningen voor verplichtingen en risico’s;

• 2.

  voorzieningen ter egalisering van kosten;

• 3.

  voorzieningen voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is.

Het is niet toegestaan om voorzieningen te vormen voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume.

Ad 1 Voorzieningen voor verplichting en risico’s

Kenmerkend voor deze voorzieningen is dat:

• •

  deze dienen te worden gevormd door het nemen van een last zodra ze bekend zijn;

• •

  deze een verplichte bestedingsrichting hebben;

Het gaat bij die voorzieningen om min of meer onzekere verplichtingen die te zijner tijd tot schulden kunnen worden, zoals juridische claims in afwachting van een uitspraak van de rechter en dergelijke, of om voorzieningen die een schatting betreffen van de lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen, reorganisaties en dergelijke. Posten als schulden en transitoria vallen niet onder het begrip voorzieningen omdat daarbij geen onzekerheid bestaat over de omvang van de verplichting.

Ad 2 Voorzieningen ter egalisatie van kosten

Deze voorzieningen worden gevormd ter egalisering van in de tijd onregelmatig gespreide kosten, zoals groot onderhoud. Op facultatieve basis kunnen dergelijke voorzieningen worden gevormd, mits:

• •

  sprake is van kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt maar waarvan de oorsprong wel (mede) ligt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar;

• •

  de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren.

Het gaat dan over (toekomstige) lasten waar de organisatie niet ‘onderuit’ kan. Hierbij valt met name te denken aan het cyclisch (terugkerend) onderhoud van kapitaalgoederen zoals gebouwen. Het vormen van een voorziening is in dit geval niet verplicht; er kan ook voor gekozen worden de ongelijkmatig gespreide lasten in de komende begrotingsjaren te nemen als ze zich manifesteren. Het beleid op dit punt dient vastgelegd te worden in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen. Als wordt besloten tot het instellen van een voorziening dient wel aan een aantal eisen te worden voldaan.

Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren alleen, kunnen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd. Het beheerplan dient financieel te zijn getoetst. Tevens moeten het beheerplan, de stand van de voorziening en de dotatie eraan op elkaar aansluiten. Indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, is het vormen van een voorziening voor groot onderhoud dus niet toegestaan. Wel is het dan mogelijk om een bestemmingsreserve te vormen.

Voor de gevolgen van toekomstige gebeurtenissen, die niet in causale relatie staan tot het bedrijfsgebeuren in de periode voorafgaande aan de balansdatum, kunnen geen voorzieningen worden gevormd.

Ad 3 Voorzieningen voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is

Middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is, worden geclassificeerd onder de voorzieningen. Dit geldt ook voor schenkingen met een specifieke bestedingsverplichting, voor zover deze niet in het jaar van verkrijging worden besteed. De aanwezigheid van een terugbetalingsverplichting is voor het vormen van een dergelijke voorziening geen absolute voorwaarde.

Ontvangen voorschotbedragen van Europese en Nederlandse overheden met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren zijn hiervan uitgezonderd. Deze worden onder de overlopende passiva opgenomen.

Rentetoerekening en/of inflatiecorrectie

Bij voorzieningen is het niet toegestaan om rente toe te rekenen. Uitzondering vormen de voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Aan deze voorzieningen zal jaarlijks een toevoeging aan de voorziening moeten plaatsvinden voor het percentage (disconteringsvoet) waartegen de voorziening contant is gemaakt. Bij het instellen van een voorziening tegen contante waarde dient het expliciet ter besluitvorming te worden voorgelegd.

Artikel 2 Instellen reserves en voorzieningen

Artikel 2.1 Instellen reserves

Het Algemeen Bestuur moet het vormen van een reserve goedkeuren. Het instellen van een reserve kan gebeuren bij begroting, bij BURAP of bij jaarrekening. De informatie die hierbij verstrekt moet worden is:

• •

  met welk doel wordt de reserve gevormd (doel);

• •

  is er sprake van een algemene, bestemmings- of egalisatiereserve (soort);

• •

  wat is de looptijd indien deze begrensd is (looptijd);

• •

  wat is de noodzakelijke omvang en een eventuele bandbreedte (waardebepaling).

Indien het doel van de reserve vervalt, vervalt ook de noodzaak tot handhaven. De reserve valt dan vrij ten gunste van de algemene middelen, tenzij het Algemeen Bestuur een andere bestemming voor de reserve vaststelt.

Artikel 2.2 Instellen voorzieningen

Het Algemeen Bestuur moet het vormen van een voorziening goedkeuren. Het betreft hier met name voorzieningen ter egalisering van kosten (onderhoudsvoorzieningen) of voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is Voor bepaalde voorzieningen is namelijk bij wet al bepaald dat ze gevormd moeten worden en deze behoeven niet meer de instemming van het Algemeen Bestuur. Dit betreft dan voorzieningen voor afdekking van risico´s. Daarbij geldt het principe dat verlies direct verwerkt moet worden ten laste van de exploitatie al of niet via de vorming van een voorziening zodra ze bekend zijn (en winsten wanneer ze gerealiseerd zijn).

Het instellen van een voorziening ter egalisering van kosten (onderhoudsvoorzieningen) of voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is, kan gebeuren bij begroting, bij BURAP of bij jaarrekening. De informatie die hierbij verstrekt moet worden is:

• •

  met welk doel wordt de voorziening gevormd (doel);

• •

  een beheerplan in geval van een onderhoudsvoorziening (onderbouwing);

• •

  is er sprake van een voorziening ter egalisering van kosten of voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is (soort);

• •

  wat is de looptijd indien deze begrensd is (looptijd);

• •

  wat is de noodzakelijke omvang (waardebepaling).

Artikel 3 Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

Toevoegingen en onttrekkingen worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld op basis van begroting en begrotingswijzigingen waarin de toevoegingen en onttrekkingen worden weergegeven. De basisregel in het BBV is dat een begrote toevoeging of onttrekking ook daadwerkelijk voor hetzelfde bedrag wordt uitgevoerd. Het Algemeen Bestuur kan via resultaatbestemming besluiten de middelen of een deel ervan opnieuw toe te voegen aan de betreffende reserve en zo de middelen beschikbaar te houden voor uitvoering.

Bij een egalisatiereserve wordt altijd onttrokken op basis van realisatie.

Artikel 4 Omvang en actualisering reserves en voorzieningen

Jaarlijks worden in de begroting en jaarrekening de reserves en voorzieningen geactualiseerd c.q. beoordeeld. Deze actualisering heeft betrekking op:

• •

  de noodzaak tot handhaving (risico en/of doel). Het is noodzakelijk om te beoordelen of de gelden nog terecht afgezonderd zijn, met andere woorden of het risico / doel nog daadwerkelijk aanwezig;

• •

  de toereikendheid (omvang). De hoogte dient afgestemd te zijn op het risico / doel waarvoor de reserve of de voorziening destijds gevormd is. Een eventueel surplus dient vrij te vallen, een tekort dient te worden aangevuld;

• •

  de wenselijkheid/noodzaak tot het bijschrijven van rente op de reserves.

Voor het bepalen van de omvang van reserves en voorzieningen wordt bij resultaatbepaling en resultaatbestemming de volgende lijn gevolgd:

• •

  indien gemeenten voor een specifiek doel hebben bijgedragen, wat achteraf niet (volledig) nodig was, dan wordt dit teruggegeven aan de gemeenten;

• •

  voorzieningen die zijn gevormd t.b.v. uitgaven die onontkoombaar zijn, worden onafhankelijk van het exploitatieresultaat tot het juiste niveau aangevuld, over- en onderdekking zijn niet toegestaan;

• •

  Het jaarlijks exploitatieresultaat wordt conform bestuursbesluit AB.2018.02.01/5.2.2 voor 15% gestort in de reserve BDuR strategische projecten en het restant wordt verrekend met de gemeenten

• •

  het Algemeen Bestuur kan aan het exploitatieresultaat of een deel ervan een nieuwe bestemming toekennen.

Voor de algemene reserve gelden de volgende afspraken:

• •

  De algemene reserve wordt gevoed vanuit het positieve jaarrekeningresultaat, de vrijval van reserves en met incidentele voordelen. Hiervoor is een besluit van het Algemeen Bestuur nodig, waarvoor jaarlijks een voorstel wordt voorgelegd;

• •

  De algemene reserve wordt gerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit en vormt een onderdeel van het weerstandsvermogen;

• •

  De hoogte van de algemene reserve bedraagt maximaal 8% van de totale lasten in de begroting. Er is geen minimum verbonden aan de algemene reserve, maar de reserve mag niet negatief zijn. De deelnemende gemeenten zorgen voor de resterende weerstandscapaciteit en staan garant om de risico's van de VRMWB op te vangen.

Artikel 5 Verslaggeving en verantwoording

In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve of voorziening en de toevoegingen, onttrekkingen en overige wijzigingen daarin toegelicht. Per reserve of voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven dat voldoet aan de voorschriften van het BBV. Daaruit moet minstens blijken:

• •

  het saldo aan het begin van het jaar;

• •

  de toevoegingen;

• •

  de onttrekkingen;

• •

  ten gunste van de exploitatierekening vrijgevallen bedragen;

• •

  het saldo aan het einde van het jaar.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking met ingang van 1 januari 2025. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.

Artikel 7 Hardheidsclausule

Er kunnen zich omstandigheden voordoen, die een gegronde reden vormen om af te wijken van deze beleidsnota. Bijvoorbeeld omdat voldaan moet worden aan bepaalde rijksvoorschriften. Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen, wordt dit in een voorstel aan het Algemeen Bestuur gemotiveerd toegelicht. Daarbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met de mogelijkheden en beperkingen die het BBV en overige relevante wet- en regelgeving bieden.

Artikel 8 Citeertitel

Deze beleidsnota wordt aangehaald onder de naam ”Nota reserves en voorzieningen Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2025”.