Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant van 6 mei 2025, houdende de instelling van een meldpunt voor integriteit en weerbaarheid en de regeling van haar werkwijze (Reglement Meldpunt integriteit en weerbaarheid Noord-Brabant)

1. Er is een meldpunt integriteit en weerbaarheid Noord-Brabant.

2. Het meldpunt heeft een onafhankelijke positie binnen de provinciale organisatie en valt onder directe verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

3. De algemeen directeur:

• a.

  is de formele opdrachtgever van het meldpunt;

• b.

  is de formele opdrachtgever van de door het meldpunt geadviseerde onderzoeken; en

• c.

  beslist over de opvolging van de melding.

1. Het meldpunt heeft tot taak de volgende soorten meldingen te behandelen:

• a.

  vermoedelijke interne klokkenluidersmisstanden;

• b.

  interne klachten over ongewenst gedrag;

• c.

  externe agressie incidenten; en

• d.

  vermoedelijke interne integriteitsschendingen.

2. Het meldpunt heeft de volgende bevoegdheden:

• a.

  het beoordelen van de meldingen, genoemd in het eerste lid, en het daarbij eventueel aanwezige bewijs;

• b.

  het adviseren over de wijze van behandeling van de meldingen;

• c.

  het adviseren over de mogelijkheid en noodzaak van het instellen van een feitenonderzoek;

• d.

  het coördineren van een opgedragen vooronderzoek of feitenonderzoek;

• e.

  het adviseren over de opvolging, afronding en nazorg van de melding;.

• f.

  communiceren naar betrokkenen in het meldproces;

• g.

  het adviseren over het tegengaan van benadeling;

• h.

  het voeren van de regie op het doen van strafrechtelijke aangifte naar aanleiding van meldingen;

• i.

  het signaleren van en adviseren over tendensen en risico’s in de organisatie;

• j.

  het evalueren en verantwoorden van de werkwijze van het meldpunt naar aanleiding van de meldingen en het aantal meldingen.

3. Het meldpunt zendt meldingen als bedoeld in het eerste lid, onder a, b of d, over bestuurders, de griffier of een medewerker van de griffie door naar de Commissaris van de Koning, tenzij de melding de Commissaris van de Koning betreft.

4. Het meldpunt zendt meldingen als bedoeld in het eerste lid, onder a, b of d, over de Commissaris van de Koning, door naar de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

1. Het meldpunt bestaat in ieder geval uit de integriteitscoördinator.

2. Bij ontstentenis van de integriteitscoördinator wijst de algemeen directeur een vervanger aan.

3. De algemeen directeur of de integriteitscoördinator kunnen het meldpunt uitbreiden met functionarissen met de volgende expertise:

• a.

  een arbeidsjurist;

• b.

  de Chief Information Security Officer;

• c.

  de concerncontroller of de controleleider interne audit;

• d.

  de Functionaris Gegevensbescherming;

• e.

  de beleidsadviseur Veilige Publieke Taak;

• f.

  de kabinetschef;

• g.

  een medewerker Bibob;

• h.

  de coördinator Wet open overheid;

• i.

  een communicatieadviseur; of

• j.

  andere gewenste interne of externe deskundigen.

4. Personen die direct of indirect leiding geven aan de persoon in kwestie zijn uitgesloten van deelname aan het meldpunt.

5. De personeel en organisatie adviseur van de persoon in kwestie is uitgesloten van deelname aan het meldpunt.

6. De integriteitscoördinator heeft de leiding en coördinatie over het meldpunt en de acties die bij een melding worden ingezet.

1. Elke ingekomen melding wordt door het meldpunt geregistreerd.

2. Het meldpunt stuurt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging aan de melder.

3. Het meldpunt houdt een logboek bij waarin gebeurtenissen, acties en beslissingen en naar aanleiding van de melding worden geregistreerd.

4. Het meldpunt beoordeelt wat voor soort melding als bedoeld in artikel 3, eerste lid, het betreft.

5. Indien het een melding betreft die niet onder de bevoegdheid van het meldpunt valt wordt de melding door het meldpunt doorgezonden naar het daartoe bevoegde gezag.

6. Het meldpunt informeert de algemeen directeur over elke ingekomen melding, tenzij de algemeen directeur onderwerp van de melding is.

7. In dat geval informeert het meldpunt de Commissaris van de Koning en neemt de Commissaris van de Koning de bevoegdheid van de algemeen directeur met betrekking tot deze regeling over.

8. Het meldpunt informeert de melder schriftelijk binnen uiterlijk drie maanden over de beoordeling en eventuele opvolging van de melding en geeft daarbij een mondelinge toelichting, tenzij die informatie het onderzoek of een gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen of in strijd is met een wettelijke geheimhoudingsplicht, welke termijn eenmaal, mits voldoende gemotiveerd, met drie maanden kan worden verlengd.

9. Het meldpunt beslist per melding of en hoe andere betrokkenen geïnformeerd worden.

10. Het meldpunt voert de regie op alle interne en externe communicatie over meldingen.

1. De melder, getuige en de persoon in kwestie kunnen zich laten bijstaan tijdens de behandeling van een melding.

2. De persoon in kwestie kan via het meldpunt verzoeken om psychosociale bijstand.

3. De melder, getuige of persoon in kwestie die gebruik wenst te maken van bijstand, meldt voorafgaand aan het meldpunt door wie hij zich laat bijstaan.

4. Het meldpunt kan bijstand weigeren op het moment dat de betrokkenheid van die specifieke personen het onderzoeksbelang schaadt.

5. Degene die bijstand verleent kan slechts een persoon bijstaan.

6. Tijdens interviews voert een geïnterviewde zelf het woord en houdt degene die bijstand verleent zich op de achtergrond.

7. Indien de bijstand verleend wordt door een intern vertrouwenspersoon, dan:

• a.

  heeft de vertrouwenspersoon het recht van verschoning, tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen;

• b.

  wordt de vertrouwenspersoon niet verplicht om te informeren of te getuigen over zaken die hij in hoedanigheid van vertrouwenspersoon heeft vernomen, met uitzondering van de wettelijke informatieplicht, bedoeld in artikel 160 en verder van het Wetboek van Strafvordering;

• c.

  geniet de vertrouwenspersoon bescherming tegen benadeling als gevolg van de hem als vertrouwenspersoon toebedeelde werkzaamheden, overeenkomstig artikel 13.

1. Indien de melding een interne klacht inzake ongewenst gedrag betreft, wordt deze door het meldpunt op de volgende wijze afgehandeld:

• a.

  het uitgangspunt is een informele aanpak van de melding;

• b.

  het meldpunt onderzoekt daartoe of de melding door middel van bemiddeling kan worden opgelost;

• c.

  de vormgeving van de informele aanpak is afhankelijk van de ingediende klacht en wordt bepaald door het meldpunt;

• d.

  het meldpunt bespreekt het voorstel met betrekking tot de vormgeving met de melder;

• e.

  het meldpunt coördineert het proces van de informele aanpak;

• f.

  het meldpunt zendt de klacht door naar de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid, indien:

  • 1°.

    het meldpunt constateert dat een informele aanpak niet passend is; of

  • 2°.

    de informele aanpak niet leidt tot een oplossing.

2. De klacht wordt door de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid afgehandeld conform de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid.

1. Het meldpunt voert een eerste beoordeling uit van de melding.

2. Het meldpunt analyseert:

• a.

  de aard, ernst en valideerbaarheid van de vermoedelijke schending;

• b.

  of de melding valt onder de wettelijke definitie van een integriteitsschending;

• c.

  of een schorsing of ontslag op staande voet aan de orde is;

• d.

  de positie en betrouwbaarheid van de melder;

• e.

  of er risico is op belangenverstrengeling tijdens het behandelen van de melding;

• f.

  wie er weet hebben van de vermoedelijke schending of melding;

• g.

  of er in noodzaak is tot het doen van aangifte op grond van artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering bij de politie of het openbaar ministerie:

• h.

  of het informeren van andere externe autoriteiten of inspecties wenselijk of noodzakelijk is; en

• i.

  of en welke andere oplossingsrichtingen mogelijk en wenselijk zijn.

3. Het meldpunt maakt een eerste inschatting van de melding op basis van de analyse, bedoeld in het tweede lid, en overlegt dit advies schriftelijk aan de algemeen directeur.

4. Naar aanleiding van het advies van het meldpunt besluit de algemeen directeur tot een van de volgende vervolgacties:

• a.

  de melding leidt tot een feitenonderzoek;

• b.

  er is geen feitenonderzoek nodig, maar wel een andere vorm van opvolging;

• c.

  er is meer informatie in de vorm van een vooronderzoek nodig; of

• d.

  er is geen opvolging nodig.

1. Indien besloten wordt tot een vooronderzoek verzamelt het meldpunt meer informatie, zodat alsnog bepaald kan worden welke opvolging passend is voor de melding.

2. Het meldpunt kan zowel intern vooronderzoek uitvoeren als extern vooronderzoek coördineren.

3. In de fase van vooronderzoek wordt nog geen informatie verzameld met de bedoeling om de mogelijke klokkenluidersmisstand of integriteitsschending vast te stellen of te ontkrachten.

1. Het meldpunt draagt zorg dat:

• a.

  informatie van de organisatie wordt veilig gesteld ter voorkoming van het verdwijnen van belangrijk bewijsmateriaal die van belang is voor het onderzoek;

• b.

  de persoon in kwestie toegang tot systemen of gebouwen wordt ontzegd om te voorkomen dat informatie die van belang is voor het onderzoek of belangrijk bewijsmateriaal wordt gewist of verdwijnt.

2. Het meldpunt verzoekt de algemeen directeur opdracht te verlenen voor het veilig stellen van de informatie, bedoeld in het eerste lid, onder a en b.

3. Veilig gestelde informatie wordt door het meldpunt bewaard totdat duidelijk is of deze informatie nodig is in het feitenonderzoek.

4. Het meldpunt ziet erop toe dat de informatie verwijderd wordt op het moment dat deze niet meer nodig blijkt voor het vaststellen van de feiten.

1. Het meldpunt stelt een onderzoeksopdracht op, met daarin:

• a.

  de aanleiding en het doel van het onderzoek;

• b.

  het normenkader waaraan wordt getoetst, waaronder in ieder geval de Gedragscode provincie Noord-Brabant, de ambtseed of de Ambtenarenwet;

• c.

  de onderzoeksvragen inclusief de deelvragen;

• d.

  de beschikbare onderzoeksmethode en de voorwaarden om ze in te zetten;

• e.

  de benodigde onderzoekscapaciteit en onderzoeksexpertise;

• f.

  een inschatting van de duur van het onderzoek; en

• g.

  wie de interne onderzoekers zijn.

2. Indien het meldpunt overweegt gebruik te maken van heimelijke onderzoeksmethodes wordt de Functionaris Gegevensbescherming betrokken bij het opstellen van de onderzoeksopdracht.

3. De algemeen directeur stelt de onderzoeksopdracht vast.

4. Het meldpunt start het intern feitenonderzoek op basis van de onderzoeksopdracht.

5. Bij het uitvoeren van intern feitenonderzoek zijn ten minste twee functionarissen betrokken.

6. Bij nieuwe of onverwachte bevindingen kan de onderzoeksopdracht tussentijds worden aangepast, overeenkomstig het eerste en derde lid.

7. Het meldpunt gebruikt bij het interne feitenonderzoek onder meer de volgende beschikbare niet heimelijke of heimelijke onderzoeksmethoden:

• a.

  open source onderzoek;

• b.

  documentstudie;

• c.

  interviews;

• d.

  onderzoek van de fysieke werkomgeving;

• e.

  onderzoek van de digitale werkomgeving; of

• f.

  observatie en cameragebruik bij interviews.

1. Een interview als bedoeld in artikel 15, zevende lid, onder c, wordt afgenomen door ten minste twee functionarissen van het meldpunt.

2. Van het interview wordt door het meldpunt een verslag gemaakt.

3. Van het interview wordt door het meldpunt een geluidsopname gemaakt indien:

• a.

  afname van het interview door ten minste twee functionarissen door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk is; of

• b.

  door het meldpunt wordt besloten dat het verslag later aan de geïnterviewde wordt voorgelegd.

4. De geïnterviewde wordt vooraf geïnformeerd over het maken van een geluidsopname van het interview.

5. De geïnterviewde krijgt de gelegenheid om op het verslag te reageren, en eventuele onjuistheden te corrigeren.

6. Op verzoek van de geïnterviewde mag hij de geluidsopname terug luisteren.

7. Het meldpunt bepaalt of de correcties worden doorgevoerd.

8. Indien er een meningsverschil ontstaat tussen het meldpunt en de geïnterviewde, voegen de onderzoekers de opmerkingen van de geïnterviewde toe als bijlage aan het verslag.

9. Geluidsopnames worden door het meldpunt verwijderd op het moment dat het verslag definitief is gemaakt.

10. De geïnterviewde kan een afgelegde verklaring niet meer intrekken.

1. De onderzoeksfase wordt afgerond met een definitief onderzoeksrapport.

2. Het meldpunt levert het definitieve onderzoeksrapport op aan de algemeen directeur.

3. Het onderzoeksrapport bevat de informatie die de algemeen directeur nodig heeft om een oordeel te vormen over de onderzochte vermoedelijke integriteitsschending en de omstandigheden waarin een eventuele schending heeft kunnen plaatsvinden.

4. In het onderzoeksrapport kunnen aanbevelingen worden gedaan om schendingen in de toekomst te voorkomen.

5. Het onderzoeksrapport is een vertrouwelijk document en wordt door het meldpunt bewaard.

6. Het onderzoeksrapport wordt niet opgenomen in het personeelsdossier van de persoon in kwestie.

1. Bij een extern onderzoek verzoekt de algemeen directeur een externe onderzoeker om een offerte voor een onderzoeksopdracht.

2. De extern onderzoeker stelt schriftelijk een onderzoeksopdracht voor die in ieder geval bevat:

• a.

  de aanleiding van het onderzoek;

• b.

  een duidelijk omschreven doelstelling van het onderzoek;

• c.

  het normenkader waaraan wordt getoetst, waaronder in ieder geval de gedragscode, de ambtseed en de ambtenarenwet;

• d.

  de onderzoeksvragen;

• e.

  de onderzoeksmethoden;

• f.

  de wijze waarop de wederhoor wordt vormgegeven;

• g.

  de gewenste uiterlijke duur van onderzoek; en

• h.

  een inschatting van de kosten van het onderzoek.

3. De algemeen directeur stelt de onderzoeksopdracht vast en geeft de opdracht.

4. Externe onderzoekswerkzaamheden worden gecoördineerd door het meldpunt of door een door de algemeen directeur aangewezen functionaris.

1. Het meldpunt adviseert de algemeen directeur schriftelijk over de opvolging van de melding.

2. Mogelijke opvolgingen zijn:

• a.

  het instellen van beheersmaatregelen om risico’s te verkleinen;

• b.

  het instellen van scholing ter vergroting van bewustzijn;

• c.

  het instellen van nader of andersoortig onderzoek;

• d.

  het doen van aangifte of informeren van een extern toezichthouder; of

• e.

  het opleggen van arbeidsrechtelijke gevolgen.

3. Bij een vastgestelde schending vraagt het meldpunt advies aan een arbeidsjurist over mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen.

4. De arbeidsjurist mag geen onderzoekswerkzaamheden hebben uitgevoerd met betrekking tot de schending.

5. De arbeidsjurist weegt bij het advies:

• a.

  de mate van verwijtbaarheid;

• b.

  de omstandigheden waaronder de onderzochte gebeurtenis zich afspeelde;

• c.

  eventuele verzachtende of verzwarende omstandigheden; en

• d.

  de wijze waarop intern en extern eerder met vergelijkbare schendingen is omgegaan.

6. De algemeen directeur besluit gemotiveerd over de opvolging.

1. De integriteitscoördinator ziet toe op de uitvoering van de ingestelde beheersmaatregelen en rapporteert hierover in het jaarverslag.

2. Het meldpunt adviseert de leidinggevende van de persoon in kwestie welke nazorg gewenst is.

1. Het meldpunt informeert de melder conform artikel 6, achtste lid.

2. Het meldpunt houdt de melder regelmatig, tenminste op procesniveau op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de melding.

3. Het meldpunt bepaalt in hoeverre de melder inhoudelijk geïnformeerd wordt over de bevindingen en gevolgen van een ingesteld onderzoek.

1. Indien een feitenonderzoek wordt ingesteld, bepaalt het meldpunt op welk moment de persoon in kwestie wordt geïnformeerd.

2. Het meldpunt weegt hiertoe het belang van de persoon in kwestie af tegen het onderzoeksbelang.

3. Het meldpunt informeert de persoon in kwestie mondeling en schriftelijk over een ingesteld onderzoek.

4. Het meldpunt vermeldt in ieder geval:

• a.

  een beschrijving van de vermoedens en de mogelijke rol van de persoon in kwestie daarin;

• b.

  dat de persoon in kwestie en eventuele getuigen gehoord kunnen worden;

• c.

  dat de persoon in kwestie zich kan laten bijstaan als bedoeld in artikel 7;

• d.

  dat de persoon in kwestie op grond van goed werknemerschap moet meewerken aan het onderzoek door:

  • 1°.

    een volledige en waarheidsgetrouwe verklaring af te leggen;

  • 2°.

    het overhandigen van relevante documenten;

  • 3°.

    het noemen van personen die kunnen helpen bij het verzamelen van de feiten;

• e.

  dat het onderzoek plaatsvindt volgens het onderzoeksprotocol, bedoeld in artikel 11, dat aan de persoon in kwestie is overlegd;

• f.

  dat er nieuwe feiten en omstandigheden bekend kunnen worden die mogelijk belangrijk zijn voor de vermoede integriteitsschending en dat het onderzoek zich daartoe kan uitbreiden; en

• g.

  de contactgegevens van de onderzoekers.

5. Het meldpunt houdt de persoon in kwestie regelmatig op procesniveau op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de melding.

6. De persoon in kwestie wordt achteraf geïnformeerd over alle heimelijke onderzoeksmethoden die zijn ingezet, ook als dit onderzoek niet resulteert in informatie over de vermoedelijke schending.

1. Het meldpunt informeert de h-manager van de persoon in kwestie op het moment dat een feitenonderzoek start, tenzij dit het onderzoeksbelang schaadt.

2. In overleg met de algemeen directeur en de h-manager wordt bepaald of en welke andere leidinggevenden worden geïnformeerd.

3. Het meldpunt stelt de persoon in kwestie hiervan op de hoogte, tenzij dit het onderzoeksbelang schaadt.

4. De integriteitscoördinator adviseert de betrokken leidinggevenden tijdens het meldproces.

5. Het meldpunt houdt de leidinggevenden, bedoeld in het tweede lid, regelmatig op procesniveau op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de melding.

1. De algemeen directeur informeert de desbetreffende bestuurders over een melding op het moment dat er een feitenonderzoek start, tenzij dit het onderzoeksbelang schaadt.

2. De algemeen directeur deelt daarbij niet meer informatie over de melder, de vermeende schending of de persoon in kwestie dan strikt noodzakelijk is.

1. Het meldpunt informeert interne functionarissen die een onderzoekstaak of een deel van de onderzoekstaak vervullen.

2. Het meldpunt deelt daarbij niet meer informatie over de melder, de vermeende schending of de persoon in kwestie dan strikt noodzakelijk is.

1. Het meldpunt adviseert de algemeen directeur over de noodzaak om toezichthouders te informeren of daarbij advies in te winnen.

2. Het betreft in ieder geval de volgende toezichthouders:

• a.

  de externe accountant;

• b.

  de toezichthouder van de buitengewoon opsporingsambtenaar;

• c.

  het meldpunt datalekken, de Autoriteit Persoonsgegevens of de Functionaris Gegevensbescherming; en

• d.

  de politie of de rijksrecherche.

1. Het uitgangspunt is een vertrouwelijke omgang met een melding.

2. In het geval dat informatie over de melding al breder bekend is of wordt gemaakt tijdens de behandeling van de melding, adviseert het meldpunt over de communicatie naar de ambtelijke organisatie, pers of sociale media.

3. Het meldpunt adviseert na afhandeling van de melding over de interne en externe communicatie.

1. De integriteitscoördinator en de eventuele andere functionarissen die het meldpunt bemensen adviseren onafhankelijk en zonder last of ruggespraak.

2. Het meldpunt neemt de artikelen 84 tot en met 86 van de Provinciewet inzake geheimhouding in acht.

3. De functionarissen van het meldpunt onthouden zich van behandeling van een melding in geval van directe of indirecte betrokkenheid of persoonlijk belang of de schijn daarvan.

4. Indien sprake is van de situatie, bedoeld in het derde lid, bespreekt de functionaris dit met de integriteitscoördinator of de algemeen directeur.

5. Indien een functionaris zich moet onthouden van deelname maakt de integriteitscoördinator hier melding van in het logboek.

1. Het meldpunt stelt een jaarverslag op over:

• a.

  het aantal en de aard van de meldingen;

• b.

  het aantal meldingen dat tot een onderzoek geleid heeft;

• c.

  het aantal en de aard van de meldingen waarbij een schending is vastgesteld;

• d.

  het aantal en de aard van de maatregelen die door de werkgever zijn opgelegd; en

• e.

  ontwikkelingen en aanbevelingen naar aanleiding van de meldingen;

2. De algemeen directeur stuurt het jaarverslag ter informatie aan:

• a.

  Gedeputeerde Staten;

• b.

  Provinciale Staten; en

• c.

  de ondernemingsraad.